Cara meningkatkan pemeliharaan

Untuk meningkatkan pemeliharaan, Anda harus menjadi lebih baik dalam membangun hubungan positif dengan operasi. Untuk mencapai keunggulan pemeliharaan, Anda harus memiliki hubungan yang sangat baik. Ini berarti memiliki pemeliharaan yang selaras sepenuhnya dengan tujuan yang lebih besar dari operasi Anda dan perusahaan Anda. Bagaimana kamu melakukan ini? Ada dua hal dasar yang harus dilakukan:

1) Bangun strategi pemeliharaan Anda sesuai dengan tujuan perusahaan Anda; dan,

2) Bangun hubungan dengan operasi yang memungkinkan Anda mendapatkan sumber daya yang Anda butuhkan untuk mencapai strategi Anda.

Gambar 1. Sebuah proyek dipecah menjadi beberapa fase.

PENYELENGGARAAN STRATEGIS
Meskipun ada banyak kemungkinan pendekatan untuk mengembangkan dan melaksanakan suatu strategi - dan sebenarnya ada strategi khusus yang jumlahnya tak terbatas - beberapa jalur lebih efektif. Saya akan menyajikan cara yang efektif untuk meningkatkan pemeliharaan dalam artikel ini.

Hal pertama yang harus dilakukan adalah memastikan bahwa Anda memiliki dukungan manajemen untuk mengembangkan strategi perbaikan untuk pemeliharaan. Membangun strategi seharusnya tidak menghabiskan banyak sumber daya - sebagian besar tenaga dan mungkin beberapa pembandingan - tetapi itu akan membutuhkan banyak waktu pribadi Anda.

Berikut ini adalah langkah-langkah kunci untuk membangun strategi yang efektif:

• Identifikasi prinsip-prinsip perusahaan secara langsung atau dorong mereka sebaik mungkin

• Identifikasi tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang

• Identifikasi seperti apa yang terbaik di kelasnya (kadang-kadang disebut kelas dunia)

• Prioritaskan area yang akan memiliki dampak terbesar dalam mencapai tujuan perusahaan dan menggerakkan Anda menuju hasil terbaik di kelasnya

• Menilai keadaan terkini dalam operasi pemeliharaan Anda

• Di setiap area penilaian, evaluasi setiap hal berikut:

• Orang - budaya, simbol, nilai yang dianut, nilai yang mendasari

• Proses - petakan milik Anda vs. yang terbaik di kelasnya

• Teknologi - evaluasi sistem Anda (teknologi informasi, kertas, orang); teknologi harus mendukung proses Anda, yang seharusnya mendukung karyawan Anda.

Semua aktivitas ini adalah peluang untuk melibatkan orang-orang Anda dan terlibat dalam proses peningkatan. Keterlibatan adalah kunci sukses. Selain itu, penting untuk berkomunikasi dengan orang-orang Anda dalam istilah yang berarti bagi mereka.

Gambar 2. Siklus keberhasilan pemeliharaan.

Anda akan memerlukan perkiraan sumber daya dan waktu yang dibutuhkan untuk mencapai transformasi ini. Saya telah belajar, setelah menjalankan banyak proyek, bahwa pepatah lama lebih mendekati kebenaran daripada yang ingin kita akui:"Proyek yang dijalankan dengan buruk membutuhkan empat kali perkiraan sumber daya; proyek yang dijalankan dengan baik membutuhkan tiga kali lipat." Bahkan jika benar, masih 25 persen lebih murah untuk menjalankan proyek dengan baik, dan itu dimulai dengan rencana yang baik.

Hal ini berguna untuk memecah proyek menjadi beberapa fase (lihat Gambar 1 di Halaman 26). Sumbu vertikal pada diagram ini adalah segala sesuatu yang Anda coba tingkatkan - keandalan, penyelesaian pemeliharaan preventif, akurasi boks, dan sebagainya. Baris atas mewakili kondisi ideal. Ini dari data yang Anda kumpulkan tentang kinerja terbaik di kelasnya. Sekarang Anda memiliki strategi dan rencana proyek tingkat tinggi. Ini adalah titik awalnya.

Sering dikatakan bahwa tidak perlu menjadwalkan mesin untuk pemeliharaan, karena jika Anda menunggu cukup lama, mereka akan menjadwalkannya sendiri. Ini juga berlaku untuk strategi. Jika Anda menunggu untuk melakukan pekerjaan penting ini cukup lama, Anda akan memiliki strategi. Lee Iacocca mengatakannya dengan baik:"Ada kalanya bahkan manajer terbaik seperti anak kecil dengan anjing besar, menunggu untuk melihat ke mana anjing itu ingin pergi sehingga dia bisa membawanya ke sana." Pastikan "anjing besar" adalah perusahaan dan bukan mesin atau kebutuhan produksi yang mendesak.

Gambar 3. Angka tidak berbohong; mereka memberi tahu nilai pemeliharaan yang ditingkatkan.

MEMBANGUN HUBUNGAN
Salah satu cara paling terkenal untuk mengurangi efisiensi bisnis adalah dengan membangun silo organisasi. Sayangnya, ini sangat mudah dilakukan dan, sering kali, tampak sangat normal dan bahkan dianjurkan sebagai cara untuk meningkatkan efektivitas. Jika organisasi Anda mengirim pesan "lakukan saja pekerjaan Anda dan jangan khawatir tentang orang lain", orang akan melakukan pekerjaan mereka. Ini adalah bangunan silo. Ini adalah manajemen batas yang efektif di mana keunggulan terjadi. Anda telah melihat tim-tim luar biasa yang tampak seperti jeli dan selalu mendapatkan hasil yang luar biasa meskipun faktanya mereka tidak memiliki pemain-pemain all-star. Anda dapat memiliki pemeliharaan kelas dunia dan produksi kelas dunia, tetapi jika mereka tidak bekerja secara efektif sebagai sebuah tim, maka kinerja keseluruhan tidak akan menjadi kelas dunia. Seberapa besar kekurangannya akan tergantung langsung pada hubungan antara kedua organisasi.

Masalah ini tidak dapat dihilangkan dengan memiliki operasi mengelola pemeliharaan secara langsung. Ini adalah pemimpin langka yang dapat menyeimbangkan tanggung jawab inti produksi dengan memimpin dan meningkatkan area dukungan. Jika ini mudah, maka area pendukung lainnya juga akan didesentralisasi. Sumber daya manusia, keuangan, pembelian, dan bidang pendukung lainnya akan menjadi kandidat alami untuk didesentralisasi agar memiliki efektivitas yang lebih baik. Pemeliharaan harus menjadi mitra dalam membangun organisasi yang efektif, tetapi kemitraan membawa serta tanggung jawab yang signifikan.

KUNCI UNTUK HASIL YANG BAIK
Saya baru-baru ini membaca "Speed ​​of Trust" oleh Steven Covey dan merasa itu tepat dan ingin menjelaskan konsepnya secara singkat dan kemudian mendiskusikan bagaimana ini dapat digunakan dalam pemeliharaan. Covey mengatakan bahwa "formula" manajemen yang umum adalah ini:

Strategi + Eksekusi =Hasil

Tidak ada keraguan bahwa baik strategi dan eksekusi yang baik diperlukan untuk mencapai hasil yang baik. Anda mungkin tidak mengetahui strategi pemeliharaan Anda karena mungkin tidak tertulis, tetapi Anda memilikinya. Terlalu banyak yang memiliki strategi pemadam kebakaran default "Saya hanya ingin mengembalikan semuanya ke produksi secepat mungkin." Omong-omong, ini adalah strategi yang sering kali didukung sepenuhnya oleh operasi. Faktanya, jika waktu respons terhadap pemadaman yang tidak terduga (waktu rata-rata untuk perbaikan) adalah indikator kinerja utama yang penting, maka Anda mungkin adalah organisasi pemadam kebakaran dan kemungkinan memperkuat perilaku itu dengan memberi penghargaan kepada "pahlawan" yang berhasil membuat Anda kembali berproduksi di catatan waktu.

Sangat penting untuk memiliki strategi tertulis, seperti yang telah dibahas sebelumnya. Tentu, ini membutuhkan waktu dan uang untuk dikembangkan, tetapi lebih murah daripada memiliki strategi default yang terus berubah dan memiliki orang yang berbeda mengikuti strategi yang berbeda. Ini sedikit seperti stiker bemper:"Jika Anda berpikir pendidikan itu mahal, cobalah ketidaktahuan". Hal yang sama berlaku tentang strategi. Eksekusi adalah kunci dari hasil. Semakin baik orang-orang Anda mengeksekusi, semakin baik hasilnya. Ini jelas dan merupakan alasan utama untuk menyediakan fasilitas, dokumen teknis, peralatan dan pelatihan yang dibutuhkan orang-orang Anda untuk tampil di tingkat yang tinggi. Memastikan bahwa orang-orang Anda memiliki apa yang mereka butuhkan untuk meningkatkan pemeliharaan dan terlatih secara memadai tidaklah murah, tetapi tidak memiliki barang-barang ini jauh lebih mahal.

Memerlukan biaya untuk memiliki strategi tertulis (sebaiknya dikembangkan bersama dengan operasi). Dibutuhkan uang untuk menjadi sangat baik dalam eksekusi. Saya menyarankan bahwa biayanya jauh lebih banyak untuk tidak memiliki barang-barang ini. Sayangnya, uang yang dibutuhkan untuk melakukan hal yang benar harus keluar dari anggaran Anda, dan anggaran ini harus mendapat persetujuan dari pimpinan perusahaan. Jika uang atau sumber daya yang memadai belum tersedia di masa lalu, maka mungkin sisi kiri persamaan ini tidak sebaik yang seharusnya dan, akibatnya, sisi hasil tidak sebaik yang seharusnya. Karena penganggaran biasanya merupakan proses kompleks di mana pertukaran terjadi, kemungkinan besar orang yang berkinerja baik akan mendapatkan lebih banyak sumber daya perusahaan yang terbatas.

Anda mungkin telah mengamati bahwa meskipun Anda memiliki strategi yang baik dan orang-orang baik, Anda masih belum mendapatkan hasil yang seharusnya Anda dapatkan. Ini membawa kita ke inti buku Covey. Dia mengatakan bahwa persamaan ini tidak lengkap dan harus ada kepercayaan yang dimasukkan:

(Strategi + Eksekusi) x Kepercayaan =Hasil

Persamaan ini menunjukkan bahwa besarnya kepercayaan antara pemeliharaan dan operasi akan mempengaruhi hasil. Covey mengatakan bahwa jika kepercayaan rendah, maka itu seperti pajak yang menghilangkan hasil; dan jika kepercayaan tinggi, itu seperti dividen yang melipatgandakan hasil. Ini adalah hal yang kuat!

Tapi apa itu kepercayaan dan bagaimana Anda mendapatkan dividen? Covey mengatakan kepercayaan terdiri dari dua elemen:niat dan kompetensi. Jika organisasi pemeliharaan Anda memiliki kepentingan terbaik dari operasi dalam pikiran, maka niat Anda baik. Jika orang pemeliharaan Anda dapat memenuhi pekerjaan yang dijanjikan, maka Anda memiliki kompetensi. Hanya pengalaman baik yang berulang yang membangun kepercayaan. Semakin banyak pengalaman positif, semakin tinggi dividen kepercayaan.

Mari kita lebih spesifik. Apakah operasi percaya bahwa pemeliharaan benar-benar tertarik pada kesejahteraan mereka? Apakah mereka merasa bahwa perawatan memiliki kulit dalam permainan, atau apakah mereka merasa bahwa perawatan lebih tertarik untuk melakukan apa yang harus dilakukan, minum kopi ketika mereka seharusnya memperbaiki sesuatu, atau mendapatkan lebih banyak waktu lembur? Wawancarai beberapa mitra Anda (operasi) atau lakukan survei singkat tentang bagaimana personel operasi memandang maksud pemeliharaan. Sebaiknya lakukan survei kepuasan pelanggan tahunan untuk memastikan Anda berkembang dan fokus pada hal-hal yang tepat dan untuk memahami tingkat kepercayaan yang Anda miliki dalam pabrik Anda.

Unsur kepercayaan yang kedua adalah kompetensi. Apakah Anda mendengar "Saya benar-benar tidak ingin Anda melakukan PM sekarang karena saya takut mesin tidak akan kembali lagi sesudahnya"? Ini berarti bahwa personel operasi tidak percaya bahwa orang-orang Anda dapat menjalankan PM secara kompeten tanpa mengakibatkan beberapa masalah yang disebabkan oleh pemeliharaan. Apakah operasi ingin Anda segera memanggil bantuan teknis dari luar bahkan sebelum Anda sempat memecahkan masalah? Apakah operasi ingin memberi tahu organisasi Anda apa yang harus dilakukan alih-alih menggambarkan gejalanya? Semua ini menunjukkan keprihatinan mendasar tentang kompetensi.

Periksa data ini dan kembangkan rencana dengan hati-hati untuk meningkatkan niat dan kompetensi. Ini memberi Anda banyak hal untuk dikerjakan, dan masalah ini tidak akan terpecahkan dalam semalam. Ini akan menjadi saat yang tepat untuk go public dengan apa yang Anda rencanakan. Umumkan awal proses ini kepada staf Anda, kepada personel perdagangan Anda, kepada mitra Anda dalam operasi, dan kepada atasan Anda. Ini membuat Anda berkomitmen pada jalur peningkatan berkelanjutan.

Apa LAYAKNYA?
Drew Troyer dari Noria telah bekerja dengan data dari Aberdeen Group yang memberikan indikasi dampak finansial dari peningkatan pemeliharaan, dan ini sangat besar (Gambar 3). Seperti yang Anda lihat di Halaman 28, pendapatan perusahaan akan meningkat, kapasitas akan meningkat, laba atas aset bersih akan meningkat dan, akhirnya, harga saham akan meningkat - yang semuanya mendorong kapitalisasi pasar. Ini tidak hanya bermanfaat bagi pemegang saham, tetapi kemungkinan akan melindungi perusahaan dari pesaing atau pengambilalihan yang tidak bersahabat - yang melindungi karyawan.

MENGUKUR KEMAJUAN
Anda akan tahu bahwa Anda akan meningkatkan pemeliharaan ketika Anda tidak lagi mengalami kesulitan menjadwalkan kegiatan pemeliharaan, ketika mitra operasi Anda berpendapat bahwa Anda harus memiliki sumber daya yang Anda butuhkan, dan ketika pemeliharaan adalah bagian dari rencana bisnis bukannya renungan.

MEMIMPIN DENGAN CONTOH

Wayne Vaughn menghabiskan lebih dari 28 tahun sebagai pemimpin di Harley-Davidson Motor Company sebelum pensiun pada Juni 2008 dan bergabung dengan Vesta Partners sebagai konsultan industri. Sebagai direktur pemeliharaan di Harley-Davidson, Vaughn memberikan arahan strategis dan mengawasi pelaksanaan harian baik pemeliharaan produksi maupun pekerjaan pemeliharaan fasilitas di pabrik powertrain Harley-Davidson di Milwaukee. Rentang kendali ini mencakup 250 perdagangan dan 25 personel yang digaji. Karir pabriknya mencakup berbagai tugas - mulai dari rekayasa desain, manajemen rantai pasokan, pengembangan bisnis baru, manajemen produksi, dan pemeliharaan. Dia juga merupakan pemimpin upaya praktik terbaik pemeliharaan di semua pabrik perusahaan.

Selama menjabat sebagai manajer dan direktur fasilitas powertrain, ia menerapkan program pelatihan ekstensif untuk meningkatkan pemeliharaan, program magang, upaya organisasi boks alat, sistem CMMS, pemeliharaan prediktif dan preventif, dan program Pemeliharaan Produktif Total. Hal ini dicapai sambil meningkatkan staf pemeliharaan, meningkatkan produksi lebih dari 400 persen, mengatur ulang dan memasang ribuan peralatan mesin, memasang dua jalur perakitan, dan memperluas fasilitas.