Lima Cara Manajemen Siklus Hidup Kontrak Dapat Membentuk Rantai Pasokan

Sekarang, lebih dari sebelumnya, perusahaan harus memantau dinamika rantai pasokan yang berkembang dan merespons dengan cepat. Untuk mendapatkan visibilitas waktu nyata, berkolaborasi dengan pemasok, dan merampingkan proses bisnis, banyak perusahaan memanfaatkan otomatisasi. Survei Ekonomi Oxford baru-baru ini terhadap 1.000 eksekutif rantai pasokan menemukan bahwa responden memberi peringkat “menggunakan otomatisasi untuk melakukan tugas rutin” sebagai tujuan strategis teratas untuk keseluruhan organisasi.

Dirancang untuk meningkatkan produktivitas harian, otomatisasi memungkinkan pengguna untuk mengatur kebijakan dan aturan bisnis dalam sistem manajemen siklus hidup kontrak (CLM) yang berlaku untuk aliran tugas, dokumen, dan informasi di seluruh aktivitas bisnis, memungkinkan mereka untuk bergerak maju tanpa memerlukan manusia. intervensi. Otomatisasi memungkinkan tugas-tugas sederhana yang berulang diselesaikan tanpa risiko kesalahan manusia. Artikel ini akan mengeksplorasi banyak manfaat menggunakan CLM otomatis untuk mengelola rantai pasokan perusahaan dan bagaimana perusahaan dapat memanfaatkan otomatisasi terbaik untuk mengelola risiko pemasok di tengah pandemi.

1. Memberikan Visibilitas

Otomatisasi memungkinkan akses ke informasi waktu nyata, yang memungkinkan bisnis bereaksi secara instan terhadap perubahan kondisi dan membuat keputusan yang tepat. Sistem CLM otomatis dengan portal pemasok dan vendor dapat berfungsi sebagai satu sumber kebenaran untuk percakapan waktu nyata antara pemasok dan vendor tentang kekurangan, permintaan, dan penundaan. Memiliki visibilitas ini ke dalam rantai pasokan memungkinkan perusahaan untuk secara efektif mengelola potensi masalah dan mengembangkan solusi pendukung serta memiliki data yang diperlukan untuk memperkirakan potensi penundaan dan kekurangan di masa depan.

2. Memperingatkan Risiko Pemasok

Survei yang sama yang disebutkan di atas menemukan bahwa 39% responden telah mengalami peristiwa risiko negatif di beberapa titik dalam rantai pasokan mereka selama tiga tahun terakhir, dan 40% menemukan eksposur mereka terhadap risiko rantai pasokan telah meningkat selama periode yang sama. Dengan tambahan otomatisasi, rantai pasokan dapat terus dipantau untuk mengetahui adanya outlier dan potensi risiko. Sistem manajemen kontrak otomatis membantu mengurangi risiko pemasok dengan menandai pasokan apa yang akan habis, dan dalam jumlah berapa, dan apakah pelanggaran kontrak telah terjadi. Selain itu, CLM tingkat lanjut dapat memanfaatkan kecerdasan buatan untuk menandai klausul berisiko dan perjanjian pemasok sebelum ditandatangani oleh organisasi.

3. Mempercepat Proses Bisnis

Dengan otomatisasi, perusahaan dapat menghilangkan proses manual yang lambat yang digunakan untuk mengelola rantai pasokan, yang membebaskan karyawan untuk memfokuskan upaya dalam mendorong nilai tambah bagi organisasi. Otomatisasi CLM menghilangkan hambatan dalam proses rantai pasokan seperti koordinasi, pemantauan, pemeriksaan inventaris, dan pengiriman — dan memungkinkan proses penuh dijalankan dari satu sistem aman.

Solusi CLM otomatis juga memungkinkan bisnis dan pemasok untuk mengirimkan kontrak dan permintaan lainnya langsung ke dalam sistem, mempercepat proses bisnis termasuk penjualan, pengadaan, dan operasi hukum.

Rata-rata, manfaat di atas mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kontrak hingga hampir 60 persen. Tentu saja, keuntungan ini memerlukan beberapa perencanaan awal:perusahaan pertama-tama perlu menentukan proses berulang mana yang dapat diotomatisasi dan akan memberikan nilai paling besar bagi organisasi. Setelah solusi otomatisasi alur kerja dipilih, karyawan dapat menyiapkan aturan untuk tugas di dalam platform dan memantaunya saat menyelesaikan tugas yang ditentukan, menyesuaikannya. Contoh tugas yang ideal untuk CLM termasuk mendistribusikan kontrak, membuat faktur, dan mengirim tanggapan yang telah ditulis sebelumnya kepada pelanggan yang mengajukan pertanyaan umum.

4. Menjaga Kepatuhan

Sementara otomatisasi dapat membuat segala sesuatunya tetap berjalan tanpa memerlukan mata manusia yang kritis, kepatuhan dan regulasi tetap harus menjadi perhatian utama. Alur kerja CLM otomatis dapat diprogram untuk mematuhi peraturan dan kebijakan perusahaan, yang berarti karyawan tidak perlu lagi memeriksa secara manual apakah setiap tugas sudah sesuai. CLM juga melacak alur kerja digital, sehingga auditor dapat dengan cepat dan mudah mengetahui tugas apa yang dilakukan — oleh siapa dan pada waktu berapa — menghilangkan kebutuhan untuk menggali dokumen atau jejak email/kertas karyawan, memberikan semua pihak pikiran bahwa semua proses telah diikuti dalam batasan hukum.

Otomatisasi CLM mengumpulkan data untuk regulator, memastikan pemasok dan pelanggan dapat berbagi bukti bahwa mereka mematuhinya. Ini juga dapat memungkinkan pembuatan catatan proses rantai pasokan penuh dari awal hingga akhir, memungkinkan individu yang berwenang untuk mengonfirmasi setiap langkah berada dalam aturan dan peraturan perusahaan yang ditetapkan dan membuat perubahan yang sesuai.

5. Mendukung Pekerjaan Jarak Jauh

Untuk menjaga agar rantai pasokan bergerak secara efisien, sistem TI harus dapat mendukung lanskap kerja jarak jauh yang baru, memungkinkan pemasok, mitra, dan pelanggan untuk mengakses file, melindungi data perusahaan, dan mengelola proses ujung ke ujung. Sementara tim TI saat ini berada di bawah tekanan ekstrem untuk membuat karyawan tetap bekerja dari jarak jauh, sistem otomatis tanpa kode, termasuk CLM, memastikan pekerja jarak jauh dapat menyesuaikan solusi untuk memenuhi kebutuhan rantai pasokan, tanpa perlu keterlibatan departemen TI terus-menerus. Tidak memerlukan pengetahuan pemrograman, platform tanpa kode memungkinkan pengguna untuk membuat dan menjalankan aplikasi atau proses mereka sendiri dengan cepat. Dengan pasar yang diproyeksikan tumbuh dari $13,2 miliar pada tahun 2020 menjadi $45,5 miliar pada tahun 2025, platform low-code dan no-code memungkinkan para ahli rantai pasokan untuk menjalankan strategi digital yang paling berhasil tanpa memerlukan pengkodean manual.

Karena pandemi COVID-19 memaksa perusahaan di seluruh industri untuk mengelola pasokan dan permintaan yang tidak dapat diprediksi, CLM otomatis adalah alat penting untuk membantu perusahaan mendapatkan visibilitas, berkomunikasi dengan pemasok, dan mengelola risiko, sambil tetap patuh dan dapat diakses oleh karyawan jarak jauh. Bisnis yang berhasil mengadopsi CLM otomatis akan disiapkan untuk sukses, tidak hanya dalam menghadapi bencana, tetapi juga untuk kepuasan pelanggan dan pertumbuhan bisnis secara keseluruhan.

Colin Earl adalah CEO Agiloft.