Mengapa Lembaga Keagamaan Mengimplementasikan Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas

Tidak semua gereja bisa menjadi Kapel Sistina. Tetapi bahkan rumah ibadah sederhana pun mendapat manfaat dari perangkat lunak manajemen fasilitas yang diterapkan dengan benar.

Tidak seperti banyak perusahaan komersial, organisasi keagamaan sering kali harus menghadapi ketidakpastian keuangan yang meningkat dan tenaga kerja yang terdiri dari sukarelawan yang antusias tetapi sementara. Dalam setiap kasus, perangkat lunak manajemen fasilitas membantu Anda berada di jalur yang benar.

Hemat uang

Ketika orang duduk untuk merencanakan anggaran rumah tangga, hal pertama yang mereka lakukan adalah menjumlahkan semua uang yang masuk setiap bulan. Kemudian mereka membagi jumlah itu di antara berbagai pengeluaran mereka, dengan apa pun yang tersisa untuk ditabung. Tetapi rata-rata rumah ibadah sering tidak memiliki kemewahan untuk mengetahui berapa banyak uang yang akan ada dari bulan ke bulan. Selalu ada jumlah yang berbeda di kotak sumbangan. Terkadang penjualan kue sukses besar. Di lain waktu, jumlah pemilih kurang dari yang diharapkan. Keluarga-keluarga di sidang mungkin tiba-tiba membutuhkan bantuan keuangan. Atau, anggota dapat menikmati rejeki nomplok yang tidak terduga dan memutuskan untuk memberikan sumbangan besar.

Karena gambaran keuangan mereka dapat dengan cepat berubah, rumah ibadah harus selalu hemat, menabung hari ini dari ketidakpastian hari esok. Tempat ibadah hemat dengan sistem manajemen fasilitas dengan cara:

• Meningkatkan umur aset melalui pemeliharaan preventif
• Memotong biaya dengan pelacakan inventaris
• Anggaran di muka untuk perbaikan dan penggantian

Meningkatkan masa pakai aset

Salah satu kekuatan besar dari perangkat lunak manajemen fasilitas berfitur lengkap adalah memungkinkan Anda untuk menjadwalkan perintah kerja pemeliharaan preventif (PM). Alih-alih menunggu kerusakan, model pemeliharaan preventif membuat Anda selangkah lebih maju, memungkinkan Anda menemukan dan memperbaiki masalah kecil sebelum menjadi masalah besar yang mahal. Ini adalah ide yang sama di balik memeriksa oli dan memutar ban pada mobil Anda.

Contoh yang baik adalah sistem pemanas, ventilasi, dan pendingin udara di gedung Anda. Mereka memerlukan inspeksi berkala dan, dalam banyak kasus, pembersihan musiman. Anda dapat mengatur PM yang kemudian akan mengingatkan Anda dengan peringatan email bahwa pekerjaan sudah jatuh tempo. Perangkat lunak ini juga dapat mengirim PM ke vendor pihak ketiga.

Memotong biaya dengan pelacakan inventaris

Mengganti bahkan bagian kecil yang murah bisa menjadi mahal jika Anda harus mengirimkannya dalam semalam. Pelacakan inventaris membantu Anda menghindari masalah ini dengan memastikan Anda memiliki apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya. Ketika Anda pertama kali mengatur sistem manajemen fasilitas Anda, Anda akan melakukan audit inventaris suku cadang dan bahan Anda dan kemudian memuat angka-angka itu ke dalam perangkat lunak. Setiap kali Anda membuat perintah kerja, Anda dapat membuat daftar apa yang Anda rencanakan untuk digunakan. Ketika perintah kerja ditutup, suku cadang dan bahan secara otomatis dikurangi dari total Anda. Inilah bagian terbaiknya:Anda dapat menetapkan ambang batas untuk masing-masing. Segera setelah persediaan turun di bawah titik setel, Anda mendapatkan peringatan email. Dalam sistem manajemen fasilitas berfitur lengkap, Anda dapat mengatur perangkat lunak untuk secara otomatis memesan lebih banyak persediaan dari vendor.

Perangkat lunak manajemen fasilitas gereja juga memastikan Anda tidak memiliki lebih dari yang Anda butuhkan. Sangat mudah untuk melupakan bahwa memiliki terlalu banyak persediaan bisa sama mahalnya dengan memiliki terlalu sedikit. Ambil tas vakum, misalnya. Anda tidak pernah ingin ditangkap tanpa tas yang cukup, jadi Anda memesan sebanyak yang dimungkinkan oleh anggaran Anda. Anda telah memecahkan satu masalah tetapi membuat dua masalah lagi. Pertama, Anda sekarang bagaimana menemukan tempat untuk menyimpan semua tas itu. Istilah teknis untuk ini adalah membawa biaya. Kedua, Anda menghadapi risiko penyedot debu lama Anda diganti sebelum Anda benar-benar menghabiskan persediaan Anda. Dan ingat, tas-tas itu hanya cocok untuk satu model itu. Setelah Anda mengganti mesin lama dengan sesuatu yang lebih baru dan lebih bagus, tas menjadi tidak berguna.

Tetapi dengan sistem otomatis yang diterapkan, Anda dapat melihat berapa banyak tas yang telah Anda gunakan rata-rata (dan berapa banyak masa pakai yang mungkin tersisa di ruang hampa lama itu), dan memesannya sesuai dengan itu. Dengan sedikit keberuntungan, Anda mengisi tas terakhir Anda tepat saat pengisap menghembuskan napas terakhirnya.

Anggaran di muka untuk perbaikan dan penggantian

Inti dari sistem manajemen fasilitas adalah perintah kerja, yang mencakup deskripsi masalah dan informasi tambahan apa pun yang diperlukan untuk melakukan perbaikan atau menyelesaikan penggantian. Karena sistem menyimpan catatan semua pekerjaan yang telah dilakukan, akan lebih mudah untuk melihat satu aset dan memprediksi kapan aset tersebut perlu diganti.

Ambil sistem alamat publik. Melihat perintah kerja untuk aset itu, Anda dapat melihat tren yang jelas. Selama tiga tahun pertama, yang harus Anda lakukan hanyalah mengganti sedikit kabel yang berjumbai di sana-sini. Namun selama enam bulan terakhir, Anda mengalami masalah dengan mikrofon dan salah satu speaker terputus-putus selama kebaktian. Dengan riwayat perintah kerja yang terbentang di depan Anda, Anda dapat memprediksi bahwa itu perlu segera diganti dan mulai menabung. Alih-alih terkena tagihan tak terduga yang mungkin harus Anda tutupi dengan pinjaman atau dengan melakukan pemotongan anggaran di tempat lain, Anda akan siap secara finansial.

Mengatur relawan

Rata-rata perusahaan nirlaba menikmati tenaga kerja yang stabil yang memungkinkan mereka untuk membangun dan mempertahankan alur kerja yang konsisten. Rumah ibadah, bagaimanapun, sering sangat bergantung pada relawan. Organisasi-organisasi ini membutuhkan proses sederhana yang menyediakan banyak panduan bagi tenaga kerja sementara mereka.

Perangkat lunak manajemen fasilitas membantu tempat ibadah menyelesaikan pekerjaan dengan mengelola perintah kerja secara konsisten dan menjaga memori institusional.

Kelola perintah kerja secara konsisten

Ketika seorang anggota jemaat melihat bola lampu yang padam di dekat pintu belakang, apakah ada cara yang sederhana dan konsisten bagi mereka untuk memberi tahu Anda? Atau, akankah mereka menyebutkannya kepada kepala pembantu wanita, yang akan berjanji untuk menyebutkannya kepada suaminya, kepala kementerian pemuda, yang akan segera melupakan semuanya?

Perangkat lunak manajemen fasilitas memecahkan masalah ini dengan membuat sistem yang sederhana dan andal untuk melaporkan masalah. Dengan menggunakan portal web terbuka yang dapat diakses melalui situs web organisasi, anggota jemaat dapat mengirimkan tiket, yang hanya merupakan deskripsi singkat tentang masalah dan lokasinya. Atau, tiket dapat dibuat oleh anggota staf mana pun yang pertama kali mendengar tentang masalah tersebut. Setelah tiket dikirimkan, tiket secara otomatis diteruskan ke siapa pun yang bertanggung jawab atas pemeliharaan. Kemudian dapat dibangun menjadi perintah kerja yang lengkap, dengan informasi tambahan, termasuk denah lantai interaktif, daftar periksa, dan bahan serta suku cadang yang diperlukan. Perintah kerja siap ditugaskan, diterima, dan setelah pekerjaan selesai, ditutup.

Menjaga memori institusional

Dengan begitu banyak sukarelawan yang datang dan pergi, mudah bagi sebuah organisasi untuk secara kolektif melupakan bagaimana melakukan tugas-tugas tertentu. Namun karena Anda dapat mengemas begitu banyak informasi ke dalam perintah kerja, perangkat lunak manajemen fasilitas menciptakan pengetahuan kolektif yang bertahan lama.

Kita bisa kembali ke bola lampu yang terbakar di dekat pintu belakang sebagai contoh. Ketika seorang sukarelawan melihat perintah kerja, mereka dapat melihat langkah-langkah spesifik yang harus mereka ambil, semuanya tercantum dalam daftar periksa. Ada informasi tentang lokasi bohlam mati, tetapi juga tentang di mana menemukan suku cadang. Jika ada dua tangga di gedung dan hanya yang lebih kecil yang muat di aula belakang, informasi itu juga bisa ada di urutan kerja.

Langkah selanjutnya

Menerapkan perangkat lunak manajemen fasilitas mungkin tampak menakutkan pada awalnya, tetapi ada manfaat yang jelas. Upaya Anda dihargai dan memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada bagian misi organisasi yang paling Anda pedulikan.