Menemukan Kasus Penggunaan RPA Anda:3 Cara Kehadiran Robot Dapat Membantu Anda Melakukan Lebih Banyak (Bagian 2)
Peluang otomatisasi lebih besar dari yang Anda kira.
Banyak dari kita telah dituntun untuk percaya bahwa otomatisasi hanya dapat menghilangkan proses yang besar, mahal, berulang dan bahwa otomatisasi membutuhkan usaha besar untuk mencapainya. Terlalu banyak fokus pada proses tersebut telah menyebabkan organisasi meremehkan efek kumulatif dari otomatisasi yang lebih kecil dan lebih bertarget. Seperti bunga majemuk, berinvestasi dalam otomatisasi proses berukuran kecil dapat menghasilkan pengembalian yang luar biasa dari waktu ke waktu.
Bayangkan durasi rata-rata proses departemen keuangan tertentu adalah 60 menit dan melalui otomatisasi, proses tersebut dapat menguranginya menjadi 20 menit. Jika upah per jam untuk akuntan tingkat pemula adalah $30, maka otomatisasi yang menghilangkan dua pertiga dari proses itu akan menghemat $20 perusahaan Anda setiap kali proses itu perlu diselesaikan.
Jika satu karyawan menyelesaikan proses sekali sehari, itu berarti penghematan sekitar $5.000 setiap tahun. Jika 10 karyawan menyelesaikan proses sekali sehari, itu berarti penghematan $50.000 setiap tahun.
Dengan otomatisasi, efisiensi yang lebih kecil menghasilkan pengembalian eksponensial dalam skala besar
Seringkali sulit untuk melihat potensi ini karena ada begitu banyak tugas kecil dan membosankan yang tertanam dalam proses di seluruh organisasi Anda.
Menurut McKinsey, "di sekitar 60 persen pekerjaan, setidaknya sepertiga dari aktivitas konstituen dapat diotomatisasi." Dalam banyak peluang otomatisasi ini, manusia dibutuhkan untuk beberapa bagian dari proses, yang membuat pendekatan klasik terhadap otomatisasi menjadi menantang.
Dengan menghadiri otomatisasi , robot perangkat lunak dapat bekerja bersama manusia untuk berbagi beban kerja secara real-time. Manusia yang berkolaborasi dengan robot dapat menyelesaikan lebih banyak hal, lebih cepat, dan dengan lebih sedikit kesalahan. Robot mereka dapat melakukan tugas yang membosankan dan membosankan sehingga karyawan dapat fokus pada pekerjaan yang mereka sukai.
Pada bagian pertama dari seri ini, kami berfokus pada kasus penggunaan Robotic Process Automation (RPA) untuk otomatisasi tanpa pengawasan, di mana organisasi menjadwalkan robot untuk menangani proses yang memerlukan input manusia yang minimal hingga tidak ada sama sekali.
Di bagian kedua, kami berfokus pada tiga kasus penggunaan RPA yang memerlukan otomatisasi yang hadir, yang memanfaatkan kekuatan relatif manusia dan robot secara bersamaan secara real-time.
Anda juga dapat melihat presentasi FORWARD III saya tentang robot yang hadir (saya bahkan telah membagikan slide dari presentasi tersebut):
1. Dihadiri, Interval:Pengambilalihan robot
Perusahaan jasa keuangan perlu membuat pembaruan laba rugi secara teratur, tetapi prosesnya manual dan lambat.
Melibatkan lebih dari selusin lembar yang dikompilasi, laporan laba rugi ini berisi data yang memerlukan pemformatan ulang, kompilasi, dan peninjauan. Karyawan mengimpor data secara manual, memanipulasinya, memverifikasinya, dan kemudian mengirimkan data untuk analisis dan diskusi lebih lanjut. Prosesnya melelahkan dan memakan waktu, dan lebih buruk lagi, komposisi manual di berbagai laporan cenderung menimbulkan kesalahan.
Sebagai gantinya, karyawan dapat memindahkan tugas yang berulang dan monoton ke robot yang hadir untuk diselesaikan.
Seorang pengguna dapat memulai proses yang dihadiri sesuai permintaan dan dalam berbagai cara, termasuk tombol pintas seperti CTRL-SHIFT-M, klik mouse di aplikasi, atau dengan mengklik proses di baki robot. Pengguna kemudian berdiri sementara robot mengambil alih mouse dan keyboard dan melakukan tugas-tugas itu lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesalahan daripada yang seharusnya mereka lakukan.
Robot yang hadir dapat menyelesaikan tugas-tugas ini tanpa intervensi manual, sehingga tim dapat fokus pada aktivitas yang lebih kritis. Ketika satu perusahaan jasa keuangan mengenali kasus penggunaan RPA ini, mereka dapat mengurangi waktu pemrosesan dari 60 menjadi 20 menit , memastikan setiap laporan 100% akurat .
Dengan membuat sebagian proses menjadi lebih efisien, karyawan, tim, organisasi—dan intinya—akan semakin merasakan efeknya seiring dengan penskalaan.
Penghematan empat puluh menit untuk satu proses merupakan peningkatan; 40 proses yang memanfaatkan RPA adalah sebuah inovasi
Jika Anda dapat menggabungkan peningkatan dan inovasi tersebut dengan menciptakan budaya 'mengutamakan otomatisasi', Anda memiliki transformasi yang terjadi di seluruh organisasi Anda.
2. Dihadiri, Bersama-sama:Bekerja bersama robot
Agen pusat kontak sering kali harus menunda pelanggan untuk fokus pada tugas yang membutuhkan perhatian penuh mereka. Ini tidak menyenangkan siapa pun—bukan karyawan, bukan pusat kontak, dan tentu saja bukan pelanggan.
Sementara pelanggan mereka ditahan, agen mungkin perlu mengobrak-abrik beberapa sistem yang berbeda untuk membuat catatan, mengumpulkan informasi, memverifikasi peraturan, atau sejumlah aktivitas lain untuk menyelesaikan panggilan.
Skenario di mana manusia perlu menyulap percakapan dan tugas yang berulang memerlukan kategori otomatisasi berikutnya—di mana manusia dan robot bekerja bersama satu sama lain.
Dalam kasus penggunaan RPA ini, agen dapat terus menggunakan mesin mereka dan berbicara di telepon sementara robot bekerja di latar belakang, dengan cepat menyelesaikan tugas yang membosankan. Ini memberi agen kemampuan untuk tetap fokus pada pelanggan yang secara langsung meningkatkan produktivitas, meningkatkan kualitas tugas, dan yang lebih penting, meningkatkan pengalaman pelanggan.
Robot dapat mencari di berbagai sistem untuk informasi yang diperlukan dan mempersiapkannya untuk agen. Sementara itu, agen dapat terus berbicara dengan pelanggan dan menggunakan informasi yang dikumpulkan oleh robot pada waktu yang tepat.
Pelanggan dan karyawan lebih bahagia berkat bantuan robot
Bekerja bersama-sama dengan robot dimungkinkan saat menghubungkan langsung ke database, mengotomatiskan aplikasi di latar belakang, atau menghubungkan ke sistem melalui API.
Pelanggan dapat mengakhiri telepon lebih cepat, karena masalah mereka telah dianalisis dengan lebih baik oleh manusia yang fokus.
"Pada tahun 2023, akan ada peningkatan 30% dalam penggunaan RPA untuk fungsi front-office (penjualan dan pengalaman pelanggan )," menurut laporan Gartner "Predicts 2020:RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence". Dapatkan salinan laporan lengkap Anda secara gratis.
3. Otomatisasi Hibrida:Menggunakan robot yang dijaga dan tidak dijaga
Tim penjualan sering menghabiskan banyak waktu untuk entri data, yang menghilangkan kemampuan mereka untuk melakukan apa yang paling penting:menjual.
Bagian administratif penjualan, seperti memasukkan jumlah panggilan yang dilakukan, mencatat tindakan penjualan yang dilakukan, dan mencatat hasil yang melelahkan, tetapi penting untuk dilakukan dengan benar.
Dengan menggunakan otomatisasi hadir, robot dapat mendukung aktivitas setiap profesional penjualan. Ketika orang tersebut melakukan tindakan yang telah ditentukan sebelumnya, robot dapat secara otomatis mengumpulkan dan menyimpan informasi tersebut.
Pada interval yang telah ditentukan atau secara real-time, robot yang hadir dapat secara otomatis menyerahkan informasi tersebut ke robot tanpa pengawasan untuk diproses lebih lanjut.
Robot yang tidak dijaga dapat mengumpulkan informasi untuk seluruh departemen penjualan dan mengirim informasi yang dikumpulkan ke pihak yang diperlukan, serta langsung ke robot yang hadir, yang kemudian dapat mendukung tenaga penjualan individu.
Saat tim penjualan bekerja, kombinasi robot yang hadir dan tidak dijaga bekerja sama untuk membantu tim penjualan menjadi lebih efektif.
Dengan RPA, Anda tidak hanya dapat memanfaatkan kekuatan tenaga manusia dan robot, tetapi juga kekuatan robot yang dijaga dan tidak dijaga
Otomatisasi hibrid sering kali berguna untuk aktivitas yang berinteraksi langsung dengan pengguna, tetapi jika sebagian aktivitas memerlukan lebih banyak tenaga kuda pemrosesan atau informasi dari banyak pengguna untuk diselesaikan.
Otomasi kecil dapat menghasilkan keuntungan besar
Otomasi tidak memerlukan pemisahan yang jelas antara manusia dan robot :sebenarnya, beberapa otomatisasi yang paling mengesankan sebenarnya merupakan integrasi yang mulus dari keduanya, mengambil yang terbaik dari apa yang ditawarkan masing-masing.
Jika strategi otomatisasi Anda bergantung pada apa yang disediakan oleh sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dan platform besar, Anda akan kehilangan kesempatan untuk mengotomatiskan aktivitas yang dapat mengakumulasikan pengembalian yang lebih tinggi dalam skala besar.
Dengan kasus penggunaan RPA yang memungkinkan otomatisasi hadir, manusia dan robot dapat bekerja bersama—melewati proses, bekerja secara paralel, dan memperdagangkan tugas secara dinamis—untuk meningkatkan efisiensi, menambah nilai, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan melayani pelanggan dengan lebih baik.
Ingin mempelajari lebih lanjut? Bergabunglah dengan kami untuk webinar "Dihadiri vs Otomatisasi Tanpa Pengawasan"
