Cara Program Surat Kerja Meningkatkan Efisiensi dan Keuntungan
Sekarang ini, perusahaan menghadapi dua tantangan besar: tetap bersaing dengan pesaing sambil mengatasi margin operasional yang semakin sempit. Permintaan pasar, tren industri yang berubah, dan teknologi yang berkembang semuanya menambah tekanan bagi pemilik bisnis untuk tetap berada di puncak. Karena sangat mungkin bahwa stres-stress ini dan mungkin stres lainnya akan terus berlanjut, penting bagi bisnis untuk menangani masalah yang berada di kendali mereka. Salah satunya adalah fokus pada sisi operasional dengan memastikan departemen pemeliharaan berfungsi dengan efisiensi maksimal.
Beberapa tahun terakhir, semakin banyak perusahaan, baik besar maupun kecil, dari berbagai sektor industri, layanan, dan korporasi telah mengambil langkah ke arah ini. Mereka melakukannya dengan mengganti pendekatan “pensil dan kertas” atau spreadsheet dalam manajemen pemeliharaan dengan Software Manajemen Pemeliharaan Komputerisasi (CMMS). CMMS adalah sistem pemeliharaan otomatis yang canggih dan penuh fitur yang memberikan manajer pemeliharaan opsi untuk menerima gambaran umum operasi fasilitas atau status peralatan individual. Di antaranya, sistem ini juga mampu mengelola surat kerja dengan cara yang tidak mungkin menggunakan pendekatan manual tradisional. Di sini, saya akan membahas beberapa fitur serta manfaat dari pengintegrasian perangkat lunak surat kerja CMMS ke dalam departemen manajemen pemeliharaan perusahaan.
Pemrosesan Surat Kerja Real-Time
Pendekatan tradisional dalam mengelola surat kerja umumnya melibatkan pembuatan salinan fisik surat kerja yang kemudian ditempatkan di meja atau kotak masuk teknisi pemeliharaan. Surat kerja akan tinggal di sana sampai dilihat. Karena staf pemeliharaan sibuk dengan pekerjaan lain, ini bisa berarti berjam-jam bahkan berhari-hari sebelum surat kerja diambil. Dalam jeda waktu ini, teknisi mungkin bahkan tidak menyadari urgensi, lokasi, dan apakah komponen diperlukan untuk menangani masalah. Ini berarti waktu berharga yang hilang yang dapat mengakibatkan gangguan pada siklus produksi. Ini kemudian mempengaruhi laba bersih perusahaan. Program surat kerja otomatis mengirimkan surat kerja secara real-time; dengan kata lain, diterima secara instan. Karena surat kerja dikirim melalui perangkat lunak CMMS, semua informasi relevan tentang perbaikan teridentifikasi. Ini mencakup lokasi perbaikan, jenis perbaikan, prioritasnya, serta daftar komponen yang diperlukan, jika ada.
Kelola Surat Kerja Secara Mobile
Inovasi terbaru dalam CMMS adalah integrasi aplikasi surat kerja. Dengan akses seluler, staf pemeliharaan dapat menggunakan semua fitur perangkat lunak melalui aplikasi di smartphone atau tablet dari mana saja mereka berada. Memerlukan hanya layanan seluler atau WIFI, sistem surat kerja dapat digunakan untuk menangani masalah pemeliharaan tanpa perlu kembali ke stasiun komputer di dalam fasilitas. Ini berarti surat kerja dapat dimulai tanpa jeda waktu yang tidak perlu.
Akses Dokumen Penting; Gambar, Manual, dan Gambar Teknis
Masalah yang dihadapi perusahaan yang memiliki sejumlah besar aset adalah melacak mereka. Dalam hal manajemen pemeliharaan, saat peralatan ditemukan memerlukan perawatan, dapat mengidentifikasinya secara akurat sangat penting. Di fasilitas besar, kesalahan sering terjadi saat mencari aset dan situasi masalah atau saat memesan komponen pengganti. CMMS mengatasi masalah ini dengan cara berikut:
- Membuatnya mungkin untuk mencetak biru fasilitas ke dalam sistem sehingga saat peralatan yang memerlukan perawatan telah diidentifikasi, lokasi pastinya di dalam fasilitas dapat ditandai pada surat kerja.
- Mengambil foto bagian yang rusak pada peralatan yang juga dapat ditambahkan ke surat kerja.
- Mengintegrasikan kemampuan pemindaian kode batang yang membuat pemesanan komponen pengganti cepat, mudah, dan akurat. Tidak lagi ada penundaan yang disebabkan oleh kesalahan transpose nomor seri atau saat harus mencarinya.
Alat Pencarian dan Pelaporan Sederhana
Keindahan perangkat lunak manajemen pemeliharaan otomatis (juga dikenal sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas) adalah setelah semua data aset telah dimasukkan ke dalam sistem, pembuatan surat kerja membutuhkan lebih dari sekadar klik mouse atau ketukan pada perangkat seluler. Operasi surat kerja dapat diakses dari desktop CMMS menggunakan menu drop-down yang intuitif dan mudah digunakan. Pengguna tidak memerlukan keterampilan teknis untuk mengelola surat kerja dari awal hingga akhir. Menggunakan sistem surat kerja, staf pemeliharaan dapat membuat surat kerja, mengidentifikasi lokasinya, memesan komponen, melacak status surat kerja, dan membuat laporan saat perbaikan selesai. Semua tugas ini dilakukan dengan CMMS. Pendekatan manajemen pemeliharaan tradisional tidak memiliki kemampuan satu pintu dan real-time ini.
Kalender Penjadwalan Surat Kerja Perangkat Lunak CMMS Hippo
Manfaat yang diterima dengan menerapkan sistem surat kerja melalui CMMS hanyalah satu bagian dari apa yang ditawarkan perangkat lunak kepada bisnis. Karena departemen pemeliharaan diandalkan untuk menjaga siklus produksi berjalan sebagaimana mestinya, memiliki alat terbaik untuk mewujudkannya sangat penting. Secara keseluruhan, sistem otomatis menawarkan pemilik bisnis solusi manajemen pemeliharaan yang saat digunakan sesuai dengan desain akan memastikan operasi fasilitas yang aman, meningkatkan kualitas produksinya, dan menambahkan bulan, jika tidak tahun, pada umur pakai peralatan. Semuanya ini berterjemah menjadi operasi perusahaan yang ditingkatkan yang kemudian berdampak positif pada laba bersihnya.
