Manfaatkan Perangkat Lunak EAM untuk Mengoptimalkan Operasi Pemeliharaan di Kota

Terlepas dari ukuran anggaran kota Anda, perangkat lunak manajemen aset perusahaan (EAM) berarti lebih banyak kontrol, lebih sedikit limbah. Anda membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat. Ukuran anggaran tidak sepenting yang Anda kira. Tidak peduli berapa banyak Anda memulai, perangkat lunak manajemen aset menghabiskan setiap dolar.

Manajemen aset 101

Sebelum membahas bagaimana perangkat lunak EAM membuat manajemen aset kota lebih mudah, ada baiknya membahas beberapa konsep inti.

Apa itu aset?

Ada banyak cara untuk memikirkan jawabannya. Satu ide:Jika ada yang rusak tetapi tidak ada yang menelepon untuk mengeluh, itu bukan aset. Aset bisa sangat kecil. Misalnya, meja-meja di Balai Kota atau lampu baca di perpustakaan setempat. Tapi mereka juga bisa menjadi infrastruktur kota yang signifikan, termasuk:

• jalan dan trotoar
• jembatan
• sistem saluran pembuangan
• alat berat
• bangunan
• tempat pembuangan sampah

Alih-alih menggunakan ukuran atau biaya, Anda dapat memikirkan aset dalam hal tujuan. Aset menyediakan layanan yang dibutuhkan dan diharapkan penghuni.

Apa itu manajemen aset?

Pada tingkat individu, ini adalah bagaimana kita mempertahankan hal-hal yang kita miliki dengan standar yang kita inginkan dengan menggunakan uang sesedikit mungkin. Menjalankan pemindaian virus di komputer Anda adalah contohnya. Anda menemukan dan memperbaiki masalah kecil sebelum mereka memiliki kesempatan untuk tumbuh. Contoh lain adalah menabung untuk mengganti jendela lama rumah Anda. Penganggaran jangka panjang berarti investasi Anda tidak akan merusak bank. Dan memutakhirkan jendela meningkatkan nilai rumah Anda sekaligus menurunkan biaya menjalankannya.

Di tingkat kota, manajemen aset adalah tentang menemukan cara untuk memberikan layanan baik pada tingkat yang diharapkan penduduk dan dengan biaya yang berkelanjutan.

Mengapa manajemen aset kota itu penting?

Kotamadya akan menghadapi banyak tantangan karena aset yang menua. Menurut Federasi Kotamadya Kanada (FCM):

“Sebagian besar infrastruktur di Kanada mendekati akhir masa pakainya… Dengan infrastruktur yang menua ini, kotamadya dapat mengharapkan peningkatan biaya pemeliharaan dan pengoperasian, dan peningkatan signifikan untuk biaya pembaruan dan penggantian di masa mendatang.”

Manajemen aset membantu karena “Memiliki gambaran yang lebih jelas tentang keadaan infrastruktur kota Anda saat ini dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat tentang operasi aset, pemeliharaan, dan pembaruan.”

Ini juga membantu dengan cara yang mungkin tidak Anda sadari. Menurut FCM, rencana pengelolaan aset yang kuat membantu Anda:

• mengajukan permohonan hibah
• mempertahankan biaya pengguna dan menetapkan tarif pajak
• negosiasikan kesepakatan yang lebih baik dan kembangkan kemitraan

Hibah aplikasi

Karena Anda tahu persis di mana Anda membutuhkan dana dan bagaimana Anda akan menggunakannya, Anda dapat menulis aplikasi hibah persuasif yang dikemas dengan data.

Biaya pengguna dan tarif pajak

Karena Anda tahu secara detail berapa biaya aset untuk dijalankan, Anda dapat menjelaskan dengan lebih baik kepada warga tentang perlunya biaya pengguna. Karena perencanaan yang baik mempersiapkan Anda untuk masa depan, Anda juga dapat menghindari kenaikan tajam yang tidak terduga. Karena Anda memiliki gagasan yang jelas tentang kebutuhan dan biaya infrastruktur di masa depan, Anda dapat menetapkan tarif pajak untuk mendanai anggaran daerah dengan benar.

Perjanjian dan kemitraan

Karena Anda memiliki daftar infrastruktur yang lengkap dan terperinci, Anda dapat melakukan pembelian massal dari vendor pihak ketiga dan dalam posisi untuk berbagi sumber daya dengan kotamadya lain.

EAM menjadi lebih mudah

Inti dari manajemen aset kota yang sukses adalah data. Banyak dan banyak data. Dan tidak ada yang menyimpan dan mengolah data lebih baik daripada perangkat lunak. FCM memiliki daftar panjang manfaat perangkat lunak EAM. Ada baiknya waktu Anda untuk melihat beberapa sedikit lebih detail.

Manajemen aset yang didukung EAM membantu Anda:

Simpan semua data Anda di satu tempat

Alih-alih menyembunyikan data penting di berbagai spreadsheet, dek tayangan slide, dan file pengolah kata, perangkat lunak EAM membuat semuanya mudah ditemukan. Dan menjaga agar data tetap terbaru jauh lebih mudah ketika tidak lagi melibatkan pengguliran email lama mencari versi file terbaru yang sekarang hanya ada sebagai lampiran.

Platform yang lebih lama membutuhkan investasi awal yang besar dalam server, pengetahuan TI, dan pelatihan. Tetapi solusi EAM berbasis cloud mengambil beban pengaturan dan menjaganya agar tetap berjalan dari bahu Anda. Di balik layar, penyedia mencadangkan dan menyimpan data, menambal, dan meningkatkan perangkat lunak.

Berbagi data antar departemen

Perangkat lunak EAM memecahkan masalah setiap departemen dengan menggunakan metode uniknya sendiri untuk mengumpulkan, memformat, dan mendistribusikan data. Karena semua orang menggunakan sistem yang sama, semua data dimasukkan dengan cara yang sama, memungkinkan departemen untuk berbagi dengan mudah. Data menjadi tidak hanya mudah diakses tetapi juga berarti bagi setiap departemen kota.

Melacak biaya siklus hidup

Biaya siklus hidup mencakup perencanaan, pembelian, pemeliharaan, terkadang rehabilitasi, dan kemudian pelepasan aset. Perangkat lunak EAM membantu Anda melacak biaya dengan menyimpan catatan yang akurat dan terkini dari semua pekerjaan yang dilakukan pada suatu aset, yang kemudian dapat digunakan untuk menghitung total biaya kepemilikan (TCO) secara akurat.

Bayangkan kotamadya Anda telah memutuskan untuk membuka kolam komunitas. Akan membutuhkan biaya untuk mendesain dan membangunnya. Tetapi biaya tidak akan berhenti di situ. Biaya yang sedang berlangsung termasuk pembersihan, klorinasi, dan staf. Mampu melacak biaya sangat penting untuk menetapkan biaya pengguna dan penganggaran untuk pemeliharaan di masa mendatang.

Lihat data dengan cara yang memberdayakan pengambilan keputusan

Tidak mungkin membuat keputusan yang baik dengan melihat kolom angka yang tak ada habisnya. Tetapi begitu Anda telah memutuskan serangkaian tujuan, perangkat lunak EAM dapat menghasilkan laporan menggunakan hampir semua kombinasi titik data, termasuk indikator kinerja utama (KPI). Anda akan dengan mudah mengetahui apakah Anda bergerak ke arah yang benar.

Contoh konkret dapat menunjukkan cara kerja KPI. Sejak 2011, Richmond Hill, bagian dari Greater Toronto Area di Ontario, telah memiliki rencana strategis yang berfokus pada KPI. Mereka mendefinisikan KPI sebagai “ukuran kinerja yang melacak kemajuan menuju hasil yang ditetapkan untuk tujuan pembelajaran dan peningkatan berkelanjutan.” Jadi, mereka melacak penggunaan alat berat dengan KPI penghilangan salju. Tujuannya adalah aksesibilitas bagi warga dengan masalah mobilitas. Mereka melacak kemajuan sebagian dengan mengukur seberapa cepat mereka menghilangkan salju dari trotoar. Tujuannya mungkin agak abstrak, tetapi mereka dapat melihat seberapa dekat mereka menggunakan data keras.

Memulai

Anda sudah mulai. Melakukan riset online dan membaca tentang manajemen aset dan bagaimana Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan Kota membuatnya lebih mudah adalah langkah pertama yang bagus. Setelah Anda merasa memiliki pemahaman yang baik tentang manfaat rencana pengelolaan aset, FCM merekomendasikan untuk merekrut rekan kerja. Setiap proyek yang berhasil membutuhkan tingkat dukungan naik turun tangga, dan dalam kasus ini, federasi menjelaskan, Anda akan membutuhkan sekutu di antara staf dan pejabat terpilih. Akhirnya, Anda ingin berbicara dengan kota yang sudah memiliki rencana. Penyedia perangkat lunak EAM juga merupakan sumber informasi dan panduan yang sangat baik.