10 Strategi Terbukti untuk Meningkatkan Program Preventive Maintenance Anda

Menurut survei terbaru, sekitar 33% organisasi mengatakan mereka memiliki program preventive maintenance. Namun mereka juga mengatakan program-program ini tidak efektif.

Program PM yang baik membantu departemen pemeliharaan berjalan lancar, membuat seluruh organisasi lebih efisien secara keseluruhan. Jadi mudah dipahami mengapa orang ingin menerapkannya. Pertanyaan nyata, maka, adalah, “Di mana organisasi salah?” Dan yang terpenting: Bagaimana Anda dapat menghindari kesalahan yang sama?

Namun sebelum melihat cara membuatnya lebih efektif, mari kita lihat tanda-tanda yang menunjukkan program PM yang tidak efektif. Kita harus dapat mengenali masalah sebelum kita dapat memperbaikinya.

Biaya pemeliharaan yang stabil

Salah satu cara termudah untuk melihat seberapa baik program PM Anda bekerja adalah dengan melihat biaya sebelum dan setelah implementasi. Lihat spesifik angka sebelum dan setelah implementasi untuk tenaga kerja dan pemeliharaan yang tidak dijadwalkan. Jika Anda tidak melihat penurunan umum, itu mungkin berarti program PM Anda tidak memberikan apa yang seharusnya.

Angka waktu henti yang stabil

Rencana preventive maintenance yang efisien harus mengurangi jumlah pekerjaan yang tidak terjadwal menjadi kurang dari 20% dari total. Jika tidak ada perubahan dalam jumlah waktu henti yang tidak dijadwalkan, rencana preventive maintenance Anda tidak bekerja sebagaimana mestinya. Anda juga dapat melihat biaya lain yang terkait dengan waktu henti yang tidak dijadwalkan. Misalnya, jam lembur untuk teknisi perusahaan dan panggilan darurat ke vendor pihak ketiga. Jika angka-angka ini juga tidak menurun, program Anda tidak bekerja.

Manajemen inventori yang tidak terorganisir

Manajemen inventori yang tepat meningkatkan keuntungan dengan meminimalkan biaya melalui konsumsi sumber daya yang dioptimalkan. Dikatakan dengan kata-kata yang kurang rumit, manajemen inventori berarti memiliki stok yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan biaya yang tepat. Jika Anda selalu kekurangan bagian dan bahan yang Anda butuhkan dan itu mengakhiri Anda banyak biaya dalam pengiriman ekspres tambahan, program PM Anda mengecewakan Anda.

Sekarang setelah kita tahu gejala program PM yang buruk, mari kita lihat obatnya.

Cara Memperbaiki Masalah Preventive Maintenance Anda

Manakah yang akan bekerja untuk Anda tergantung pada mengapa Anda mengalami masalah dari awal. Anda mungkin hanya perlu menerapkan beberapa perubahan. Namun bahkan jika ada lebih dari beberapa, itu tetap akan layak. Program PM yang efektif memberikan ROI yang kuat yang terlihat bagus pada laporan tahunan perusahaan. Mungkin yang lebih penting lagi, itu melepaskan beban besar dari bahu kolektif departemen pemeliharaan.

Luangkan waktu untuk menerapkan program dengan benar

Program PM hanya seefektif implementasinya. Pikirkan demikian: Apa yang Anda butuhkan untuk menanam tanaman yang sempurna? Apakah hanya benih? Itu adalah bagian penting, namun Anda juga akan memerlukan air dan pupuk — serta waktu, pengetahuan, dan kesabaran untuk menggabungkannya dengan benar.

Jadi, apa saja bahan untuk implementasi yang baik? Mereka sama: waktu, pengetahuan, dan kesabaran.

Pertama, pastikan Anda mengalokasikan waktu yang cukup. Hal-hal tidak akan terjadi dalam sekejap. Anda dan tim Anda kemungkinan besar akan harus bekerja dengan CMMS atau Perangkat Lunak Preventive Maintenance untuk menyiapkan sisi perangkat lunak. Kemudian ada waktu untuk pelatihan yang tepat. Saat melihat investasi waktu, selalu ingatkan diri sendiri bahwa itu akan membayar di jangka panjang.

Kedua, pastikan Anda memiliki pengetahuan yang tepat. Penyedia CMMS yang baik akan dapat memandu Anda melalui langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan semuanya dilakukan dengan benar. Mereka seharusnya memiliki banyak pengalaman, yang berarti mereka dapat membantu Anda menghindari semua jebakan umum.

Ketiga, dan bagi beberapa orang ini adalah yang terkeras, jangan terburu-buru dan jangan harapkan hasil segera.

Siapkan PM berdasarkan kritisitas, usia, dan riwayat pesanan kerja

Setiap aset penting, namun beberapa penting jauh lebih banyak daripada yang lain, dan Anda perlu mengatur PM Anda sesuai dengan itu. Apa yang terjadi ketika motor penggerak belt utama mati? Sampai Anda dapat memperbaikinya, operasi Anda terhenti. Namun bagaimana dengan microwave di ruang istirahat?

Untuk setiap aset, Anda perlu menentukan tingkat kritisitasnya. Semakin kritis aset, semakin banyak PM yang diberikan. Namun kritisitas bukan satu-satunya metrik. Anda juga perlu melihat hal-hal seperti usia dan riwayat masa lalu. Semakin tua mesin, semakin banyak yang perlu Anda rawat. Dan aset yang telah memberi Anda masalah di masa lalu, juga membutuhkan lebih banyak PM.

Pastikan CMMS Anda mendapatkan pasokan data berkualitas tinggi secara teratur

Ingat, kekuatan program PM datang dari kemampuannya untuk memanfaatkan data. Jadi, Anda perlu memastikan data tersebut diperbarui secara teratur dan semua data terkait pemeliharaan masuk ke dalam sistem. Anda perlu memberi program banyak data sehingga ia dapat menghasilkan jadwal yang tepat. Misalnya, bagaimana Anda tahu kapan mengganti oli mobil Anda? Anda hanya menebak kecuali Anda tahu:

•  kilometer saat ini dan kilometer pada penggantian terakhir
•  rekomendasi produsen untuk kapan mengganti oli
•  pekerjaan apa pun yang dilakukan pada mesin yang dapat mempengaruhi oli

Selama tahap awal implementasi, tekan pentingnya menjaga CMMS tetap diperbarui. Ini adalah kebiasaan penting yang perlu dikembangkan oleh semua anggota tim. Setelah program PM diterapkan, Anda akan ingin terus memeriksa pada interval teratur bahwa semua orang memberi CMMS apa yang diperlukannya untuk tumbuh dan berkembang.

Terus sesuaikan program PM seiring berjalan

Bahkan jika Anda menyiapkannya dengan sempurna di awal, hal-hal berubah seiring waktu jadi akan selalu ada kebutuhan untuk menyesuaikan program dengan kondisi saat ini.

Untuk contoh sederhana, Anda hanya perlu memeriksa ban sepeda baru Anda sekali sebulan. Namun enam bulan kemudian, dengan sepeda yang sama persis, Anda sekarang perlu memeriksa ban sekali seminggu. Saat sepeda baru, sekali sebulan sempurna. Namun seiring waktu, itu berubah menjadi sekali seminggu.

Tetapi membutuhkan lebih dari sekadar manajer untuk membuat program PM sukses. Teknisi juga memerankan peran vital dalam proses. Mari kita jelajahi peran mereka dan bagaimana sebagai manajer Anda dapat memaksimalkan masukan teknisi.

Perbarui semua manual yang terkait dengan aset dan peralatan

Untuk melanjutkan metafora diet yang sehat sedikit lebih lama lagi, saat Anda pertama kali menyiapkan program PM dan memuat semuanya ke dalam CMMS, ingatlah bahwa sarapan adalah makan paling penting dalam hari. Pastikan semua manual O&M dan materi terkait aset lainnya sudah diperbarui.

Semua manual yang terkait dengan mesin harus tetap tersedia dengan mudah dalam CMMS sehingga segera ada masalah, itu dapat diselesaikan dengan cepat.

Pelatihan staf yang efektif tentang Program Preventive Maintenance

Tidak ada strategi atau program yang dapat sukses tanpa dukungan orang yang melakukannya. Staf pemeliharaan memerlukan informasi lengkap tentang program PM. Mereka harus diberikan informasi tentang program PM dan pelatihan formal harus dilakukan mengenai aktivitas apa yang perlu dilakukan dalam hal kerusakan.

Staf pemeliharaan harus ditunjukkan alur kerja lengkap dan cara mengelola informasi berharga untuk semua aset penting. Mereka harus ditunjukkan cara melacak semua pesanan kerja sebelumnya sehingga mereka dapat melihat apa yang salah dengan aset di masa lalu dan bagaimana masalah tertentu itu dipecahkan.

Kembangkan dan prioritaskan daftar peralatan kritis

Mudah untuk tersesat jika perusahaan Anda memiliki daftar peralatan yang sangat panjang. Ini membuat sulit untuk mengelola semuanya secara bersamaan. Jadi sangat penting untuk mengurutkan aset berdasarkan kritisitas. Semua peralatan atau aset dengan kemungkinan lebih tinggi untuk memiliki masalah harus diidentifikasi sehingga tindakan mitigasi dapat diambil sesuai dengan itu.

Aset dengan waktu henti yang lebih lama dan lebih sering harus diprioritaskan dan diletakkan di bagian atas daftar. Daftar perlu mengidentifikasi peralatan mana yang memiliki:

• Waktu henti tertinggi
• Kerugian produksi tertinggi
• Masalah kualitas terbesar

Dengan mengidentifikasi faktor-faktor ini, Anda dapat memprioritaskan daftar aset Anda.

Pantau usia aset

Usia peralatan sering menentukan seberapa banyak pemeliharaan yang akan diperlukan. Seiring waktu peralatan menjadi lebih tua, ia memerlukan lebih banyak pemeliharaan, lebih sering. Peralatan baru jauh lebih jarang rusak.

Untuk mengatasi masalah terkait usia, Anda perlu melakukan restorasi yang dijadwalkan. Ini harus dilakukan untuk aset yang telah aus hingga titik di mana kegagalan dapat diprediksi. Tujuannya adalah untuk mengembalikan aset ke kondisi sebaru mungkin.

Jaga agar sederhana dengan membagi mesin besar menjadi bagian komponen

Sebuah mesin mengandung banyak bagian sehingga menjadi proses yang panjang jika pesanan kerja dibuat untuk mesin daripada bagian spesifik yang perlu diperbaiki. Memecah mesin menjadi komponen sederhana memastikan teknisi tidak perlu membuang waktu memeriksa seluruh mesin.

Misalnya, diminta untuk memeriksa cold mill dapat menjadi membingungkan. Anda tidak yakin di mana harus melihat pertama kali. Namun memecah pabrik menjadi sistem komponennya membuat lebih mudah untuk melihat jalan menuju kesuksesan.

Kapan pun Anda membuat perubahan pada program, lihat catatan saat ini Anda. Apakah Anda melihat hasil yang Anda inginkan? Hasil Anda akan memberi tahu Anda di mana program bekerja dan di mana membutuhkan perhatian tambahan. Juga, lihat apa yang telah berubah sejak program pertama kali dimulai. Dalam contoh sederhana kami dengan sepeda, kita pergi dari sepeda baru menjadi sepeda berumur enam bulan, jadi masuk akal untuk meningkatkan frekuensi PM. Apakah faktor lain telah berubah? Pengemudi baru? Kecelakaan terakhir? Itu akan mempengaruhi tidak hanya frekuensi tetapi juga jenis PM.

Langkah selanjutnya (alias Dapatkan CMMS yang Anda sukai)

Ini adalah tips yang paling penting: rencana preventive maintenance yang efektif memerlukan perangkat lunak CMMS. Tidak ada cara yang lebih baik untuk menggabungkan dan memanfaatkan semua data yang akan memberi daya pada program Anda. Jika Anda tidak memilikinya, dapatkan satu. Jika Anda memilikinya yang tidak Anda sukai, dapatkan yang baru. Jika Anda tidak puas, cari penyedia yang baru dan lebih baik.