Panduan untuk Manajemen Fasilitas:Strategi Operasi dan Manajemen, Manajemen Proyek, Kepemimpinan, dan Lainnya
Manajemen fasilitas, atau FM, adalah disiplin luas yang mencakup berbagai industri, dari makanan hingga teknologi, manufaktur hingga e-commerce dan seterusnya. Namun, meskipun inti dari setiap bisnis mungkin benar-benar berbeda bahkan dari persaingan terdekatnya, praktik manajemen fasilitas yang sukses dapat dengan mudah dipertukarkan dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Faktanya, ini adalah satu-satunya jabatan pekerjaan yang pada dasarnya dapat ditemukan di apa pun organisasi kecil hingga besar, termasuk entitas publik, seperti sekolah dan rumah sakit, hingga bisnis swasta, seperti perusahaan yang mengelola inventaris mereka di gudang.
Tapi, selain kecenderungan timbal balik, prosedur dan teknik manajemen fasilitas harus sangat khusus untuk bisnis di mana mereka sedang digunakan. Karena disiplin ini mencakup hal-hal spesifik yang kompleks, termasuk perencanaan kesinambungan bisnis dan bahkan keselamatan kebakaran, penting bagi organisasi Anda untuk menawarkan pandangan menyeluruh tentang prosedur manajemen fasilitasnya.
Dalam panduan ini, kita akan membahas:
- Kompetensi Inti Manajemen Fasilitas
- Strategi Operasi dan Manajemen
- Manajemen Proyek untuk Fasilitas yang Disederhanakan
- Praktik Kepemimpinan Terbaik untuk Manajer Fasilitas
- Sumber Daya Tambahan tentang Manajemen Fasilitas
Kompetensi Inti Manajemen Fasilitas
Menurut Asosiasi Manajemen Fasilitas Internasional (IFMA), manajemen fasilitas adalah praktik interdisipliner yang "mempertimbangkan koordinasi orang, tempat, proses, dan teknologi." Dipecah, ini berarti bahwa manajer fasilitas bertanggung jawab atas keberhasilan semua aspek fasilitas, termasuk organisasi, keselamatan, keamanan, dan pemeliharaan, bersama dengan kunci, praktik operasional sehari-hari. 
Ini mungkin tampak seperti pekerjaan yang berat untuk menempatkan satu orang atau satu tim kecil – dan itu adalah pekerjaan yang luar biasa – tetapi yang penting untuk diingat adalah fakta bahwa manajemen fasilitas hanyalah salah satu aspek dari bisnis yang sehat. Sederhananya, semua departemen yang diperlukan harus bekerja dengan manajer fasilitas untuk membangun kesuksesan bisnis secara keseluruhan.
Inilah yang tercakup dalam disiplin manajemen fasilitas – dan mengapa manajemen yang buruk dapat dengan mudah menyebabkan kehancuran organisasi:
- Keamanan – Adalah tugas tim manajemen fasilitas untuk memastikan keselamatan semua karyawan dan pelanggan yang menempati properti. Tanggung jawab ini mencakup semua kemungkinan masalah kesehatan dan keselamatan lingkungan, khususnya yang berkaitan dengan bangunan dan peralatannya, khususnya. Kegagalan untuk melakukannya dapat berarti bisnis yang serius dalam bentuk denda, kehilangan bisnis, atau bahkan penuntutan jika dianggap bahwa kelalaian pengelola atau bisnis menyebabkan korban atau kerusakan lingkungan permanen. Kebakaran, misalnya, biasanya berada tepat di puncak radar manajer fasilitas karena ini adalah tragedi yang dapat dicegah, yang bila dipersiapkan dengan cukup, dapat menyelamatkan nyawa dan inventaris yang berharga. Tim manajemen fasilitas yang menyeluruh dapat melindungi perusahaannya dengan sebaik-baiknya dengan menjamin bahwa semua bagian fasilitas mutakhir, karyawannya terlatih dengan baik, dan semua izin dan sertifikat benar-benar valid. Fungsi ini mencakup segalanya, mulai dari pencahayaan yang aman dan efisien hingga pilihan lantai.
- Keamanan – Dalam hal kepentingan, kedua setelah keselamatan adalah keamanan fasilitas, namun bagian penting lain dari teka-teki yang harus dijawab oleh tim manajemen fasilitas. Meskipun perusahaan yang lebih besar atau perusahaan dengan persediaan atau peralatan yang sangat mahal mungkin membuat pilihan yang bijaksana untuk mengalihdayakan kebutuhan keamanannya dalam bentuk perusahaan swasta, itu masih merupakan peran manajer fasilitas untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut berkinerja dengan kompeten. Kemajuan teknologi seperti biometrik dan perangkat yang dapat dikenakan memungkinkan untuk mempertahankan kontrol akses yang ketat untuk area dengan keamanan tinggi, tetapi terserah kepada manajer fasilitas untuk tetap mengikuti perkembangan ini dan melakukan investasi teknologi keamanan yang cerdas. Selain keselamatan umum, penting juga bahwa tim manajemen fasilitas memiliki pengetahuan teknologi untuk melindungi dan memelihara perangkat kerasnya yang paling mahal. Peran ini adalah salah satu kunci karena menegaskan ganda bahwa aset dilindungi sama seperti keamanan masyarakat.
- Pemeliharaan dan Pemeriksaan – Tidak peduli fokus organisasi, salah satu hal paling lalai yang dapat dilakukan oleh tim manajemen fasilitas adalah mengendurkan tugas pemeliharaan gedungnya. Setiap bagian bangunan, termasuk mesin terpasang seperti sistem HVAC, harus dirawat oleh tim manajemen fasilitas. Karena beberapa fasilitas mengandung banyak elemen yang memerlukan perawatan rutin, menetapkan dan mengikuti jadwal perawatan yang ketat membantu memastikan bahwa semua bagian fasilitas yang bergerak dan permanen tetap mutakhir dan berfungsi dengan baik di masa mendatang. Selain perawatan umum, inspeksi juga merupakan hal yang harus selalu siap dilakukan oleh tim manajemen fasilitas. Mereka dapat mempersiapkan bisnis dengan melakukan inspeksi internal, sesuai kebutuhan, untuk banyak inspeksi peraturan formal yang mungkin mereka lakukan setiap tahun. Tentu saja, tim juga harus mempertimbangkan setiap kali fasilitas mengalami perubahan besar dalam perangkat keras, tingkat inventaris, atau kapasitas – dan, mereka juga harus mengawasi semua perubahan undang-undang yang dapat memengaruhi prosedur mereka saat ini.
- Perencanaan Keberlanjutan Bisnis – Bagian dari memimpin tim manajemen fasilitas yang efektif berarti merencanakan “skenario kasus terburuk”. Ini berarti bahwa setiap tim harus duduk dengan kekuatan yang akan datang dengan rencana jika terjadi bencana dan bisnis tidak mampu untuk menutup operasi. Sebagai contoh, katakanlah sebuah community college mengalami kebakaran besar dan pihak berwenang telah menganggap seluruh bangunan utama sebagai kerugian total. Community college saat ini berada di tengah semester yang tidak dapat dipersingkat – ini adalah situasi di mana perencanaan kesinambungan bisnis sebelumnya adalah kuncinya. Jika ini dilakukan dalam skenario yang disebutkan di atas, tim manajemen fasilitas akan telah menemukan lokasi alternatif untuk mengadakan kelas dan menjalankan tugas administrasi organisasi. Selain tempat baru, tim akan membuat rencana yang solid untuk kebutuhan keamanan, pemeliharaan, dan perangkat keras fasilitas sementara.
- Tugas Operasional Harian – Selain berfungsi sebagai penghubung keselamatan dan keamanan fasilitas, tim manajemen fasilitas juga penting untuk diorganisir untuk menangani tantangan sehari-hari yang mungkin timbul. Bergantung pada struktur organisasi tertentu, ini bisa berarti apa saja, mulai dari memperbaiki atap yang bocor di toilet wanita hingga bahkan memperbaiki mesin faks yang macet.
Tidak peduli ukuran organisasi, kuncinya adalah bahwa atasan membawa fasilitas manajer yang dapat mempekerjakan atau mengalihdayakan tim yang andal dan kompeten. Dan, karena tidak setiap perusahaan diisi oleh individu-individu yang berpikiran aman, adalah tugas manajer ini untuk bertindak sebagai advokat bagi para pekerja dan/atau pelanggan yang menempati fasilitas mereka. Memiliki tingkat keuletan dan perhatian terhadap detail dalam spektrum manajemen fasilitas diperlukan – pada kenyataannya, ini dapat menyelamatkan bisnis atau bahkan nyawa.
Operasi dan Strategi Manajemen
Organisasi manajemen fasilitas global yang memimpin saat ini, International Facility Management Association, meminta para pemimpin ini untuk mengambil pendekatan yang lebih taktis dan cerdas dalam melindungi masa depan properti bisnis mereka.
Dalam Strategi IFMA Perencanaan Fasilitas kertas putih, organisasi membuat panggilan untuk manajer fasilitas untuk melaksanakan SFP (perencanaan fasilitas strategis) karena "membantu untuk menghindari kesalahan, penundaan, kekecewaan, dan ketidakpuasan pelanggan." Selain tanggung jawab berat keselamatan dan pemeliharaan yang disebutkan di atas, IFMA ingin para manajer mulai melihat di luar tugas normal mereka sehingga mereka dapat membantu efisiensi organisasi mereka dengan lebih baik.
Untuk melakukannya secara efektif, manajer harus menyusun dua hal :1) rencana strategis fasilitas dan 2) rencana induk fasilitas. Mari kita lihat bagaimana masing-masing dapat lebih memperkuat produktivitas bisnis secara keseluruhan:
- Rencana Fasilitas Strategis (SFP) – Untuk menyusun SFP yang komprehensif, IFMA mendesak para manajer untuk terlebih dahulu mengenal tiga hal yang sangat penting:nilai-nilai inti atau nilai-nilai perubahan organisasi dan bagaimana fasilitas harus mencerminkan nilai-nilai, penyusunan analisis mendalam tentang fasilitas , termasuk lokasi, kemampuan, dan kondisi, dan, akhirnya, pemahaman mendasar tentang bagaimana tujuan organisasi dapat meningkatkan atau menurunkan dalam hal fasilitas. Jika manajer dapat mengkonfirmasi setiap tolok ukur ini dengan departemen yang sesuai dan menemukan cara untuk mendukung ambisi organisasi mereka sambil menjalankan praktik sehari-hari yang efektif, maka mereka akan bertindak sebagai sistem pendukung yang benar-benar "strategis". Perpaduan antara "saat ini" dan "masa depan" memungkinkan semua pihak yang terlibat untuk bergulat dengan perubahan saat mereka datang dengan cara yang seefektif mungkin.
- Rencana Induk Fasilitas – Manajer fasilitas mana pun harus terus-menerus mengerjakan ulang rencana induk fasilitas mereka, sebuah kerangka kerja yang melihat pada “lingkungan fisik yang menggabungkan bangunan”, tetapi itu tidak berarti bahwa masing-masingnya sekomprehensif mungkin. Mari kita lihat apa rencana induk holistik yang mempertimbangkan tugas sehari-hari serta analisis penggunaan ruang di masa depan.
Inilah yang harus disertakan dalam rencana induk fasilitas:
- Zona, regulasi, penilaian perjanjian
- Deskripsi standar/benchmark ruang
- Program pemanfaatan ruang
- Analisis alur kerja
- Penilaian dan rencana teknik
- Blokir, sesuaikan, atau susun paket
- Konsep rencana lokasi atau rencana kampus
- Konsep gambar arsitektur
- Rencana pemeliharaan jangka panjang
- Perkiraan konstruksi
- Rencana pentahapan atau pengurutan (urutan atau proyek)
Setelah manajer fasilitas melakukan gerak kaki yang tepat untuk melakukan kontak dengan semua departemen yang memengaruhi fasilitas mereka, mereka akan lebih siap untuk mendukung organisasi mereka karena hal itu membuat langkah yang menguntungkan di masa depan.
Manajemen Proyek untuk Fasilitas yang Disederhanakan
Karena nama permainan untuk manajer fasilitas adalah keselamatan, pemeliharaan, dan perencanaan, tentu tidak mengherankan bagi Anda bahwa manajer juga harus mengembangkan dan melaksanakan daftar cucian proyek untuk memastikan bahwa segala sesuatu di dalam dan di gedung berjalan dengan lancar. . 
Berikut adalah beberapa contoh bagaimana taktik manajemen proyek dapat merampingkan efisiensi keseluruhan fasilitas:
- Penetapan jadwal proyek yang mencakup ruang lingkup dan kebutuhan anggaran
- Menasihati semua pekerja, termasuk karyawan dan konsultan, tentang pengembangan dan kemajuan kerja
- Memelihara database transparan pada setiap proyek untuk memastikan bahwa atasan diberi tahu tentang setiap perubahan jadwal, anggaran, atau tenaga kerja secara real time
- Penyusunan jadwal pelatihan yang komprehensif untuk memastikan bahwa semua karyawan disertifikasi dengan benar untuk setiap perubahan peraturan yang mungkin timbul
- Melakukan perkiraan anggaran untuk semua proyek konstruksi yang diusulkan
- Mengkoordinasikan peningkatan layanan atau pemeliharaan untuk sistem fasilitas
- Melakukan pertemuan dan mendapatkan persetujuan untuk perubahan ruang yang diperlukan yang mungkin diperlukan untuk modernisasi ruang
- Mengembangkan proses audit internal untuk memastikan bahwa semua standar peraturan yang berlaku terpenuhi, termasuk ISO 41001 baru, Manajemen fasilitas – Sistem manajemen – Persyaratan dengan panduan penggunaan
Tangkapan layar melalui ISO
Tentu saja, mengatasi semua masalah infrastruktur pertama sangat penting untuk memastikan keselamatan dan keamanan fasilitas.
Praktik Kepemimpinan Terbaik untuk Manajer Fasilitas
Seperti yang telah Anda duga, pengelolaan fasilitas adalah pekerjaan besar yang seringkali rumit yang membutuhkan pemikiran yang kuat, berpikiran maju, dan yang terpenting, bertanggung jawab pemimpin yang memikirkan kebutuhan fasilitas mereka se-holistik mungkin. Selain memiliki kualitas-kualitas ini, manajer yang paling berpengetahuan baik memiliki pengalaman industri yang beragam selama bertahun-tahun atau telah memperoleh gelar khusus dalam disiplin tersebut. Pendidikan berkelanjutan juga umum di lapangan, dan ada sejumlah kursus manajemen fasilitas yang dapat membantu manajer fasilitas tetap mengikuti tren dan praktik terbaik saat ini.
Jadi, sekarang kita memiliki gambaran seperti apa manajer fasilitas yang mahir di atas kertas , mari pelajari praktik kepemimpinan paling efektif yang dapat mereka terapkan untuk menjamin keamanan dan efisiensi organisasi mereka:
- Mereka berada di halaman yang sama dengan para petinggi terkait masa depan – Seperti disebutkan di seluruh panduan ini, menjadi manajer fasilitas yang kuat berarti melihat ke depan ke masa depan. Dari menyusun rencana kesinambungan bisnis jika terjadi bencana hingga menjaga jalur komunikasi terbuka dengan departemen lain, manajer memahami bahwa mereka hanya akan menjadi pemimpin sejati jika fasilitas dan staf mereka siap mengikuti perubahan.
- Mereka tahu cara merencanakan dan menganggarkan – Manajer fasilitas mengetahui nilai saat ini dari setiap bagian infrastruktur fasilitas mereka – dan berapa banyak yang diperlukan untuk meningkatkannya. Mereka juga memiliki pemahaman yang mendalam tentang bagaimana kebutuhan anggaran mereka mungkin naik dan turun bergerak maju sehingga mereka dapat secara akurat mengusulkan perubahan anggaran pada kekuasaan yang ada.
- Mereka memiliki keinginan untuk mengembangkan tim yang hebat – Tergantung pada kebutuhan spesifik organisasi, manajer fasilitas mungkin bertanggung jawab atas perekrutan dan pelatihan pekerja fasilitas, kontraktor, atau bahkan konsultan. Ini berarti bahwa manajer perlu memiliki pemahaman bawaan tentang tugas dan batasan masing-masing posisi dan bagaimana mereka dapat bekerja sama sebaik mungkin untuk membuat tim yang paling cakap. Ingat, anggota tim ini pada akhirnya mengendalikan keselamatan dan keamanan fasilitas, pekerjaan sangat penting yang dapat merusak organisasi sehubungan dengan tanggung jawab jika terjadi kesalahan.
- Mereka bersedia mendengarkan – Wajar bagi manajer fasilitas untuk menjadi frustrasi dengan atasan yang meminta shift besar yang mungkin terputus secara fisik dengan fasilitas, tetapi itu tidak berarti bahwa mereka salah . Pemimpin yang dinamis berkolaborasi dengan semua departemen dengan mendengarkan proposisi dan ide mereka. Dengan demikian, mereka menciptakan jalur komunikasi yang terbuka dan aman yang, apa pun hasilnya, akan memperkuat hubungan antardepartemen.
Manajemen fasilitas adalah pekerjaan yang menantang, dan salah satu yang tumbuh semakin kompleks karena kemajuan teknologi membentuk kembali proses lama menjadi pendekatan yang lebih baru dan efisien. Manajer fasilitas terbaik memahami dengan tepat bagaimana menyeimbangkan investasi teknologi pintar yang meningkatkan efisiensi sambil meminimalkan risiko (misalnya, risiko fiskal dan keselamatan) untuk pengaruh positif pada laba. Singkatnya, manajemen fasilitas adalah tulang punggung operasi di banyak industri saat ini.
Sumber Daya Tambahan tentang Manajemen Fasilitas
Untuk informasi lebih lanjut tentang praktik manajemen fasilitas terbaik, kunjungi sumber daya berikut:
- Perpustakaan Pengetahuan IFMA
- Inti dari Manajemen dan Kepemimpinan Fasilitas
- Mendefinisikan Ulang Pandangan Eksekutif Manajemen Fasilitas
- Perencanaan Suksesi untuk Manajer Fasilitas
- 6 Cara Mendorong Keunggulan Biaya dalam Manajemen Fasilitas
- 6 Karakteristik Penting Manajer Fasilitas
- Sejarah Singkat Manajemen Fasilitas
- Pelatihan Manajemen Fasilitas
- Seberapa Penting Manajemen Fasilitas?
- 10 Alasan Utama Perusahaan Anda Membutuhkan Profesional Manajemen Fasilitas Seperti Anda
Produk dan Solusi Pelacakan dari Camcode:
- Label Lokasi Rak Gudang
- Label Kode Batang
- Label Lokasi Gudang
- Tag UID
- Tag Kontrol Inventaris
- Tanda Lorong Gudang
- Tag Peralatan Logam
- Tanda Gudang
- Label Foil Kustom
