Bagaimana Manajemen Siklus Kontrak Meningkatkan Efisiensi Rantai Pasokan

Sekarang lebih dari sebelumnya, perusahaan harus memantau dinamika rantai pasokan yang berkembang dan berepons dengan cepat. Untuk mendapatkan visibilitas real-time, kolaborasi dengan pemasok, dan menyederhanakan proses bisnis, banyak perusahaan memanfaatkan otomatisasi. Survei Oxford Economics terbaru terhadap 1.000 eksekutif rantai pasokan menemukan bahwa responden menempatkan "menggunakan otomatisasi untuk melakukan tugas rutin" sebagai tujuan strategis teratas untuk organisasi secara keseluruhan.

Didesain untuk meningkatkan produktivitas harian, otomatisasi memungkinkan pengguna untuk menyiapkan kebijakan dan aturan bisnis dalam sistem manajemen siklus kontrak (CLM) yang berlaku untuk alur tugas, dokumen, dan informasi di seluruh aktivitas bisnis, memungkinkan mereka untuk maju tanpa kebutuhan intervensi manusia. Otomatisasi memungkinkan tugas sederhana berulang diselesaikan tanpa risiko kesalahan manusia. Artikel ini akan mengeksplorasi banyak manfaat penggunaan CLM terotomatisasi untuk mengelola rantai pasokan korporasi dan bagaimana perusahaan dapat paling baik memanfaatkan otomatisasi untuk mengelola risiko pemasok di tengah pandemi.

1. Memberikan Visibilitas

Otomatisasi memungkinkan akses ke informasi real-time, yang memungkinkan bisnis untuk bereaksi segera terhadap keadaan yang berubah dan membuat keputusan yang tepat accordingly. Sistem CLM terotomatisasi dengan portal pemasok dan vendor dapat berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal untuk percakapan real-time antara pemasok dan vendor tentang kekurangan, permintaan, dan keterlambatan. Memiliki visibilitas ini ke dalam rantai pasokan memungkinkan perusahaan untuk mengelola masalah potensial dengan efektif dan mengembangkan solusi pendukung serta memiliki data yang diperlukan untuk meramalkan keterlambatan dan kekurangan di masa depan.

2. Peringatan Risiko Pemasok

Survei yang sama di atas mencatat bahwa 39% responden telah mengalami peristiwa risiko negatif pada suatu titik dalam rantai pasokan mereka selama tiga tahun terakhir, dan 40% menemukan paparan mereka terhadap risiko rantai pasokan telah meningkat selama periode yang sama. Dengan tambahan otomatisasi, rantai pasokan dapat dipantau secara terus-menerus untuk outlier dan risiko potensial. Sistem manajemen kontrak terotomatisasi membantu mengurangi risiko pemasok dengan melambatkan apa saja persediaan yang akan kurang, dan dalam jumlah berapa, serta apakah pelanggaran kontrak telah terjadi. Selain itu, CLM lanjutan dapat menggunakan kecerdasan buatan untuk melambatkan klausul risiko dan perjanjian pemasok sebelum ditandatangani oleh organisasi.

3. Mempercepat Proses Bisnis

Dengan otomatisasi, perusahaan dapat menghilangkan proses manual yang lambat yang digunakan untuk mengelola rantai pasokan, yang membebaskan karyawan untuk fokus upaya mereka pada menciptakan nilai tambah untuk organisasi. Otomatisasi CLM menghilangkan hambatan dalam proses rantai pasokan seperti koordinasi, pemantauan, pemeriksaan inventaris, dan pengiriman—dan memungkinkan seluruh proses dieksekusi dari satu sistem yang aman.

Solusi CLM terotomatisasi juga memungkinkan bisnis dan pemasok untuk mengajukan kontrak dan permintaan lainnya secara langsung ke dalam sistem, mempercepat proses bisnis termasuk penjualan, pengadaan, dan operasional hukum.

Secara rata-rata, manfaat di atas mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kontrak dengan hampir 60 persen. Tentu, keuntungan ini memerlukan perencanaan awal: perusahaan pertama perlu menentukan proses berulang mana yang dapat diotomatisasi dan akan membawa nilai paling besar untuk organisasi. Setelah solusi otomatisasi alur kerja dipilih, karyawan dapat menyiapkan aturan untuk tugas di dalam platform dan memantau saat menyelesaikan tugas yang ditentukan, menyesuaikan accordingly. Contoh tugas ideal untuk CLM termasuk mendistribusikan kontrak, membuat faktur, dan mengirim respons yang telah ditulis sebelumnya kepada pelanggan yang bertanya pertanyaan umum.

4. Mempertahankan Kepatuhan

Sementara otomatisasi mungkin menjaga hal-hal berjalan tanpa kebutuhan mata manusia yang kritis, kepatuhan dan regulasi harus tetap menjadi prioritas. Alur kerja CLM terotomatisasi dapat diprogram untuk mematuhi regulasi dan kebijakan korporasi, berarti karyawan tidak perlu lagi memeriksa secara manual apakah setiap tugas mematuhi. CLM juga melacak alur kerja digital, sehingga auditor dapat dengan cepat dan mudah mengetahui tugas apa yang dilakukan—oleh siapa dan kapan—menghilangkan kebutuhan untuk mencari kertas atau jejak email/kertas karyawan, memberikan semua pihak ketenangan pikiran bahwa semua proses diikuti dalam batas hukum.

Otomatisasi CLM mengumpulkan data untuk regulator, memastikan pemasok dan pelanggan dapat berbagi bukti bahwa mereka mematuhi. Ini juga dapat memungkinkan pembuatan catatan dari seluruh proses rantai pasokan dari awal hingga akhir, memungkinkan individu yang berwenang untuk mengonfirmasi setiap langkah dalam aturan dan regulasi korporasi yang ditetapkan dan membuat perubahan accordingly.

5. Mendukung Kerja Jarak Jauh

Untuk menjaga rantai pasokan bergerak dengan efisien, sistem TI perlu dapat mendukung lanskap kerja jarak jauh baru, memungkinkan pemasok, mitra, dan pelanggan untuk mengakses file, melindungi data korporasi, dan mengelola proses akhir ke akhir. Sementara tim TI saat ini berada di bawah tekanan ekstrem untuk menjaga karyawan berjalan secara jarak jauh, sistem otomatisasi tanpa kode, termasuk CLM, memastikan pekerja jarak jauh dapat menyesuaikan solusi untuk memenuhi kebutuhan rantai pasokan, tanpa kebutuhan keterlibatan departemen TI yang berkelanjutan. Tidak memerlukan pengetahuan pemrograman, platform tanpa kode memungkinkan pengguna untuk menciptakan dan mengeksekusi aplikasi atau proses mereka sendiri dengan cepat. Dengan pasar yang diperkirakan tumbuh dari $13,2 miliar pada 2020 menjadi $45,5 miliar pada 2025, platform rendah-kode dan tanpa kode memungkinkan ahli rantai pasokan untuk mengeksekusi strategi digital mana yang terbaik tanpa kebutuhan pemrograman manual.

Seiring pandemi COVID-19 memaksa perusahaan di seluruh industri untuk mengelola ketidakterdugaan pasokan dan permintaan, CLM terotomatisasi adalah alat krusial untuk membantu perusahaan mendapatkan visibilitas, berkomunikasi dengan pemasok, dan mengelola risiko, sambil tetap mematuhi dan dapat diakses oleh karyawan jarak jauh. Bisnis yang berhasil mengadopsi CLM terotomatisasi akan disiapkan untuk sukses, tidak hanya di tengah bencana, tetapi untuk kepuasan pelanggan secara keseluruhan dan pertumbuhan bisnis.

Colin Earl adalah CEO di Agiloft.