Perangkat lunak perawatan peralatan gratis vs berbayar:Mana yang terbaik?
Perangkat lunak cloud sedang meningkat di industri manufaktur. Berikut adalah beberapa angka dari IndustryWeek untuk mendukung klaim itu:
Ada alasan untuk adopsi cepat perangkat lunak berbasis cloud ini—perangkat lunak ini memiliki keunggulan besar dibandingkan sistem tradisional di lokasi. Dari biaya hingga keamanan, fleksibilitas, dan bahkan keberlanjutan, perangkat lunak cloud dengan cepat mengambil alih teknologi di lokasi.
Tim pemeliharaan juga menyadari keunggulan perangkat lunak pemeliharaan peralatan berbasis cloud. Semakin banyak, mereka mengganti sistem lama dengan solusi berbasis cloud yang memungkinkan mereka merencanakan pemeliharaan, melacak pekerjaan, dan mengukur kinerja.
Lihat bagaimana perangkat lunak CMMS berbasis cloud mengukur sistem lain
Namun setelah puluhan tahun terikat dengan terminal komputer dan menggunakan Excel, papan tulis, dan catatan Post-it untuk mengelola pemeliharaan, mungkin sulit untuk membenarkan biaya sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) berbasis cloud. Untungnya, banyak vendor perangkat lunak pemeliharaan peralatan menawarkan versi gratis dari sistem mereka.
Panduan ini akan membantu Anda menentukan perangkat lunak pemeliharaan peralatan apa yang terbaik untuk tim Anda saat ini dan di masa mendatang, termasuk:
- Pro dan kontra perangkat lunak CMMS gratis dan perangkat lunak CMMS berbayar
- Kapan sebaiknya Anda menggunakan perangkat lunak CMMS gratis vs. berinvestasi dalam solusi berbayar
- Kapan harus beralih dari CMMS gratis ke versi berbayar
- Cara membenarkan perubahan dari gratis ke berbayar untuk manajer Anda
Pro dan kontra perangkat lunak perawatan peralatan gratis vs. berbayar
Tiga elemen kunci yang memisahkan perangkat lunak CMMS gratis dan berbayar adalah fungsionalitas, implementasi, dan dukungan. Melihat lebih dalam ke setiap kategori akan mengungkap di mana kekuatan dan kelemahan terletak pada kedua jenis perangkat lunak pemeliharaan peralatan.
1. Fungsionalitas
Fungsionalitas perangkat lunak pemeliharaan peralatan adalah fitur yang tersedia untuk Anda dan cara Anda dapat menggunakannya. Misalnya, menyiapkan pemeliharaan terjadwal di CMMS Anda adalah sebuah fungsi. Ada dua cara fungsionalitas berbeda antara perangkat lunak pemeliharaan peralatan gratis dan perangkat lunak berbayar.
Yang pertama adalah bahwa CMMS gratis seringkali memiliki fungsionalitas yang lebih sedikit. Anda dapat melakukan tindakan dasar, seperti membuat jadwal pemeliharaan, dasbor, dan log aset. Tetapi Anda kehilangan fitur yang lebih canggih, seperti membuat laporan, membuat tanda tangan elektronik pada perintah kerja yang ditutup, dan membuat kode kegagalan.
Perbedaan kedua adalah bahwa perangkat lunak gratis seringkali memiliki batasan fungsionalitas yang tidak dimiliki oleh perangkat lunak berbayar. Misalnya, Anda mungkin hanya dapat membuat 30 tugas pemeliharaan terjadwal dalam sebulan di CMMS gratis. Batasan ini biasanya tidak berlaku saat Anda membayar langganan penuh, meskipun hal ini dapat berbeda menurut fitur dan tingkatannya.
2. Dukungan implementasi
Menerapkan perangkat lunak pemeliharaan peralatan melibatkan lebih dari sekadar membuat kata sandi dan menambahkan beberapa informasi ke sistem. Ini termasuk:
- Mengunggah tugas dan pemicu pemeliharaan terjadwal
- Menambahkan informasi aset dan mengatur aset ke dalam hierarki
- Membuat profil pengguna dan menyetel izin pengguna
- Menyiapkan suku cadang dan jumlah minimum, dan melampirkan tagihan bahan ke perintah kerja
- Menghubungkan CMMS Anda ke perangkat lunak lain
- Melatih staf tentang cara menggunakan sistem
- Mengunduh aplikasi seluler di semua perangkat pengguna
- Membuat dan menjadwalkan laporan
Menerapkan perangkat lunak CMMS gratis biasanya merupakan upaya DIY. Anda mungkin memiliki akses ke sumber daya seperti artikel bantuan, video pelatihan, dan dukungan vendor dasar. Tetapi Anda melakukan kerja keras untuk menyiapkan dan meluncurkan sistem dan proses di sekitarnya.
Perangkat lunak pemeliharaan peralatan berbayar, di sisi lain, sering kali dilengkapi dengan dukungan implementasi. Perwakilan atau tim implementasi yang terlatih akan sering membantu Anda mengimplementasikan sistem. Tingkat dukungan implementasi dapat berbeda tergantung pada tingkatannya. Layanan implementasi mungkin juga memerlukan biaya tambahan, berapa pun yang Anda bayar untuk sistem tersebut.
3. Dukungan berkelanjutan
Dukungan berkelanjutan adalah bantuan yang Anda terima dari vendor CMMS Anda untuk pemecahan masalah harian atau peningkatan pada sistem. Misalnya, Anda mungkin memerlukan dukungan berkelanjutan jika:
- Anda ingin membuat kolom pada formulir permintaan perintah kerja Anda menjadi wajib, tetapi tidak tahu caranya
- Jika Anda ingin mengubah izin pengguna, tetapi tidak tahu caranya
- Jika Anda ingin membuat laporan baru yang memberi tahu Anda dampak pemeliharaan terhadap penggunaan energi perusahaan Anda
Biasanya ada berbagai tingkat dukungan berkelanjutan tergantung pada apakah Anda menggunakan perangkat lunak pemeliharaan peralatan gratis atau perangkat lunak berbayar. CMMS berbasis cloud akan selalu memiliki tingkat layanan dasar, terlepas dari tingkatannya. Misalnya, langkah-langkah keamanan akan selalu diperbarui secara otomatis oleh vendor, apa pun yang terjadi. Layanan gratis juga sering kali menyertakan dukungan melalui telepon, email, atau obrolan online (walaupun mungkin tidak 24/7), melalui komunitas pengguna gratis, dan hub online untuk FAQ.
Jika Anda memiliki versi berbayar dari perangkat lunak pemeliharaan peralatan, Anda biasanya mendapatkan akses ke lebih banyak layanan dukungan. Ini dapat mencakup perwakilan dukungan pelanggan khusus dan akses prioritas saat meminta bantuan. Langganan Anda mungkin datang dengan sejumlah jam dukungan premium. Jika melebihi jumlah tersebut, Anda mungkin perlu membayar ekstra.
| CMMS Gratis | CMMS Berbayar | Pro
- Tanpa biaya :Tingkatkan pemeliharaan Anda tanpa menghabiskan anggaran atau menunggu persetujuan
- Mudah disiapkan dan diadopsi :Lebih sedikit fitur berarti pengalaman yang disederhanakan bagi admin dan pengguna
- Risiko rendah :Uji proses atau sistem baru dalam skala kecil sebelum menginvestasikan uang di dalamnya
- Dapatkan hanya yang Anda butuhkan :Jika Anda adalah tim kecil, Anda mendapatkan alat yang dibutuhkan tanpa membayar fitur yang tidak Anda gunakan
- Fungsi lanjutan :Anda memiliki semua alat untuk mengelola pemeliharaan di ujung jari Anda dengan sedikit atau tanpa batasan
- Dukungan tambahan atau premium :Anda memiliki akses ke lebih banyak sumber daya untuk membantu memaksimalkan investasi Anda
- Penyesuaian yang lebih baik :Anda memiliki lebih banyak kekuatan untuk mendesain CMMS seperti yang Anda inginkan
- Penawaran dan keuntungan khusus :Anda biasanya akan mendapatkan akses ke acara khusus, pengujian fitur, dan banyak lagi
Kontra
- Fungsi terbatas :Lebih sedikit pengguna, lebih sedikit fitur, dan batas jumlah tindakan yang dapat Anda lakukan
- Dukungan terbatas :Akses ke dukungan dasar, seperti artikel meja bantuan atau dukungan telepon selama jam kerja
- Tidak berskala :Saat tim pemeliharaan Anda berkembang, CMMS Anda tidak akan dapat berkembang bersamanya
- Tidak ada penyesuaian atau koneksi :Sangat sedikit kemampuan untuk memodifikasi alur kerja dan tidak ada kemampuan untuk menghubungkan perangkat lunak ke sistem lain
- Membutuhkan uang :Ini belum tentu penipu jika Anda melihat laba atas investasi, tetapi hal ini memakan ruang dalam anggaran
- Penyiapan dan pengelolaan perubahan yang lebih besar :Perlu lebih banyak waktu untuk menerapkan dan membiasakan diri dengan perangkat lunak
- Kelebihan fitur :Anda mungkin tidak menggunakan semua fitur yang Anda bayar
- Ekspektasi yang terlalu besar :Anda mungkin diharapkan untuk memberikan hasil lebih cepat dari yang Anda mampu, bahkan jika Anda memahami bahwa CMMS bukanlah peluru perak
Kapan harus menggunakan perangkat lunak perawatan peralatan berbayar atau gratis
Ada beberapa faktor kunci yang digunakan untuk memilih antara perangkat lunak pemeliharaan peralatan gratis dan membayar CMMS. Meskipun tergantung pada keadaan spesifik Anda, berikut ini ikhtisar singkat tentang perangkat lunak apa yang terbaik untuk tim pemeliharaan tertentu:
Ada satu pertimbangan lain saat memutuskan di antara dua jenis perangkat lunak CMMS berbasis cloud—Anda selalu dapat meningkatkan versi dari gratis ke berbayar, dan Anda sering dapat berpindah dari satu tingkat berbayar ke tingkat yang lebih rendah atau lebih tinggi.
Kapan beralih dari perangkat lunak perawatan peralatan gratis ke berbayar
Jika Anda sudah menggunakan perangkat lunak gratis hingga batasnya, mungkin sudah waktunya untuk beralih ke versi berbayar. Inilah cara Anda mengetahui bahwa Anda berada pada titik tersebut:
1. Anda perlu melakukan lebih banyak
Mencapai batas paket gratis Anda adalah indikasi pertama bahwa Anda harus pindah ke tingkat berbayar. Jika Anda melebihi kapasitas CMMS gratis Anda, Anda mungkin mengelola pemeliharaan dengan cara lain di luar perangkat lunak Anda, seperti Excel atau papan tulis. Hal ini meningkatkan risiko kehilangan pekerjaan, menduplikasi data, dan mengurangi tingkat adopsi CMMS. Dalam skenario ini, membayar perangkat lunak perawatan peralatan memberikan pengembalian investasi yang lebih tinggi dan menghemat waktu Anda.
2. Anda membutuhkan lebih banyak data Anda
Perangkat lunak perawatan peralatan gratis adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan data perawatan. Tetapi biasanya tidak memiliki alat yang Anda butuhkan untuk menganalisis data itu. Meskipun ada laporan dasar yang dapat Anda buat sendiri di program seperti Excel, ada tiga masalah yang ditimbulkannya. Pertama, ini memakan waktu. Kedua, itu berarti Anda menangani data di dua tempat berbeda, yang menyebabkan kesalahan dan data yang tidak akurat. Terakhir, ini tidak efektif untuk pelaporan dan analisis yang lebih kompleks.
Jika Anda menghadapi data yang tidak akurat, siklus pelaporan yang memakan waktu, dan (paling buruk dari semuanya) data yang tidak dapat Anda gunakan untuk membuat keputusan, inilah saatnya untuk beralih dari CMMS gratis ke berbayar. Melakukan investasi ini memungkinkan Anda mengumpulkan data dan menggunakannya untuk membuat laporan di CMMS Anda. Beberapa perangkat lunak CMMS bahkan menyertakan analitik prediktif untuk membawa program pemeliharaan Anda ke tingkat berikutnya.
Lihat cara membuat laporan yang lebih baik dan menggunakan data pemeliharaan Anda
3. Anda perlu terhubung dengan perangkat lunak lain
Kemungkinannya adalah, perangkat lunak pemeliharaan Anda bukan satu-satunya teknologi yang dijalankan bisnis Anda. Ada sup alfabet perangkat lunak manufaktur dan pemeliharaan preventif di luar sana, dari SCADA dan PLC hingga perangkat lunak ERP dan MES. Ketika sistem ini tidak terhubung dan berbagi informasi, itu dapat menimbulkan beberapa masalah yang sama seperti mengelola pemeliharaan di dua tempat yang berbeda—data tidak akurat, pekerjaan duplikat, dan kegagalan peralatan yang tidak tertangani.
Mengintegrasikan sistem bisnis Anda dengan CMMS akan menyelesaikan masalah ini dan membantu Anda meningkatkan program perawatan Anda, seperti secara otomatis memicu perawatan terjadwal berdasarkan penggunaan peralatan. Sayangnya, fitur ini tidak tersedia di sebagian besar perangkat lunak perawatan peralatan gratis. Jika ini adalah sesuatu yang Anda inginkan atau butuhkan, saatnya untuk berinvestasi dalam versi CMMS berbayar.
Baca bagaimana tim pemeliharaan menghemat 100-an jam setahun dengan mengintegrasikan sistemnya
4. Anda perlu mengelola lebih banyak orang atau beberapa situs
Sebagian besar perangkat lunak pemeliharaan peralatan gratis membatasi jumlah pengguna pada sistem. Jika Anda memiliki lebih dari tiga atau empat orang dalam tim pemeliharaan Anda, mereka tidak semua dapat menggunakan CMMS. Jika Anda memiliki tim yang lebih besar atau sedang berkembang, ada baiknya untuk berinvestasi dalam versi berbayar CMMS Anda.
Demikian pula, jika tim pemeliharaan perusahaan Anda tersebar di beberapa situs, Anda memerlukan CMMS berbayar. Menggunakan sistem yang sama di lokasi yang berbeda menciptakan standarisasi. Ini juga memungkinkan Anda untuk melihat metrik pemeliharaan di seluruh organisasi Anda dan berbagi informasi dan sumber daya. Misalnya, jika situs Anda memerlukan bagian, Anda dapat memeriksa CMMS yang dibagikan untuk melihat apakah situs lain memiliki bagian tersebut. Ini menghemat anggaran Anda untuk membeli suku cadang baru atau darurat.
Bagaimana membenarkan biaya upgrade CMMS Anda ke bos Anda
Ada dua kisah utama yang perlu Anda sampaikan agar atasan Anda ikut serta dalam berinvestasi dalam perangkat lunak pemeliharaan peralatan:Apa yang telah Anda capai dengan sistem gratis dan apa yang dapat Anda capai dengan versi berbayar.
Template pitch deck ini adalah cara yang bagus untuk membuat cerita ini. Namun berikut adalah beberapa elemen kunci yang Anda perlukan untuk meyakinkan atasan Anda:
