10 Peretasan untuk Membuat Program PM Anda Lebih Baik

Menurut survei baru-baru ini, sekitar 33% organisasi mengatakan mereka memiliki program pemeliharaan preventif. Tetapi mereka juga mengatakan program ini tidak efektif.

Program PM yang baik membantu departemen pemeliharaan berjalan dengan lancar, membuat keseluruhan organisasi lebih efisien secara keseluruhan. Jadi mudah untuk melihat mengapa orang ingin menerapkannya. Pertanyaan sebenarnya, kemudian, adalah, "Di mana letak kesalahan organisasi?" Dan yang paling penting:Bagaimana Anda bisa menghindari kesalahan yang sama?

Tetapi sebelum mencari cara untuk membuatnya lebih efektif, mari kita lihat tanda-tanda program PM yang tidak efektif. Kita harus bisa mengenali masalahnya sebelum bisa memperbaikinya.

Biaya pemeliharaan tetap

Salah satu cara termudah untuk melihat seberapa baik program PM Anda bekerja adalah dengan melihat biaya Anda sebelum dan sesudah implementasi. Lihat secara khusus nomor pra dan pasca implementasi untuk tenaga kerja dan pemeliharaan tak terjadwal. Jika Anda tidak melihat penurunan umum, itu mungkin berarti program PM Anda tidak memberikan apa yang seharusnya.

Jumlah waktu henti yang stabil

Rencana pemeliharaan preventif yang efisien harus mengurangi jumlah pekerjaan yang tidak direncanakan menjadi kurang dari 20% dari total. Jika tidak ada perubahan dalam jumlah waktu henti yang tidak terjadwal, rencana pemeliharaan preventif Anda tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Anda juga dapat melihat biaya lain yang terkait dengan waktu henti yang tidak terjadwal. Misalnya, jam lembur untuk teknisi perusahaan dan panggilan darurat ke vendor pihak ketiga. Jika angka-angka ini juga tidak berkurang, program Anda tidak bekerja.

Pengelolaan inventaris yang tidak teratur

Manajemen inventaris yang tepat meningkatkan keuntungan dengan meminimalkan biaya melalui konsumsi sumber daya yang dioptimalkan. Dikatakan dengan lebih sedikit kata-kata mewah, manajemen persediaan berarti memiliki persediaan yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan biaya yang tepat. Jika Anda selalu kekurangan suku cadang dan bahan yang Anda butuhkan dan Anda membutuhkan banyak biaya untuk pengiriman ekspres ekstra, program PM Anda mengecewakan Anda.

Sekarang setelah kita mengetahui gejala program PM yang buruk, mari kita lihat obatnya.

Cara Memperbaiki Masalah Pemeliharaan Pencegahan

Manakah dari ini yang akan bekerja untuk Anda tergantung pada mengapa Anda mengalami masalah di tempat pertama. Anda mungkin hanya perlu menerapkan beberapa perubahan. Tetapi bahkan jika ada lebih dari beberapa, mereka akan tetap berharga. Program PM yang efektif memberikan ROI yang kuat yang terlihat bagus di laporan tahunan perusahaan. Mungkin, yang lebih penting, itu menghilangkan beban kerja kolektif departemen pemeliharaan.

Luangkan waktu untuk mengimplementasikan program dengan benar

Program PM hanya seefektif implementasinya. Pikirkan seperti ini:Apa yang Anda butuhkan untuk menumbuhkan tanaman yang sempurna? Apakah hanya biji? Itu adalah bagian yang penting, tetapi Anda juga membutuhkan air dan pupuk — serta waktu, pengetahuan, dan kesabaran untuk menggabungkannya dengan benar.

Jadi, apa saja bahan untuk implementasi yang baik? Mereka sama:waktu, pengetahuan, dan kesabaran.

Pertama, pastikan Anda memberikan waktu yang cukup. Hal-hal tidak akan terjadi dalam semalam. Anda dan tim Anda kemungkinan harus bekerja dengan CMMS atau Perangkat Lunak Pemeliharaan Pencegahan untuk menyiapkan berbagai hal di sisi perangkat lunak. Kemudian ada waktu untuk pelatihan yang tepat. Saat melihat investasi waktu, selalu ingatkan diri Anda bahwa itu akan membuahkan hasil dalam jangka panjang.

Kedua, pastikan Anda memiliki pengetahuan yang benar. Penyedia CMMS yang baik akan dapat memandu Anda melalui langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan semuanya dilakukan dengan benar. Mereka harus memiliki banyak pengalaman, yang berarti mereka dapat membantu Anda menghindari semua perangkap umum.

Ketiga, dan bagi sebagian orang ini adalah yang tersulit, jangan terburu-buru dan jangan mengharapkan hasil langsung.

Menyiapkan PM berdasarkan kekritisan, usia, dan riwayat perintah kerja

Setiap aset penting, tetapi beberapa lebih penting daripada yang lain, dan Anda perlu mengatur PM Anda sesuai dengan itu. Apa yang terjadi ketika motor ban berjalan utama mati? Sampai Anda bisa memperbaikinya, operasi Anda terhenti. Tapi bagaimana dengan microwave di ruang istirahat?

Untuk setiap aset, Anda perlu menentukan tingkat kekritisan. Semakin kritis suatu aset, semakin banyak PM yang didapat. Tetapi kekritisan bukan satu-satunya metrik. Anda juga perlu melihat hal-hal seperti usia dan sejarah masa lalu. Semakin tua sebuah mesin, semakin Anda harus merawatnya. Dan aset yang telah memberi Anda masalah di masa lalu, mereka juga membutuhkan lebih banyak PM.

Pastikan CMMS Anda mendapatkan diet stabil dari data berkualitas tinggi

Ingat, kekuatan program PM berasal dari kemampuannya untuk memanfaatkan data. Jadi, Anda perlu memastikan itu diperbarui secara berkala dan semua data yang terkait dengan pemeliharaan masuk ke sistem. Anda perlu memberi makan banyak data pada program sehingga dapat menghasilkan jadwal yang tepat. Misalnya, bagaimana Anda tahu kapan harus mengganti oli di mobil Anda? Anda hanya menebak kecuali Anda tahu:

• jarak tempuh saat ini dan jarak tempuh pada perubahan terakhir
• rekomendasi pabrikan tentang kapan harus mengganti oli
• pekerjaan apa pun yang dilakukan pada mesin yang mungkin memengaruhi oli

Selama tahap awal implementasi, tekankan pentingnya menjaga CMMS tetap up to date. Ini adalah kebiasaan penting yang perlu dikembangkan oleh semua orang di tim. Setelah program PM diterapkan, Anda harus terus memeriksa secara berkala bahwa setiap orang memberi makan CMMS apa yang dibutuhkan untuk tumbuh dan berkembang.

Terus menyempurnakan program PM saat Anda melanjutkan

Bahkan jika Anda mengaturnya dengan sempurna di awal, banyak hal berubah dari waktu ke waktu sehingga akan selalu ada kebutuhan untuk menyesuaikan program dengan keadaan saat ini.

Sebagai contoh sederhana, Anda hanya perlu memeriksa ban pada sepeda baru Anda sebulan sekali. Tapi enam bulan kemudian, dengan motor yang sama persis, Anda sekarang perlu memeriksa ban seminggu sekali. Saat sepeda masih baru, sebulan sekali itu sempurna. Namun seiring waktu, itu berubah menjadi seminggu sekali.

Tetapi dibutuhkan lebih dari sekedar manajer untuk membuat program PM berhasil. Teknisi juga memainkan peran penting dalam proses ini. Mari jelajahi peran mereka dan bagaimana sebagai manajer Anda dapat memaksimalkan masukan teknisi.

Perbarui semua manual yang terkait dengan aset dan peralatan

Agar metafora diet sehat berjalan sedikit lebih lama, ketika Anda pertama kali menyiapkan program PM dan memuat semuanya ke dalam CMMS, ingatlah bahwa sarapan adalah makanan terpenting hari itu. Pastikan semua manual O&M dan materi terkait aset lainnya mutakhir.

Semua manual yang terkait dengan permesinan harus selalu tersedia di dalam CMMS sehingga segera setelah ada masalah, dapat diselesaikan dengan cepat.

Pelatihan staf yang efektif tentang Program Pemeliharaan Pencegahan

Tidak ada strategi atau program yang dapat berhasil tanpa dukungan dari orang-orang yang melaksanakannya. Staf pemeliharaan membutuhkan informasi lengkap tentang program PM. Mereka harus diberi pengarahan tentang program PM dan pelatihan formal harus dilakukan mengenai kegiatan apa yang perlu mereka lakukan jika terjadi gangguan.

Staf pemeliharaan harus diperlihatkan alur proses kerja yang lengkap dan bagaimana mengelola informasi berharga untuk semua aset penting. Mereka harus diperlihatkan cara melacak semua perintah kerja sebelumnya sehingga mereka dapat melihat apa yang salah dengan aset di masa lalu dan bagaimana masalah tersebut diselesaikan.

Kembangkan dan prioritaskan daftar peralatan penting

Sangat mudah tersesat jika perusahaan Anda memiliki daftar peralatan yang sangat panjang. Itu membuat sulit untuk mengelola semuanya pada saat yang bersamaan. Jadi, sangat penting untuk memesan aset berdasarkan kekritisan. Semua peralatan atau aset dengan kemungkinan masalah yang lebih tinggi harus diidentifikasi sehingga tindakan mitigasi dapat diambil dengan tepat.

Aset dengan waktu henti yang lebih lama dan lebih sering harus diprioritaskan dan ditempatkan di urutan teratas dalam daftar. Daftar tersebut perlu mengidentifikasi peralatan mana yang memiliki:

• Jumlah waktu henti tertinggi
• Kerugian produksi tertinggi
• Masalah kualitas terbesar

Dengan mengidentifikasi faktor-faktor ini, Anda dapat memprioritaskan daftar aset Anda.

Melacak usia aset

Usia peralatan sering kali menentukan berapa banyak perawatan yang dibutuhkan. Seiring bertambahnya usia peralatan, itu membutuhkan lebih banyak perawatan, lebih sering. Peralatan baru jauh lebih kecil kemungkinannya untuk rusak.

Untuk mengatasi masalah terkait usia, Anda perlu melakukan restorasi terjadwal. Ini harus dilakukan untuk aset yang telah aus sampai pada titik di mana kegagalan dapat diprediksi. Tujuannya adalah untuk memulihkan aset sedekat mungkin ke kondisi barunya.

Tetap sederhana dengan memecah mesin besar menjadi bagian-bagian komponen

Sebuah mesin berisi banyak bagian sehingga menjadi proses yang panjang jika perintah kerja dibuat untuk mesin, bukan bagian tertentu yang perlu diperbaiki. Memecah alat berat menjadi komponen-komponen sederhana memastikan teknisi tidak perlu membuang waktu untuk memeriksa seluruh alat berat.

Misalnya, diminta untuk memeriksa pabrik dingin bisa membuat Anda kewalahan. Anda tidak yakin ke mana harus mencari terlebih dahulu. Namun, memecah pabrik menjadi sistem komponennya memudahkan untuk melihat jalan menuju kesuksesan.

Setiap kali membuat perubahan pada program, lihat rekam jejak Anda saat ini. Apakah Anda melihat hasil yang Anda inginkan? Hasil Anda akan memberi tahu Anda di mana program tersebut bekerja dan di mana ia membutuhkan perhatian ekstra. Juga, lihat apa yang berubah sejak program pertama kali dimulai. Dalam contoh sederhana kami dengan sepeda, kami beralih dari sepeda baru ke sepeda berusia enam bulan, jadi masuk akal untuk meningkatkan frekuensi PM. Apakah ada faktor lain yang berubah? Pengendara baru? Kerusakan baru-baru ini? Itu tidak hanya akan memengaruhi frekuensi tetapi juga jenis PM.

Langkah selanjutnya (AKA Dapatkan CMMS yang Anda sukai)

Inilah tip yang paling penting:rencana pemeliharaan preventif yang efektif membutuhkan perangkat lunak CMMS. Tidak ada cara yang lebih baik untuk menyatukan dan memanfaatkan semua data yang akan mendukung program Anda. Jika Anda tidak memilikinya, dapatkan satu. Jika Anda memiliki yang tidak Anda sukai, dapatkan yang baru. Jika Anda tidak bahagia, temukan penyedia baru dan lebih baik.