Perangkat Lunak Pelacakan Aset:Temukan dan Lacak Aset Anda Secara Akurat

Anda telah memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak pelacakan aset. Itu keputusan yang cerdas, karena banyak manfaatnya.

Apa itu perangkat lunak pelacakan aset?

Perangkat lunak pelacakan aset menawarkan cara bagi pengguna untuk melacak secara digital lokasi aset yang telah ditandai secara fisik. Ini juga menyimpan informasi aset dan data inventaris, dan dapat memberi tahu manajer saat stok suku cadang hampir habis.

Menggunakan perangkat lunak untuk melacak aset ini dapat membantu:

• Pastikan pemeliharaan terjadwal selesai tepat waktu
• Siapkan peringatan dan pemberitahuan sehingga personel yang sesuai secara otomatis ditugaskan ke tugas saat perintah kerja baru dibuat
• Melacak siklus hidup aset. Informasi tentang kondisi peralatan, usia dan lainnya dimasukkan dan disimpan dalam sistem
• Jalankan laporan dan hitung penyusutan mesin

Mengapa orang menggunakan perangkat lunak pelacakan aset:

Aspek yang paling memakan waktu dalam menyiapkan program pemeliharaan preventif melibatkan melalui fasilitas dan membuat inventaris semua aset yang relevan. Menggunakan perangkat lunak pelacakan aset membantu Anda dengan

• Pengelolaan inventaris: Pengguna memasukkan data untuk melacak alat fisik, lisensi perangkat lunak, dan kontrak. Basis data yang dihasilkan menyederhanakan audit. Tanggal masuk aset dan fitur check-in atau -out membantu mencegah kerugian dan mempromosikan pembaruan rutin.
• Pengelolaan siklus hidup aset: Beri tahu pengguna tentang pembaruan perangkat lunak wajib atau bermanfaat. Mengelola pembuangan aset. Beri tahu pemangku kepentingan saat tiba waktunya untuk mengundurkan diri atau memperbarui kontrak.
• Pusat bantuan pusat: Buat jejak kertas digital untuk melacak akuisisi, permintaan, pembaruan, manajemen lisensi, kepatuhan, kebutuhan pengoptimalan, dan lainnya.

Selain itu, melacak aset tetap dan seluler membantu Anda:

Temukan aset Anda dengan cepat, tepat saat Anda membutuhkannya

Perangkat lunak pelacakan aset dapat memberi tahu Anda di mana sesuatu berada atau, dengan sistem check-in/check-out dasar, siapa yang memilikinya atau yang terakhir memilikinya. Ini adalah sistem biner yang sama yang digunakan oleh perpustakaan lokal Anda. Setiap buku dicatat sebagai "masuk" atau "keluar", dan jika keluar, sistem juga tahu siapa yang memilikinya. Dalam manajemen fasilitas, sistem check-in/check-out dapat diatur untuk aset bersama. Misalnya, teknisi tablet membawa mereka selama shift mereka untuk mengakses perangkat lunak CMMS. Kemampuan untuk “mengaudit tanggung jawab” memperpanjang umur jenis aset tertentu; semua orang sedikit lebih berhati-hati ketika mereka tahu nama mereka dilampirkan pada saat terakhir kali sesuatu digunakan.

Membuat keputusan tentang aset apa yang akan dibeli di masa mendatang

Apakah kantor depan terus-menerus meminjam proyektor departemen TI? Apakah departemen pemeliharaan menghabiskan uang untuk rig las yang belum diperiksa dalam enam bulan terakhir? Melacak aset memberi tahu Anda lebih dari sekadar lokasi. Ini memberi tahu Anda di mana mereka berada, dan perusahaan dapat menggunakan informasi itu untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang aset yang akan diinvestasikan di masa depan.

Kontrol aset Anda dengan penghitungan cepat dan akurat

Agar berhasil dalam manajemen aset, Anda harus memelihara catatan terkini tentang suku cadang yang dimiliki departemen pemeliharaan dalam inventaris. Pelacakan aset manual adalah proses yang lambat dan rawan kesalahan. Dan tidak sulit untuk melihat alasannya. Pikirkan dapur Anda sendiri. Sekarang bayangkan laci sampah. Itu yang penuh dengan barang-barang kecil, jarang berguna, dan sebagian besar tidak berharga. Berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk menghasilkan inventaris tanpa membuat kesalahan? Bayangkan secara manual memeriksa dan menuliskan setiap dasi yang longgar dan semua tab plastik untuk menjaga agar kantong roti tetap tertutup. Namun dengan perangkat lunak pelacakan aset, yang perlu Anda lakukan hanyalah memindai setiap item dan selesai.

Tapi Anda tahu semua ini, karena Anda telah memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen aset.

Anda juga tahu bahwa semakin cepat Anda memulai, semakin baik. Itu karena semakin kecil jumlah aset yang Anda mulai, semakin cepat Anda bisa memasukkan semuanya ke dalam sistem. Dan perusahaan Anda berkembang, yang berarti lebih banyak aset, yang berarti semakin lama Anda menunggu, semakin lama prosesnya.

Tahukah Anda manajemen pemeliharaan aset menghemat uang organisasi Anda. Untuk mengetahui lebih lanjut, lihat blog kami tentang 4 cara Manajemen Pemeliharaan Aset menghemat uang organisasi Anda.

Tapi pertama-tama, ada satu keputusan penting lagi yang harus diambil. Anda perlu memutuskan jenis tag yang akan digunakan. Ada beberapa untuk dipilih, tetapi hanya satu yang paling sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.

Pelacakan Aset dengan Barcode

Dengan sejarah yang panjang dan mengesankan, kode batang dan pembaca kode batang sering kali menjadi apa yang dipikirkan orang ketika mereka berpikir tentang “pelacakan aset”.

Sangat mudah untuk memulai dan menjalankannya, karena pemindai dan tag semakin murah. Bahkan, Anda mungkin dapat mencetak tag Anda sendiri, dan sebagian besar ponsel cerdas dan tablet modern berfungsi sebagai pembaca menggunakan kamera bawaan mereka. Jika Anda membutuhkan sesuatu yang lebih kuat daripada stiker kertas, Anda juga dapat membeli tag yang dirancang untuk lingkungan yang lebih keras, termasuk yang terbuat dari plastik dan logam tahan lama.

Tetapi sistem barcode tidak sempurna, yang sudah Anda ketahui dari pengalaman Anda sendiri di jalur pembayaran mandiri di supermarket. Ini bisa menjadi tantangan untuk membuat pembaca bekerja, terutama jika kode batang telah rusak. Kadang-kadang bahkan sedikit distorsi membuat kode batang tidak terbaca. Pada akhirnya, seringkali hanya kasus mengembangkan sedikit bakat untuk itu. Perhatikan bagaimana kasir, yang telah banyak berlatih dengan teknologi, sepertinya tidak pernah mengalami masalah?

Terlepas dari frustrasi kecil, ada alasan bagus mengapa barcode sangat umum. Teknologi ini dapat diandalkan dan murah. Orang-orang menggunakannya karena berfungsi dan mereka merasa nyaman dengannya.

Pelacakan Aset dengan RFID

Tag identifikasi frekuensi radio (RFID) memiliki beberapa keunggulan dibandingkan kode batang tradisional, tetapi tag ini memiliki pengorbanan.

Barcode hanya dapat berisi sedikit informasi, yang biasanya tidak menjadi masalah saat menggunakan perangkat lunak EAM berbasis cloud. Semua informasi tentang setiap aset disimpan secara online. Tetapi di lingkungan di mana akses Internet mahal, batasan ini menjadi lebih dari masalah. Tag RFID, bagaimanapun, dapat menyimpan lebih banyak informasi daripada barcode, menjadikannya pilihan yang lebih baik di lokasi terpencil. Misalnya, informasi layanan penting dapat disimpan pada tag itu sendiri, memungkinkan manajemen pemeliharaan berbasis komputer secara offline. Tag juga dapat diatur untuk memungkinkan Anda tidak hanya membacanya tetapi juga menulisnya, membuka banyak kemungkinan. Misalnya, sebuah tag dapat memberi tahu Anda kapan terakhir kali dipindai.

Karena teknologi RFID menggunakan frekuensi radio, pemindai tidak perlu berhadapan langsung. Faktanya, pemindai dan tag bahkan tidak harus saling berdekatan. Jaraknya tergantung pada ukuran dan jenis tag tertentu, tetapi pemindai dapat berkomunikasi dengan tag kecil dan murah dari jarak 300 kaki. Ini membuat tag pemindaian lebih mudah bagi teknisi, dan juga memungkinkan Anda untuk melindungi tag dengan lebih baik; pemindai tidak memerlukan garis pandang, sehingga Anda dapat menyimpan tag dengan aman di bawah penutup plastik pelindung.

Tag RFID juga lebih cepat daripada barcode tradisional, karena Anda dapat memindai beberapa sekaligus. Ingat laci sampah di dapur Anda yang Anda coba inventaris? Menggunakan barcode, Anda harus mengambil dan membaca setiap item. Dengan tag RFID, Anda dapat memindai semua tag sekaligus, dari seberang ruangan.

Contoh tempat kerja yang lebih umum adalah furnitur di gedung perkantoran. Dengan barcode, Anda harus berjalan-jalan dan membaca setiap aset, dan itu bisa berarti merangkak di bawah meja dan membalik kursi mencari stiker barcode. Dengan tag RFID, Anda dapat berdiri di depan pintu setiap kantor dan memindai semua tag secara bersamaan.

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan tag RFID, Anda harus mulai melihat versi pasif dan aktif. Dengan cepat, tag RFID pasif mendapatkan kekuatannya dari pemindai; mereka tidak memiliki sumber kekuatan mereka sendiri. Ini menurunkan biaya mereka, memungkinkan mereka untuk menjadi lebih kecil, dan memperpanjang umur mereka. Tetapi mengandalkan daya eksternal juga cenderung memperpendek jarak dari mana mereka dapat dipindai. Tag aktif memang mengandung catu daya mereka sendiri, memungkinkan mereka untuk menyiarkan jarak yang lebih jauh. Ada trade-off, meskipun. Seperti hampir semua hal dengan catu daya internal, masa pakainya lebih terbatas. Pada akhirnya, karena tag RFID aktif lebih besar dan lebih mahal, biasanya lebih cocok untuk aset yang lebih besar.

Tag RFID bagus, tetapi tidak sempurna. Tag dan pemindai harganya jauh lebih mahal daripada peralatan barcode. Juga, jika Anda memiliki banyak pemindai atau tag yang menyiarkan atau menerima secara berdekatan pada saat yang bersamaan, sinyal radio dapat bertabrakan. Ada beberapa cara untuk mengatasi masalah ini, tetapi ini adalah sesuatu yang perlu diingat. Juga, ada masalah keamanan yang terus-menerus sejak pengenalan teknologi. Tag dapat menyimpan lebih banyak data daripada kode batang, tetapi masih belum cukup untuk memungkinkan enkripsi. Ini berarti bahwa dalam keadaan tertentu siapa pun dengan peralatan yang tepat dapat memindai tag.

Jadi, apa tag pelacakan aset yang tepat untuk saya?

Seperti halnya teknologi apa pun, ada pro dan kontra untuk barcode dan tag RFID. Memikirkan aset, fasilitas, alur kerja, dan anggaran Anda akan membantu Anda memilih yang terbaik untuk Anda.

Bagian dari proses pengambilan keputusan harus berbicara dengan penyedia CMMS Anda. Mereka tidak hanya ahli dalam bidang subjek, tetapi mereka juga dapat memberi tahu Anda cara terbaik untuk menggunakan perangkat lunak mereka dengan berbagai jenis tag.

Kami memahami menemukan perangkat lunak pelacakan aset baru bisa sangat melelahkan. Direktori online seperti Saran Perangkat Lunak dan Capterra membantu ribuan manajer fasilitas untuk memilih perangkat lunak pelacakan aset yang tepat untuk bisnis mereka. Baca Panduan Pembeli oleh Saran Perangkat Lunak dan pahami kemampuan umum perangkat lunak pelacakan aset, serta faktor yang harus dipertimbangkan pembeli saat membelinya.