6 Strategi Teruji untuk Manajemen Aset IT yang Akurat
Perusahaan mengeluarkan jutaan setiap tahun untuk melengkapi staf mereka dengan peralatan teknis yang diperlukan untuk mendukung peran organisasi mereka. Sebagian dari biaya ini melibatkan penggantian teknologi yang aus atau usang. Beberapa timbul karena bisnis tidak melakukan pelacakan aset TI yang tepat. Kehilangan pelacakan peralatan TI berarti organisasi Anda bisa akhirnya mengeluarkan uang untuk peralatan atau lisensi yang Anda miliki. Barang hilang ketika karyawan beralih ke peran yang membutuhkan alat yang berbeda atau meninggalkan perusahaan sepenuhnya. Juga mudah kehilangan pelacakan barang saat mengupgrade peralatan yang digunakan oleh area bisnis.
Cara terbaik untuk mencegah perusahaan kehilangan uang atas biaya peralatan yang tidak perlu adalah dengan mengikuti praktik pelacakan aset TI yang solid. Bisnis mendapatkan manfaat dengan:
- Mengurangi biaya pemeliharaan
- Mengoptimalkan penggunaan lisensi
- Membantu Anda membuat anggaran yang lebih akurat
- Mengizinkan Anda membuat keputusan pembelian peralatan yang tepat
- Menjadikan Anda siap untuk audit
Tidak puas dengan proses pelacakan aset TI saat ini perusahaan Anda? Buat solusi yang sesuai dengan organisasi Anda menggunakan praktik terbaik ini.
- Lakukan Audit Inventori yang Mendalam
- Tangkap Semua Informasi yang Relevan
- Mapirkan Siklus Hidup Aset
- Tetapkan Aturan
- Pastikan Anda Mematuhi
- Temukan Solusi Otomatisasi yang Tepat
1. Lakukan Audit Inventori yang Mendalam
Ide untuk mencoba menemukan setiap aset dalam perusahaan Anda dapat menakutkan. Kami tidak hanya membicarakan komputer desktop. Anda perlu menemukan setiap telepon meja, perangkat seluler, printer pribadi, dan bahkan headset yang dikeluarkan perusahaan yang saat ini digunakan dalam organisasi Anda.
Sederhanakan dengan menggunakan program yang sudah terinstal di perangkat lunak Anda untuk menemukan aset jaringan. Metode untuk melakukannya meliputi:
- Menemukan perangkat Windows dengan pemindaian domain
- Melakukan pemindaian jaringan untuk printer, komputer Linux, Mac, mesin virtual, dan printer
- Melakukan pemindaian agen di jaringan rumah Anda untuk perangkat lunak terdaftar dan item lainnya
- Menentukan perangkat seluler terdaftar
Langkah-langkah ini seharusnya membantu Anda mengidentifikasi sebagian besar inventari Anda. Ikuti dengan mengonfirmasi dengan karyawan bahwa mereka saat ini memiliki aset tertentu. 
Aset TI yang Perlu Ditemukan
- Server
- Keyboard
- Mouse
- Perangkat lunak dan lisensi terkait
- Service pack
- Tablet
- Smartphone
- Telepon meja
- Workstation
- Laptop
- Scanner
- Router
- Proyektor
- Tablet
Selesaikan dengan saringan lantai demi lantai untuk aset apa pun yang mungkin offline atau tidak terhubung ke perangkat lunak yang mampu melacaknya, yang juga dapat membantu mengidentifikasi hardware TI bayangan.
2. Tangkap Semua Informasi yang Relevan
Setelah Anda menemukan setiap aset perusahaan Anda, mulai mengeluarkan data pengidentifikasi dari masing-masing. Informasi terpenting yang harus Anda kumpulkan meliputi:
- Deskripsi item
- Nomor merek dan model
- Siapa pabrikan
- Biaya pembelian item
- Departemen tempat saat ini berada
- Pemilik yang ditunjuk
- Kondisi item
Memiliki informasi ini memungkinkan manajer dan eksekutif lain untuk menilai dengan tepat kebutuhan peralatan tambahan. Mereka akan tahu mereka sudah memiliki peralatan internal, atau jika sebenarnya perlu dibeli.
Tandai setiap aset dengan tag yang berisi kode batang unik dengan semua informasi yang relevan disimpan dalam solusi perangkat lunak pelacakan aset Anda. Pemindaian kode ini seharusnya memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang peralatan. (Tips berguna: Jika pencurian atau manipulasi menjadi khawatiran, tag keamanan dapat membantu mencegah aktivitas ini.)
3. Mapirkan Siklus Hidup Aset
Jenis kinerja apa yang Anda harapkan dari aset Anda dari waktu pembelian hingga pensiun? Uraikan harapan ini dalam tahapan dan tetapkan status spesifik untuk masing-masing. Gunakan peringkat ini untuk menilai di mana aset Anda saat ini jatuh dalam metodologi tersebut.
Contoh Pemetaan Siklus Hidup
- Meminta aset
- Menyetujui untuk pembelian
- Mendapatkan aset
- Menginstal atau menerapkan aset (perangkat lunak, perangkat keras, telepon baru, server)
- Penggunaan aset
- Menyimpan atau memperbaiki aset
- Mengizinkan aset untuk pensiun
- Membuang aset
Siklus hidup aset yang berbeda akan bervariasi. Kadang workstation mungkin digunakan selama beberapa bulan untuk kontraktor, lalu disimpan sampai diperlukan lagi. Beberapa pengguna mungkin upgrade ke versi perangkat lunak yang berbeda, membebaskan versi lama untuk digunakan oleh karyawan lain.
Lakukan pelacakan pertukaran jenis ini dengan hati-hati. Jangan biarkan hal-hal terlewat selama periode perubahan atau transisi.
4. Tetapkan Aturan
Pastikan Anda memiliki prosedur yang jelas saat datang mencetak, menetapkan, dan menonaktifkan aset. Jangan biarkan perpindahan dari satu departemen ke departemen lain tanpa menegakan standar pada:
- Siapa yang mengontrol aset
- Keputusan untuk mengembalikan aset ke TI
- Siapa yang melaporkan masalah dengan aset
- Permintaan apa pun untuk menonaktifkan aset
Pertimbangkan mendirikan departemen tertentu yang bertanggung jawab atas proses-proses ini. Perusahaan kecil tetap harus menetapkan peran untuk pelacakan aset TI kepada karyawan atau area tertentu.
5. Pastikan Anda Mematuhi
Salah satu aspek pelacakan aset TI yang sering diabaikan adalah memastikan item memenuhi standar yang ditetapkan. Kapan terakhir kali jaringan Anda menerima pemeriksaan menyeluruh? Apakah Anda memeriksa perangkat lunak pihak ketiga yang digunakan untuk lubang keamanan? Seberapa yakin Anda bahwa Anda telah mengenkripsi perangkat seluler untuk mencegah transfer data perusahaan secara sengaja atau tidak sengaja?
Proses pelacakan aset TI Anda dapat diubah menjadi alat berharga untuk menjaga organisasi Anda tetap aman. Mulai audit inventori berkala dan buat katalogisasi informasi ini bagian dari prosedur standar Anda.
6. Temukan Solusi Otomatisasi yang Tepat
Memulai pelacakan aset TI dengan proses manual membuka Anda pada risiko kesalahan manusia yang lebih besar. Juga lebih sulit untuk mengkoordinasikan status peralatan antara departemen yang berbeda. Menggunakan proses otomatisasi memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan pelacakan aset Anda dengan sistem perusahaan lainnya. Penandatandanan aset TI berharga berarti mereka mudah dipindai dengan pemindai kode batang, menghilangkan kesalahan manusia dan mempercepat dokumentasi.
Ini memungkinkan area lain untuk dengan mudah mengambil data untuk keperluan mereka sendiri, seperti menarik laporan atau membuat anggaran. Ini juga memfasilitasi kolaborasi dengan anggota tim lain yang bertanggung jawab untuk memuat dan memvalidasi data aset.
Tingkatkan efisiensi organisasi Anda dengan menerapkan sistem pelacakan aset TI. Anda akan menghemat uang perusahaan Anda dan membantu mengorganisir serta menyederhanakan pemanfaatan aset di seluruh perusahaan Anda.
