4 Jenis Sistem Kontrol Inventaris:Kontrol Inventaris Perpetual vs. Berkala dan Sistem Manajemen Inventaris yang Mendukungnya

Sistem kontrol inventaris adalah solusi teknologi yang mengintegrasikan semua aspek tugas inventaris organisasi, termasuk pengiriman, pembelian, penerimaan, penyimpanan gudang, perputaran, pelacakan, dan pemesanan ulang. Meskipun ada beberapa perdebatan tentang perbedaan antara manajemen inventaris dan pengendalian inventaris, kenyataannya adalah bahwa sistem pengendalian inventaris yang baik melakukan semuanya dengan mengambil pendekatan holistik terhadap inventaris dan memberdayakan organisasi untuk memanfaatkan praktik lean guna mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi di sepanjang rantai pasokan. sekaligus memiliki inventaris yang tepat di lokasi yang tepat untuk memenuhi harapan pelanggan.

Dikatakan demikian, ada dua jenis sistem pengendalian persediaan yang tersedia saat ini:sistem persediaan perpetual dan sistem persediaan periodik. Dalam sistem tersebut, dua jenis utama sistem manajemen inventaris – sistem barcode dan sistem identifikasi frekuensi radio (RFID) – digunakan untuk mendukung proses pengendalian inventaris secara keseluruhan:

• Jenis Sistem Kontrol Inventaris Utama:
  • Sistem Inventaris Abadi
  • Sistem Inventarisasi Berkala
• Jenis Sistem Manajemen Inventaris dalam Sistem Kontrol Inventaris:
  • Sistem Kode Batang
  • Sistem Identifikasi Frekuensi Radio (RFID)

Sistem kontrol inventaris membantu Anda melacak inventaris dan memberi Anda data yang Anda butuhkan untuk mengontrol dan mengelolanya. Apa pun jenis sistem kontrol inventaris yang Anda pilih, pastikan sistem tersebut mencakup sistem untuk mengidentifikasi item inventaris dan informasinya termasuk label kode batang atau tag aset; alat perangkat keras untuk memindai label kode batang atau tag RFID; database pusat untuk semua inventaris selain kemampuan untuk menganalisis data, menghasilkan laporan, dan memperkirakan permintaan; dan proses pelabelan, pendokumentasian, dan pelaporan inventaris bersama dengan metodologi inventaris yang telah terbukti seperti just-in-time, analisis ABC, first-in, or first out (FIFO), atau last-in-first-out (LIFO).

Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang jenis inventaris dan jenis sistem kontrol inventaris serta aplikasi manajemen inventaris yang dapat membantu perusahaan mengelola inventaris mereka secara lebih efisien.

Apa saja 4 Jenis Inventaris?

Sebelum masuk ke detail tentang jenis sistem kontrol inventaris, penting untuk memahami berbagai jenis inventaris.

Secara umum, persediaan dapat dikelompokkan menjadi empat klasifikasi utama:

• Bahan baku – Bahan baku adalah barang persediaan yang digunakan dalam proses manufaktur untuk membuat barang jadi. Apa yang dianggap sebagai bahan mentah bagi satu perusahaan dapat dianggap sebagai barang jadi bagi perusahaan lain. Misalnya, perusahaan yang membuat suku cadang atau komponen untuk mesin atau peralatan akan mempertimbangkan komponen tersebut sebagai barang jadi. Pabrikan yang membeli komponen tersebut untuk digunakan dalam proses manufaktur mereka akan mempertimbangkan komponen bahan baku yang sama. Bahan mentah dapat terdiri dari barang-barang seperti kertas atau baja, mur dan baut, bahan kimia, roda, dan barang-barang lainnya.
• Pekerjaan dalam proses – Persediaan barang dalam proses (WIP) termasuk barang-barang yang sedang diproses. Persediaan WIP dapat mencakup bahan baku dan komponen yang sedang melalui proses manufaktur untuk menghasilkan barang jadi serta barang jadi yang menunggu pemeriksaan akhir atau kontrol kualitas. Setelah langkah terakhir tersebut selesai, barang jadi ini akan dianggap sebagai barang jadi.
• Barang jadi – Barang jadi terdiri dari semua barang jadi yang siap dijual ke pelanggan akhir.
• Barang MRO – MRO adalah singkatan dari maintenance, repair, and operating supplies. Persediaan MRO terdiri dari barang-barang yang diperlukan untuk beroperasi, seperti peralatan dan mesin, dan barang-barang yang dibutuhkan untuk memelihara peralatan dan infrastruktur. Itu berarti persediaan MRO juga dapat mencakup barang-barang yang terkadang dianggap sebagai bahan mentah tetapi dalam hal ini pada dasarnya adalah suku cadang. Mur dan baut adalah contoh yang baik. Ketika mur dan baut tersedia untuk merakit produk jadi, mereka akan diklasifikasikan sebagai bahan mentah. Mur dan baut tambahan yang disimpan perusahaan untuk memperbaiki peralatan, di sisi lain, diklasifikasikan sebagai MRO. Contoh lain dari inventaris MRO termasuk perlengkapan kebersihan seperti larutan pembersih, pel, dan sapu, peralatan, bahan kemasan, seragam dan sarung tangan, dan perlengkapan kantor seperti kertas, pena, kalkulator, tinta printer, dan barang-barang lainnya.

Persediaan dapat diklasifikasikan lebih lanjut dalam beberapa cara tergantung pada industri, operasi perusahaan, dan jenis persediaan yang dikelola perusahaan. Perusahaan yang membeli barang jadi dan menjualnya kepada pelanggan dengan markup hanya memiliki satu jenis persediaan yang disebut persediaan barang dagangan.

Beberapa perusahaan, seperti produsen, perlu mengelola berbagai inventaris dalam klasifikasi yang berbeda, sehingga pelacakan inventaris yang efisien menjadi suatu keharusan. Untuk mengelola inventaris secara efektif, solusi pelacakan inventaris dipasangkan dengan aplikasi kontrol inventaris atau aplikasi manajemen inventaris.

Bagaimana Cara Kerja Sistem Kontrol Inventaris?

Sistem kontrol inventaris, seperti aplikasi kontrol inventaris, menawarkan berbagai fungsi yang membantu perusahaan mengelola berbagai jenis inventaris. Sistem kontrol inventaris biasanya terdiri dari aplikasi manajemen inventaris yang dipasangkan dengan penandaan kode batang untuk mengidentifikasi aset inventaris, dan informasi tentang setiap item disimpan dalam database pusat. Label kode batang berfungsi sebagai pelacak inventaris, memungkinkan pengguna memunculkan informasi tentang item tersebut di sistem komputer, seperti harga item, jumlah item dalam stok, lokasi item di dalam gudang, dan banyak lagi.

Aplikasi kontrol inventaris terbaik kompatibel dengan seluler, dengan aplikasi pendamping yang memungkinkan pengguna melacak dan mengelola inventaris saat mereka berpindah di seluruh fasilitas atau dari situs ke situs. Ada banyak aplikasi pelacakan inventaris untuk ponsel cerdas, beberapa di antaranya eksklusif untuk seluler, sementara yang lain memiliki aplikasi desktop untuk memungkinkan pengguna melacak inventaris dari perangkat apa pun. Ada juga banyak aplikasi pelacakan inventaris yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan manajer gudang. Saat mencari aplikasi manajemen inventaris, cari fitur yang mengakomodasi kebutuhan perusahaan Anda, seperti peringatan pemicu saat tingkat inventaris mencapai ambang batas yang ditentukan sebelumnya, kemampuan pemesanan ulang, serta analisis dan pelaporan untuk mendukung fungsi seperti perkiraan.

2 Jenis Sistem Kontrol Inventaris

Setelah kita membahas dasar-dasar inventaris dan cara kerja sistem kontrol inventaris secara umum, mari kita bahas dua jenis utama sistem kontrol inventaris.

Sistem Inventaris Abadi

Saat Anda menggunakan sistem inventaris perpetual, sistem ini terus memperbarui catatan inventaris dan memperhitungkan penambahan dan pengurangan saat item inventaris diterima, dijual dari stok, dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain, diambil dari inventaris, dan dihapus. Beberapa organisasi lebih memilih sistem inventaris perpetual karena mereka memberikan informasi inventaris terkini dan menangani jumlah inventaris fisik minimal dengan lebih baik. Sistem inventaris perpetual juga lebih disukai untuk pelacakan inventaris karena memberikan hasil yang akurat secara terus-menerus bila dikelola dengan benar. Jenis sistem kontrol inventaris ini bekerja paling baik bila digunakan bersama dengan basis data jumlah inventaris dan lokasi tempat sampah yang diperbarui secara waktu nyata oleh pekerja gudang menggunakan pemindai kode batang. Aplikasi manajemen inventaris adalah sistem inventaris abadi.

Ada beberapa tantangan yang terkait dengan sistem persediaan perpetual. Pertama, sistem ini tidak dapat dipelihara secara manual dan memerlukan peralatan dan perangkat lunak khusus yang menghasilkan biaya implementasi yang lebih tinggi, terutama untuk bisnis dengan banyak lokasi atau gudang. Pemeliharaan dan peningkatan berkala diperlukan untuk sistem inventaris perpetual, yang juga dapat menjadi mahal. Tantangan lain dalam menggunakan sistem persediaan perpetual adalah bahwa inventaris yang tercatat mungkin tidak mencerminkan inventaris aktual seiring berjalannya waktu karena sistem tersebut tidak melakukan penghitungan fisik inventaris secara berkala, suatu aktivitas yang diperlukan bahkan ketika pelacak inventaris digunakan. Hasilnya adalah kesalahan, item yang dicuri, dan item yang dipindai dengan tidak benar memengaruhi catatan inventaris yang tercatat dan menyebabkannya tidak cocok dengan jumlah inventaris yang sebenarnya.

Sistem Inventaris Berkala

Sistem inventaris berkala tidak melacak inventaris setiap hari; melainkan, mereka memungkinkan organisasi untuk mengetahui tingkat persediaan awal dan akhir selama periode waktu tertentu. Jenis sistem kontrol inventaris ini melacak inventaris menggunakan penghitungan inventaris fisik. Ketika persediaan fisik selesai, saldo dalam akun pembelian berpindah ke akun persediaan dan disesuaikan agar sesuai dengan biaya persediaan akhir. Organisasi dapat memilih apakah akan menghitung biaya persediaan akhir menggunakan metode akuntansi persediaan LIFO atau FIFO atau metode lain; perlu diingat bahwa persediaan awal adalah persediaan akhir periode sebelumnya.

Ada beberapa kelemahan menggunakan sistem persediaan periodik. Pertama, ketika penghitungan persediaan fisik sedang diselesaikan, aktivitas bisnis normal hampir terhenti. Akibatnya, pekerja mungkin terburu-buru melakukan penghitungan fisik karena keterbatasan waktu. Sistem inventaris berkala biasanya tidak menggunakan pelacak inventaris, sehingga kesalahan dan penipuan mungkin lebih sering terjadi karena tidak ada kontrol berkelanjutan atas inventaris. Hal ini juga menjadi lebih sulit untuk mengidentifikasi di mana perbedaan dalam penghitungan persediaan terjadi ketika menggunakan sistem pengendalian persediaan periodik karena begitu banyak waktu berlalu di antara penghitungan. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk sistem kontrol inventaris berkala membuatnya lebih cocok untuk bisnis kecil.

Sistem Inventaris Kode Batang

Sistem pengelolaan persediaan yang menggunakan teknologi barcode lebih akurat dan efisien dibandingkan dengan yang menggunakan proses manual. Saat digunakan sebagai bagian dari keseluruhan sistem kontrol inventaris, sistem kode batang memperbarui tingkat inventaris secara otomatis saat pekerja memindainya dengan pemindai kode batang atau perangkat seluler. Manfaat menggunakan barcode dalam proses manajemen inventaris Anda adalah banyak dan termasuk:

• Catatan akurat dari semua transaksi inventaris
• Menghilangkan kesalahan data yang memakan waktu yang sering terjadi dengan sistem manual atau kertas
• Menghilangkan kesalahan entri data manual
• Kemudahan dan kecepatan pemindaian
• Memperbarui inventaris yang ada secara otomatis
• Rekam riwayat transaksi dan tentukan dengan mudah level minimum dan atur ulang jumlah
• Rampingkan dokumentasi dan pelaporan
• Pengembalian investasi (ROI) yang cepat
• Memfasilitasi pergerakan inventaris di dalam gudang dan di antara beberapa lokasi dan dari penerimaan hingga pengambilan, pengepakan, dan pengiriman

Sistem Inventaris Radio Frequency Identification (RFID)

Sistem inventaris identifikasi frekuensi radio (RFID) menggunakan teknologi aktif dan pasif untuk mengelola pergerakan inventaris. Teknologi RFID aktif menggunakan pembaca tag tetap di seluruh gudang; Tag RFID melewati pembaca, dan pergerakannya dicatat dalam perangkat lunak manajemen inventaris. Untuk alasan ini, sistem aktif berfungsi paling baik untuk organisasi yang memerlukan pelacakan inventaris waktu nyata atau di mana keamanan inventaris menjadi masalah. Teknologi RFID pasif, di sisi lain, membutuhkan penggunaan pembaca genggam untuk memantau pergerakan persediaan. Ketika sebuah tag dibaca, data dicatat oleh perangkat lunak manajemen inventaris. Teknologi RFID memiliki jangkauan pembacaan sekitar 40 kaki dengan teknologi pasif dan 300 kaki dengan teknologi aktif.

Sistem manajemen inventaris RFID memiliki beberapa tantangan terkait. Pertama, tag RFID jauh lebih mahal daripada label barcode; dengan demikian, mereka biasanya digunakan untuk barang-barang bernilai lebih tinggi. Tag RFID juga diketahui memiliki masalah interferensi, terutama ketika tag digunakan di lingkungan dengan banyak logam atau cairan. Ini juga membutuhkan biaya yang besar untuk beralih ke peralatan RFID, dan pemasok, pelanggan, dan perusahaan transportasi Anda juga perlu memiliki peralatan yang dibutuhkan. Selain itu, tag RFID membawa lebih banyak data daripada label barcode, yang berarti sistem dan server Anda dapat menjadi macet dengan terlalu banyak informasi.

Saat memilih sistem pengendalian inventaris untuk organisasi Anda, pertama-tama Anda harus memutuskan apakah sistem inventaris perpetual atau sistem inventaris periodik paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Kemudian, pilih sistem barcode atau sistem RFID untuk digunakan bersama dengan sistem kontrol inventaris Anda untuk solusi lengkap yang memungkinkan Anda memiliki visibilitas ke inventaris Anda untuk meningkatkan akurasi dalam pemindaian, pelacakan, pencatatan, dan pelaporan pergerakan inventaris.

Gambar melalui Pixabay oleh icondigital dan Flickr oleh Naval Surface Warriors