Cara yang Lebih Baik untuk Membeli Suku Cadang Perawatan
Selama seminar manajemen pemeliharaan baru-baru ini, topik pembelian kartu (P-card) diambil karena penyalahgunaan hampir membuat keributan di antara kelompok itu. Salah satu keluhan yang lebih sering dari orang pemeliharaan adalah bahwa mereka hanya ingin suku cadang melakukan pekerjaan mereka dengan benar. Sementara P-card membantu mengaktifkan ini, mereka bisa menjadi kutukan pada saat yang sama.
Biasanya, banyak organisasi tidak memiliki kemitraan yang baik antara fungsi pemeliharaan, manajemen material, dan pembelian. Ilusi kemitraan ada, tetapi bukan kemitraan yang nyata. Dengan demikian, perawatan menggunakan P-card sebagai metode untuk mengatasi kesulitan pembelian suku cadang dan material melalui jalur normal. Hadapilah:Kami menikmati kebebasan hanya dengan berlari atau menelepon ke rumah pasokan lokal untuk mendapatkan apa yang kami butuhkan. Tak perlu dikatakan, ada banyak masalah yang tertanam di sini, tetapi mari kita fokus pada satu bagian dari kutukan kartu-P.
Jika kami menggunakan kartu-P untuk bernavigasi di luar saluran pembelian dan manajemen bahan yang normal, itu berarti kami membeli suku cadang dan bahan di luar sistem CMMS/EAM. Sementara beberapa grup memiliki prosedur yang bagus untuk memasukkan pembelian kartu-P ke dalam CMMS, sebagian besar tidak. Bagi banyak organisasi, berikut adalah cara kerja prosesnya:
- 1) Supervisor pemeliharaan mencukur bagian-bagian di kartu-P. Mungkin mereka mendapatkan tanda terima pada saat pembelian atau mungkin tidak.
- 2) Sekitar 30 hingga 60 hari kemudian, mereka mencocokkan tanda terima dengan tagihan kartu kredit ketika datang dari akuntansi dan membebankannya ke pusat biaya anggaran dengan cara pesanan menyeluruh. Saya sudah mendengar beberapa dari Anda bertanya, “Jadi apa yang salah dengan pendekatan ini?”
Inilah masalah dengan skenario di atas. Suku cadang dan bahan individual beserta biayanya tidak dibebankan ke setiap pesanan kerja individu. Bicara tentang metrik tertinggal! Mungkin 90 hari sebelum kita melihat uang yang sebenarnya dihabiskan mencapai anggaran, jadi kita terbang buta. Meski begitu, kami masih tidak tahu uang yang dihabiskan atau suku cadang aktual yang digunakan di tingkat peralatan individu. Kita mungkin paling tahu suatu area.
Lebih buruk lagi, kami kehilangan kesempatan untuk membangun bill of material (BOM) kami di CMMS. Setiap kali kita membeli suatu barang, bahkan jika kita tidak menyimpannya, kita harus menetapkan item tersebut dengan nomor bagian non-stok, menangkap deskripsi, biaya, dan informasi sumber untuk menautkannya ke peralatan kita. Ini mungkin satu-satunya cara kita harus membangun tagihan material.
Kita perlu membiasakan membeli segala sesuatu melalui CMMS, bahkan jika menggunakan kartu-P untuk membeli. Melakukan hal ini memberi kami kemampuan untuk membuat tagihan bahan untuk peralatan kami. Kami memahami penggunaannya sehingga kami dapat membuat keputusan penyimpanan yang cerdas dengan manajemen material. Kami tahu biaya kami turun ke tingkat peralatan individu. Kami tidak menunggu 90 hari untuk memahami biaya setiap perintah kerja. Selanjutnya, kami dapat menggunakan data peralatan kami di CMMS untuk menentukan di mana kami membelanjakan uang kami dan melihat apakah kami mengalami masalah dengan jenis suku cadang.
Intinya adalah jika Anda menggunakan kartu-P, pastikan Anda memiliki prosedur yang diaudit dan ditegakkan untuk mengatasi kutukan kartu-P.
