Lima risiko yang terekspos oleh manajemen kontrak yang tidak efektif
Menurut penelitian yang dilakukan oleh Asosiasi Internasional untuk Manajemen Kontrak &Komersial (IACCM), rata-rata perusahaan merugi sekitar 10 % dari pendapatan tahunan karena praktik manajemen kontrak yang buruk.
Dalam terburu-buru untuk pertumbuhan, perusahaan menemukan diri mereka berurusan dengan peningkatan volume kontrak. Ini masalah besar untuk dimiliki—sampai menjadi masalah nyata. Jika ada kelemahan yang melekat dalam proses manajemen kontrak organisasi, lebih banyak kontrak berarti lebih banyak peluang kelemahan tersebut menyebabkan masalah.
Beberapa masalah adalah ketidaknyamanan kecil, tetapi yang lain akhirnya menjadi krisis yang serius. Pada tahun 2013, Facebook gagal mendeteksi pelanggaran ketentuan kontraktualnya oleh Cambridge Analytica, dan publisitas yang dihasilkan menyebabkan sahamnya anjlok, menghapus nilai pasar $150 miliar dalam waktu 90 menit setelah panggilan pendapatannya.
Terkadang dibutuhkan krisis bagi eksekutif untuk menghargai risiko operasi tanpa sistem manajemen siklus hidup kontrak (CLM) yang kuat. Kontrol akses yang lemah, tenggat waktu yang terlewat, kegagalan kepatuhan, alur kerja persetujuan yang tidak efisien, dan pelaporan yang tidak efektif dapat mengakibatkan konsekuensi yang parah. CLM yang buruk juga dapat menyebabkan erosi profitabilitas yang halus dan stabil. Menurut penelitian yang dilakukan oleh Asosiasi Internasional untuk Manajemen Kontrak &Komersial (IACCM), rata-rata perusahaan kehilangan sekitar 10% dari pendapatan tahunan karena praktik manajemen kontrak yang buruk. Dengan margin keuntungan rata-rata berkisar sekitar 10%, bahkan mengurangi separuh kerugian ini dapat meningkatkan margin keuntungan sebesar 50%.
Mari kita lihat lebih dekat lima risiko utama yang muncul akibat proses kontrak yang tidak efektif:
1. Kontrol akses yang lemah
Tampaknya jelas bahwa hanya orang dan entitas yang membutuhkan akses ke informasi yang harus memiliki akses, tetapi banyak perusahaan tidak secara tepat menjelaskan batasan akses. Akses yang berlebihan dapat menyebabkan karyawan yang tidak bermoral salah menangani informasi atau meninggalkan IP berharga, informasi harga, atau data rahasia pelanggan dan karyawan. Jauh lebih banyak organisasi yang menderita pencurian data oleh karyawan mereka sendiri daripada peretas luar.
Perangkat lunak CLM terbaik saat ini mencegah hal ini dengan kontrol izin terperinci yang memberikan akses tampilan dan edit yang tepat oleh grup pengguna, termasuk filter dinamis untuk memenuhi kebutuhan akses spesifik dari berbagai departemen, divisi, tim, dan klasifikasi karyawan. Sistem terbaik memungkinkan konfigurasi ekstensif kontrol akses berlapis-lapis yang secara aman mengelompokkan data untuk memenuhi kebutuhan unik organisasi.
2. Tenggat waktu terlewat
Perjanjian lisensi biasanya membatasi jumlah waktu yang dapat digunakan perusahaan untuk menggunakan kekayaan intelektual milik pihak lain. Jika sebuah perusahaan membiarkan perjanjian tersebut kedaluwarsa—secara tidak sengaja atau sengaja—tetapi terus menggunakan produk, itu membuka diri terhadap risiko kewajiban. Di sisi lain, jika sebuah bisnis menyiapkan perpanjangan otomatis dan tidak menyadarinya, maka bisnis tersebut dapat membayar layanan yang tidak lagi dibutuhkannya.
Perusahaan yang melisensikan IP juga harus tetap berada di atas jendela akses ini. Jika tidak, ia kehilangan pendapatan setiap hari karena tidak melihat kedaluwarsa kontrak. Dan jika itu memberikan layanan kepada pelanggan yang tidak lagi memiliki kontrak dukungan yang valid, kerugiannya lebih besar lagi.
Beberapa sistem manajemen kontrak secara aktif membantu mencegah masalah ini. Berbeda dengan yang memiliki fungsi repositori saja, solusi ini dapat secara proaktif melacak kontrak dan mengingatkan staf tentang tenggat waktu yang akan datang, sehingga organisasi dapat melindungi bisnisnya dan mengoptimalkan pendapatan.
3. Kegagalan kepatuhan
Bisnis menghabiskan sumber daya yang cukup besar untuk masalah seperti pengeluaran nakal dan kepatuhan terhadap peraturan. Namun dalam banyak kasus, orang masih gagal dalam memenuhi kewajiban kontraktual dengan segera. Seperti yang ditemukan Facebook, menggabungkan cara untuk melacak kepatuhan terhadap persyaratan kontrak sama pentingnya. Sistem CLM yang dipikirkan dengan matang memerlukan kontrak untuk memenuhi kondisi tertentu saat kontrak tersebut melewati proses persetujuan dan juga dapat mencatat peristiwa dan tindakan saat terjadi, mengotomatiskan dokumentasi kepatuhan.
Untuk kepatuhan terhadap peraturan, solusi CLM membantu mengaudit kontrak saat ini untuk memastikan kontrak tersebut memiliki klausul yang sesuai terkait privasi data, arbitrase, kerahasiaan, atau peraturan lain yang memengaruhi bisnis. Tim hukum dapat diberi tahu secara otomatis untuk mengisi kekosongan, memperbarui kontrak dengan bahasa yang sesuai, dan menghubungi penandatangan pihak ketiga.
Untuk kepatuhan operasional, solusi CLM membantu memastikan kontrak dengan jelas mendefinisikan kewajiban kinerja yang dapat dilacak dan dikelola oleh sistem. Contoh sederhana adalah persyaratan pembayaran:meskipun sebagian besar perusahaan memiliki tanggal jatuh tempo pembayaran dalam kontrak dengan penalti karena melewatkan tenggat waktu, banyak yang gagal melacak pembayaran yang terlambat itu, apalagi menegakkan hukuman. Di sisi penawaran, salah satu bentuk ketidakpatuhan operasional yang paling umum adalah membayar lebih karena tidak melacak volume atau diskon lain yang dinegosiasikan dalam kontrak. CLM otomatis mencegah kedua masalah ini terjadi.
4. Alur kerja persetujuan yang tidak efisien
Masalah alur kerja persetujuan dapat menunda dan bahkan menghancurkan kesepakatan. Jika pemberi persetujuan sedang berlibur atau tidak melihat email penting-waktu, ini dapat menggagalkan kesepakatan yang sensitif terhadap waktu. Meskipun tidak ada tenggat waktu yang jelas, kemacetan persetujuan menyebabkan gangguan dalam alur transaksi yang mengakibatkan frustrasi dan kehilangan bisnis.
Sistem manajemen kontrak yang kuat mengurangi gesekan dengan mengotomatiskan perutean persetujuan kontrak yang rumit, termasuk persetujuan berurutan, paralel, dan bersyarat. Sistem terbaik dengan cerdas mendorong, mengarahkan, dan mengeskalasi permintaan persetujuan untuk memastikan bahwa email yang tidak diketahui atau liburan tidak menyebabkan proses terhenti. Ini adalah era digital, jadi kemampuan tanda tangan elektronik legal yang disediakan oleh integrasi dengan DocuSign dan Adobe Sign tidak lagi opsional.
Sebuah contoh yang baik dari sebuah perusahaan yang mengurangi gesekan dalam alur kerja persetujuan dan proses manajemen kontrak secara keseluruhan adalah perusahaan golf TaylorMade. Dengan lebih dari 6.000 kontrak yang sangat sensitif untuk dikelola, sistem CLM perusahaan menampilkan pemberitahuan otomatis tentang perubahan kontrak, perjanjian tingkat layanan, dan persyaratan kepatuhan. Pengacara dapat masuk dari perangkat seluler mereka untuk meninjau kontrak, membuat komentar, dan menandatanganinya secara digital dalam hitungan menit, sehingga kontrak dapat dilanjutkan melalui siklus persetujuan tanpa penundaan.
5. Pelaporan tidak efektif
Para eksekutif membutuhkan laporan khusus perusahaan yang digerakkan oleh KPI yang memberi mereka pemberitahuan sebelumnya tentang potensi masalah sebelum menjadi bencana. Banyak perangkat lunak manajemen kontrak menekankan fungsi repositori atau manajemen konten. Masalah dengan pendekatan ini adalah jika data tidak secara aktif diubah menjadi laporan yang dapat ditindaklanjuti, kerentanan cenderung tetap tidak terdeteksi sampai ada masalah.
Sebaliknya, perangkat lunak CLM terbaik menawarkan pelaporan yang dapat dikonfigurasi sepenuhnya di seluruh pemilik bisnis. Misalnya, tim hukum mungkin ingin melihat profil risiko keseluruhan dari semua kontrak dan menandai kontrak yang bermasalah, tim operasi mungkin ingin melihat seberapa baik kontrak bergerak melalui siklus hidup dan menyoroti hambatan, dan pemimpin penjualan mungkin tertarik dengan peluang pendapatan yang akan datang. dan kontrak penting yang akan diperbarui.
Ditulis oleh Colin Earl adalah CEO Agiloft, Inc.
