KPI Penting untuk Mengoptimalkan Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan

Jika Anda ingin mencapai dan melebihi standar global untuk manajemen pemeliharaan, Anda perlu menemukan KPI yang menunjukkan posisi saat ini dan trajetur umum, di mana Anda berada dan ke mana Anda menuju. KPI yang tepat menunjukkan apakah Anda sejajar atau siap melewati target Anda.

Namun sebelum memulai, ingat bahwa tidak ada satu set sempurna yang cocok untuk semua orang. Berbagai industri dan organisasi mengukur kinerja mereka dengan cara yang berbeda.

Untuk menemukan yang tepat untuk Anda, Anda perlu melihat jenis aset yang Anda kelola dan tujuan spesifik jangka pendek dan panjang Anda. Dan ini bukan kasus semakin banyak semakin baik.

Penting untuk selektif dan fokus hanya pada yang membantu Anda menyelaraskan dan benar-benar mengarahkan ke target Anda.

Sekarang kita tahu mengapa, mari kita lihat apa. Kita akan membahas metrik pemeliharaan yang dapat Anda lacak sebagai indikator kinerja kunci (KPI) untuk meningkatkan perangkat lunak manajemen pemeliharaan Anda (juga dikenal sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas).

Apa itu KPI pemeliharaan?

Mari kita mulai dengan definisi singkat dan berfungsi. KPI pemeliharaan adalah nilai yang dapat diukur yang menunjukkan seberapa baik Anda bergerak menuju tujuan pemeliharaan. Ini menjawab pertanyaan berikut:

• Di mana kita sekarang?
• Seberapa jauh itu dari tujuan?
• Apa yang perlu dilakukan untuk mendekati tujuan?

Triknya adalah memulai dengan tujuan. Kemudian, cari tahu di mana Anda berada relatif terhadap tujuan. Lalu Anda menemukan cara untuk melacak kemajuan menuju itu. Tujuan Anda akan sangat tergantung pada industri Anda, tetapi secara umum manajemen aset berfokus pada beberapa variasi meningkatkan waktu operasional, memotong biaya, dan meningkatkan pemeliharaan.

Mengapa melacak KPI pemeliharaan penting?

Sederhana. Satu-satunya cara Anda akan menjadi lebih baik adalah dengan menetapkan tujuan dan secara konsisten bekerja menuju mereka, dan KPI pemeliharaan adalah cara yang bagus untuk memastikan tujuan Anda jelas.

Bagus untuk mengatakan Anda ingin meningkatkan waktu operasional dan memotong biaya, tetapi ketika Anda mengatakan Anda ingin meningkatkan waktu operasional sebesar 10% dan memotong biaya sebesar 20%, sekarang Anda memiliki standar objektif untuk mengukur kemajuan.

Namun keuntungannya dimulai bahkan sebelum Anda mulai bergerak menuju tujuan Anda. Sepanjang proses menetapkan tujuan, Anda memiliki kesempatan untuk melihat lebih dekat bagaimana Anda saat ini menjalankan departemen, alur kerja dan proses saat ini Anda.

Apa perbedaan antara KPI pemeliharaan dan metrik kinerja pemeliharaan

Banyak orang menggunakan frasa tersebut secara bergantian, jadi umumnya tidak masalah untuk membicarakannya seperti hal yang sama.

Namun secara ketat, mereka sebenarnya memiliki arti yang berbeda. Cara termudah untuk memikirkannya adalah dalam hal garis waktu. Pada awalnya Anda memiliki tindakan pemeliharaan, hal yang dilakukan tim.

Tindakan ini dapat diukur menggunakan metrik kinerja pemeliharaan. Jadi, teknisi memperbaiki aset saat gagal.

Itu adalah tindakan. Seberapa cepat mereka dapat mengambil aset yang gagal dan menjalankannya kembali adalah metrik kinerja. Contoh lain: teknisi melakukan pemeliharaan terjadwal pada aset.

Persentase PM terjadwal yang masih terbuka di akhir minggu adalah metrik pemeliharaan.

Metrik ini pada akhirnya menumpuk menjadi KPI. Anda memiliki KPI yang terkait dengan downtime, misalnya, dan Anda ingin memotong downtime sebesar 10%. Untuk sampai ke sana, Anda perlu melihat metrik yang bersama-sama mempengaruhi downtime — hal seperti seberapa cepat teknisi mengatasi kegagalan dan berapa banyak pesan kerja pemeliharaan yang tidak selesai setiap minggu.

Dan lagi, banyak orang menggunakan frasa untuk berarti hal yang sama.

Sekarang kita tahu apa itu dan mengapa kita membutuhkannya, mari kita lihat beberapa contoh.

KPI seperti mobil: meskipun mereka berbagi fitur dasar yang sama, kita perlu menemukan yang terbaik untuk kita. Minivan sempurna untuk mengantar anak-anak ke sekolah, tetapi Ford Mustang jauh lebih mungkin memenangkan balap.

Apa KPI terbaik untuk pemeliharaan gedung?

Indikator pemeliharaan terbaik sepanjang waktu? Tidak ada jawaban tunggal untuk pertanyaan itu. Sebaliknya, ada daftar yang meliputi:

• Skor kepuasan pengguna
• Rasio pemeliharaan terjadwal terhadap tidak terjadwal
• Jumlah keluhan (terhadap total pengguna)
• Biaya operasional keseluruhan per meter persegi atau kaki
• Waktu rata-rata antara pembuatan pesan kerja dan penutupan

Melihat daftar, kita dapat melihat bahwa kita perlu mengumpulkan data yang berbeda dari tempat yang berbeda. Untuk beberapa, misalnya terjadwal versus tidak terjadwal dan waktu penyelesaian pesan kerja, data ada di departemen pemeliharaan. Untuk yang lain, seperti skor kepuasan, memerlukan survei yang terorganisir.

Apa KPI terbaik untuk pemeliharaan pabrik?

Lagi, kemungkinan tidak mungkin memilih satu karena ada banyak yang baik. Ada berapa banyak? Salah satu cara untuk mendapatkan gambaran angka adalah dengan melihat kategori yang berbeda, termasuk:

• KPI perencanaan pemeliharaan
• KPI identifikasi masalah
• KPI penjadwalan
• KPI penyelesaian pesan kerja
• KPI penyebab akar

Dan lalu asumsikan ada antara dua dan lima per kategori.

Mari kita lihat lebih detail beberapa yang paling umum.

KPI pemeliharaan mana yang harus dilacak dengan perangkat lunak manajemen pemeliharaan

• Persentase pemeliharaan terjadwal (PMP)
• Efektivitas keseluruhan peralatan (OEE)
• Waktu rata-rata perbaikan (MTTR)
• Waktu rata-rata antara kegagalan (MTBF)

Persentase pemeliharaan terjadwal (PMP)

Membandingkan waktu yang dihabiskan untuk pemeliharaan terjadwal dan tidak terjadwal. Pada dasarnya, Anda membandingkan semua waktu yang dihabiskan pada pesan kerja terjadwal dengan semua waktu yang dihabiskan pada pemeliharaan reaktif, on-demand.

PMP juga membantu mengidentifikasi seberapa sering aset tersedia. Secara ideal, 90% aktivitas pemeliharaan Anda harus dijadwalkan terlebih dahulu.

Persentase pemeliharaan terjadwal adalah indikator vital untuk melacak kesehatan program PM dan mengidentifikasi jalan untuk mengurangi pemeliharaan reaktif.

PMP juga dapat digunakan untuk mengetahui alasan downtime peralatan, efisiensi buruk, dan kurangnya implementasi yang tepat sehingga masalah ini dapat ditangani.

Untuk menghitung PMP,

PMP = (waktu pemeliharaan terjadwal / total jam pemeliharaan) x 100

Efektivitas keseluruhan peralatan (OEE)

OEE membantu melacak produktivitas aset, memberikan wawasan berharga tentang efektivitas rencana pemeliharaan. Ini berfokus pada tiga faktor kunci: kualitas, kinerja, dan ketersediaan.

OEE sebesar 100% berarti setiap proses berjalan dengan efisiensi maksimum, dengan nol kerusakan dan hasil kualitas yang baik.

Wikipedia mendefinisikannya sebagai, “Efektivitas keseluruhan peralatan (OEE) adalah ukuran seberapa baik operasi manufaktur dimanfaatkan (fasilitas, waktu dan bahan) dibandingkan dengan potensi penuhnya, selama periode ketika dijadwalkan untuk berjalan.

Ini mengidentifikasi persentase waktu manufaktur yang benar-benar produktif. OEE sebesar 100% berarti hanya bagian baik yang dihasilkan (kualitas 100%), dengan kecepatan maksimum (kinerja 100%), dan tanpa gangguan (ketersediaan 100%).”

Dengan menggunakan OEE sebagai metrik kunci, organisasi mendapatkan wawasan berharga tentang hambatan dan sempit dan cara mengatasi mereka. Langkah pertama untuk mengatasi masalah adalah menemukannya.

Untuk menghitung OEE,

OEE = ketersediaan x kinerja x kualitas

Waktu rata-rata perbaikan (MTTR)

MTTR adalah waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk aset untuk didiagnosis, diperbaiki, dan direhabilitasi setelah kerusakan atau kegagalan. Ideanya adalah untuk mengurangi MTTR sebesar mungkin dengan mempercepat proses pemulihan.

Dengan melacak KPI ini, organisasi meningkatkan ketersediaan aset.

Untuk menghitung MTTR,

MTTR = (total periode downtime / total jumlah perbaikan)

Waktu rata-rata antara kegagalan (MTBF)

Mengukur waktu rata-rata aset berjalan dan sehat antaraEpisode downtime tidak terjadwal. Pada dasarnya, ini memberi tahu Anda waktu rata-rata aset berjalan antara kegagalan.

KPI ini membantu mengidentifikasi seberapa lama aset tertentu atau bagian-bagiannya umumnya bertahan, memungkinkan Anda untuk menetapkan jadwal pemeliharaan pencegahan Anda. Jika aset biasanya berjalan sekitar tiga minggu antara kegagalan, pertimbangkan untuk menetapkan PM Anda setiap dua dan setengah minggu.

Untuk menghitung MTBF,

MTBF= (jumlah waktu operasional / total jumlah kegagalan)

Kepatuhan pemeliharaan pencegahan (PMC)

Mengukur persentase pesan kerja pemeliharaan yang dijadwalkan dan selesai selama waktu yang ditetapkan, dan membantu organisasi mengukur efektivitas rencana pemeliharaan pencegahan mereka. Misalnya, Anda mungkin memiliki 80 pesan kerja yang dijadwalkan tetapi hanya 68 selesai di akhir bulan.

Untuk menghitung PMC,

Kepatuhan Pemeliharaan Pencegahan = (68/80) x 100 = 85%

Namun Anda harus hati-hati dengan KPI ini. Ini tidak memberi tahu Anda berapa banyak PM yang selesai tepat waktu. Jadi, Anda mungkin memiliki empat PM yang dijadwalkan selama minggu depan, semuanya jatuh tempo pada hari Kamis.

Jika Anda menutup semuanya terlambat, katakanlah Anda melakukan semuanya pada hari Jumat, PMC (Kepatuhan Pemeliharaan Pencegahan) Anda masih akan menjadi 100%. Ada yang salah dengan program PM Anda, dan KPI ini tidak menunjukkan itu.

Sekarang kita telah menjelajahi beberapa KPI pemeliharaan yang dapat kita lacak, kita perlu menggali lebih dalam dan melihat cara melacaknya. Anda akan membutuhkan alat, proses, dan orang yang tepat.

Apa KPI untuk proses pemeliharaan?

Tetapi hanya karena KPI yang disebut di atas adalah “klasik,” Anda tidak harus fokus pada mereka saja. Faktanya, sama masuk akalnya untuk membuat KPI efektif yang spesifik untuk tujuan operasional saat ini Anda. Misalnya, jika tim sudah berjalan dengan baik dalam OEE, Anda dapat memperluas, mencari tantangan baru, dan menetapkan tujuan baru untuk diri Anda. KPI yang ingin Anda lacak terkait dengan di mana Anda berada dan ke mana Anda ingin pergi; jawabannya berbeda untuk setiap orang.

Itu terlihat seperti apa?

Apa beberapa contoh KPI pemeliharaan?

Berikut beberapa contoh KPI pemeliharaan cepat.

• Mengurangi pemeliharaan tidak terjadwal sebesar 20% selama enam bulan ke depan.
• Mengurangi konsumsi listrik sebesar 10% dalam enam bulan.
• Mengurangi biaya tenaga kerja sebesar 15% selama 12 bulan ke depan.
• Mengurangi persentase PM yang terlambat sebesar 20% dalam tiga bulan ke depan.

Perhatikan bagaimana semuanya memiliki angka dan tanggal. Anda perlu spesifik tentang apa yang ingin Anda lakukan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk sampai ke sana. Ada seluruh ilmu di balik cara membuat tujuan yang baik dan cara meningkatkan peluang Anda untuk mencapainya. Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa hampir semua orang gagal dalam resolusi Tahun Baru mereka? Itu karena mereka tidak cukup spesifik dan kurang memiliki garis waktu yang dirancang dengan baik.

Jadi, ini semua awal yang bagus, tetapi tanpa rencana aksi yang padat untuk setiap tujuan, itu benar-benar banyak pemikiran keajaiban. Sekarang Anda sudah memiliki tujuan, Anda perlu mulai memikirkan bagaimana Anda akan mengaplikasikannya.

Salah satu cara mungkin adalah dengan mulai dengan mundur. Ketika Anda ingin mengurangi pemeliharaan tidak terjadwal, Anda perlu bertanya pada diri sendiri terlebih dahulu, “Apa yang menyebabkan pemeliharaan tidak terjadwal?”

Membantu untuk sedikit lebih spesifik. Jika Anda ingin solusi yang beroperasi untuk operasi Anda, Anda perlu mengetahui masalah apa di fasilitas Anda. Pemeliharaan tidak terjadwal bisa menjadi hasil dari banyak faktor yang berbeda, dari perencanaan hingga inventaris MRO. Jika Anda tidak menjadwalkan pekerjaan terlebih dahulu, Anda akhirnya akan memiliki banyak pemeliharaan tidak terjadwal. Tetapi Anda bisa merencanakan semuanya hingga menit dan masih harus menangani banyak masalah karena Anda menggunakan vendor yang salah. Tidak peduli kapan Anda menggunakan inventaris MRO yang buruk, itu akan selalu mengecewakan Anda.

Setelah Anda tahu “bagaimana” KPI Anda, Anda perlu fokus pada “kapan.” Dan itu lebih dari sekadar memiliki tanggal akhir. Jika Anda ingin mengurangi sesuatu sebesar 10% dalam enam bulan, Anda perlu menetapkan mini tujuan di tengah jalan. Di mana Anda ingin berada pada bulan ketiga? Seberapa jauh Anda harus berada pada bulan kelima? Mini tujuan ini membantu Anda tetap fokus dan menyesuaikan. Jika Anda belum membuat kemajuan apa pun pada markah tiga bulan, saatnya untuk mengevaluasi ulang rencana Anda.

Bagaimana perangkat lunak CMMS membantu melacak KPI pemeliharaan?

Untuk membuat semuanya ini terjadi, Anda perlu cara yang efisien untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memanfaatkan data. Mungkin untuk melakukannya semua secara manual, tetapi akhirnya menjadi mimpi buruk.

Ada banyak data untuk dikumpulkan, dan Anda bergantung pada teknisi untuk selalu hati-hati dan memastikan mereka menulis semuanya dengan benar.

Lalu Anda perlu secara berapa cara menjaga semua kertas cetak atau file spreadsheet tersebut aman dan terorganisir. Bagian terburuk: pekerjaan Anda baru saja dimulai karena sekarang Anda harus mengambil semua data tersebut dan mulai memprosesnya.

Makin masuk akal untuk berinvestasi dalam perangkat lunak CMMS yang baik. Data dikumpulkan secara otomatis saat Anda membuat pesan kerja dan teknisi menutupnya. Berkat komputasi awan, solusi CMMS menjaga semuanya aman di satu database pusat, memastikan semua data Anda selalu diperbarui.

Saatnya untuk menghitung KPI pemeliharaan Anda, perangkat lunak secara otomatis menghasilkan laporan yang dipenuhi dengan KPI dan grafik.

Jika Anda tertarik dengan KPI pemeliharaan (dan Anda harus tertarik jika Anda tertarik dengan menetapkan dan mencapai tujuan pemeliharaan), sekarang saatnya untuk menghubungi dan mulai berbicara dengan penyedia untuk mempelajari opsi CMMS.