Penguasaan Manajemen Fasilitas: Strategi Teruji untuk Operasi, Kepemimpinan, dan Keunggulan Proyek

Manajemen fasilitas, atau FM, adalah disiplin ilmu yang luas yang mencakup berbagai industri, mulai dari pangan hingga teknologi, manufaktur hingga e-commerce dan lainnya. Namun, meski inti setiap bisnis mungkin sangat berbeda dari persaingan terdekatnya, praktik manajemen fasilitas yang berhasil mudah ditransfer dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Bahkan, ini adalah salah satu jabatan yang dapat ditemukan, pada dasarnya, di semua organisasi kecil hingga besar, termasuk entitas publik seperti sekolah dan rumah sakit, hingga bisnis swasta yang mengelola inventaris di gudang.

Namun, di samping kecenderungan saling melengkapi, prosedur dan teknik manajemen fasilitas harus sangat spesifik bagi bisnis tempat mereka diterapkan. Karena disiplin ini mencakup spesifik kompleks, termasuk perencanaan kelangsungan bisnis bahkan keselamatan kebakaran, sangat penting organisasi Anda menawarkan pandangan holistik atas prosedur manajemen fasilitasnya.

Dalam panduan ini, kami akan membahas:

• Kompetensi Inti Manajemen Fasilitas
• Strategi Operasi dan Manajemen
• Manajemen Proyek untuk Fasilitas yang Terstruktur
• Praktik Kepemimpinan Terbaik untuk Manajer Fasilitas
• Sumber Daya Tambahan tentang Manajemen Fasilitas

Kompetensi Inti Manajemen Fasilitas

Menurut Asosiasi Manajemen Fasilitas Internasional (IFMA), manajemen fasilitas adalah praktik lintas disiplin yang “mempertimbangkan koordinasi orang, tempat, proses, dan teknologi.” Diuraikan, ini berarti manajer fasilitas bertanggung jawab atas keberhasilan semua aspek fasilitas, termasuk organisasi, keselamatan, keamanan, dan pemeliharaan, bersama dengan praktik operasional sehari-hari yang kunci.
Tampaknya merupakan pekerjaan yang membebani untuk satu orang atau satu tim kecil – dan itu memang pekerjaan yang membebani – tetapi yang penting diingat adalah fakta bahwa manajemen fasilitas hanyalah satu aspek dari apa yang membuat bisnis sehat. Sederhananya, semua departemen yang diperlukan harus bekerja sama dengan manajer fasilitas untuk membangun kesuksesan keseluruhan bisnis.

Inilah yang mencakup disiplin manajemen fasilitas – dan mengapa manajemen buruk dapat dengan mudah menyebabkan kehancuran organisasi:

• Keselamatan – Tugas tim manajemen fasilitas adalah memastikan keselamatan semua karyawan dan pelanggan yang mendiami properti. Tanggung jawab ini mencakup semua masalah kesehatan dan keselamatan lingkungan yang mungkin, terutama yang berkaitan dengan bangunan dan peralatannya secara spesifik. Gagal melakukannya dapat berarti serius dalam bentuk denda, kehilangan bisnis, atau bahkan penuntutan jika dianggap kelalaian manajer atau bisnis menyebabkan korban cedera atau kerusakan lingkungan permanen. Kebakaran, misalnya, biasanya berada di puncak radar manajer fasilitas karena merupakan tragedi yang dapat dicegah yang, bila disiapkan cukup, dapat menyelamatkan nyawa dan inventaris berharga. Tim manajemen fasilitas yang menyeluruh dapat melindungi perusahaan terbaik dengan menjamin semua bagian fasilitas sesuai kode, karyawannya terlatih dengan baik, dan semua izin dan sertifikat sepenuhnya valid. Fungsi ini mencakup segalanya mulai dari pencahayaan yang aman dan efisien hingga pilihan lantai.
• Keamanan – Dari segi pentingnya, kedua setelah keselamatan adalah keamanan fasilitas, potongan teka-teki penting lainnya yang harus ditanggapi tim manajemen fasilitas. Meski perusahaan-perusahaan besar atau yang memiliki inventaris atau peralatan berharga mungkin membuat pilihan bijaksana untuk melemahkan kebutuhan keamanannya dalam bentuk perusahaan swasta, tetap merupakan peran manajer fasilitas untuk memastikan perusahaan tersebut bekerja kompetent. Kemajuan teknologi seperti biometrika dan perangkat wearable memungkinkan untuk mempertahankan kontrol akses yang ketat untuk area dengan keamanan tinggi, tetapi tergantung pada manajer fasilitas untuk tetap mengikuti perkembangan ini dan membuat investasi teknologi keamanan yang cerdas. Selain keselamatan umum, juga penting tim manajemen fasilitas memiliki pengetahuan teknis untuk melindungi dan memelihara perangkat keras termahalnya. Peran ini merupakan kunci karena secara ganda memastikan aset dilindungi seterah ketatnya seperti keselamatan komunitas.
• Pemeliharaan dan Inspeksi – Pedaapa fokus organisasi, salah satu hal paling ceroboh yang dapat dilakukan tim manajemen fasilitas adalah melalaikan kewajiban pemeliharaan bangunan. Setiap bagian bangunan, termasuk mesin yang terpasang seperti sistem HVAC, harus dipelihara oleh tim manajemen fasilitas. Karena beberapa fasilitas berisi elemen tak terhitung yang memerlukan pemeliharaan rutin, mendirikan dan mengikuti jadwal pemeliharaan yang ketat membantu memastikan semua bagian bergerak dan permanen fasilitas tetap up-to-date dan berfungsi baik ke depan. Serta pemeliharaan umum, inspeksi juga merupakan sesuatu yang harus selalu siap dilakukan tim manajemen fasilitas. Mereka dapat menyiapkan bisnis dengan melakukan inspeksi internal, jika diperlukan, untuk banyak inspeksi regulasi formal yang mungkin mereka hadapi tahunan. Tentu, tim juga harus mempertimbangkan setiap kali fasilitas mengalami perubahan besar dalam perangkat keras, tingkat inventaris, atau kapasitas – dan, mereka juga harus tetap memantau semua perubahan hukum yang dapat mempengaruhi prosedur saat ini.
• Perencanaan Kelangsungan Bisnis – Sebagian dari memimpin tim manajemen fasilitas yang efektif berarti merencanakan “skenario terburuk.”. Ini berarti setiap tim harus duduk dengan pimpinan untuk membuat rencana jika bencana terjadi dan bisnis tidak mampu menutup operasional. Misalnya, katakanlah sebuah perguruan tinggi komunitas mengalami kebakaran besar dan otoritas menyatakan seluruh bangunan utama total rusak. Perguruan tinggi komitas saat ini tengah semester yang tidak dapat dipendekkan – ini adalah situasi di mana perencanaan kelangsungan bisnis sebelumnya adalah kunci. Jika ini dilakukan dalam skenario di atas, tim manajemen fasilitas sudah akan membuat lokasi alternatif untuk mengadakan kelas dan menjalankan tugas administratif organisasi. Selain tempat baru, tim sudah akan membuat rencana kokoh untuk keamanan, pemeliharaan, dan kebutuhan perangkat keras fasilitas sementara.
• Tugas Operasional Harian – Selain bertindak sebagai liaison keselamatan dan keamanan untuk fasilitas, juga penting tim manajemen fasilitas terorganisir untuk menangani tantangan harian yang mungkin muncul. Bergantung pada bagaimana organisasi tertentu terstruktur, ini dapat berarti apa saja dari memperbaiki atap bocor di kamar kecil wanita hingga memperbaiki mesin faks yang macet.

Pedaapa ukuran organisasi, penting atasan membawa manajer fasilitas yang dapat merekrut atau melemahkan tim yang terpercaya dan kompeten. Dan, karena tidak semua perusahaan dipenuhi individu yang peduli keselamatan, merupakan tugas manajer ini untuk bertindak sebagai pengakar untuk pekerja dan/atau pelanggan yang mendiami fasilitas mereka. Memiliki tingkat ketegasan dan perhatian terhadap detail dalam spektrum manajemen fasilitas adalah perlu – kenyataannya, ini dapat menyelamatkan bisnis atau bahkan nyawa.

Strategi Operasi dan Manajemen

Organisasi manajemen fasilitas global yang saat ini memimpin, Asosiasi Manajemen Fasilitas Internasional, meminta para pemimpin ini untuk mengambil pendekatan yang lebih taktis dan cerdas ketika datang melindungi properti bisnis mereka di masa depan.
Dalam putih kertas IFMA Strategic Facility Planning, organisasi meminta manajer fasilitas untuk melakukan SFP (perencanaan fasilitas strategis) karena “membantu menghindari kesalahan, keterlambatan, kekecewaan, dan ketidakpuasan pelanggan.” Selain tanggung jawab keselamatan dan pemeliharaan yang disebutkan di atas, IFMA ingin manajer mulai melihat di luar tugas normal mereka sehingga mereka dapat lebih membantu efisiensi organisasi mereka.
Untuk melakukannya secara efektif, manajer harus mengumpulkan dua hal: 1) rencana fasilitas strategis dan 2) rencana master untuk fasilitas. Mari kita lihat bagaimana masing-masing dapat lebih memperkuat produktivitas keseluruhan bisnis:

• Rencana Fasilitas Strategis (SFP) – Untuk mengumpulkan SFP yang komprehensif, IFMA mendorong manajer untuk pertama kali mengenal tiga hal yang sangat penting: nilai inti atau nilai yang berubah organisasi dan bagaimana fasilitas harus mencerminkan nilai tersebut, pengumpulan analisis mendalam fasilitas, termasuk lokasi, kemampuan, dan kondisi, dan, akhirnya, pemahaman mendasar tentang bagaimana tujuan organisasi mungkin menyebabkan peningkatan atau penurunan terkait fasilitas. Jika manajer dapat mengonfirmasi setiap titik tolok ini dengan departemen yang sesuai dan menemukan cara untuk mendukung ambisi organisasi mereka sambil menjalankan praktik harian yang efektif, maka mereka akan bertindak sebagai sistem pendukung yang benar-benar “strategis.” Campuran “saat ini” dan “masa depan” memungkinkan semua pihak yang terlibat untuk menghadapi perubahan secepat mungkin dengan cara paling efektif.
• Rencana Master Fasilitas – Setiap manajer fasilitas seharusnya sudah terus merenungkan rencana master fasilitas mereka, kerangka yang melihat “lingkungan fisik yang mencakup bangunan,” tetapi itu tidak berarti setiap satu sekomprehensif yang mungkin. Mari kita lihat apa yang dimaksud rencana master holistik yang mempertimbangkan tugas harian serta analisis penggunaan ruang di masa depan.

Inilah yang harus termasuk dalam rencana master fasilitas:

1. Penilaian zonasi, regulasi, perjanjian
2. Deskripsi standar/titik tolok ruang
3. Program penggunaan ruang
4. Analisis alur kerja
5. Penilaian dan rencana rekayasa
6. Rencana blok, pasir, atau tumpukan
7. Rencana konsep situs atau kampus
8. Konsep gambar arsitektur
9. Rencana pemeliharaan jangka panjang
10. Estimasi konstruksi
11. Rencana tahapan atau urutan (urutan proyek)

Setelah manajer fasilitas melakukan kerja kaki yang tepat untuk berkontak dengan semua departemen yang mempengaruhi fasilitas mereka, mereka akan lebih siap mendukung organisasi mereka saat melakukan langkah menguntungkan di masa depan.

Manajemen Proyek untuk Fasilitas yang Terstruktur

Karena nama permainan untuk manajer fasilitas adalah keselamatan, pemeliharaan, dan perencanaan, tentu tidak mengejutkan Anda bahwa manajer juga harus mengembangkan dan mengeksekusi daftar proyek panjang untuk memastikan segalanya di dan dalam bangunan berjalan lancar.
Berikut beberapa contoh bagaimana taktik manajemen proyek dapat menyederhanakan efisiensi keseluruhan fasilitas:

• Pendirian jadwal proyek yang mencakup kebutuhan ruang lingkup dan anggaran
• Memberi saran kepada semua pekerja, termasuk karyawan dan konsultan, tentang perkembangan dan kemajuan pekerjaan
• Memelihara database transparan untuk setiap proyek untuk memastikan atasan diberi tahu tentang perubahan jadwal, anggaran, atau tenaga kerja secara real-time
• Pengumpulan jadwal pelatihan yang komprehensif untuk memastikan semua karyawan sertifikasi yang tepat untuk perubahan regulasi yang mungkin muncul
• Melakukan estimasi anggaran untuk semua proyek konstruksi yang diusulkan
• Koordinasi peningkatan layanan atau pemeliharaan untuk sistem fasilitas
• Mengadakan rapat dan mendapatkan persetujuan untuk perubahan ruang yang diperlukan yang mungkin diperlukan untuk modernisasi ruang
• Mengembangkan proses audit internal untuk memastikan semua standar regulasi yang berlaku terpenuhi, termasuk ISO 41001 baru, Manajemen fasilitas – Sistem manajemen – Persyaratan dengan panduan penggunaan

Screenshot via ISO

Tentu, mengatasi semua masalah infrastruktur terlebih dahulu adalah prioritas untuk memastikan keselamatan dan keamanan fasilitas.

Praktik Kepemimpinan Terbaik untuk Manajer Fasilitas

Seperti yang telah Anda duga, manajemen fasilitas adalah pekerjaan besar, seringkali kompleks yang membutuhkan pemimpin yang kuat, berpikir ke depan, dan di atas semuanya, bertanggung jawab yang memikirkan kebutuhan fasilitas mereka secara holistik sebesar mungkin. Selain memiliki kualitas ini, manajer yang paling terinformasi atau memiliki pengalaman industri beragam selama bertahun-tahun atau telah mendapatkan gelar spesialis dalam disiplin tersebut. Pendidikan lanjutan juga umum dalam bidang ini, dan ada sejumlah kursus manajemen fasilitas yang dapat membantu manajer fasilitas tetap up-to-date tentang tren dan praktik terbaik saat ini.
Jadi, sekarang setelah kita memiliki gambaran bagaimana manajer fasilitas yang terampil mungkin terlihat di kertas, mari kita selami praktik kepemimpinan terbaik yang dapat mereka terapkan untuk menjamin keselamatan dan efisiensi organisasi mereka:

• Mereka berada di halaman yang sama dengan atasan terkait masa depan – Seperti yang disebutkan di seluruh panduan ini, menjadi manajer fasilitas yang kuat berarti melihat ke masa depan. Dari menyusun rencana kelangsungan bisnis dalam hal bencana hingga menjaga saluran komunikasi terbuka dengan departemen lain, manajer memahami mereka hanya akan menjadi pemimpin yang benar jika fasilitas dan staf mereka siap beradaptasi dengan perubahan.
• Mereka tahu cara merencanakan dan menganggar – Manajer fasilitas mengetahui nilai saat ini setiap bagian infrastruktur fasilitas mereka – dan berapa biaya untuk mengupgrade. Mereka juga memiliki pemahaman yang tajam tentang bagaimana kebutuhan anggaran mereka mungkin naik turun di masa depan sehingga mereka dapat mengajukan perubahan anggaran yang akurat kepada pimpinan.
• Mereka memiliki kecermatan untuk mengembangkan tim yang hebat – Bergantung pada kebutuhan spesifik organisasi, manajer fasilitas mungkin bertanggung jawab atas perekrutan dan pelatihan pekerja fasilitas, kontraktor, atau bahkan konsultan. Ini berarti manajer perlu memiliki pemahaman bawaan tentang kewajiban dan keterbatasan setiap posisi dan bagaimana mereka dapat bekerja sama paling baik untuk membuat tim yang paling mampu yang mungkin. Ingat, anggota tim ini pada akhirnya mengontrol keselamatan dan keamanan fasilitas, pekerjaan yang sangat penting yang dapat meruntuhkan organisasi dalam hal tanggung jawab hukum jika ada yang salah.
• Mereka bersedia mendengarkan – Hanya alami bagi manajer fasilitas untuk menjadi frustrasi dengan atasan yang meminta pergeseran besar yang mungkin terpisah secara fisik dengan fasilitas, tetapi itu tidak berarti mereka salah. Pemimpin dinamis berkolaborasi dengan semua departemen dengan mendengarkan proposisi dan ide mereka. Dengan melakukannya, mereka menciptakan saluran komunikasi yang terbuka dan aman yang, terlepas dari hasilnya, akan memperkuat hubungan antar departemen.

Manajemen fasilitas adalah pekerjaan yang menantang, dan ini menjadi semakin kompleks seiring kemajuan teknologi yang mengubah proses lama menjadi pendekatan yang lebih baru dan terstruktur. Manajer fasilitas terbaik memahami dengan tepat bagaimana menyeimbangkan investasi teknologi cerdas yang meningkatkan efisiensi sambil meminimalkan risiko (misalnya, risiko finansial dan keselamatan) untuk pengaruh positif pada garis laba. Singkatnya, manajemen fasilitas adalah tulang punggung operasi di berbagai industri saat ini.

Sumber Daya Tambahan tentang Manajemen Fasilitas

Untuk informasi lebih lanjut tentang praktik manajemen fasilitas terbaik, kunjungi sumber daya berikut:

• IFMA Knowledge Library
• The Essence of Facilities Management and Leadership
• Redefining the Executive View of Facility Management
• Succession Planning for Facilities Managers
• 6 Ways to Drive Cost Leadership in Facility Management
• 6 Essential Characteristics of Facility Managers
• A Brief History of Facilities Management
• Facilities Management Training
• How Important is Facilities Management?
• Top 10 Reasons Your Company Needs a Facilities Management Professional Like You

Produk dan Solusi Pelacakan dari Camcode:

• Warehouse Rack Location Labels
• Barcode Labels
• Warehouse Location Labels
• UID Tags
• Inventory Control Tags
• Warehouse Aisle Signage
• Metal Equipment Tags
• Warehouse Signs
• Custom Foil Labels