5 Kesalahan Implementasi Sistem Manajemen Aset untuk Penyedia Layanan HVAC
Penyedia layanan HVAC harus menyeimbangkan kebutuhan pelanggan mereka sambil juga menjalankan operasi yang lancar. Sebagian besar perusahaan ini sekarang menggunakan perangkat lunak manajemen aset, seperti platform Computerized Maintenance Management System (CMMS) atau Enterprise Asset Management (EAM). Sistem khusus ini membantu merampingkan proses pemeliharaan, keuangan, dan inventaris untuk seluruh organisasi.
Sebagian besar platform manajemen aset mendukung ratusan fitur berbeda dan seringkali dapat langsung diintegrasikan dengan perangkat lunak lain dengan menggunakan API. Ada beberapa jebakan yang mungkin dihadapi perusahaan saat melakukan peluncuran sistem. Kami akan melihat beberapa masalah potensial ini dan mendiskusikan cara Anda dapat meminimalkan risiko dan menghindari beberapa jebakan ini. Persiapan dan perencanaan yang tepat sangat penting untuk keberhasilan penerapan sistem manajemen aset.
1. Kesalahan Pemeliharaan Pencegahan
Untuk mengatur kontrak layanan dengan benar, penyedia HVAC dapat menggunakan fitur sistem manajemen aset mereka untuk melacak dan menjadwalkan perintah kerja. Hal ini memudahkan seluruh tim untuk melihat semua pesanan terbuka dari satu dasbor terpusat. Salah satu masalah utama yang dihadapi beberapa perusahaan dengan sistem manajemen aset baru mereka adalah menyiapkan jalur komunikasi antara staf kantor, teknisi layanan lapangan, dan pelanggan.
Penting untuk tidak melewatkan pesan penting, dan sebagian besar sistem manajemen aset modern akan mendukung peringatan email atau teks otomatis. Meluangkan waktu untuk mengonfigurasi dan menguji sistem ini dengan benar akan membantu menghindari masalah apa pun di lapangan. Janji temu yang terlewat dapat menyebabkan masalah dalam menyelesaikan pekerjaan pemeliharaan preventif yang diperlukan dan membuka pintu bagi kewajiban servis atau masalah kinerja peralatan.
2. Hitungan Inventaris Tidak Akurat
Semua penyedia layanan HVAC harus memelihara inventaris suku cadang dan peralatan yang akurat yang dapat digunakan untuk memelihara sistem klien mereka. Jika sistem manajemen aset diterapkan tanpa perencanaan yang tepat, dapat terjadi kesenjangan yang signifikan dalam kemampuan perusahaan untuk mencapai penghitungan inventaris yang akurat.
Cara terbaik untuk menghindarinya adalah dengan membuat hierarki aset yang jelas dalam sistem pelacakan aset Anda. Mungkin yang terbaik untuk mengatur daftar ini menurut kategori peralatan HVAC umum seperti tungku, unit atap, kipas angin, dan komponen ventilasi. Setiap aset juga harus diidentifikasi dan diberi tag dengan benar dengan label kode batang yang unik, seperti tag peralatan logam atau tag aset untuk manajemen fasilitas, sehingga dapat dengan mudah dihitung dengan pemindaian sederhana setiap saat.
3. Gagal Mengontrol Biaya
Analisis biaya dan penganggaran adalah dua kekuatan utama sistem manajemen aset. Selama fase implementasi, penting untuk menangkap informasi keuangan untuk setiap aset dan mengembangkan serangkaian indikator kinerja utama (KPI). Mungkin juga perlu melatih staf Anda untuk memastikan mereka menangkap data biaya saat menyelesaikan pesanan kerja pelanggan atau memperbarui informasi aset dalam sistem. Tanpa data keuangan yang tepat di sistem Anda, tidak mungkin melacak biaya Anda dan menentukan di mana harus menargetkan penghematan.
4. Aset yang Hilang
Bisnis kehilangan aset karena berbagai alasan termasuk salah penempatan, pencurian, dan kerusakan. Periode transisi selama pengenalan sistem manajemen aset yang baru adalah periode yang sangat rentan. Karyawan dapat dengan mudah melupakan tag aset atau lalai memperbarui informasi lokasi aset. Mempertahankan kontrol akses yang tepat selama penerapan sistem manajemen aset Anda harus menjadi prioritas.
Hal ini dapat mempersulit lokasi aset dari sisi sistem dan memerlukan pemeriksaan manual. Faktor penting lainnya yang perlu dipertimbangkan adalah keamanan TI dan protokol penanganan data. Sistem komputer apa pun dapat disusupi, dan penting untuk merencanakan pencadangan data dan kebijakan akses jarak jauh sejak awal peluncuran program manajemen aset Anda.
5. Inefisiensi Layanan
Mungkin sulit untuk memenuhi harapan pelanggan saat melayani sistem HVAC di wilayah geografis yang luas. Perangkat lunak manajemen aset Anda harus memungkinkan tim layanan Anda dan tidak mengurangi interaksi dan komunikasi dengan pelanggan. Perangkap besar lainnya yang dialami banyak perusahaan selama peluncuran perangkat lunak adalah kegagalan untuk menetapkan tujuan yang realistis untuk peningkatan layanan. Sistem baru Anda harus disiapkan dengan laporan kinerja untuk membantu staf memahami bagaimana tingkat layanan saat ini dapat ditingkatkan. Anda mungkin juga dapat mengoptimalkan rute perjalanan detail lainnya yang hampir tidak mungkin dilakukan tanpa platform khusus.
Sistem manajemen aset dapat menghadirkan tingkat keandalan yang tinggi pada operasi HVAC dan memudahkan para insinyur dan karyawan untuk berkomunikasi. Selama fase perencanaan, implementasi, dan pemeliharaan penerapan perangkat lunak Anda, luangkan waktu untuk meninjau kemajuan dan pastikan bahwa jebakan yang dijelaskan dalam posting ini dihindari. Dengan tim yang berdedikasi dan perencanaan yang tepat, sistem manajemen aset yang berkualitas dapat diterapkan untuk meningkatkan operasi layanan HVAC Anda.
