6 Perbaikan Sederhana Untuk Kesalahan Umum Manajemen Aset Fisik

Sebagai pemilik bisnis dan manajer pemeliharaan, kewajiban harian kita dapat membawa kita ke jebakan untuk berfokus pada hasil jangka pendek. Menerapkan pemikiran jangka pendek ke area bisnis seperti manajemen aset fisik adalah resep untuk bencana.

Dalam artikel ini, kita akan mengambil langkah mundur untuk memahami mengapa beberapa pemikiran dan tindakan kita terkait aset fisik dapat menyebabkan kita membelanjakan lebih banyak atau berkinerja buruk sebagai bisnis. Kami akan menyoroti kesalahan paling umum dan mendiskusikan cara yang tepat untuk mendekati pengelolaan aset fisik.

Apa itu manajemen aset fisik?

Manajemen aset fisik adalah cara berpikir dan juga serangkaian tugas taktis dan operasional. Ini mewakili cara sistematis dalam mengelola aset fisik dengan fokus pada kinerja berkelanjutan mereka – menekankan kinerja selama masa pakainya daripada biaya dan waktu operasional harian, bulanan, atau tahunan.

Dengan kata lain, manajemen aset fisik memberi kita kerangka kerja untuk membuat keputusan cerdas sepanjang siklus hidup aset, mulai dari perencanaan hingga pelepasan.

Itu membuat kami mencapai total biaya kepemilikan terendah , memungkinkan kami untuk mengembangkan strategi pendanaan jangka panjang , meminimalkan belanja modal seumur hidup sambil mengoptimalkan efisiensi aset dan laba atas investasi (ROI) .

6 kesalahan umum manajemen aset fisik

Dalam manajemen operasi, fokus kami sering kali pada hal yang mendesak – keharusan dan kekhawatiran yang memengaruhi kami hari ini atau minggu ini. Namun, dalam memecahkan masalah tersebut, kita bisa jatuh ke dalam perangkap pengikisan nilai bisnis dalam jangka panjang.

Berikut adalah enam kesalahan manajemen aset fisik yang umum – disertai dengan solusi praktis.

Kesalahan #1:Membingungkan pemeliharaan dengan sistem manajemen aset

Pemikiran kita tentang manajemen aset sering kali dimulai saat peralatan dikirim dan dipasang, dan berakhir saat aset diganti. Paling-paling, kami merasa bahwa melaksanakan pemeliharaan yang ditentukan oleh produsen peralatan asli (OEM) menghasilkan nilai maksimum, sementara yang terburuk, kami menganggap diri kami pintar jika kami dapat meningkatkan profitabilitas dengan memangkas beberapa biaya dari anggaran pemeliharaan, menghemat tugas yang diperlukan.

Solusi:Pahami pemeliharaan sebagai bagian dari manajemen aset

Ketika kami memperluas pengetahuan kami tentang sistem manajemen aset, kami memahami analisis dan pertimbangan yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan peralatan. Sebelum membeli peralatan, kami telah: 

• memahami siklus hidup aset
• mengidentifikasi biaya penggantian yang diharapkan
• mengembangkan tingkat target layanan
• risiko bisnis yang ditentukan yang diperoleh dari pemilihan
• menilai kemungkinan performa dan mode kegagalan aset
• analisis pemeliharaan peralatan
• menentukan strategi pendanaan

Setelah semua analisis dan pengumpulan data ini, kami akhirnya mempertimbangkan aplikasi pemeliharaan taktis dan operasional.

Pemeliharaan adalah bagian kecil namun integral dari manajemen aset fisik. Dikembangkan dan diterapkan dengan benar, ini memastikan tingkat layanan yang direncanakan, efisiensi bisnis, dan total biaya kepemilikan memenuhi target yang dianggarkan yang ditetapkan pada akuisisi aset.

Kesalahan #2:Menggunakan data yang tidak mencukupi untuk penjadwalan pemeliharaan

Setelah aset dipasang, tidak jarang kita melihat penerapan strategi manajemen pemeliharaan umum. Lebih buruk lagi adalah pendekatan set-and-forget untuk pemeliharaan yang, terlepas dari perubahan kecil dan penambahan tugas pemeliharaan yang direncanakan, tetap statis selama masa pakai aset.

melalui GIPHY

Solusi:Terapkan sistem informasi digital 

Sebagian besar penilaian aset yang dilakukan selama pengadaan – sebelum akuisisi – akan bergantung pada data yang dipasok pabrikan dan pengalaman dalam layanan dari operator lain. Tidak termasuk informasi lain, ini bagus untuk pembelian awal. Namun, setelah aset dipasang dan mulai beroperasi, penting untuk mulai mendasarkan operasi sebenarnya terhadap spesifikasi kinerja teoretisnya.

Bagian penting dari studi akuisisi aset harus menyoroti persyaratan sistem informasi, termasuk perangkat keras, perangkat lunak (seperti CMMS dan analitik prediktif), sensor, dan data yang diperlukan untuk memantau dan merekam kinerja aset dalam layanan.

Digunakan sebagai sistem langsung, data ini memungkinkan modifikasi yang sesuai untuk operasi, pemeliharaan, atau bahkan aset fisik itu sendiri untuk memastikan bahwa tingkat layanan dan kinerja memenuhi target yang telah direncanakan sebelumnya dan mencapai umur ekonomis penuh, mengoptimalkan siklus hidup aset dan keberlanjutannya.

Penggunaan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) modern adalah kunci strategi manajemen aset yang efektif.

Kesalahan #3:Tidak memiliki staf dengan visi pemeliharaan

Masalah muncul, dan efisiensi hilang ketika operator mesin dan pemelihara secara membabi buta mengikuti prosedur operasi standar dan daftar periksa perawatan tanpa memahami konsekuensi yang lebih luas dari aktivitas perawatan mereka dalam proses manajemen.

Atau lebih buruk lagi, orang-orang memulai metode jalan pintas, menerapkan pemeliharaan 'centang-dan-jentik' atau 'pencil-whipping', menandatangani tugas tanpa membebaskannya – penyusutan alur kerja mereka sendiri, karena mereka yakin tugas tersebut tidak penting dan membuang-buang waktu.

Solusi:Semua karyawan harus menjadi manajer aset

Semua rencana, target, dan pemantauan akan sia-sia jika karyawan tidak sepenuhnya memahami dan menghargai kontribusi mereka terhadap fungsi aset dan siklus hidup aset yang benar dan optimal secara umum.

Ini sangat relevan untuk operator mesin. Mereka memiliki peran kunci dalam memastikan metode operasi diikuti. Sebagai orang pertama yang merasakan perubahan dalam gerakan, suara, atau keluaran aset fisik yang mereka tangani, mereka pada dasarnya adalah pemangku kepentingan dalam proses tersebut, dan penting bagi mereka untuk merasa kontribusi mereka dihargai dan dihormati dan aman untuk berbicara. ke atas. Memelihara lingkungan seperti itu adalah inti dari pemeliharaan otonom.

Pengelola yang memalsukan waktu yang dihabiskan untuk suatu tugas, menghilangkan tugas yang melelahkan atau rumit, atau merasa bahwa karena mereka melakukan tugas minggu lalu, tugas itu tidak perlu dilakukan minggu ini, menjamin bahwa aset tidak akan mencapai operasi yang optimal.

Memenangkan hati dan pikiran teknisi dapat dilakukan dengan memasukkan mereka ke dalam proses perencanaan, meningkatkan akuntabilitas individu, dan memercayai mereka dengan informasi yang lebih luas yang biasanya tidak dibagikan. Ketika orang memahami gambaran besar di balik manajemen aset perusahaan, dan memiliki masukan ke dalam proses operasional, akan jauh lebih mudah untuk mengembangkan kepemilikan atas pekerjaan yang mereka lakukan dan aset yang mereka pertahankan.

Memiliki dokumen kebijakan pemeliharaan yang kuat adalah cara lain yang bagus untuk memberi tahu orang-orang tentang pendekatan mereka terhadap pemeliharaan dan mengapa itu penting.

Kesalahan #4:Membeli berdasarkan harga alih-alih perawatan dan pengoperasian

Meskipun hampir tidak perlu dikatakan, nilai suatu aset tidak ditentukan oleh harga belinya. Terlalu sering bisnis membatasi keputusan akuisisi mereka untuk belanja modal, tanpa sepenuhnya memahami konsekuensi pengeluaran operasional dari keputusan mereka.

Kesalahan seperti itu bertambah ketika keputusan pembelian tidak dibuat oleh mereka yang bertanggung jawab untuk memenuhi target operasi atau anggaran pemeliharaan. Terlalu mudah untuk menyembunyikan kesalahan pembelian yang buruk dalam biaya operasional sehari-hari.

Solusi:Analisis biaya aset selama masa pakainya

Komponen utama dari total biaya hidup suatu aset terletak pada suku cadang dan pemeliharaan. Jika suatu peralatan murah untuk diperoleh namun mengalami perawatan yang buruk, suku cadang dan bahan habis pakai berbiaya tinggi, waktu henti perawatan yang diperpanjang, atau peralatan uji dan dukungan teknis yang sangat mahal, penghematan dari pembelian awal akan cepat menguap.

Dalam analisis pra-pembelian, operator dan perwakilan pemeliharaan harus mengambil bagian dalam tinjauan mendalam tentang kemungkinan biaya pemeliharaan yang terlibat dalam dukungan seumur hidup untuk peralatan, termasuk pelatihan, perkakas, dekomisioning, dan biaya pembuangan aset.

Manajemen kemudian dapat membuat keputusan yang tepat, setelah mengidentifikasi total biaya kepemilikan setiap aset yang saat ini sedang dipertimbangkan.

Kesalahan #5:Pemeliharaan outsourcing hanya berdasarkan biaya kontrak

Dalam skenario yang serupa dengan kesalahan sebelumnya, kita terlalu sering mempertimbangkan nilai strategi pemeliharaan yang dialihdayakan pada pembelanjaan yang tersirat dalam kontrak. Mencari untuk meminimalkan pengeluaran operasional dan untuk meningkatkan laba kami, kami menegosiasikan kontraktor ke titik rasa sakit.

Puas bahwa kami telah melakukan pekerjaan kami, kami jarang menyadari bahwa seluruh fokus diskusi outsourcing menghadap ke arah yang salah dan berpotensi mengikis nilai melalui pendekatan zero-sum.

Solusi:Tekankan kesinambungan aset dan tanggung jawab aset bersama

Kontrak pemeliharaan harus dimulai dari dasar pertambahan nilai. Menugaskan kontraktor dimulai dengan memilih salah satu yang memahami konsep total biaya kepemilikan, mendukung budaya peningkatan berkelanjutan, dan siap bermitra dengan Anda, berbagi tanggung jawab atas kinerja aset.

Sepakati ekspektasi tingkat layanan yang jelas, sasaran peningkatan, dan indikator kinerja utama (KPI) yang dapat diaudit, masuk akal. Dari KPI tersebut, kontraktor harus siap untuk mendapatkan pendapatan tambahan yang berisiko tidak tercapai sambil diberi penghargaan atas kinerja luar biasa yang melebihi target pada tingkat yang disepakati.

Dengan tidak melihat pemeliharaan yang dialihdayakan sebagai biaya tetapi sebagai peluang untuk kemitraan jangka panjang dengan penyedia pemeliharaan yang canggih, bersama-sama, Anda dapat memberikan tingkat layanan yang diperlukan sambil meminimalkan biaya operasional Anda.

Kesalahan #6:Mengandalkan informasi yang tidak lengkap dan ketinggalan zaman

Bukan hal yang aneh untuk menemukan bisnis dengan sedikit atau tanpa pengambilan data untuk mendukung analisis kinerja aset fisik yang berarti. Bahkan jika sistem memang ada, seringkali berbasis kertas, membutuhkan penyelesaian yang benar dan rajin, analisis teknik manual, dan penyimpanan yang cermat.

melalui GIPHY

Tanpa sistem digital untuk melacak informasi aset dan mengatur pekerjaan pemeliharaan, manajer aset tidak memiliki pilihan lain selain membuat keputusan berdasarkan informasi yang tidak lengkap dan usang.

Solusi:Gunakan perangkat lunak manajemen aset fisik seperti Limble CMMS

Dari kesalahan dan tantangan yang kita bahas sejauh ini, jelas bahwa memiliki data yang tepat di ujung jari kita akan membantu menyelesaikan banyak masalah kita. Data memberikan masukan untuk pemantauan aset yang andal, analisis, dan intervensi tepat waktu. Dengan kecanggihan peralatan modern, kami sangat mengandalkan data.

Sebagai platform digital terpusat untuk pengelolaan dan pemeliharaan aset fisik, CMMS berfungsi sebagai basis pengetahuan yang memungkinkan Anda membuat laporan pemeliharaan berulang atau menarik data apa pun yang Anda perlukan dalam hitungan detik, membantu Anda membuat keputusan yang tepat yang tidak akan merugikan Anda dalam waktu singkat. beberapa bulan kemudian.

CMMS dapat memprediksi kerusakan, memperpanjang masa pakai aset, dan secara otomatis mengelola kontrol inventaris dan tingkat stok menggunakan kecerdasan buatan dan algoritme pembelajaran mesin yang ditautkan ke sensor yang dipasang di aset.

Dengan memungkinkan pelacakan aset yang akurat dan intervensi pemeliharaan yang mendekati biaya real-time, Anda dapat melakukan pemeliharaan aset secara tepat waktu, memandu keputusan pembelian, dan mengoptimalkan tugas sehari-hari Anda. Sederhananya, Anda dapat berhasil mengelola sumber daya manajemen aset fisik Anda yang terbatas.

Manajemen aset fisik harus melihat gambaran besarnya

Manajemen aset fisik bukanlah taktik, sistem, atau prosedur. Ini adalah cara berpikir strategis secara holistik tentang bisnis, dan mencerminkan manfaat kinerja aset yang berkelanjutan dan optimal. Hal ini mengharuskan kami untuk mempertimbangkan setiap keputusan bisnis berdasarkan nilai umurnya, bukan hanya implikasi jangka pendeknya.

Untuk mencapai total biaya kepemilikan serendah mungkin, kembangkan strategi pendanaan jangka panjang berbasis data, minimalkan belanja modal, dan optimalkan efisiensi aset dan ROI, audit departemen pemeliharaan Anda – dan perangkat lunak manajemen aset Anda – dan pastikan Anda menghindari kesalahan ini.

Untuk wawasan lebih lanjut tentang bagaimana Limble CMMS dapat membantu mengelola aset fisik Anda, jadwalkan demo atau mulai uji coba gratis 30 hari.