5 Risiko Utama Manajemen Kontrak yang Buruk dan Cara Menghindarinya
Menurut riset yang dilakukan oleh International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), rata-rata perusahaan kehilangan sekitar 10% pendapatan tahunan karena praktik manajemen kontrak yang buruk.
Dalam terburu-buru untuk pertumbuhan, perusahaan menemukan diri mereka berhadirilah dengan volume kontrak yang meningkat. Ini adalah masalah yang bagus—sampai menjadi masalah nyata. Jika ada kelemahan bawaan dalam proses manajemen kontrak suatu organisasi, lebih banyak berarti lebih banyak peluang bagi kelemahan tersebut untuk menyebabkan masalah.
Beberapa masalah adalah ketidaknyamanan kecil, tetapi yang lain berakhir menjadi krisis serius. Pada tahun 2013, Facebook gagal mendeteksi pelanggaran persyaratan kontraknya oleh Cambridge Analytica, dan publitas yang dihasilkan menyebabkan sahamnya melonjak, menghapus $150 miliar nilai pasar dalam 90 menit setelah panggilan hasil keuangannya.
Kadang membutuhkan krisis agar eksekutif menghargai risiko beroperasi tanpa sistem manajemen siklus hidup kontrak (CLM) yang kuat. Kontrol akses yang longgar, tenggat waktu terlewatkan, kegagalan kepatuhan, alur kerja persetujuan yang tidak efisien, dan pelaporan yang tidak efektif dapat mengakibatkan konsekuensi yang parah. CLM yang buruk juga dapat menyebabkan erosi yang halus dan stabil dari keuntungan. Menurut riset yang dilakukan oleh International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), rata-rata perusahaan kehilangan sekitar 10% pendapatan tahunan karena praktik manajemen kontrak yang buruk. Dengan margin keuntungan tipis yang berjalan sekitar 10%, bahkan mengurangi kerugian ini setengahnya dapat meningkatkan margin keuntungan sebesar 50%.
Mari kita lihat lebih dekat lima risiko utama yang muncul dari proses kontrak yang tidak efektif:
1. Kontrol akses yang longgar
Sepertinya jelas bahwa hanya orang dan entitas yang membutuhkan akses ke informasi yang harus memiliki akses, tetapi banyak perusahaan tidak menentukan secara tepat pembatasan akses. Akses berlebihan dapat menyebabkan karyawan tidak bertanggung jawab menyalahgunakan informasi atau pergi dengan IP berharga, informasi harga, atau data pelanggan dan karyawan rahasia. Lebih banyak organisasi telah menderita pencurian data oleh karyawan mereka sendiri daripada peretas luar.
Perangkat lunak CLM terbaik saat ini mencegah ini dengan kontrol izin yang terperinci yang menyediakan akses view dan edit yang tepat berdasarkan grup pengguna, termasuk filter dinamis untuk mengatasi kebutuhan akses spesifik dari berbagai departemen, divisi, tim, dan klasifikasi karyawan. Sistem terbaik memungkinkan konfigurasi ekstensif dari kontrol akses berlapis yang dengan aman mengkompartemen data untuk mengatasi kebutuhan unik organisasi.
2. Tenggat waktu terlewatkan
Perjanjian lisensi biasanya membatasi jumlah waktu perusahaan dapat menggunakan kekayaan intelektual milik pihak lain. Jika perusahaan membiarkan perjanjian kadaluarsa—secara tidak sengaja atau sengaja—tetapi terus menggunakan produk, maka perusahaan membuka diri terhadap risiko tanggung jawab. Di sisi lain, jika bisnis menetapkan pembaruan otomatis dan kehilangan perhatian padanya, bisnis mungkin membayar layanan yang tidak lagi diperlukan.
Perusahaan yang melisensikan IP juga harus tetap mengawasi jendela akses ini. Jika tidak, perusahaan kehilangan pendapatan setiap hari ketika tidak menyadari kedaluwarsa kontrak. Dan jika memberikan layanan kepada pelanggan yang tidak lagi memiliki kontrak dukungan yang valid, ia kehilangan lebih banyak lagi.
Beberapa sistem manajemen kontrak secara aktif membantu mencegah masalah ini. Berbeda dengan yang hanya memiliki fungsionalitas repositori, solusi ini dapat secara proaktif melacak kontrak dan memberi peringatan kepada staf tentang tenggat waktu mendatang, sehingga organisasi dapat melindungi bisnisnya dan mengoptimalkan pendapatan.
3. Kegagalan kepatuhan
Bisnis mengeluarkan sumber daya besar untuk masalah seperti pengeluaran tidak sah dan kepatuhan regulatori. Namun dalam banyak kasus, orang masih gagal dalam menyampaikan kewajiban kontrak secara tepat waktu. Seperti yang ditemukan Facebook, memasukkan cara untuk melacak kepatuhan dengan persyaratan kontrak sama pentingnya. Sistem CLM yang dirancang dengan baik mengharuskan kontrak untuk memenuhi kondisi spesifik saat melalui proses persetujuan dan juga dapat mencatat peristiwa dan tindakan saat terjadi, mengotomatisasi dokumentasi kepatuhan.
Untuk kepatuhan regulatori, solusi CLM membantu mengaudit kontrak saat ini untuk memastikan mereka memiliki klausul yang sesuai terkait privasi data, arbitrase, kerahasiaan, atau regulasi lain yang mempengaruhi bisnis. Tim hukum dapat diberi tahu secara otomatis untuk mengisi kesenjangan apa pun, memperbarui kontrak dengan bahasa yang sesuai, dan menghubungi para menandatangani pihak ketiga.
Untuk kepatuhan operasional, solusi CLM membantu memastikan kontrak secara jelas mendefinisikan kewajiban kinerja yang dapat dilacak dan dikelola oleh sistem. Contoh sederhana adalah ketentuan pembayaran: meski sebagian besar perusahaan memiliki tanggal jatuh tempo pembayaran dalam kontrak dengan penalti untuk melewati tenggat waktu, banyak yang gagal melacak pembayaran terlambat, aside from menegakkan penalti. Di sisi pasok, salah satu bentuk ketidakpatuhan operasional yang paling umum adalah membayar berlebihan karena tidak melacak volume atau diskon lain yang direkampkan dalam kontrak. CLM otomatis mencegah kedua masalah ini terjadi.
4. Alur kerja persetujuan yang tidak efisien
Masalah alur kerja persetujuan dapat menunda dan bahkan menghancurkan kesepakatan. Jika pemberi persetujuan sedang cuti atau tidak melihat email yang kritis waktu, ini dapat mengacaukan kesepakatan yang sensitif waktu. Bahkan jika tidak ada tenggat waktu yang eksplisit, botleneck persetujuan menyebabkan gangguan dalam alur kesepakatan yang mengakibatkan frustrasi dan kehilangan bisnis.
Sistem manajemen kontrak yang kuat mengurangi gesekan dengan mengotomatisasi perutean persetujuan kontrak yang kompleks, termasuk persetujuan berurutan, paralel, dan bersyarat. Sistem terbaik secara cerdas mengingatkan, merute, dan mengeskalasi permintaan persetujuan untuk memastikan bahwa email yang tidak terlihat atau cuti tidak menyebabkan proses berhenti. Ini adalah era digital, jadi kemampuan tanda tangan elektronik yang disediakan oleh integrasi dengan DocuSign dan Adobe Sign tidak lagi opsional.
Contoh bagus perusahaan yang mengurangi gesekan dalam alur kerja persetujuannya dan proses manajemen kontrak secara keseluruhan adalah perusahaan golf TaylorMade. Dengan lebih dari 6.000 kontrak yang sangat sensitif yang harus dikelola, sistem CLM perusahaan memiliki pemberitahuan otomatis terhadap perubahan kontrak, perjanjian tingkat layanan, dan persyaratan kepatuhan. Pengacara dapat masuk dari perangkat seluler mereka untuk meninjau kontrak, membuat komentar, dan menandatangani secara digital dalam menit, sehingga kontrak dapat melanjutkan siklus persetujuan tanpa penundaan.
5. Pelaporan yang tidak efektif
Eksekutif memerlukan laporan yang diturunkan KPI dan spesifik perusahaan yang memberikan peringatan awal tentang masalah potensial sebelum menjadi bencana. Banyak perangkat lunak manajemen kontrak menekankan fungsi repositori atau manajemen konten. Masalah dengan pendekatan ini adalah jika data tidak secara aktif diubah menjadi laporan yang dapat ditindaklanjuti, kerentanan cenderung tidak terdeteksi sampai ada masalah.
Di sisi lain, perangkat lunak CLM terbaik menawarkan pelaporan yang sepenuhnya dapat dikonfigurasi di seluruh pemilik bisnis. Misalnya, tim hukum mungkin ingin melihat profil risiko keseluruhan dari semua kontrak dan melaporkan yang bermasalah, tim operasional mungkin ingin melihat seberapa baik kontrak melalui siklus hidupnya dan menyoroti hambatan, dan pemimpin penjualan mungkin tertarik pada peluang pendapatan mendatang dan kontrak penting yang akan diperbarui.
Ditulis oleh Colin Earl adalah CEO Agiloft, Inc.
