Buat Rencana Pemeliharaan Preventif yang Efektif:8 Langkah Ahli

Diperbarui 23 Oktober 2024

Daftar Isi

• Apa yang dimaksud dengan Jadwal Perawatan Preventif?
• 8 Langkah Membuat Jadwal Perawatan Preventif
• Cara Menyesuaikan Jadwal Perawatan Preventif Anda
• Pemikiran Akhir Membangun Jadwal Pemeliharaan Preventif
• Pertanyaan Umum

Poin Utama

Jadwal pemeliharaan preventif adalah pendekatan terencana untuk memelihara peralatan secara teratur guna mencegah kerusakan dan mengoptimalkan kinerja. Untuk mewujudkannya, identifikasi aset penting, tentukan tugas dan frekuensi pemeliharaan terbaik, lalu kembangkan rencana terstruktur untuk melaksanakan pemeliharaan secara konsisten.

Pemeliharaan preventif (PM) adalah bentuk manajemen pemeliharaan populer yang mengandalkan intervensi terjadwal untuk mempertahankan kinerja peralatan tingkat tinggi. Pendekatan pemeliharaan yang proaktif membantu mengurangi kemungkinan kegagalan peralatan sekaligus memberi perusahaan kendali atas cara mereka mengelola rencana mereka.

Dengan pendekatan sistematis, dimungkinkan untuk mengembangkan rencana PM yang efektif dan meningkatkan kinerja aset yang dikelola.

Pada postingan kali ini, kita akan membahas cara membuat jadwal pemeliharaan preventif yang ideal beserta empat tips penting.

Perlu diingat, salah satu risiko utama dalam pemeliharaan preventif adalah potensi peningkatan biaya jika terlalu banyak pekerjaan yang dilakukan daripada yang sebenarnya diperlukan untuk mempertahankan kinerja. Ini bisa menjadi ambang batas yang sulit untuk ditentukan dan memerlukan perhatian dan kesabaran saat mengembangkan rencana pemeliharaan preventif.

Saran yang disajikan dalam postingan ini dapat membantu Anda memanfaatkan praktik yang telah terbukti memberikan nilai tambah yang jelas pada perencanaan pemeliharaan.

Jadwal pemeliharaan preventif adalah rencana terperinci yang menguraikan waktu dan interval spesifik kapan tugas pemeliharaan harus dilakukan pada peralatan dan sistem. Jadwal ini merupakan komponen penting dari program pemeliharaan preventif, yang memastikan bahwa semua inspeksi dan servis yang diperlukan dilakukan secara sistematis untuk mencegah kegagalan peralatan dan memperpanjang umur aset.

Aspek utama dari jadwal pemeliharaan preventif meliputi:

• Waktu dan Frekuensi:  Jadwal tersebut menentukan kapan tugas pemeliharaan harus dilakukan, apakah harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Frekuensi ditentukan berdasarkan rekomendasi pabrikan, pola penggunaan peralatan, dan data historis kinerja.
• Prioritas Tugas:  Kegiatan pemeliharaan diprioritaskan berdasarkan kepentingan dan urgensinya. Peralatan penting yang berdampak pada keselamatan atau efisiensi produksi mungkin memerlukan perhatian lebih sering dibandingkan dengan aset yang kurang penting.
• Alokasi Sumber Daya:  Jadwal tersebut mengidentifikasi personel yang bertanggung jawab untuk setiap tugas, memastikan bahwa teknisi terampil tersedia saat dibutuhkan. Ini juga memperhitungkan alat, suku cadang, dan bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap aktivitas pemeliharaan.
• Integrasi dengan Operasi:  Untuk meminimalkan gangguan, jadwal pemeliharaan dikoordinasikan dengan jadwal operasional. Hal ini memastikan bahwa aktivitas pemeliharaan tidak mengganggu proses produksi atau menyebabkan waktu henti yang tidak perlu.
• Fleksibilitas dan Penyesuaian:  Meskipun jadwal memberikan rencana terstruktur, jadwal juga memungkinkan penyesuaian berdasarkan data waktu nyata dan keadaan yang tidak terduga. Fleksibilitas sangat penting untuk mengakomodasi perbaikan darurat atau perubahan tuntutan operasional.

Dengan mematuhi jadwal pemeliharaan preventif, organisasi dapat mengelola aktivitas pemeliharaan mereka secara sistematis, sehingga meningkatkan keandalan peralatan, mengurangi biaya perbaikan, dan meningkatkan efisiensi operasional. Jadwal yang terstruktur dengan baik membantu dalam mengantisipasi potensi masalah sebelum menjadi masalah besar, sehingga operasional tetap lancar dan tidak terganggu.

Sekarang, mari kita telusuri delapan langkah untuk membuat jadwal pemeliharaan preventif yang ideal.

8 Langkah Membuat Jadwal Perawatan Preventif

Membuat jadwal pemeliharaan preventif yang efektif sangat penting untuk memastikan pengoperasian yang andal dan umur panjang peralatan dan aset penting. Delapan langkah utama yang terlibat dalam pengembangan jadwal pemeliharaan preventif yang komprehensif diuraikan dalam tabel di bawah ini. Solusi efektif lainnya adalah dengan membuat daftar periksa pemeliharaan preventif.

Dengan melakukan langkah-langkah ini secara sistematis, organisasi dapat secara proaktif mengidentifikasi kebutuhan pemeliharaan, mengoptimalkan alokasi sumber daya, dan meminimalkan risiko kerusakan yang tidak terduga.

Langkah Deskripsi 1. Melakukan inventarisasi aset Identifikasi semua peralatan, aset, dan infrastruktur penting yang memerlukan pemeliharaan preventif. 2. Prioritaskan asetTentukan aset mana yang paling penting bagi operasional bisnis dan memiliki kebutuhan pemeliharaan tertinggi. Fokus pada aset yang kritis, memiliki biaya perbaikan yang tinggi, atau rentan terhadap kegagalan. 3. Tentukan pemicu pemeliharaan Putuskan apakah akan mendasarkan jadwal pemeliharaan tepat waktu (misalnya bulanan), penggunaan (misalnya jam operasional), atau pemantauan kondisi. Hal ini bergantung pada jenis aset dan data yang tersedia. 4. Identifikasi tugas pemeliharaan Buat daftar semua pemeriksaan spesifik, servis, dan tugas pemeliharaan lainnya yang diperlukan untuk setiap aset berdasarkan rekomendasi pabrikan dan data historis. 5. Memprioritaskan tugas pemeliharaan Urutkan tugas pemeliharaan berdasarkan prioritas berdasarkan faktor-faktor seperti kekritisan aset, risiko keselamatan, dan dampak operasional. Ini akan membantu mengelola beban kerja. 6. Tetapkan tanggung jawab Tetapkan karyawan atau tim tertentu yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan setiap tugas pemeliharaan. Pertimbangkan tingkat keahlian dan batasan penjadwalan. 7. Dokumentasikan jadwalBuat program dan jadwal pemeliharaan preventif terstruktur, yang mungkin menggunakan CMMS atau sistem kalender, untuk melacak semua tugas, frekuensi, dan penugasan.8. Tinjau dan perbaiki Pantau efektivitas jadwal pemeliharaan preventif dan lakukan penyesuaian seiring waktu berdasarkan data kinerja dan umpan balik.

Ingin Daftar Periksa Manajemen Aset GRATIS?

Klik tombol di bawah untuk menerima PDF gratis dari Daftar Periksa Manajemen Aset kami, yang berisi pertanyaan penting yang harus dijawab untuk setiap proyek pemberian tag, sehingga memungkinkan Anda mengaktifkan dan menjalankan sistem pelacakan pemeliharaan atau pengelolaan fasilitas dengan lebih cepat.

Dapatkan Daftar Periksa ›

Cara Menyesuaikan Jadwal Perawatan Preventif Anda

Kini setelah Anda mengembangkan jadwal pemeliharaan preventif, berikut beberapa tips untuk membantu Anda menyederhanakan rencana sesuai kebutuhan unik perusahaan Anda.

Seperti yang diketahui sebagian besar dari kita, ada perbedaan besar antara 'baik' dan 'cukup baik', begitu pula dengan rencana pemeliharaan preventif (PM). Anda dapat menyusun jadwal pemeliharaan preventif dasar dengan cukup mudah, namun merancang jadwal yang secara efektif disesuaikan dengan campuran aset spesifik Anda merupakan tantangan lain.

Meskipun diperlukan perhatian yang lebih besar terhadap detail untuk mengoptimalkan rencana pemeliharaan Anda, hasilnya sepadan dengan waktu dan biaya tambahan. Yang terbaik, jadwal PM dapat memaksimalkan masa pakai aset, mengurangi waktu henti untuk pemeliharaan terencana dan tidak terencana, serta memitigasi risiko kegagalan sebagian atau seluruhnya.

Semakin baik peta jalan layanan ini disesuaikan dengan bisnis Anda, semakin besar dampak manfaatnya.

Untuk membantu Anda mewujudkan manfaat ini, kami telah mengumpulkan tujuh strategi dengan dampak tertinggi yang dapat Anda masukkan ke dalam rencana perusahaan Anda.

1. Menggabungkan Perangkat Lunak Manajemen Aset Tingkat Perusahaan

Inti dari setiap jadwal pemeliharaan preventif berbasis aset modern adalah perangkat lunak manajemen digital. Aplikasi-aplikasi ini berbeda dalam bentuk dan cakupannya, namun semuanya memiliki premis dasar yang sama:memanfaatkan kecerdasan buatan, konektivitas cloud, dan solusi pencatatan digital untuk memberikan wawasan lengkap tentang aset perusahaan hingga ke setiap mesinnya.

Contoh perangkat lunak tersebut mencakup program Computer Maintenance Management System (CMMS), Enterprise Asset Management (EAM), dan Reliability Centered Maintenance (RCM).

Semua dapat mendukung pengumpulan dan analisis data tingkat tinggi, yang kemudian memungkinkan perangkat lunak mengirimkan pengingat pemeliharaan yang akan datang, menjadwalkan perintah kerja secara otomatis, dan banyak lagi. Hasilnya? Lebih banyak wawasan berdasarkan data dan lebih sedikit waktu yang terbuang.

2. Otomatiskan, Digitalkan &Konsolidasi Aliran Informasi

Perangkat lunak telah secara dramatis mengubah cara informasi aset tertentu diakses dan disimpan. Belum lama ini, pencatatan dilakukan dalam bentuk kertas – perintah kerja dalam bentuk cetak dan catatan pemeliharaan fisik, semuanya biasanya dimasukkan ke dalam lemari arsip departemen.

Kini, perusahaan yang menggunakan EAM atau CMMS telah mendigitalkan seluruh catatan mereka.

Dengan melakukan hal ini, aksesibilitas data bagi semua pihak akan jauh lebih baik. Misalnya, di kantor, pemangku kepentingan terkait mudah mengakses catatan dan dokumentasi. Sementara itu, di lantai pabrik, teknisi dan operator peralatan cukup memindai tag aset mesin untuk mencatat pembaruan real-time mengenai layanan yang telah selesai atau pembaruan lainnya.

Dengan arus informasi yang disederhanakan dan dihadirkan secara online, status aset mudah tersedia, diberi cap waktu dengan mudah, dan mudah dilacak. Manfaatnya tidak dapat dipungkiri lagi:data yang diatur dengan cara ini dapat membantu mempercepat pengambilan keputusan, mengurangi risiko hilangnya dokumentasi, dan menjaga jadwal pemeliharaan preventif Anda tetap pada jalurnya.

3. Gunakan Model PDCA

Model Plan, Do, Check, Act (PDCA) adalah alat pemeliharaan preventif yang populer untuk menciptakan kebijakan yang jelas dalam bekerja dengan peralatan. Akronim ini dapat menginformasikan jadwal PM Anda dan memudahkan pengembangan kebijakan dan prosedur yang efektif. Model PDCA didefinisikan sebagai:

• Rencana . Rencana PM Anda untuk setiap aset harus dibuat berdasarkan semua informasi relevan yang tersedia termasuk pola penggunaan, pekerjaan pemeliharaan sebelumnya, dan inspeksi peralatan.
• Lakukan . Setelah rencana pemeliharaan dibuat, rencana tersebut harus diikuti seperti yang tertulis, dengan setiap pembaruan melewati proses kontrol perubahan. Hal ini membantu memastikan validitas data dan membantu memahami dampak aktivitas pemeliharaan terhadap kinerja.
• Periksa . Salah satu cara terbaik untuk menentukan efektivitas rencana pemeliharaan preventif adalah dengan terus meninjau metrik kegagalan aset. Kegagalan peralatan merupakan indikasi jelas adanya masalah mendasar dan seringkali dapat mengarah pada perbaikan PM yang dapat mencegah masalah di masa depan.
• Bertindak . Ketika masalah teridentifikasi, selalu ambil tindakan untuk menerapkan solusi yang tepat. Hal ini mencakup kemungkinan perubahan pada jadwal PM Anda untuk menetapkan mitigasi jangka panjang atas risiko yang teridentifikasi.

4. Bangun Saluran Komunikasi Antar Tim

Sayangnya, manfaat penyederhanaan informasi dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan sama sekali jika masing-masing tim terlalu tertutup satu sama lain. Sederhananya, orang-orang perlu merasa nyaman untuk menghubungi kontak-kontak penting di tim lain. Hal ini sama pentingnya untuk pemeliharaan preventif seperti halnya untuk banyak fungsi bisnis lainnya.

Memiliki daftar pendek pakar yang dapat Anda andalkan untuk mengatasi masalah tertentu adalah langkah awal yang baik, namun menciptakan peluang kolaboratif yang lebih organik dapat membantu menumbuhkan simbiosis jangka panjang yang hanya akan menguntungkan semua pihak yang terlibat.

Hubungan seperti ini penting ketika individu yang berbeda tiba-tiba harus bekerja sama untuk mengatasi downtime peralatan yang tidak terduga, servis khusus, atau masalah servis umum lainnya. Berbagi pengetahuan, tips, dan ide antar divisi atau tim juga sangat berharga.

Perusahaan yang lebih komunikatif pada akhirnya akan menjadi entitas yang lebih fleksibel dan kreatif – sesuatu yang akan tercermin dalam perencanaan PM Anda.

Jika Anda mencari tips tentang cara meningkatkan komunikasi antar tim, lihat video di bawah:

5. Tetapkan Praktik Terbaik yang Dapat Ditiru dan Dapat Diskalakan

Teknologi dan peralatan terbaik hanya akan sebaik basis pengguna utamanya. Jika protokol tidak diikuti sebagaimana mestinya oleh operator atau teknisi, efektivitas solusi seperti perangkat lunak EAM atau CMMS akan hilang.

Kunci untuk memitigasi risiko ini adalah dengan menerapkan praktik terbaik yang terukur dan dapat direplikasi serta tidak menimbulkan banyak gangguan bagi mereka yang berada di garis depan bisnis Anda. Ini adalah protokol yang dapat diikuti terlepas dari variabel seperti pergantian staf, perombakan manajemen, dan bahkan pembelian peralatan baru. Mereka harus memberikan panduan tentang tanggung jawab seperti melaporkan masalah mekanis, mencatat kunjungan layanan, melakukan inspeksi keselamatan, dan sebagainya.

Label aset sering kali menjadi inti dari praktik terbaik. Mengapa? Karena mudah digunakan, mudah dipasang, serta sangat tahan lama dan tangguh, bahkan di lingkungan terberat sekalipun.

Tergantung pada kebutuhan Anda, Anda dapat membuat label kode batang, tag prosedur pengoperasian, dan banyak lagi. Tag ini menghubungkan peralatan fisik Anda dengan operasi online Anda, sehingga label aset berkualitas menjadi solusi yang wajib dimiliki.

6. Prioritaskan &Beri Peringkat Kebutuhan Layanan Aset berdasarkan Tingkat Risiko

Terkait jadwal pemeliharaan preventif, cara mudah untuk menyederhanakan dan meminimalkan waktu henti adalah dengan mengelompokkan kebutuhan layanan aset berdasarkan konsekuensi penundaan item pemeliharaan tertentu.

Ambil contoh truk kerja perusahaan. Mungkin manual servis memerlukan penggantian timing belt pada jarak 65.000 mil. Risiko tidak melakukan servis ini adalah kegagalan mesin yang berpotensi menimbulkan bencana jika sabuk lama rusak; hal ini dapat membuat kendaraan terhenti selama berminggu-minggu atau bahkan memaksa pembelian truk baru.

Tingkat risikonya tinggi, sehingga pelayanan harus diprioritaskan.

Sekarang pertimbangkan penggantian mesin atau filter udara kabin untuk truk yang sama. Meskipun layanan ini diperlukan, namun risikonya tidak sama dengan timing belt. Pada akhirnya, dampaknya kecil jika Anda menempuh jarak 500 atau 1.000 mil melebihi jarak tempuh layanan yang direkomendasikan sebelum mengupgrade filter.

Dengan memikirkan hal-hal ini, Anda dapat mengelompokkan kunjungan pemeliharaan dengan lebih baik dan memastikan layanan penting tidak mengalami penundaan yang tidak perlu – sebuah langkah yang dapat dengan mudah menjadi pelajaran mahal tentang cara memprioritaskan kebutuhan layanan industri.

7. Pertimbangkan Siklus Hidup Aset Lengkap Selama Perencanaan Pemeliharaan

Memperhitungkan perubahan kebutuhan layanan dan metrik ROI yang diharapkan untuk aset lama merupakan aspek perencanaan pemeliharaan yang mudah diabaikan. Lagi pula, setiap mesin pada akhirnya akan rusak.

Risiko kegagalan mendadak yang biasa terjadi pada peralatan lama tidak sebanding dengan hal ini, bahkan untuk peralatan kerja Anda yang paling tepercaya dan telah dirawat dengan baik.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini secara proaktif, Anda dapat membuat penilaian berdasarkan data saat menentukan apakah akan mengganti atau memperbaiki suatu aset. Di tingkat perusahaan, tetap menyadari ambang biaya dan risiko untuk memicu penggantian dibandingkan perbaikan dapat membantu menghindari waktu henti yang tidak terduga terkait kerusakan.

Pengelolaan aset yang berpikiran maju seperti ini akan menghemat waktu, uang, dan sakit kepala bagi semua pihak yang terlibat.

Pemikiran Akhir Membangun Jadwal Pemeliharaan Preventif

Strategi di atas adalah tempat yang tepat untuk menyusun dan juga menyesuaikan jadwal pemeliharaan preventif Anda. Hal ini juga dapat menjadi titik awal untuk menciptakan serangkaian standar pengelolaan aset yang benar-benar baru.

Apa pun pilihannya, ingatlah bahwa rencana layanan yang efektif dapat diubah dan selalu berubah. Pemimpin yang mahir akan terus meninjau kembali dan merevisi strategi mereka seiring dengan perubahan peralatan, teknologi baru yang diperkenalkan, dan skala operasi.

Tetap fleksibel, tetap waspada, dan cobalah untuk selangkah lebih maju dalam memenuhi kebutuhan pemeliharaan Anda dengan bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.

Label dan tag Camcode dapat membantu memudahkan pelacakan lokasi aset dan kebutuhan servis Anda, namun jangan hanya percaya begitu saja—pesan kit sampel label Camcode gratis sekarang dan lihat sendiri perbedaannya.

Pertanyaan Umum