Maksimalkan ROI CMMS: 5 Langkah Esensial untuk Mengoptimalkan Program Pemeliharaan

Dapatkan hasil terbaik dari program pemeliharaan Anda

Saat organisasi membuat keputusan untuk melanjutkan pembelian CMMS (sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi) atau mengupgrade yang sudah ada, ini melibatkan banyak pertimbangan. Seperti fakta yang telah terbukti, berinvestasi dalam CMMS melibatkan waktu dan uang. Berikut adalah lima langkah yang kami rekomendasikan untuk membantu organisasi mendapatkan return on investment terbesar dan mengoptimalkan penggunaan perangkat lunak pemeliharaan preventif.

Langkah Satu: Pastikan Anda Memiliki Dukungan yang Kuat dan Awal dari Manajemen dan Pengguna

Seperti alat manajemen bisnis lainnya, perangkat lunak CMMS hanya dapat melakukan tugasnya jika orang menjadikannya sebagai bagian dari rutinitas kerja harian mereka. Untuk membantu meningkatkan tingkat adopsi pengguna, umpan balik diperlukan dari pengguna dan manajemen tentang apa yang diinginkan dan dibutuhkan dari sistem. Selanjutnya, masukan ini digunakan saat meneliti opsi perangkat lunak dan vendor. Ini akan membantu memastikan bahwa sistem CMMS yang dipilih akan menjadi kecocokan terbaik dengan alur kerja dan praktik bisnis saat ini perusahaan serta dengan kebutuhan dari mereka yang akan menggunakannya. Selain itu, setelah sistem baru berjalan, manajer proyek akan berada dalam posisi untuk menjadi contoh dan mendorong rekan tim mereka untuk menggunakan sistem secara efektif.

Langkah Dua: Hubungkan dengan Sistem Lainnya Di Mana Mungkin

Menautkan sistem bisnis akan membantu pengguna membuat keputusan yang lebih baik dan menghindari repotnya memasuk ulang data dari satu sistem ke sistem lain. Pengguna akan dapat menghindari tugas masuk ulang data yang berlebihan yang memakan waktu dan rentan kesalahan. Saat bekerja pada satu sistem terhubung, data akan diperbarui secara otomatis pada sistem. Dengan menggunakan metode ini, pengguna akan selalu bekerja dengan data terbaru.

Berbagi dan berkomunikasi di dalam dan di antara departemen menjadi jauh lebih mudah. Dengan program pemeliharaan terintegrasi, semua orang memiliki akses ke data yang sama. Tidak perlu lagi mengekspor informasi dari satu sistem, dan kemudian memformatnya ulang sebelum membaginya dengan rekan kerja. Dengan mengurangi waktu yang dihabiskan pada tugas administratif, ini menyisakan waktu yang lebih baik untuk hal-hal lain seperti pengembangan produk, pemasaran, dan pertumbuhan bisnis. Peningkatan produktivitas adalah hasil penting dari penggunaan sistem CMMS.

Langkah Tiga: Tetapkan Harapan yang Jelas dan Investasikan dalam Pelatihan

Kapan pun program pemeliharaan dibeli, penting untuk menetapkan harapan penggunaan sejak awal. Tanpa ini, pengguna mungkin tidak dapat mencapai hasil bisnis mereka sepenuhnya. Dengan mengidentifikasi tujuan penggunaan spesifik, anggota tim akan lebih cenderung menggunakan perangkat lunak sebanyak mungkin dan puas dengan hasilnya.

Selain mengidentifikasi harapan Anda, juga penting untuk memastikan bahwa staf tahu cara menggunakan sistem dengan pelatihan praktis untuk mencapai tujuan ini. Pelatihan harus disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik anggota tim atau departemen. Memiliki materi pelatihan yang tersedia dengan mudah setelah sesi pelatihan langsung pertama adalah sumber referensi yang membantu. Mengikuti dengan sesi pelatihan yang dijadwalkan lagi enam bulan setelah sistem berjalan adalah ide yang baik. Pelatihan tambahan, setelah staf sudah terbiasa dengan sistem, berguna karena memberikan pengguna kesempatan untuk menjawab pertanyaan baru dan memungkinkan manajemen untuk memperkuat harapan mereka.

Langkah Empat: Gunakan Dasbor Kustom untuk Membawa Informasi Terpenting ke Depan

Di lingkungan yang cepat saat ini, memiliki akses yang cepat dan mudah ke permintaan pemeliharaan yang krusial sangat penting untuk operasi fasilitas yang sukses. Inilah dasbor perangkat lunak manajemen fasilitas memainkan peran. Banyak di antaranya, termasuk dasbor kami di Hippo CMMS, menawarkan dasbor yang dapat disesuaikan yang dengan cepat menampilkan data penting. Ini membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dalam banyak cara seperti mengurangi kebutuhan untuk membaca laporan panjang serta akses yang mudah ke pesanan kerja, penggunaan peralatan, dan daftar inventaris. Memiliki jenis informasi ini pada pandangan pertama menghemat waktu, sambil juga memastikan bahwa keputusan yang dibuat akan didasarkan pada data terbaru. Dengan alat manajemen bisnis seperti CMMS, perusahaan akan memiliki kepercayaan bahwa keputusan penting akan didasarkan pada data yang akurat dan terkini.

Hippo CMMS membawa dasbor tradisional ke level yang baru. Dengan mereka, Anda dapat:

• Impor manual aset, gambar, dan informasi lain untuk akses yang mudah.
• Simpan peta rute dan gambar untuk pemeliharaan armada yang ditingkatkan
• Buat layar kustom untuk mencocokkan kebutuhan bisnis Anda
• Lihat ringkasan pesanan kerja interaktif
• Kumpulkan semua informasi aset dan peralatan (dari gambar model hingga tag) dalam rencana lantai interaktif

Dasbor ini sangat cocok untuk organisasi besar, multi-fasilitas di bidang Kesehatan, pemerintah, hotel, restoran, ritel, dan pendidikan.

Langkah Lima: Lakukan Pemeriksaan Sistem Secara Rutin

Melakukan pemeliharaan preventif pada CMMS adalah latihan yang penting tetapi sering diabaikan. Idealnya, pemeriksaan rutin dijadwalkan pada CMMS setiap enam bulan. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan adalah:

• Apakah perangkat lunak saya diperbarui?
• Apakah saya mendapatkan laporan yang saya butuhkan?
• Apakah ada hal lain yang dapat kita otomatiskan dengan perangkat lunak?

Saat melakukan pemeriksaan rutin ini, juga adalah waktu yang baik untuk menilai apakah pengguna saat ini memiliki pertanyaan, atau apakah ada karyawan baru yang memerlukan pelatihan sistem.

Dengan mengikuti praktik pemeliharaan preventif ini, Anda akan jauh dalam memanfaatkan CMMS Anda.

Hippo CMMS berupaya menjadi pemimpin dalam manajemen pemeliharaan yang sederhana. Ini dicapai dengan mengembangkan perangkat lunak yang ramah pengguna, hemat biaya dan dukungan terbaik bagi pelanggan kami. Jika Anda ingin menjelajahi perangkat lunak terkemuka industri kami lebih lanjut, Anda dapat mencobanya gratis selama 30 hari!

Coba Hippo CMMS sendiri untuk mempelajari lebih lanjut atau bicara dengan Spesialis Perangkat Lunak.

Ingin lebih banyak? Baca 16 Pertanyaan untuk Ditanyakan Sebelum Membeli Perangkat Lunak CMMS