6 Praktik Terbaik untuk Pelacakan Aset TI yang Efektif
Perusahaan menghabiskan jutaan setiap tahun menjaga staf mereka dilengkapi dengan peralatan teknis yang dibutuhkan untuk mendukung peran organisasi mereka. Sebagian dari biaya tersebut mencakup penggantian teknologi yang sudah usang atau ketinggalan zaman. Beberapa muncul karena bisnis tidak melakukan pelacakan aset TI yang tepat.
Kehilangan jejak peralatan TI berarti organisasi Anda dapat menghabiskan uang untuk peralatan atau lisensi yang sudah Anda miliki. Hal-hal menjadi salah tempat ketika karyawan beralih ke peran yang membutuhkan alat yang berbeda atau meninggalkan perusahaan sepenuhnya. Juga mudah kehilangan jejak item saat meningkatkan peralatan yang digunakan oleh area bisnis.
Cara terbaik untuk menjaga perusahaan dari kehilangan uang pada biaya peralatan yang tidak perlu adalah dengan mengikuti TI yang solid praktik pelacakan aset. Bisnis diuntungkan dengan:
- Mengurangi biaya perawatan
- Mengoptimalkan penggunaan lisensi
- Membantu Anda menghasilkan anggaran yang lebih tepat
- Memungkinkan Anda membuat keputusan pembelian peralatan yang baik
- Membuat Anda siap untuk audit
Tidak senang dengan proses pelacakan aset TI perusahaan Anda saat ini? Temukan solusi yang sesuai untuk organisasi Anda menggunakan praktik terbaik ini.
- Lakukan Audit Inventaris Menyeluruh
- Tangkap Semua Informasi yang Relevan
- Petakan Siklus Hidup Aset
- Buat Aturan
- Pastikan Anda Mematuhinya
- Temukan Solusi Otomatis yang Tepat
1. Lakukan Audit Inventaris Menyeluruh
Gagasan untuk mencoba menemukan setiap aset dalam perusahaan Anda bisa jadi menakutkan. Kami tidak hanya berbicara tentang komputer desktop. Anda perlu menemukan setiap telepon meja, perangkat seluler, printer pribadi, dan bahkan headset yang dikeluarkan perusahaan yang saat ini digunakan dalam organisasi Anda.
Persempit semuanya dengan menggunakan program yang sudah diinstal pada perangkat lunak Anda untuk menemukan aset jaringan. Metode untuk melakukan ini meliputi:
- Menemukan perangkat Windows yang melakukan pemindaian domain
- Melakukan pemindaian jaringan untuk printer, komputer Linux, Mac, mesin virtual, dan printer
- Melakukan pemindaian agen di jaringan rumah Anda untuk perangkat lunak terdaftar dan item lainnya
- Menunjuk perangkat seluler terdaftar
Langkah-langkah ini akan membantu Anda mengidentifikasi sebagian besar inventaris Anda. Tindak lanjuti dengan mengonfirmasi dengan karyawan bahwa mereka saat ini memiliki aset tertentu. 
Aset TI untuk Ditemukan
- Server
- Keyboard
- Tikus
- Perangkat lunak dan lisensi terkait
- Paket layanan
- Tablet
- Smartphone
- Telepon kantor
- Stasiun Kerja
- Laptop
- Pemindai
- Router
- Proyektor
- Tablet
Akhiri dengan pemeriksaan menyeluruh untuk aset apa pun yang mungkin offline atau tidak terhubung ke perangkat lunak yang mampu melacaknya, yang juga dapat membantu mengidentifikasi perangkat keras TI bayangan.
2. Tangkap Semua Informasi yang Relevan
Setelah Anda menemukan setiap aset perusahaan Anda, mulailah menarik data pengenal dari masing-masing aset. Informasi terpenting yang harus Anda kumpulkan meliputi:
- Deskripsi item
- Nomor merek dan model
- Siapa pembuatnya
- Biaya pembelian barang
- Departemen tempat ia berada saat ini
- Pemilik yang ditunjuk
- Kondisi barang
Memiliki informasi ini memungkinkan manajer dan eksekutif lainnya untuk menilai kebutuhan peralatan tambahan dengan benar. Mereka akan tahu bahwa mereka sudah memiliki peralatan di rumah, atau jika benar-benar perlu dibeli.
Tag setiap aset dengan tag yang berisi kode batang unik dengan semua informasi relevan yang tersimpan dalam solusi perangkat lunak pelacakan aset Anda. Memindai kode ini akan memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang peralatan. (Kiat berguna:Jika pencurian atau perusakan menjadi perhatian, tag keamanan dapat membantu mencegah aktivitas ini.)
3. Memetakan Siklus Hidup Aset
Jenis kinerja apa yang Anda harapkan dari aset Anda dari saat pembelian hingga pensiun? Letakkan harapan-harapan itu secara bertahap dan tetapkan keadaan tertentu untuk masing-masing. Gunakan peringkat tersebut untuk mengevaluasi posisi aset Anda saat ini dalam metodologi tersebut.
Contoh Pemetaan Siklus Proses
- Meminta aset
- Menyetujui pembelian
- Mendapatkan aset
- Memasang atau menerapkan aset (perangkat lunak, perangkat keras, telepon baru, server)
- Penggunaan aset
- Menyimpan atau memperbaiki aset
- Mengizinkan aset dihentikan
- Membuang aset
Siklus hidup aset yang berbeda akan bervariasi. Kadang-kadang stasiun kerja mungkin digunakan selama beberapa bulan untuk kontraktor, kemudian disimpan di gudang sampai dibutuhkan lagi. Pengguna tertentu mungkin meningkatkan ke versi perangkat lunak yang berbeda, membebaskan versi lama untuk digunakan oleh karyawan lain.
Lacak pertukaran jenis ini dengan cermat. Jangan biarkan hal-hal gagal selama periode perubahan atau transisi.
4. Tetapkan Aturan
Pastikan Anda memiliki prosedur yang jelas saat memeriksa, menetapkan, dan menonaktifkan aset. Jangan izinkan peralihan dari satu departemen ke departemen lain tanpa menerapkan beberapa jenis standar pada:
- Siapa yang mengendalikan aset
- Keputusan untuk mengembalikan aset ke IT
- Siapa saja yang melaporkan masalah dengan aset
- Setiap permintaan untuk menonaktifkan aset
Pertimbangkan untuk membentuk departemen khusus yang bertanggung jawab atas proses ini. Perusahaan yang lebih kecil tetap harus menetapkan peran untuk pelacakan aset TI kepada karyawan atau area tertentu.
5. Pastikan Anda Patuh
Salah satu aspek yang diabaikan dari pelacakan aset TI adalah memastikan item memenuhi standar yang ditetapkan. Kapan terakhir kali jaringan Anda menerima pemeriksaan menyeluruh? Sudahkah Anda memeriksa perangkat lunak pihak ketiga yang digunakan untuk lubang keamanan? Seberapa yakin Anda bahwa Anda telah mengenkripsi perangkat seluler untuk mencegah transfer data perusahaan yang tidak disengaja atau disengaja?
Proses pelacakan aset TI Anda dapat diubah menjadi alat yang berharga untuk menjaga keamanan organisasi Anda. Mulai inventaris audit berkala dan jadikan katalog jenis informasi ini sebagai bagian dari prosedur standar Anda.
6. Temukan Solusi Otomatis yang Tepat
Memulai pelacakan aset TI dengan proses manual membuka risiko kesalahan manusia yang lebih besar. Juga lebih sulit untuk mengoordinasikan status peralatan antar departemen yang berbeda. Mempekerjakan proses otomatis memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan pelacakan aset Anda dengan sistem perusahaan lain. Memberi tag pada aset TI yang berharga berarti aset tersebut mudah dipindai dengan pemindai kode batang, menghilangkan kesalahan manusia, dan mempercepat dokumentasi.
Ini memungkinkan area lain mengambil data dengan mudah untuk digunakan sendiri, seperti menarik laporan atau menyusun anggaran. Ini juga memfasilitasi kolaborasi dengan anggota tim lain yang bertanggung jawab untuk memuat dan memvalidasi data aset.
Tingkatkan efisiensi organisasi Anda dengan menerapkan semacam sistem pelacakan aset TI. Anda akan menghemat uang perusahaan dan membantu mengatur serta merampingkan pemanfaatan aset di seluruh perusahaan Anda.
