Praktik Terbaik Manajemen Risiko Shutdown

Situasi tekanan tertinggi yang mungkin dihadapi departemen pemeliharaan Anda adalah waktu henti yang direncanakan. Sejumlah besar pekerjaan dijadwalkan menjadi sedikit waktu, tetapi tenggat waktu untuk melanjutkan produksi sudah dekat.

Ada keuntungan besar yang bisa diperoleh dengan meningkatkan keandalan atau memasang peralatan baru. Namun, ada risiko. Masalah baru dapat muncul, dan biaya dapat meningkat. Bagaimana Anda membuat penutupan menjadi taruhan yang lebih aman?

Dalam konteks manajemen proyek, kata risiko hanya digunakan sebagai singkatan untuk "penyimpangan dari rencana proyek." Menghadapi setidaknya beberapa risiko tidak dapat dihindari. Dampak dari risiko tersebut bergantung pada bagaimana penutupan telah direncanakan.

Ketidakpastian tentang besarnya perbaikan yang dibutuhkan, perkiraan yang terlalu agresif, kurangnya pengalaman, dan sejumlah masalah lain dapat berkontribusi pada penundaan, pembengkakan biaya, dan hilangnya produktivitas. Beberapa faktor ini dapat dihilangkan, tetapi sebagian besar risiko hanya dapat dikelola.

Melihat Risiko

Tugas kritis di sini adalah untuk secara akurat memproyeksikan besarnya risiko yang terlibat dalam shutdown dan merespons dengan tepat. Saat proyek diuraikan, beberapa faktor harus diperiksa untuk mengembangkan pandangan situasi yang lebih baik.

Aturan dasarnya adalah bahwa kompleksitas tugas berhubungan langsung dengan kemungkinan menghadapi kesulitan. Dalam merencanakan penghentian, faktor-faktor berikut mungkin menandai proses sebagai kemungkinan penundaan.

Jalur Kritis – Menurut definisi, tugas Jalur Kritis berpotensi menyebabkan penundaan yang serius. Setiap keterlambatan aktivitas di Jalur Kritis berpotensi menunda keseluruhan proyek.

Pendahulu – Tugas yang bergantung pada banyak tugas yang diselesaikan terlebih dahulu memiliki kemungkinan penundaan yang lebih besar.

Perkiraan Agresif – Menetapkan standar produktivitas yang tinggi tidak berarti mengharapkan hal yang mustahil. Estimasi yang tidak realistis dapat menyebabkan kemacetan yang serius ketika tugas-tugas selanjutnya tertunda karena overruns pada tahap awal penghentian.

Tugas Tidak Dikenal – Apakah pekerja pernah melakukan tugas ini sebelumnya? Peralatan dan pergantian baru dapat menciptakan situasi di mana para pekerja akan belajar dengan cepat. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan memanggil sumber daya dari luar mungkin merupakan perbedaan antara tepat waktu dan terlambat dari jadwal.

Pekerjaan Akhir – Pada akhir penutupan, tenaga kerja Anda berada di bawah tekanan dan pekerjaan finishing dapat menjadi batu sandungan. Perataan beban yang tepat dapat meminimalkan masalah ini.

Langka – Apakah bahan atau tenaga kerja yang dibutuhkan untuk tugas tertentu sulit diperoleh? Keterlambatan dalam memasok kebutuhan ini dapat menyebabkan penundaan besar. Laporan manajemen proyek harus menyertakan filter untuk spesialis dan ketersediaan sumber daya.

Mengukur Risiko

Tidak semua masalah diciptakan sama. Memecahkan beberapa mungkin cukup mudah, yang lain mungkin membuat perusahaan bangkrut. Menentukan mana yang paling membutuhkan perhatian Anda adalah dengan membandingkan tiga nilai:tingkat toleransi, biaya, dan probabilitas.

Toleransi: Toleransi adalah mengevaluasi kemampuan perusahaan Anda untuk merespons risiko tanpa konsekuensi yang tidak dapat diterima. Cadangan tunai, pesanan yang lewat jatuh tempo, sasaran produksi, dan persyaratan peraturan semuanya dapat menjadi bahan diskusi ini.

Apa yang mungkin merupakan biaya yang mungkin dapat diterima untuk operasi internasional dengan banyak pabrik bisa menjadi bencana besar bagi produsen khusus yang lebih kecil. Toleransi risiko bukan hanya perhitungan fiskal, bahkan jika uang menjadi pertimbangan utama di sini. Ini adalah tolok ukur besarnya berbagai risiko penutupan.

Sejajar dengan akuntansi keuangan perlu penilaian masalah lingkungan, kesehatan, dan keselamatan. Nyawa manusia tidak dapat dihitung dengan cara yang sama, tetapi ini tidak berarti bahwa mengukur potensi masalah tidak penting. Asumsikan yang terburuk, lakukan brainstorming untuk kemungkinan, identifikasi konsekuensi, dan rencanakan skenario secara mendetail.

Biaya: Biaya tambahan risiko dapat diperkirakan dengan membandingkan kemungkinan skenario terburuk terhadap pengeluaran yang direncanakan. Jika segala sesuatunya mulai salah, apa yang diperlukan untuk mengendalikan semuanya? Biaya tidak hanya terbatas pada pengeluaran langsung untuk memperbaiki masalah, tetapi semua yang bertambah dari gangguan. Akankah pesanan tidak terpenuhi? Kontrak atau pelanggan hilang? Apakah spesialis perlu didatangkan? Peralatan baru dipesan?

Brainstorming yang luas sangat penting di sini. Keahlian dari semua sudut membantu membangun gambaran lengkap tentang kemungkinan konsekuensi dan menghitung biayanya.

Perhitungan yang tepat tidak mungkin untuk setiap risiko yang telah Anda identifikasi, dan beberapa mungkin hanya perlu diperkirakan. Prioritas di sini adalah mempertimbangkan dengan cermat risiko yang memiliki potensi terbesar untuk menyebabkan gangguan dan penundaan.

Probabilitas: Kemungkinan suatu peristiwa paling akurat diprediksi berdasarkan data sebelumnya. Catatan dari penutupan sebelumnya dan karyawan berpengalaman dapat membantu memandu analisis semacam ini. Namun karena shutdown cenderung jarang terjadi, tidak semua jenis risiko memiliki data keras yang terkait dengannya.

Kuncinya di sini adalah membuat perkiraan terbaik berdasarkan pengalaman. Perkiraan yang masuk akal lebih berguna daripada tebakan liar atau tidak ada prediksi sama sekali. Memikirkan kemungkinan rangkaian peristiwa akan membantu mengidentifikasi kemungkinan titik masalah berdasarkan kriteria yang disajikan di atas.

Ingat, semakin kompleks tugas, semakin besar kemungkinan gagal. Berbagai masukan, persediaan dan bakat penting, serta sensitivitas waktu semuanya mendorong risiko.

Jangan abaikan metode perkiraan durasi PERT dan Monte Carlo – ini memungkinkan Anda memasukkan skenario kasus terburuk, yang diharapkan, dan kasus terbaik (dolar dan durasi) untuk setiap tugas.

Perangkat lunak manajemen proyek kemudian dapat memperkirakan kemungkinan tugas dimulai pada tanggal tertentu, dan perhitungan Monte Carlo dapat membantu memberikan hasil yang lebih detail dan akurat.

Tugas yang kemungkinan besar tidak dimulai pada tanggal yang direncanakan, tentu saja, lebih mungkin tertinggal lebih jauh. Pikirkan PERT sebagai cara untuk mengukur keyakinan yang dimiliki seorang perencana dalam perkiraan durasi mereka, dan perhitungan Monte Carlo sebagai cara untuk mengetahui efek kumulatif dari ketidakpastian ini di seluruh proyek.

Gabungkan probabilitas bahwa suatu risiko akan terjadi dengan biaya risiko dan bandingkan dengan toleransi Anda terhadap biaya dan penundaan yang dapat diterima. Jika Anda merasa bahwa tugas tersebut melibatkan risiko yang tidak dapat ditanggung oleh operasi Anda, catat ini di bidang dalam daftar atau perangkat lunak manajemen proyek Anda.

Risiko-risiko ini harus dikelola. Risiko yang lebih baik daripada yang dapat diterima dapat dibiarkan begitu saja. Prioritaskan daftar risiko Anda, pisahkan yang harus dikelola dari yang tidak.

Pengembangan Respons

Ada dua front untuk bertindak dalam menanggapi risiko. Risiko dapat dihindari atau dibuat lebih murah jika memang terjadi.

Penghindaran adalah langkah pertama. Sekarang tim Anda sedang mencari risiko, beberapa masalah dapat sepenuhnya dilewati. Keterlambatan kedatangan material dan atau kurangnya informasi tentang perbaikan suatu peralatan dapat diatasi dengan tinjauan ke masa depan.

Beberapa masalah potensial dapat diserap ke dalam rencana jika tidak dapat dicegah. Salah satu kemungkinan terbesar untuk risiko dan penundaan muncul dari perbaikan yang tidak direncanakan. Masalah yang muncul saat shutdown cenderung diprioritaskan karena faktor kejutannya.

Meskipun ini mungkin diperlukan, jauh lebih baik untuk memulai dengan mengetahui besarnya pekerjaan yang harus dilakukan. Apakah tes non-invasif telah dilakukan pada peralatan? Pemindaian inframerah dilakukan untuk mencari panas berlebih? Pemeriksaan getaran dilakukan? Pemeriksaan suara untuk kebocoran udara terkompresi?

Pikirkan semua cara agar peralatan dapat dinilai sebelum dimatikan dan dibongkar, sehingga Anda memasuki penghentian dengan gambaran yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan agar persediaan dan tenaga kerja siap.

Mengetahui tentang suatu masalah sebelumnya dapat berarti perbedaan penundaan besar saat menunggu bagian dan membuatnya tiba tepat waktu. Setelah masalah diidentifikasi, direncanakan, dan disiapkan, itu bukan lagi risiko, tetapi merupakan bagian rutin dari pemeliharaan terencana Anda.

Tapi bagaimana dengan risiko yang belum tentu bisa dihindari? Beberapa masalah dapat muncul selama shutdown yang tidak dapat diketahui sebelumnya. Diagnostik memiliki batasan, dan beberapa peralatan mungkin tidak dapat diperiksa hingga offline. Persediaan yang dibutuhkan mungkin tertunda. Pekerjaan perbaikan mungkin ternyata lebih rumit dari yang diperkirakan semula. Kuncinya di sini adalah mitigasi.

Mitigasi adalah proses mengambil langkah-langkah yang mengurangi dampak risiko. Ini mungkin berarti menambahkan beberapa jam kerja tambahan ke dalam jadwal sehingga masalah baru dapat diatasi sementara pekerjaan yang direncanakan masih selesai tepat waktu.

Ini mungkin berarti memiliki lebih banyak suku cadang, jika diperlukan saat perbaikan berlangsung. Atau bisa juga dengan menulis ganti rugi ke dalam kontrak dengan pemasok luar untuk mengganti kerugian perusahaan Anda jika bahan tidak dikirimkan tepat waktu.

Tujuannya adalah untuk membuat risiko lebih murah jika terjadi dan membuat dampak berada dalam toleransi Anda. Jumlah yang masuk akal untuk dibelanjakan pada upaya mitigasi perlu dikaitkan dengan biaya dan kemungkinan risiko.

Beberapa tindakan berbiaya rendah dapat mengatasi beberapa risiko kecil, sementara pengeluaran besar mungkin bijaksana untuk melindungi dari risiko bencana.

Buat rencana darurat tentang apa yang harus dilakukan jika risiko benar-benar terjadi – ini meminimalkan biaya dan konsekuensi risiko dengan meminimalkan waktu reaksi dan memaksimalkan efisiensi respons.

Jika suatu peralatan berada dalam kondisi yang jauh lebih buruk dari yang diharapkan, serangkaian tugas yang diperlukan untuk membawanya ke kondisi operasional harus disusun dan disimpan untuk dimasukkan dengan cepat ke dalam file rencana proyek, paket kerja yang sudah disiapkan, dan bagian-bagian yang sudah ada. tangan atau siap dipesan dengan cepat tanpa banyak berburu informasi yang relevan.

Ini memungkinkan pekerjaan dimulai sesegera mungkin. Karena sebagian besar risiko penghentian berasal dari pekerjaan mendadak yang tidak terduga, perencanaan kontinjensi adalah sumber kemajuan yang bagus untuk mengelola risiko penghentian.

Untuk setiap risiko yang tetap signifikan setelah persiapan ini dilakukan, identifikasi pemicu atau serangkaian pemicu yang menunjukkan bahwa risiko telah terjadi atau akan segera terjadi. Dengan mengidentifikasi pemicu, Anda meminimalkan waktu reaksi Anda untuk implementasi rencana darurat.

Untuk menentukan pemicunya, lakukan pertemuan brainstorming lain dengan para ahli yang memahami risikonya. Cari tahu bagaimana mereka mengetahui bahwa risiko telah terjadi, dan kemudian kembali dari sana ke indikator paling awal.

Cobalah untuk menemukan indikator yang akan terlihat dalam rencana proyek selama pembaruan, seperti pola lembur tertentu atau penggunaan sumber daya khusus jenis tertentu secara berlebihan. Buat filter dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda yang mewakili perilaku ini, sehingga selama proyek Anda dapat memeriksa sekali sehari untuk melihat apakah pola ini terjadi.

Pastikan untuk menetapkan tanggung jawab untuk memantau risiko jika Anda tidak melakukannya sendiri – supervisor dan kontraktor juga dapat diberikan akses ke data proyek. Setiap risiko hanya dapat terjadi selama periode tugas yang relevan sedang berlangsung, jadi buatlah jadwal pengawasan risiko.

Untuk melacak kemungkinan indikator dengan cermat, Anda mungkin perlu mengumpulkan lebih banyak informasi daripada yang seharusnya. Misalnya, jika risikonya adalah produksi dan pengiriman bahan penting, Anda dapat meminta agar produsen memberi tahu Anda di setiap langkah produksinya, hanya untuk memastikan bahwa itu sesuai rencana.

Idenya bukan untuk menghilangkan semua sumber risiko, tetapi untuk memutuskan sebelumnya persiapan apa yang ingin diambil seseorang. Biaya tinggi, kejadian kemungkinan besar jelas perlu dipertimbangkan terlebih dahulu, dan dianggap sebagai bagian dari proses perencanaan utama.

Kuantifikasi risiko dapat berupa ilmu pasti atau latihan dalam sihir yang tidak jelas, sebagian besar bergantung pada seberapa banyak informasi masa lalu yang Anda miliki.

Panggilan penilaian yang sulit adalah dalam memisahkan peristiwa berdasarkan kombinasi potensi gangguan dan kemungkinan itu akan terjadi.

Melindungi dari peristiwa jangka panjang dengan konsekuensi yang menghancurkan mungkin lebih bermanfaat daripada menghabiskan waktu di muka yang berlebihan untuk menangani masalah kecil yang lebih mungkin terjadi. Objek analisis risiko adalah untuk merencanakan risiko yang signifikan.

Kontrol Respons Risiko

Setelah Anda menerapkan langkah-langkah eliminasi dan mitigasi risiko dan memulai penghentian, Anda perlu memantau dua hal:pemicu yang telah Anda tentukan untuk risiko yang diharapkan, dan terjadinya risiko yang tidak terduga.

Risiko tak terduga tentu saja harus ditanggapi dengan cepat, dan penyebabnya didokumentasikan dengan baik untuk membantu penghentian di masa mendatang. Risiko yang diharapkan harus dipantau menggunakan jadwal risiko yang Anda buat.

Analisis indikator proyek, lantai pabrik, dan komunikasi dari supervisor untuk bukti pemicu. Jika ada pemicu yang terjadi, selidiki lebih lanjut untuk melihat apakah risiko benar-benar terjadi, dan jika demikian, impor rencana darurat Anda ke dalam rencana proyek dan atur ulang jadwal tugas seperlunya untuk mengakomodasi pekerjaan tambahan.

Untuk kemungkinan besar, simpan garis dasar baru untuk mencerminkan perubahan dalam rencana. Catat juga terjadinya risiko dalam laporan.

Jika Anda mengerahkan energi untuk menyelesaikan langkah-langkah ini, Anda akan memiliki penghentian yang lebih singkat dan terkontrol dengan lebih sedikit insiden – singkatnya, biaya perencanaan hingga tingkat ini lebih dari yang dikembalikan melalui peningkatan kinerja proyek.

Untuk meringkas langkah-langkah dalam program manajemen risiko yang komprehensif untuk penghentian:

1. Tentukan toleransi Anda terhadap risiko biaya, hubungan pelanggan, keselamatan, dan lingkungan.

2. Filter untuk tugas berisiko tinggi.

3. Dengan menggunakan daftar singkat Anda, buatlah isu-isu lingkungan, kesehatan, dan keselamatan; serta biaya keuangan untuk setiap risiko.

4. Tentukan probabilitas bahwa setiap risiko akan terjadi.

5. Prioritaskan risiko berdasarkan toleransi Anda dan kombinasi probabilitas setiap risiko dan besarnya konsekuensinya.

6. Buatlah rencana mitigasi atau rencana darurat atau keduanya.

7. Untuk tugas dengan rencana kontingensi, lakukan brainstorming daftar pemicu yang menandakan bahwa risiko berubah menjadi buruk.

8. Pantau proyek selama eksekusi untuk mengetahui pemicu dan risiko tak terduga.

9. Kumpulkan data dan tanya jawab setelah shutdown. Riwayat masalah sebelumnya yang dihadapi dapat membantu menemukan titik masalah potensial di masa mendatang.