5 Pertimbangan Teratas untuk Manajemen Pemeliharaan Aset untuk Pendidikan Tinggi
Dalam beberapa tahun terakhir, kebutuhan akan manajemen pemeliharaan aset yang efektif untuk pendidikan tinggi menjadi semakin jelas. Pada tahun lalu, perguruan tinggi dan universitas di seluruh dunia perlu beradaptasi dengan pandemi COVID-19 dan menemukan cara baru untuk mengelola kelas, staf, dan aset mereka. Transisi besar ke pembelajaran online dan ruang kelas jarak jauh telah menyebabkan peningkatan biaya dan waktu perencanaan yang signifikan bagi banyak institusi. Dengan pendaftaran mahasiswa sarjana di AS yang diproyeksikan akan terus tumbuh dan mencapai 17 juta siswa pada tahun 2029, penting bagi sekolah untuk memastikan mereka memiliki sistem dan peralatan terbaik untuk menangani permintaan tersebut.
Untuk memberikan pendidikan yang berkualitas, sebagian besar sekolah terus-menerus memperoleh aset baru untuk membantu mereka memberikan pengalaman belajar yang lebih komprehensif dan terhubung. Bagian utama dari setiap program fasilitas kampus atau sekolah adalah manajemen pemeliharaan aset. Beberapa manfaat dari sistem yang terorganisir termasuk peningkatan perencanaan jangka panjang, pengurangan peralatan dan biaya pemeliharaan, dan peningkatan visibilitas. Dalam postingan ini, kami akan mengeksplorasi lima praktik terbaik yang harus Anda pertimbangkan untuk program manajemen pemeliharaan aset Anda.
1. Buat Proses Pembayaran Aset yang Disederhanakan
Baik instruktur maupun siswa memerlukan akses ke berbagai materi sekolah termasuk buku, komputer, peralatan A/V, dan perlengkapan. Menyiapkan proses checkout yang sederhana dan efektif adalah cara terbaik untuk melacak aset yang dipinjamkan dengan benar dan efisien. Memahami di mana aset Anda berada dan siapa yang memilikinya akan mempermudah koordinasi pekerjaan pemeliharaan dan mengurangi kemungkinan aset hilang atau dicuri. Proses checkout juga mengurangi beban guru karena mereka menyelesaikan pekerjaan orientasi siswa saat memulai kelas baru. Menempatkan tag kode batang fasilitas khusus pada setiap aset dapat lebih merampingkan proses Anda dan mempermudah untuk mencatat item masuk dan keluar dari sistem.
2. Jangan Abaikan Pemeliharaan Aset Pencegahan
Bahkan dengan program pemeliharaan yang terstruktur dengan baik untuk institusi Anda, masih ada kebutuhan yang jelas untuk perencanaan yang tepat. Kerusakan peralatan dan perbaikan tak terduga dapat menghabiskan waktu dan uang, menciptakan beban tambahan bagi staf dan anggaran. Menggunakan EAM khusus atau sistem serupa tidak hanya memungkinkan Anda melacak biaya, tetapi juga menyediakan format yang bagus untuk menjadwalkan dan melacak aktivitas pemeliharaan Anda.
Penting juga untuk diingat bahwa pemeliharaan preventif sama pentingnya dengan bentuk pemeliharaan peralatan lainnya. Program manajemen aset formal harus mencakup pelaporan rutin, memungkinkan staf dan manajemen untuk meninjau data terbaru dan menentukan apakah ada perbaikan yang diperlukan. Ulasan ini juga dapat membantu memastikan bahwa aset dan peralatan penting tersedia untuk acara mendatang dan proyek khusus.
3. Tentukan Tanggung Jawab Manajemen Aset yang Jelas
Rata-rata sekolah atau kampus akan memiliki banyak jenis aset yang berbeda untuk dikelola. Ini mungkin termasuk furnitur, sistem audio-visual, peralatan komunikasi seperti telepon, peralatan komputasi seperti laptop, printer, dan mesin faks, dan aset bangunan dan fasilitas seperti pencahayaan dan peralatan HVAC. Untuk mengoordinasikan pekerjaan di antara staf Anda, tim TI, dan personel pemeliharaan, pertimbangkan untuk menetapkan tanggung jawab yang jelas untuk setiap peran atau departemen. Setiap aset akan memiliki kebutuhan perawatan yang unik berdasarkan jenis, usia, dan tingkat penggunaannya. Dengan mendefinisikan tanggung jawab ini dan menugaskan pekerjaan melalui sistem elektronik, tim ramping pun dapat mendukung sejumlah besar aset.
4. Perhatikan Aset Digital
Sebagian besar materi pendidikan saat ini disampaikan secara digital, termasuk kelas virtual, tugas, dan jadwal. Banyak siswa juga akan memerlukan akses ke berbagai platform perangkat lunak yang mungkin dikelola oleh institusi itu sendiri. Penting untuk melacak informasi lisensi perangkat lunak apa pun dalam sistem manajemen aset Anda.
Aset digital ini sering diabaikan, tetapi ada potensi penghematan biaya yang bisa dilewatkan. Misalnya, mengoordinasikan pembaruan lisensi bersama sebagai jumlah yang lebih besar mungkin memenuhi syarat untuk diskon volume tambahan. Pelacakan aset digital juga dapat membantu staf TI mengelola pembaruan perangkat lunak baru di banyak komputer staf dan siswa yang terhubung ke jaringan.
5. Terapkan Praktik Terbaik Perencanaan Kontinjensi
Pemeliharaan bisa menjadi prioritas utama setelah terjadi peristiwa yang mengganggu aktivitas sekolah. Ini berlaku tidak hanya untuk bencana alam seperti banjir atau pemadaman listrik, tetapi juga keadaan yang sama sekali tidak terduga seperti pandemi COVID-19. Rencana pemeliharaan Anda harus mempertimbangkan potensi bahaya dan mencakup tanggapan yang tepat. Akan sangat membantu untuk membuat tim perencanaan kontinjensi terorganisir yang dapat meninjau berbagai skenario.
Transisi cukup sulit selama tahun ajaran normal tetapi bisa menjadi lebih menantang ketika ada gangguan besar. Ini terjadi hanya tahun lalu karena banyak lembaga pendidikan terpaksa beralih ke lingkungan sekolah terpencil dalam semalam. Institusi yang telah memiliki rencana pengelolaan pemeliharaan aset yang terorganisir memiliki manfaat untuk dapat mengoordinasikan kegiatan kerja mereka dengan cara yang lebih terorganisir.
Sekolah saat ini harus mengelola berbagai aset digital, fisik, dan institusional yang berbeda. Mengikuti praktik terbaik untuk manajemen pemeliharaan aset untuk pendidikan tinggi di pos ini dapat membantu mencegah kegagalan peralatan dan penggantian yang diperlukan untuk barang yang hilang. Program manajemen pemeliharaan yang efektif harus terorganisir, transparan, dan mampu menangani kegiatan yang direncanakan dan tidak direncanakan. Dengan perencanaan yang tepat, termasuk penggunaan tag manajemen aset fasilitas yang tahan lama serta solusi perangkat lunak manajemen dan pemeliharaan aset, sekolah dapat mengurangi beberapa beban administrasi pada guru dan staf lainnya sehingga mereka dapat fokus pada siswa dan memberikan pendidikan yang berkualitas.
