Panduan Pemeliharaan Kantor:Menciptakan lingkungan bisnis yang produktif
Kita menghabiskan hampir sepertiga hidup kita di tempat kerja. Baik itu ruang terbuka besar dengan ruang istirahat dan ruang konferensi atau sekumpulan bilik sempit, pemeliharaan kantor adalah faktor kunci dalam membuat tempat kerja lebih nyaman, dan akibatnya, lebih produktif. Dengan kata lain, manajemen pemeliharaan kantor merupakan faktor besar bagi keberhasilan organisasi jangka panjang.
Bergabunglah dengan kami saat kami menjelajahi apa yang tercakup dalam pemeliharaan kantor, dan menguraikan praktik terbaik yang akan membuat Anda berada di jalur menuju kesuksesan.
Cakupan layanan pemeliharaan kantor
Manajemen fasilitas telah berkembang pesat selama bertahun-tahun, dari menjadi pusat biaya periferal hingga sekarang dipandang sebagai pendukung bisnis yang vital. Sebagai bagian integral dari manajemen fasilitas dan pemeliharaan gedung, manajemen kantor adalah layanan utama untuk mengelola berbagai macam gedung perkantoran dan tempat kerja.
Meskipun demikian, layanan pemeliharaan kantor dapat bervariasi tergantung pada ukuran kantor, kompleksitas infrastruktur, dan jangkauan sistem dan peralatan gedung yang digunakan.
Agar semuanya berfungsi dengan lancar di tempat kerja perusahaan rata-rata, berikut adalah tugas pemeliharaan yang lebih umum yang dapat Anda harapkan untuk dijalankan di belakang layar:
Layanan kebersihan/kebersihan umum
Pemeriksaan dan perbaikan furnitur
Servis dan perbaikan peralatan kantor (mesin fotokopi, printer, penghancur kertas, pendingin air, dll.)
Pemeriksaan dan pemeliharaan HVAC
Perawatan peralatan IT
Pemeriksaan dan pemeliharaan sistem pemadam kebakaran
Layanan pengolahan dan penyediaan air
Keamanan dan kontrol akses fisik
… dan banyak lagi.
Dalam situasi ideal di mana semua tugas di atas dijalankan dengan tepat, apa pengaruhnya, jika ada, terhadap operasi bisnis? Mari kita lihat selanjutnya.
Bagaimana pemeliharaan kantor memengaruhi keberhasilan organisasi
Ada tiga cara utama, dan banyak cara yang lebih kecil, di mana pemeliharaan kantor berkontribusi pada keuntungan Anda. Inilah yang besar.
1) Peningkatan produktivitas staf
Ada banyak hal kecil yang mempengaruhi produktivitas pekerja. Pencahayaan yang buruk, suhu dalam ruangan, peralatan kantor yang tidak berfungsi, ruang kerja yang tidak teratur – semua ini adalah faktor yang berdampak negatif pada produktivitas.
Saat pemberi kerja mengambil langkah proaktif untuk menyediakan suhu dalam ruangan yang seimbang, pencahayaan, dan ruang yang tidak berantakan, hal ini dapat memengaruhi suasana hati staf secara positif, meminimalkan ketidakhadiran, dan mengurangi kelelahan.
Di tempat kerja seperti itu, orang dapat fokus pada kualitas pekerjaan mereka dan kontribusi mereka terhadap tujuan organisasi tanpa gangguan yang tidak perlu.
2) Menurunkan biaya operasional
Dalam laporan pembandingan 2018, Building Owners &Managers Association (BOMA) International menyatakan bahwa gedung perkantoran sektor swasta di seluruh AS menghabiskan rata-rata $2,15 per kaki persegi (atau $23,24 per meter persegi) pada perbaikan dan pemeliharaan.
Untuk mengendalikan biaya operasi pemeliharaan, organisasi perlu menghindari 3 hal:
Kontraktor yang terlalu mahal .
Tidak melakukan pemeliharaan preventif pada peralatan dan infrastruktur, yang menyebabkan pengeluaran yang tidak perlu di kemudian hari.
Melakukan terlalu banyak perawatan , yang menyebabkan pemborosan suku cadang, waktu, dan tenaga.
Sederhananya, untuk mengontrol biaya operasional, Anda harus terlebih dahulu dapat melacak dan mengontrol biaya perawatan Anda.
3) Reputasi bisnis dan citra merek yang lebih baik
Mereka mengatakan bahwa Anda tidak pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk membuat kesan pertama yang baik. Bayangkan seorang klien atau mitra berjalan ke kantor, melangkahi ember yang ada di sana untuk menampung tetesan dari AC yang bocor, dan kemudian harus duduk di kursi yang berderit, sambil bertanya-tanya dari mana bau aneh itu berasal.
Kami tidak tahu apa yang dikomunikasikan, tetapi itu pasti tidak berarti bahwa bisnis Anda terorganisir dan siap untuk menghadapi tantangan baru.
Haruskah Anda mengalihdayakan pemeliharaan kantor atau menanganinya sendiri?
Dalam upaya Anda untuk memastikan bahwa setiap tugas pemeliharaan kantor diselesaikan dengan benar dan tepat waktu, Anda akan memiliki beberapa keputusan penting untuk dibuat. Salah satu yang utama adalah apakah Anda akan mengalihdayakan pemeliharaan kantor ke profesional pemeliharaan fasilitas atau mencoba melakukannya sendiri.
Perlu diingat bahwa, meskipun dengan tim kecil yang terdiri dari profesional pemeliharaan, Anda masih perlu bermitra dengan beberapa kontraktor dan penyedia layanan untuk menangani tugas khusus seperti pipa ledeng atau pekerjaan kelistrikan.
Kedua jalur tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Pemeliharaan kantor alih daya
Kelebihan:
Kualitas penyampaian layanan pemeliharaan yang lebih baik.
Bermitra dengan perusahaan FM yang terampil memberikan peluang untuk pertumbuhan, penetrasi pasar yang lebih baik, dan daya saing.
Akses ke sumber daya pemeliharaan kantor khusus dan praktik terbaik industri.
Peningkatan efisiensi.
Fokus lebih baik pada bisnis inti.
Anda tidak perlu memikirkan masalah staf pemeliharaan.
Kekurangan:
Pengurangan kontrol operasional.
Peningkatan risiko pelanggaran keamanan dan masalah kerahasiaan.
Kesalahan yang dibuat oleh perusahaan outsourcing dapat berdampak negatif terhadap reputasi klien.
Bisa lebih mahal daripada membentuk tim internal kecil.
Pemeliharaan kantor internal
Kelebihan:
Kontrol maksimum atas proses dan prosedur.
Wawasan yang lebih luas tentang biaya pemeliharaan dan opsi untuk mengoptimalkannya.
Masalah peralatan dapat ditangani lebih cepat.
Lebih banyak wawasan tentang keadaan keseluruhan peralatan dan infrastruktur Anda.
Kekurangan:
Butuh waktu dan upaya untuk membangun tim internal yang akan menangani sesuatu yang hanya sedikit Anda ketahui.
Organisasi yang lebih kecil tidak akan memiliki cukup pekerjaan untuk membenarkan perekrutan manajer fasilitas penuh waktu dan staf pemeliharaan.
Jika Anda berencana untuk mengalihkan sebagian tanggung jawab pemeliharaan kepada karyawan yang ada, hal itu dapat menyebabkan serangkaian masalah organisasi dan produktivitas yang berbeda.
Organisasi besar akan memiliki lebih banyak insentif untuk mempertahankan sebagian besar pekerjaan pemeliharaan di rumah. Pada bagian berikutnya, kami akan menjelaskan secara singkat bagaimana mereka dapat membangun kerangka kerja yang efektif untuk manajemen pemeliharaan.
Mengelola tugas pemeliharaan kantor dasar secara internal
Dibutuhkan waktu untuk mendirikan departemen pemeliharaan. Meskipun pemeliharaan kantor tidak serumit pemeliharaan industri, namun tetap perlu direncanakan sebelumnya.
1) Pahami kebutuhan pemeliharaan Anda
Jika saat ini tidak ada, buat daftar aset fisik yang komprehensif termasuk semua peralatan dan peralatan kantor Anda. Anda dapat melakukannya dengan menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris aset sederhana. Ini akan membantu Anda menghitung semua peralatan/inventaris dan mempermudah pelacakan lokasinya.
Setelah itu, Anda perlu melihat apa kebutuhan perawatan Anda yang sebenarnya. Dengan kata lain, peralatan Anda yang mana yang akan mendapat manfaat dari pemeliharaan proaktif. Periksa daftar yang baru saja Anda buat dan tandai peralatan itu.
Organisasi besar akan memiliki dukungan TI yang akan menangani peralatan TI. Jika Anda hanya menyewa lantai atau ruang kantor, pemilik gedung biasanya akan memiliki perusahaan atau tim untuk manajemen properti, termasuk merawat sistem inti bangunan seperti lift, pipa ledeng, sistem keselamatan kebakaran, dan pekerjaan listrik, serta hal-hal lainnya. seperti pemeliharaan lahan.
Biasanya, bisnis Anda membutuhkan seseorang untuk fokus pada tugas-tugas seperti:
Terkadang memeriksa perabot kantor, peralatan, dan peralatan (pengujian PAT)
Membantu memasang perangkat atau furnitur baru
Membersihkan karpet dan jok
Pembersihan jendela eksternal dan/atau internal
Melakukan perbaikan kecil di sekitar kantor
Apakah Anda akan melakukannya melalui kontraktor pemeliharaan, menyewa tukang penuh waktu/paruh waktu, melibatkan karyawan Anda, atau semua hal di atas, terserah Anda.
Bagaimanapun, tidak ada salahnya untuk memiliki rencana pemeliharaan.
2) Buat rencana pemeliharaan preventif
Rencana pemeliharaan preventif ada di sini untuk memastikan bahwa tugas pemeliharaan rutin yang penting dilakukan tepat waktu. Karena Anda merencanakan pekerjaan sebelumnya, Anda harus memiliki cukup waktu untuk mengalokasikan alat, suku cadang, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tersebut.
Jika Anda memiliki banyak pekerjaan preventif yang harus dijadwalkan, kami sangat menyarankan Anda membaca panduan kami tentang cara menyiapkan rencana pemeliharaan preventif.
3) Dukung upaya pemeliharaan Anda dengan CMMS seluler
Penjadwalan pekerjaan hanyalah salah satu bagian dari teka-teki.
Jika pekerjaan dilakukan oleh anggota tim internal, mereka harus memiliki peralatan, suku cadang, dan peralatan keselamatan yang diperlukan. Dalam beberapa kasus, orang tersebut mungkin juga memerlukan akses ke daftar periksa pemeliharaan, manual pengoperasian, SOP, dan dokumen lainnya.
Untuk suku cadang dan peralatan, Anda akan membutuhkan semacam ruang penyimpanan. Untuk dokumen, taruhan terbaik Anda adalah menyimpannya dalam perangkat lunak CMMS seperti Limble.
Anda dapat menggunakan Limble CMMS sebagai perangkat lunak manajemen inventaris aset Anda. Anda memasukkan peralatan ke dalam database-nya. Untuk setiap peralatan, Anda dapat menambahkan detail seperti merek dan model, manual, daftar periksa pemecahan masalah, detail vendor, suku cadang yang digunakan, dll.
Berikut beberapa hal rapi lainnya yang dapat dilakukan Limble untuk menyederhanakan perawatan kantor:
Ada masalah dengan tim pemeliharaan? Perintah kerja sangat mudah:setiap karyawan Anda dapat langsung membuka portal permintaan kerja online kami, mengirimkan tiket dengan deskripsi masalah, dan menambahkan gambar (jika masuk akal). Mereka akan mendapatkan pemberitahuan tentang kemajuan tiket mereka melalui email.
Kalender pemeliharaan seret-dan-lepas Limble membantu Anda merencanakan dan mengatur semua jenis pekerjaan pemeliharaan.
Gunakan pembuat kode QR bawaan kami untuk menghasilkan kode unik untuk setiap aset. Cetak dan tempel di peralatan. Siapa pun yang memiliki akses ke Limble dapat dengan cepat mengidentifikasi aset dengan memindai kode batang dengan ponsel mereka.
Andalkan modul inventaris suku cadang kami untuk melacak inventaris suku cadang Anda dan membuat perkiraan akurat untuk kuartal yang akan datang.
Manfaatkan fitur manajemen Vendor kami untuk membagikan tiket pemeliharaan dengan kontraktor luar dan melacak pekerjaan yang mereka lakukan.
Di atas semua yang disebutkan, seperti halnya setiap solusi berbasis cloud, Limble menawarkan sistem pelaporan yang kuat sehingga Anda mendapatkan wawasan mendetail tentang kinerja aset Anda, kinerja tim pemeliharaan Anda, kinerja vendor pemeliharaan Anda, serta perincian biaya terperinci untuk masing-masing kategori yang disebutkan di atas.
Bagaimana pemberi kerja dapat membantu menciptakan lingkungan kerja yang produktif?
Banyak bisnis hanya akan memilih untuk melakukan outsourcing tugas pemeliharaan mereka dan fokus pada bisnis inti mereka. Dan itu bagus. Namun, ada beberapa hal tambahan yang dapat mereka lakukan untuk menciptakan ruang kerja yang lebih nyaman – yang pada akhirnya merupakan kepentingan terbaik mereka.
1) Siapkan pencahayaan yang baik
Terutama cahaya alami. Ahli saraf telah membuat hubungan antara cahaya alami, tidur pekerja, dan kualitas hidup. Jika kantor Anda memiliki sedikit jendela, cobalah yang berikut ini:
Jelajahi kemungkinan menambahkan skylight
Gunakan lebih banyak bola lampu LED vs lampu neon untuk mengurangi silau langsung pada pekerja dan potensi kelelahan mata
Berikut panduan desain pencahayaan kantor yang menarik bagi mereka yang ingin mempelajari lebih lanjut.
2) Berinvestasi dalam perabot kantor yang ergonomis
Investasikan pada furnitur dan kursi yang nyaman, mendukung, dan ergonomis untuk meredakan ketegangan pada persendian, menghindari ketegangan punggung, dan meminimalkan kemungkinan masalah muskuloskeletal di masa mendatang.
Meskipun menyediakan kursi ergonomis dapat meningkatkan kesehatan tulang belakang, Anda dapat mengambil langkah tambahan untuk membantu memperbaiki postur staf secara keseluruhan. Studi menunjukkan bahwa lebih banyak waktu berdiri daripada duduk bisa lebih baik untuk kesehatan karyawan. Jadi, cobalah cara inovatif untuk mendorong gerakan di tempat kerja seperti:
Menggabungkan meja berdiri
Membuat ruang istirahat makan siang di luar ruangan untuk mendorong staf meninggalkan meja mereka dan bergerak saat makan siang
Menyediakan riser desktop yang dapat disesuaikan. Ini sekitar $500 lebih murah daripada meja berdiri, sehingga dapat didistribusikan ke lebih banyak tenaga kerja Anda.
Banyak dari kita masih perlu menghabiskan beberapa jam di belakang meja. Selain furnitur ergonomis, sebaiknya bagikan tips postur duduk yang benar kepada karyawan Anda.
3) Meningkatkan kualitas udara dalam ruangan
Menjaga kualitas udara dalam ruangan yang optimal adalah persyaratan yang tidak dapat ditawar lagi karena bahaya polutan dalam ruangan yang dapat menyebabkan iritasi, penyakit, dan apa yang disebut dengan sindrom bangunan sakit (Sick Building Syndrome/SBS).
Ini adalah salah satu area di mana Anda tidak boleh lalai. Untungnya, ada beberapa solusi modern untuk membantu Anda mengelola kualitas udara dalam ruangan seperti sistem smart HVAC. Sebagai bonus tambahan, sistem ini juga meningkatkan efisiensi energi..
4) Alokasikan anggaran untuk pemeliharaan
Meskipun itu menghabiskan uang dengan baik, perawatan memang membutuhkan biaya. Tidak melakukan perawatan jauh lebih mahal dalam jangka panjang.
Jadi, berikan pekerja pemeliharaan Anda sumber daya yang mereka butuhkan agar efisien dan memberikan pekerjaan yang berkualitas. Jika Anda memaksa mereka untuk mengimprovisasi solusi secara tiba-tiba, Anda tidak berhak mengeluh tentang masalah yang berulang.
melalui GIPHY
5) Jangan abaikan masukan staf
Ini semudah meminta umpan balik dari staf untuk mengetahui tentang tantangan utama mereka di gedung dan di kantor. Minta mereka untuk menyarankan peningkatan seperti apa yang ingin mereka lihat.
Bagaimana cara karyawan membantu menjaga kantor tetap bersih dan terawat?
Lingkungan tempat kerja harus dijaga agar tetap profesional dan bersih setiap saat. Oleh karena itu, penting bagi semua orang, mulai dari staf tingkat menengah hingga c-suite untuk bergabung dan menjaga ruang kantor tetap rapi, teratur, dan bersih.
Hal ini dapat dicapai dengan membuat semua orang menyetujui beberapa aturan dasar dan dengan menetapkan etiket kantor.
1) Mengkhotbahkan akuntabilitas pribadi
Cara yang bagus untuk mendukung tim pemeliharaan Anda adalah dengan menghindari memanggil mereka untuk setiap masalah kecil yang terjadi. Jika Anda dapat memperbaiki masalah dalam waktu kurang dari yang diperlukan untuk melaporkan masalah, tim pemeliharaan mungkin tidak perlu mengetahuinya.
Dengan cara yang sama, semua karyawan harus berusaha keras untuk menjaga kantor tetap bersih dan teratur.
Dalam konteks ini, tanggung jawab pribadi dapat berkisar dari hal-hal seperti menjaga ketertiban ruang kerja, membuang sampah, mematikan lampu dan perangkat dengan benar saat pergi, atau membersihkan diri di area umum seperti dapur dan kamar kecil.
2) Tunjuk orang untuk menjadi penghubung maintenance
Ada aturan umum bahwa jika ada keadaan darurat dan Anda memberi perintah, Anda tidak pernah mengatakan “seseorang, hubungi 911 ”. Sebagai gantinya, Anda mengarahkan jari Anda ke seseorang dan berkata “Anda menelepon 911 ”.
Hal yang sama berlaku untuk mengirimkan permintaan pemeliharaan. Jika ada yang bisa melakukannya, biasanya tidak ada yang mau.
Inilah sebabnya mengapa masuk akal untuk menunjuk seseorang untuk bertindak sebagai perantara dengan tim pemeliharaan. Mereka tidak perlu terlibat dalam detail pemeliharaan teknis apa pun, mereka hanya perlu mengetahui cara mengirimkan tiket dan siapa yang harus dihubungi (jika ada keadaan darurat pemeliharaan).
Mereka dapat terus berhubungan dengan pemeliharaan saat pekerjaan berlangsung, dan membuat semua karyawan lainnya tetap up-to-date.
3) Laporkan masalah yang muncul
Jika diabaikan dalam waktu lama, hal-hal yang tampaknya sederhana seperti kertas fotokopi macet atau mesin fotokopi mengeluarkan kertas yang kusut dapat menyebabkan masalah perawatan yang lebih serius yang memerlukan perbaikan mahal dan mengganggu tenggat waktu penting.
Idealnya, seharusnya sudah ada sistem seperti Limble CMMS untuk melaporkan masalah pemeliharaan. Tentu saja, ada sistem tiket yang lebih sederhana yang juga dapat menyelesaikan pekerjaan jika Anda hanya ingin mendapatkan tiket ke tempat yang tepat.
melalui GIPHY
Sekali lagi, penting untuk menambahkan bahwa semua permintaan pemeliharaan harus didokumentasikan. Permintaan verbal tidak akan berhasil. Selain itu, permintaan ini harus disertai dengan informasi sebanyak mungkin sehingga teknisi tidak perlu menghabiskan waktu satu jam untuk memecahkan masalah perangkat hanya untuk mencoba dan mereproduksi masalah.
#4) Perhatikan etika kantor
Beberapa aturan pembersihan kantor yang sederhana dan umum yang dapat diikuti oleh siapa saja meliputi:
Jaga ruang kerja Anda selalu rapi.
Singkirkan kekacauan di ruang kerja Anda dan area umum lainnya.
Pastikan kabel listrik terpasang dengan rapi.
Gunakan pembersih tangan dan disinfektan jika/bila dianggap perlu.
Jaga pintu, lorong, dan pintu keluar api bebas dari rintangan.
Buang makanan yang belum dimakan dan bungkus makanan di tempat sampah yang sesuai.
Keluarkan sisa makanan dari lemari es.
Bersihkan permukaan dan peralatan dapur.
Bersihkan diri jika Anda menumpahkan sesuatu.
Gunakan tempat sampah daur ulang yang benar.
Jika petugas kebersihan datang pada hari Kamis, jangan tinggalkan piring kotor hari Senin Anda untuk menunggu mereka.
Sumber:Pendidikan Ratu Anne
Bangun etiket kantor Anda sendiri, cetak, dan letakkan di tempat-tempat strategis di kantor. Ini juga dapat berfungsi sebagai daftar periksa pemeliharaan kantor Anda sendiri.
Pembersihan dan pemeliharaan kantor adalah tugas semua orang
Kami memberi Anda banyak informasi di sini, mungkin lebih dari yang Anda harapkan. Kabar baiknya adalah bahwa tempat kerja adalah kumpulan profesional dewasa (meskipun mungkin tidak selalu seperti itu).
Jika Anda bisa mendapatkan semua orang di halaman yang sama, mengikuti beberapa aturan dasar, petugas pemeliharaan akan menjadi pemandangan yang langka di tempat Anda.
Bagi mereka yang memiliki banyak kaki persegi untuk dirawat, mereka selalu dapat mengandalkan solusi modern seperti Limble CMMS untuk menjaga kantor mereka dalam kondisi prima.
