Strategi Pemeliharaan Aset Esensial untuk Institusi Pendidikan Tinggi
Dalam beberapa tahun terakhir, kebutuhan akan manajemen pemeliharaan aset yang efektif untuk pendidikan tinggi semakin jelas. Tahun lalu, perguruan tinggi dan universitas di seluruh dunia telah harus beradaptasi dengan pandemi COVID-19 dan menemukan cara baru untuk mengelola kelas, staf, dan aset mereka. Transisi besar ke pembelajaran daring dan kelas jarak jauh telah menyebabkan biaya yang meningkat dan waktu perencanaan yang signifikan bagi banyak institusi. Dengan pendaftaran mahasiswa sarjana di AS yang diproyeksikan untuk tumbuh secara stabil dan mencapai 17 juta mahasiswa pada 2029, penting bagi sekolah untuk memastikan mereka memiliki sistem dan peralatan terbaik yang ada untuk menangani permintaan.
Untuk memberikan pendidikan berkualitas, sebagian besar sekolah terus memperoleh aset baru untuk membantu mereka memberikan pengalaman belajar yang lebih komprehensif dan terhubung. Sebagian besar dari setiap program fasilitas kampus atau sekolah adalah manajemen pemeliharaan aset. Beberapa manfaat dari sistem yang terorganisir meliputi perencanaan jangka panjang yang ditingkatkan, biaya peralatan dan pemeliharaan yang lebih rendah, dan visibilitas yang ditingkatkan. Dalam posting ini, kita akan mengeksplorasi lima praktik terbaik yang harus Anda pertimbangkan untuk program manajemen pemeliharaan aset Anda.
1. Buat Proses Pengambilan Aset yang Disederhanakan
Baik instruktur maupun mahasiswa membutuhkan akses ke berbagai materi sekolah termasuk buku, komputer, peralatan A/V, dan perlengkapan. Membuat proses pengambilan yang sederhana dan efektif adalah cara terbaik untuk melacak aset yang dipinjam dengan tepat dan efisien. Memahami di mana aset Anda dan siapa yang memilikinya membuat jauh lebih mudah untuk mengkoordinasikan pekerjaan perawatan apa pun dan mengurangi kemungkinan aset hilang atau dicuri. Proses pengambilan juga merupakan beban yang lebih ringan bagi guru saat mereka menyelesaikan orientasi mahasiswa saat memulai kelas baru. Menempatkan tag barcode fasilitas dedikasi pada setiap aset dapat lebih menyederhanakan proses Anda dan memudahkan untuk mencatat barang masuk dan keluar dari sistem.
2. Jangan Abaikan Pemeliharaan Aset Mencegah
Bahkan dengan program perawatan yang terstruktur dengan baik untuk institusi Anda, masih ada kebutuhan yang jelas untuk perencanaan yang tepat. Kerusakan peralatan dan perbaikan yang tidak terduga dapat mengeluarkan waktu dan uang, menciptakan beban tambahan bagi staf dan anggaran. Menggunakan EAM dedikasi atau sistem serupa tidak hanya akan memungkinkan Anda untuk melacak biaya Anda tetapi juga akan memberikan format yang bagus untuk menjadwalkan dan melacak aktivitas perawatan Anda.
Juga penting untuk diingat bahwa perawatan mencegah sama pentingnya dengan bentuk perawatan peralatan lainnya. Program manajemen aset formal harus mencakup pelaporan teratur, yang memungkinkan staf dan manajemen untuk meninjau data terbaru dan menentukan apakah ada perbaikan yang diperlukan. Tinjauan ini juga dapat membantu memastikan aset dan peralatan penting tersedia untuk acara dan proyek khusus yang akan datang.
3. Definisikan Tanggung Jawab Manajemen Aset yang Jelas
Kampus sekolah atau perguruan tinggi rata-rata akan memiliki banyak jenis aset yang harus dikelola. Ini mungkin termasuk furnitur, sistem audio-visual, peralatan komunikasi seperti telepon, peralatan komputasi seperti laptop, printer, dan mesin faks, serta aset bangunan dan fasilitas seperti pencahayaan dan peralatan HVAC. Untuk mengkoordinasikan pekerjaan di antara staf Anda, tim IT, dan personel perawatan, pertimbangkan untuk menentukan tanggung jawab yang jelas untuk setiap peran atau departemen. Setiap aset akan memiliki kebutuhan perawatan unik berdasarkan jenisnya, usia, dan tingkat penggunaan. Dengan menentukan tanggung jawab ini dan menugaskan pekerjaan melalui sistem elektronik, mungkin bahkan bagi tim yang ramping untuk mendukung sejumlah besar aset.
4. Berikan Perhatian pada Aset Digital
Sebagian besar materi pendidikan saat ini disampaikan secara digital, termasuk kelas virtual, tugas, dan jadwal. Banyak mahasiswa juga akan membutuhkan akses ke berbagai platform perangkat lunak yang mungkin dikelola oleh institusi itu sendiri. Penting untuk melacak informasi lisensi perangkat lunak dalam sistem manajemen aset Anda.
Aset digital ini sering kali diabaikan, tetapi ada penghematan biaya potensial yang dapat terlewat. Misalnya, mengkoordinasikan perpanjangan lisensi bersama dalam jumlah yang lebih besar mungkin memenuhi syarat untuk diskon volume tambahan. Pelacakan aset digital juga dapat membantu staf IT mengelola pembaruan perangkat lunak baru di seluruh banyak komputer staf dan mahasiswa yang terhubung ke jaringan.
5. Terapkan Praktik Terbaik Perencanaan Kontingensi
Perawatan dapat menjadi prioritas besar setelah acara yang mengganggu aktivitas sekolah. Ini berlaku tidak hanya untuk bencana alam seperti banjir atau pemadaman listrik tetapi juga keadaan yang sepenuhnya tidak terduga seperti pandemi COVID-19. Rencana perawatan Anda harus mempertimbangkan bahaya potensial dan mencakup tanggapan yang sesuai. Membantu untuk membuat tim perencanaan kontingensi yang terorganisir yang dapat meninjau berbagai skenario.
Transisi sudah cukup sulit selama tahun pelajaran normal tetapi dapat menjadi lebih menantang ketika ada gangguan besar. Ini baru saja terjadi tahun lalu ketika banyak institusi pendidikan dipaksa untuk bertransisi ke lingkungan sekolah jarak jauh hampir dalam semalam. Institusi yang sudah memiliki rencana manajemen pemeliharaan aset yang terorganisir memiliki manfaat dapat mengkoordinasikan aktivitas kerja mereka dengan cara yang lebih terorganisir.
Sekolah saat ini harus mengelola berbagai aset digital, fisik, dan institusional yang berbeda. Mengikuti praktik terbaik untuk manajemen pemeliharaan aset untuk pendidikan tinggi dalam posting ini dapat membantu mencegah kegagalan peralatan dan penggantian yang diperlukan untuk barang yang hilang. Program manajemen perawatan yang efektif harus terorganisir, transparan, dan mampu menangani aktivitas yang terencana dan tidak terencana. Dengan perencanaan yang tepat, termasuk penggunaan tag manajemen aset fasilitas yang tahan lama dan solusi perangkat lunak manajemen serta perawatan aset, sekolah dapat mengurangi beban administratif pada guru dan staf lainnya sehingga mereka dapat fokus pada mahasiswa dan memberikan pendidikan berkualitas.
