Solusi CMMS :5 Tanda Organisasi Anda Membutuhkan Sistem CMMS

Perusahaan saat ini menyadari manfaat penerapan CMMS. Di masa lalu, sistem manajemen pemeliharaan hanya ditemukan di pabrik, tetapi sekarang kita melihat perangkat lunak pemeliharaan digunakan di lembaga pendidikan, fasilitas Perawatan Kesehatan, kota, fasilitas olahraga dan rekreasi, pusat perbelanjaan, hampir semua jenis fasilitas. Jika Anda adalah manajer pemeliharaan atau fasilitas, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri, “Bagaimana saya tahu jika solusi CMMS tepat untuk organisasi saya?” Berikut ini adalah 5 tanda bahwa organisasi Anda memerlukan sistem manajemen pemeliharaan .

1. Perusahaan Anda tidak memiliki program pemeliharaan preventif

Banyak perusahaan tidak memiliki program pemeliharaan preventif formal. Secara formal, saya mengacu pada memiliki proses standar dan menetapkan prosedur yang melibatkan otomatisasi, dan meminta pertanggungjawaban orang untuk menyelesaikan tugas. Pemeliharaan preventif berfungsi untuk mengurangi waktu henti peralatan. Di permukaan, ini mengurangi jumlah waktu dan uang yang dihabiskan untuk memperbaiki peralatan. Selain itu, pemeliharaan preventif rutin meningkatkan produktivitas, mengurangi kemacetan produksi, dan meningkatkan usia pakai peralatan. Organisasi sering memiliki program pemeliharaan preventif, tetapi itu kurang. Jika departemen pemeliharaan Anda bekerja dari manual atau buku, papan klip atau spreadsheet, Anda harus mempertimbangkan perangkat lunak pemeliharaan preventif. Menggunakan sistem pemeliharaan preventif akan memberikan banyak manfaat;

• Pemberitahuan awal saat PM akan jatuh tempo
• Pemberitahuan peringatan saat perintah kerja pemeliharaan preventif terlambat
• Pembaruan tentang suku cadang yang dibutuhkan dan tingkat inventaris saat ini
• Pemesanan suku cadang saat tingkat persediaan turun di bawah ambang batas
• Lacak waktu dan biaya untuk menyelesaikan pekerjaan
• Pelaporan real-time tentang kinerja pemeliharaan preventif
• Menanamkan budaya yang memandang pemeliharaan preventif sebagai prioritas

2. Perbaikan dan pemeliharaan tidak terencana tidak didokumentasikan

Jika Anda mempertimbangkan CMMS untuk perusahaan Anda, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri, "Berapa kali Peralatan 'X' rusak selama setahun terakhir?" "Berapa banyak uang yang telah kita investasikan untuk memperbaiki Mesin 'Y'?" “Seberapa sering kita memperbaiki shower di unit 101?” Dengan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi, manajer fasilitas dan pemeliharaan dengan mudah menemukan jawaban atas pertanyaan seperti ini, dan banyak lagi. Solusi CMMS dilengkapi dengan alat manajemen perintah kerja sesuai permintaan yang memungkinkan pengguna untuk mendokumentasikan peristiwa pemeliharaan yang tidak direncanakan saat terjadi dan melacaknya dari pengiriman hingga penyelesaian. Melalui proses ini, data penting dicatat yang dapat digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan yang tepat. Ini termasuk;

• Tanggal dan waktu perintah kerja dikirimkan
• Informasi pemohon
• Waktu respons dari teknisi atau kontraktor yang ditugaskan
• Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
• Biaya dan bahan yang terlibat dalam perintah kerja
• Frekuensi jenis perintah kerja ini

Selain semua metrik di atas, memiliki sistem perintah kerja terkomputerisasi meningkatkan waktu respons terhadap perintah kerja penting. Ketika lift rusak atau pipa pecah, menit bisa disamakan dengan DOLAR BESAR. Jika meningkatkan waktu respons terhadap pemeliharaan yang tidak direncanakan merupakan tujuan, menerapkan perangkat lunak pemeliharaan terkomputerisasi akan membantu Anda mencapainya.

3. Menunggu suku cadang adalah hal biasa

Apakah Anda menemukan bahwa tim pemeliharaan Anda sering menunggu suku cadang tiba? Apakah pesanan kerja secara teratur tertunda karena tidak memiliki apa yang Anda butuhkan dalam inventaris dan suku cadang yang dipesan? Jika ini adalah masalah umum, saatnya untuk mulai melakukan riset tentang perangkat lunak CMMS. Hampir semua perangkat lunak pemeliharaan terkomputerisasi dilengkapi dengan alat manajemen inventaris yang memungkinkan manajer pemeliharaan memastikan bahwa suku cadang penting tersedia saat dibutuhkan. Perangkat lunak manajemen inventaris dapat;

• Tetapkan ambang batas kuantitas minimum dan maksimum
• Berikan info rinci tentang pemasok dan biaya suku cadang
• Tautkan suku cadang ke peralatan dan perintah kerja pemeliharaan preventif
• Kirim peringatan saat tingkat inventaris rendah
• Dipindai dengan pembaca kode batang dan perangkat seluler
• Buat pesanan pembelian
• Lacak penggunaan suku cadang dan biaya dari waktu ke waktu
• Mengurangi inventaris yang hilang karena pencurian atau lainnya
• Kurangi biaya penyusutan melalui JIT

Memiliki solusi CMMS memberi manajer pemeliharaan dan fasilitas kontrol lebih besar atas inventaris mereka dan memastikan bahwa suku cadang penting tersedia saat dibutuhkan.

4. Pelacakan dan penjadwalan tenaga kerja perlu ditingkatkan

Jika departemen pemeliharaan Anda melibatkan 1 atau 2 orang, pelacakan tenaga kerja dan penjadwalan acara mungkin cukup sederhana dan kemungkinan dapat dikelola menggunakan Outlook atau aplikasi kalender serupa. Seiring pertumbuhan departemen pemeliharaan dan lebih banyak orang yang terlibat, pelacakan jam kerja dan penjadwalan tugas menjadi lebih rumit. Banyak perusahaan beroperasi tanpa sistem pelacakan formal untuk tim pemeliharaan mereka, dan merasa bahwa mereka berjalan lancar tanpa masalah. Perangkat lunak CMMS harus dipertimbangkan tidak hanya ketika masalah sudah jelas, tetapi ketika operasi dapat ditingkatkan. Sistem perangkat lunak pemeliharaan berperan penting dalam mengidentifikasi dan menyelesaikan kemacetan dengan pemanfaatan tenaga kerja, memantau respons staf, biaya tenaga kerja, penjadwalan pemeliharaan dan peramalan preventif dan terencana. Sistem ini memberi manajer kesempatan untuk meningkatkan waktu respons dan pemanfaatan tenaga kerja serta mengurangi biaya tenaga kerja.

5. Tidak ada ukuran kinerja formal di tempat

Agar perusahaan tetap kompetitif, perlu ada budaya pengurangan biaya di seluruh perusahaan. Biaya tidak ada untuk diakumulasikan; mereka ada untuk dikurangi. Solusi CMMS melengkapi manajer dengan alat pelaporan canggih yang memberikan data real-time tentang kinerja operasional pemeliharaan dan membantu mereka membuat keputusan yang tepat dan perkiraan yang lebih akurat. Jika Anda baru mengenal CMMS, Anda akan mendapat manfaat dari laporan tentang biaya tenaga kerja, inventaris, dan perbaikan, dan saat Anda lebih terlibat, Anda akan maju ke metrik yang lebih terperinci seperti rata-rata-waktu-untuk-merespons, rata-rata-waktu-perbaikan , waktu henti peralatan, tingkat pemanfaatan tenaga kerja, dan analisis tren. Pada akhirnya, perangkat lunak CMMS dapat dikonfigurasi untuk melaporkan data apa pun yang sedang direkam dan akan menjadi alat yang diperlukan dalam mengoptimalkan efisiensi pemeliharaan.

Menurut situs web seperti Saran Perangkat Lunak dan Capterra, ada lebih dari 100 solusi CMMS, semuanya menawarkan manajemen perintah kerja, pemeliharaan preventif, dan modul manajemen inventaris dan peralatan. Luangkan waktu untuk melakukan penelitian Anda. Berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan tidak perlu menghabiskan biaya ribuan dolar di muka. Ada banyak peluang untuk uji coba gratis, dan ada opsi yang cocok untuk organisasi kecil dan besar.