9 Alasan Utama Manajer Fasilitas Berpindah dari Spreadsheet ke CMMS

Cara perusahaan berbisnis telah berubah secara dramatis selama beberapa tahun terakhir. Teknologi komputer sebagian besar bertanggung jawab atas peningkatan efisiensi bisnis terkait penghematan sumber daya, bahan dan waktu. Pada akhir tahun 1970-an, perangkat lunak spreadsheet muncul dan dianggap sebagai peningkatan monumental dibandingkan pendekatan pensil dan kertas tradisional untuk akuntansi dan manajemen inventaris. Namun, seiring waktu paket perangkat lunak ini telah kesulitan untuk tetap mengikuti evolusi teknologi baru yang tidak hanya mengubah manajemen fasilitas dan proses produksi tetapi juga mengubah cara perusahaan berkomunikasi dan menyampaikan produk dan layanan mereka kepada pengguna akhir. Dengan faktor-faktor ini dan bagaimana mereka khususnya berkaitan dengan manajemen fasilitas, tidak mengherankan bahwa semakin banyak perusahaan di berbagai sektor industri sedang menilai ulang penggunaan spreadsheet dan beralih ke Sistem Manajemen Perawatan Komputerisasi (CMMS); paket perangkat lunak yang sangat canggih yang pada setiap waktu dapat memberikan pengguna gambaran tentang operasi fasilitas atau dapat memberikan status sebuah peralatan individu.

Untuk lebih memahami mengapa spreadsheet tidak lagi alat yang disukai manajer fasilitas, penting untuk mendapatkan pemahaman tentang kemampuan mereka. Untuk memulai, spreadsheet dapat dibuat secara manual pada kertas atau dengan menggunakan program komputer seperti Microsoft Excel atau Lotus 1-2-3. Saat menggunakan perangkat lunak spreadsheet, ia dapat menangkap, menampilkan dan memanipulasi data yang diatur dalam baris dan kolom. Terlepas dari format yang digunakan, spreadsheet secara umum dirancang untuk menyimpan data numerik dan string teks pendek serta menampilkan hubungan data secara grafis. Namun, spreadsheet secara umum tidak menawarkan kemampuan untuk mengatur dan memberi label item data seakurat database dan biasanya tidak menawarkan kemampuan untuk melakukan kueri database. Mereka biaya rendah dan paling cocok untuk mengatur informasi dasar menjadi grafik dan daftar sederhana, bukan untuk tugas yang lebih kompleks seperti manajemen aset dan perencanaan.

Dibandingkan dengan itu, sistem CMMS saat ini jauh lebih kuat dan menawarkan bisnis kemampuan untuk melacak work order, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan perawatan mencegah atau perbaikan. Dengan meninjau data operasional, CMMS sangat cocok untuk membuat proyeksi bisnis. Inovasi terbaru dalam perangkat lunak mencakup antarmuka berbasis cloud yang aman, aksesibilitas perangkat seluler, dan fungsionalitas kertasless yang lebih meningkatkan kemudahan penggunaan. Dengan faktor-faktor ini, program perangkat lunak manajemen pemeliharaan sekarang menggantikan paket spreadsheet yang kurang memiliki cakupan, kekuatan, dan efisiensi sistem manajemen pemeliharaan.

Berikut adalah sembilan manfaat CMMS yang dapat dimanfaatkan untuk mengoptimalkan keuntungan dan produktivitas:

1. Keandalan Data Fasilitas

Penelitian yang diterbitkan pada tahun 2006 di Information and Software Technology melaporkan bahwa spreadsheet elektronik rentan terhadap kesalahan seperti yang ditemukan dalam 88% spreadsheet yang ditinjau. Kesalahan pemuatan, sel yang ditugaskan dengan salah, rentang data yang salah, dan kesalahan rumus adalah beberapa sumber kesalahan. Sebagai akibatnya, kesalahan dapat menyelisihi hasil dan secara buruk mempengaruhi operasi perusahaan. Format entri data CMMS dan pemeriksaan akurasi mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan semacam itu.

2. Kesalahan Seringkali Tidak Terperhatikan Hingga Terlambat

Spreadsheet bergantung pada pengguna memilih rumus yang sesuai untuk menganalisis data mereka. Bahkan ketika data yang dimasukkan akurat, jika rumus yang salah dipilih, hasilnya akan cacat. Ketika jenis kesalahan ini tidak segera ditemukan, konsekuensinya dapat mahal bagi operasi bisnis. CMMS menghilangkan risiko terjadinya hal ini dengan rumus analitik yang sudah diprogram.

3. Manfaat Penghematan Waktu

Entri data spreadsheet sangat menyita waktu sehingga banyak perusahaan menyewa karyawan dengan keterampilan rendah untuk memasukkan data ke dalam spreadsheet. Dengan kecenderungan kesalahan yang sudah disebutkan, memiliki karyawan yang tidak terlatih mengelola tugas penting ini dapat berisiko. Platform perangkat lunak manajemen pemeliharaan membuat entri data lebih mudah sambil juga membatasi akses melalui izin pengguna. Fungsi ini membatasi apa yang dapat diubah pengguna dalam program dan melindungi dari kesalahan.

4. Spreadsheet Hanya Menyediakan Tampilan Terbatas dari Hubungan Data

Dengan keahlian teknis yang besar dan waktu, spreadsheet dapat diprogram untuk menganalisis data dalam cakupan yang sangat sempit. Namun, mereka tidak dapat menyediakan analisis pelacakan aset, inventaris dan tugas pemeliharaan serta alur kerja lain seperti penjadwalan perawatan mencegah. CMMS memiliki kemampuan ini, dan dengan laporan bawaan, mereka memudahkan untuk mendapatkan wawasan instan tentang riwayat aset, bagian, tenaga kerja; semuanya dilakukan tanpa pelatihan teknis khusus.

5. Otomatiskan dan Sederhanakan Laporan Pemeliharaan Fasilitas

Meskipun memungkinkan untuk menghasilkan laporan dalam spreadsheet, mereka bukanlah yang paling ramah pengguna untuk dibuat dibandingkan dengan CMMS. Baik itu diagram lingkaran, diagram scatter atau diagram batang, laporan spreadsheet tidak semenarik secara optis atau secepat tersedia. Karena pengguna ingin informasi secara real-time dan di ujung jari, perangkat lunak manajemen pemeliharaan (juga dikenal sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas) dapat melakukannya dengan klik mouse atau sentuhan pada tablet tanpa perlu memasukkan rumus seperti yang diperlukan dalam program spreadsheet.

6. Menyediakan Informasi Detail tentang Metrik Manajemen Fasilitas Penting

CMMS dirancang secara khusus untuk manajemen fasilitas. Spreadsheet bukan – setidaknya, tidak tanpa pemrograman yang canggih. Perangkat lunak pemeliharaan dapat menyediakan berbagai metrik yang berkaitan secara spesifik dengan fungsi perusahaan tanpa keahlian pemrograman khusus. Sebagai contoh, CMMS dapat menghasilkan metrik berikut secara real-time: MTBR (mean time between repairs); MTBF (mean time between failures); MTTR (mean time to repair).

7. Integrasi dengan Perangkat Lunak dan Aplikasi Fasilitas Lain

Salah satu daya tarik besar dari perangkat lunak pemeliharaan fasilitas adalah kemampuannya untuk berinteraksi dengan perangkat lunak lain seperti email, perangkat lunak akuntansi, sistem ERP, Active Directory, dan lainnya. Spreadsheet tidak memiliki kemampuan ini. Inovasi CMMS terbaru ini memperluas efektivitas mereka dan memberikan manfaat penghematan waktu tambahan bagi manajer fasilitas.

8. Penjadwalan Perawatan Mencegah

Perangkat lunak perawatan mencegah (PM) adalah pusat dari efisiensi perusahaan karena membantu menjalankan seluruh fasilitas. Namun, melakukan PM pada berbagai peralatan bukan tugas yang mudah terutama untuk operasi besar. Seringkali PM pada satu peralatan melibatkan banyak tugas atau langkah. Spreadsheet sangat terbatas di bidang ini karena mereka tidak dapat membuat protokol pemeliharaan yang dijadwalkan atau mengirim notifikasi atau pengingat untuk melakukannya. Dapat menjadwalkan PM adalah yang membuat CMMS sangat menarik bagi manajer fasilitas karena mereka dapat menyediakan daftar periksa semua tugas yang terlibat pada setiap peralatan, membuat jadwal rutin, mengirim notifikasi dan pengingat serta membuat laporan. Melakukan PM yang dijadwalkan berarti kegagalan peralatan tidak terduga yang lebih sedikit dan waktu henti yang lebih pendek.

9. Meningkatkan Fungsi Fasilitas Keseluruhan

Ada banyak aspek dari setiap perusahaan yang di luar kemampuan program spreadsheet standar. Ini mencakup pemantauan pemanfaatan tenaga kerja, pembuatan work order dan pengiriman pesanan persediaan dan bagian. Dipertimbangkan bersama, perangkat lunak pemeliharaan membantu manajer fasilitas membuat keputusan yang tepat tentang alokasi teknisi, waktu terbaik untuk menjadwalkan pemeliharaan rutin dan mengganti peralatan.

Saat ini, bisnis di berbagai sektor industri ditantang untuk menemukan cara yang paling efisien dan efektif untuk tumbuh dan menguntungkan. Pada suatu saat, spreadsheet adalah solusi biaya rendah yang sangat baik bagi manajer fasilitas. Namun, untuk organisasi besar, memelihara program spreadsheet dengan ratusan bahkan ribuan titik data tidak realistis. Seiring aset dan layanan organisasi tumbuh dan berkembang dalam lingkungan yang cepat dan menantang, menjadi sulit secara logistik untuk menjaga informasi tetap terkini dalam spreadsheet dan khususnya, untuk menghasilkan laporan komprehensif yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang tepat. Perangkat lunak CMMS adalah jawaban untuk masalah ini, dan itulah mengapa mereka menarik semakin banyak organisasi yang telah melebihi spreadsheet.