Perangkat Lunak Pelacakan Aset: Lokasi dan Manajemen Aset Real-Time yang Akurat
Anda telah memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak pelacakan aset. Itu adalah keputusan yang cerdas, karena ada banyak manfaat.
Apa itu perangkat lunak pelacakan aset?
Perangkat lunak pelacakan aset menawarkan cara bagi pengguna untuk secara digital melacak lokasi aset yang telah ditandai secara fisik. Ini juga menyimpan informasi aset dan data inventaris, dan dapat memberi peringatan kepada manajer saat stok komponen cadangan rendah.
Menggunakan perangkat lunak untuk melacak aset ini dapat membantu:
- Memastikan pemeliharaan terjadwal diselesaikan tepat waktu
- Menyiapkan peringatan dan pemberitahuan sehingga personel yang tepat secara otomatis ditugaskan ke tugas saat surat kerja baru dibuat
- Melacak siklus hidup aset. Informasi tentang kondisi, usia dan lebih banyak lagi dimasukkan dan disimpan dalam sistem
- Menjalankan laporan dan menghitung depresiasi mesin
Mengapa orang menggunakan perangkat lunak pelacakan aset:
Aspek yang paling memakan waktu dalam penyiapan program pemeliharaan mencegah adalah melalui fasilitas dan membuat inventaris semua aset yang relevan. Menggunakan perangkat lunak pelacakan aset membantu Anda dengan
- Manajemen inventaris: Pengguna memasukkan data untuk melacak alat fisik, lisensi perangkat lunak, dan kontrak. Database yang dihasilkan menyederhanakan audit. Tanggal onboarding aset dan fitur check-in atau -out membantu mencegah kehilangan dan mempromosikan pembaruan rutin.
- Manajemen siklus hidup aset: Memberi tahu pengguna tentang pembaruan perangkat lunak yang wajib atau berguna. Mengelola pengelolaan aset. Memberi tahu pemangku kepentingan saat saatnya untuk menundurkan atau memperpanjang kontrak.
- Help desk terpusat: Membuat jejak kertas digital untuk melacak akuisisi, permintaan, pembaruan, manajemen lisensi, kepatuhan, kebutuhan optimisasi dan lebih banyak lagi.
Selanjutnya pelacakan aset tetap dan seluler membantu Anda:
Lokasi aset Anda dengan cepat, tepat saat Anda membutuhkannya
Perangkat lunak pelacakan aset dapat memberi tahu Anda di mana sesuatu berada atau, dengan sistem check-in/check-out dasar, siapa yang memilikinya atau yang terakhir memilikinya. Ini adalah sistem biner yang sama yang digunakan oleh perpustakaan lokal Anda. Setiap buku dicatat sebagai “masuk” atau “keluar,” dan jika keluar, sistem juga tahu siapa yang memilikinya. Dalam manajemen fasilitas, sistem check-in/check-out dapat diatur untuk aset bersama. Misalnya, tablet yang dibawa teknisi selama ganti mereka untuk mengakses perangkat lunak CMMS. Kemampuan untuk “audit tanggung jawab” memperpanjang umur pakai jenis aset tertentu; semua orang sedikit lebih hati-hati saat mereka tahu nama mereka terlampir pada waktu terakhir sesuatu digunakan.
Membuat keputusan tentang aset apa yang akan dibeli di masa depan
Apakah kantor depan selalu meminjam proyektor departemen TI? Apakah departemen pemeliharaan mengeluarkan uang untuk rig las yang tidak di-check-out dalam enam bulan terakhir? Pelacakan aset memberi tahu Anda lebih dari sekadar di mana barang-barang berada. Ini memberi tahu Anda di mana mereka telah ada, dan perusahaan dapat menggunakan informasi tersebut untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang aset yang akan diinvestasi di masa depan.
Kontrol aset Anda dengan hitungan yang cepat dan akurat
Untuk berhasil dalam manajemen aset, Anda harus memelihara catatan yang terkini tentang komponen yang dimiliki departemen pemeliharaan dalam inventaris. Pelacakan aset manual adalah proses yang lambat dan rentan terhadap kesalahan. Dan tidak sulit untuk melihat mengapa. Bayangkan dapur Anda sendiri. Sekarang bayangkan laci sampah. Itu adalah laci yang penuh dengan barang-barang kecil, jarang berguna, sebagian besar tidak bernilai. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan inventaris tanpa membuat kesalahan? Bayangkan memeriksa secara manual dan mencatat setiap kawat luncur longgar dan semua tab plastik untuk menutup kantong roti. Tetapi dengan perangkat lunak pelacakan aset, Anda hanya perlu memindai setiap item dan selesai.
Tetapi Anda tahu semua ini, karena Anda telah memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen aset.
Anda juga tahu bahwa semakin cepat Anda memulai, semakin baik. Itu karena semakin sedikit jumlah aset yang Anda mulai, semakin cepat Anda dapat memasukkan semuanya ke dalam sistem. Dan perusahaan Anda berkembang, yang berarti lebih banyak aset, yang berarti semakin lama Anda menunggu, semakin lama prosesnya akan berlangsung.
Tahukah Anda bahwa manajemen pemeliharaan aset menghemat uang organisasi Anda. Untuk mengetahui lebih banyak kunjungi blog kami tentang 4 cara Manajemen Pemeliharaan Aset menghemat uang organisasi Anda.
Tetapi pertama, ada satu keputusan penting lagi yang harus dibuat. Anda perlu memutuskan jenis tanda mana yang akan digunakan. Ada beberapa untuk dipilih, tetapi hanya satu yang akan paling baik memenuhi kebutuhan spesifik Anda.
Pelacakan Aset dengan Kode Batang
Dengan sejarah yang panjang dan mengesankan, kode batang dan pembaca kode batang seringkali yang orang pikirkan saat mereka berpikir “pelacakan aset.”
Mudah untuk berjalan, karena pemindai dan tanda semakin murah. Faktanya, Anda mungkin dapat mencetak tanda Anda sendiri, dan sebagian besar smartphone dan tablet modern bekerja sebagai pembaca menggunakan kamera bawaan mereka. Jika Anda memerlukan sesuatu yang lebih kuat dari stiker kertas, juga mungkin untuk membeli tanda yang dirancang untuk lingkungan yang lebih keras, termasuk yang terbuat dari plastik tahan lama dan logam.
Tetapi sistem kode batang tidak sempurna, yang sudah Anda ketahui dari pengalaman Anda sendiri di kasir self-checkout di supermarket. Bisa menantang untuk mendapatkan pembaca untuk bekerja, terutama jika kode batang telah rusak. Kadang-kadang bahkan sedikit deformasi membuat kode batang tidak dapat dibaca. Pada akhirnya, itu seringkali sekadar masalah mengembangkan sedikit keahlian untuknya. Perhatikan bagaimana kasir, yang telah banyak berlatih dengan teknologi ini, sepertinya tidak pernah memiliki masalah?
Terlepas dari ketidaknyamanan kecil, ada alasan yang baik mengapa kode batang begitu umum. Teknologinya handal dan murah. Orang menggunakannya karena bekerja dan mereka nyaman dengannya.
Pelacakan Aset dengan RFID
Tanda identifikasi frekuensi radio (RFID) memiliki beberapa keuntungan dibandingkan kode batang tradisional, tetapi mereka datang dengan tradeoff.
Kode batang hanya dapat berisi sejumlah kecil informasi, yang biasanya bukan masalah saat menggunakan perangkat lunak EAM berbasis cloud. Semua informasi tentang setiap aset disimpan online. Tetapi di lingkungan di mana akses internet melarang biaya, keterbatasan ini menjadi lebih masalah. Tanda RFID, di sisi lain, dapat menyimpan banyak lebih banyak informasi daripada kode batang, menjadikannya pilihan yang lebih baik di lokasi terpencil. Misalnya, informasi layanan kritis dapat disimpan pada tanda itu sendiri, memungkinkan manajemen pemeliharaan berbasis komputer offline. Tanda juga dapat diatur untuk memungkinkan Anda tidak hanya membaca mereka tetapi juga menulis ke mereka, membuka banyak kemungkinan. Misalnya, tanda dapat memberi tahu Anda kala terakhir tanda dipindai.
Karena teknologi RFID menggunakan frekuensi radio, pemindai tidak memerlukan garis pandang langsung. Faktanya, pemindai dan tanda tidak harus berada di dekat satu sama lain. Jaraknya tergantung pada ukuran dan jenis tanda spesifik, tetapi pemindai dapat berkomunikasi dengan tanda kecil dan murah dari sejauh 300 kaki. Ini membuat pemindaian tanda jauh lebih mudah bagi teknisi, dan juga memungkinkan Anda untuk melindungi tanda lebih baik; pemindai tidak memerlukan garis pandang, jadi Anda dapat menyimpan tanda dengan aman di bawah tutup plastik pelindung.
Tanda RFID juga lebih cepat daripada kode batang tradisional, karena Anda dapat memindai beberapa tanda sekaligus. Ingat laci sampah di dapur Anda yang sedang Anda coba inventarisasi? Dengan kode batang, Anda harus mengambil dan membaca setiap item. Dengan tanda RFID, Anda dapat memindai semua tanda sekaligus, dari seberang ruangan.
Contoh tempat kerja yang lebih umum adalah furnitur di gedung perkantoran. Dengan kode batang, Anda harus berkeliling dan membaca setiap aset, dan itu bisa berarti merayapi di bawah meja dan membalik kursi mencari stiker kode batang. Dengan tanda RFID, Anda dapat berdiri di pintu setiap kantor dan memindai semua tanda pada saat yang sama.
Jika Anda memutuskan untuk menggunakan tanda RFID, Anda harus mulai melihat versi pasif dan aktif. Cepat, tanda RFID pasif mendapatkan daya dari pemindai; mereka tidak memiliki sumber daya sendiri. Ini menurunkan biaya mereka, memungkinkan mereka lebih kecil, dan memperpanjang umur pakai mereka. Tetapi bergantung pada daya eksternal juga cenderung menyekatkan jarak dari mana mereka dapat dipindai. Tanda aktif memuat sendiri persediaan daya, memungkinkan mereka untuk menyiaran dalam jarak yang lebih jauh. Ada trade-off, meskipun. Seperti hampir semua yang memiliki persediaan daya internal, umur pakai lebih terbatas. Pada akhirnya, karena tanda RFID aktif lebih besar dan lebih mahal, mereka umumnya lebih cocok untuk aset besar.
Tanda RFID bagus, tapi tidak sempurna. Tanda dan pemindai jauh lebih mahal daripada peralatan kode batang. Juga, jika Anda memiliki banyak pemindai atau tanda yang menyiar atau menerima berdampingan pada saat yang sama, sinyal radio dapat bentrok. Ada cara untuk mengatasi masalah ini, tetapi itu adalah sesuatu yang perlu diingat. Juga, telah ada kekhawatiran keamanan yang berkelanjutan sejak teknologi diperkenalkan. Tanda dapat menyimpan lebih banyak data daripada kode batang, tapi itu masih tidak cukup untuk mengizinkan enkripsi. Ini berarti di bawah keadaan tertentu siapa pun dengan peralatan yang tepat dapat memindai tanda.
Jadi, tanda pelacakan aset yang tepat untuk saya apa?
Seperti dengan teknologi apa pun, ada keuntungan dan kerugian dari tanda kode batang dan RFID. Memikirkan aset, fasilitas, alur kerja, dan anggaran Anda akan membantu Anda memilih yang terbaik untuk Anda.
Sebagian dari proses pengambilan keputusan harus berbicara dengan penyedia CMMS Anda. Bukan hanya mereka adalah ahli bidang topik, tetapi mereka akan dapat memberi tahu Anda cara terbaik untuk menggunakan perangkat lunak mereka dengan berbagai jenis tanda.
Kami memahami menemukan perangkat lunak pelacakan aset baru bisa kewalahan. Direktori online seperti Software Advice dan Capterra membantu ribuan manajer fasilitas untuk memilih perangkat lunak pelacakan aset yang tepat untuk bisnis mereka. Baca Panduan Pembeli oleh Software Advice dan pahami kemampuan umum perangkat lunak pelacakan aset, serta faktor yang harus dipertimbangkan pembeli saat membeli salah satunya.
