Panduan singkat untuk memilih CMMS

Memilih perangkat lunak CMMS

Postingan ini menguraikan semua yang perlu Anda ketahui tentang memilih CMMS, dengan tips, strategi, template penilaian, dan banyak lagi untuk membantu Anda membuat pilihan yang tepat.

Daftar isi

1. Cara menggunakan panduan ini
2. Fase #1:Kumpulkan tim Anda
3. Fase #2:Tentukan tujuan Anda
4. Fase #3:Mengevaluasi opsi CMMS
5. Intinya

Memilih perangkat lunak CMMS yang tepat dapat berarti perbedaan antara mengendalikan pemeliharaan dan membuang banyak waktu dan uang. Itulah mengapa sangat penting untuk memilih CMMS yang cocok untuk operasi Anda.

Ada banyak perangkat lunak pemeliharaan di luar sana, sehingga mudah merasa bingung atau kewalahan saat memilih CMMS. Tapi jangan takut! Kami telah menyoroti beberapa strategi jitu untuk mengevaluasi perangkat lunak pemeliharaan sehingga Anda dapat mengatur dengan cepat dan menemukan CMMS terbaik untuk tim Anda.

Cara menggunakan panduan ini

Fase yang diuraikan di bawah ini akan membantu Anda mengetahui cara memilih CMMS yang sesuai dengan bisnis, anggaran, dan operasi pemeliharaan Anda:

1. Pertama, kami melihat cara berkonsultasi dengan pemangku kepentingan utama dan mendapatkan dukungan dari tim Anda.
2. Selanjutnya, kami akan membantu Anda memahami tujuan Anda sehingga Anda dapat memfokuskan pencarian Anda.
3. Terakhir, kami akan memandu Anda melalui proses evaluasi software CMMS untuk kesesuaian, biaya, fitur, dan implementasi.

Fase #1:Merakit tim Anda

Penting untuk memikirkan setiap orang yang akan berinteraksi dengan perangkat lunak, bagaimana perasaan mereka tentang mengadopsi proses baru dan apa yang mereka butuhkan dalam CMMS. Bagian ini menguraikan siapa yang harus diajak bersama dan bagaimana caranya, sehingga Anda bisa mendapatkan dukungan dan memastikan pemangku kepentingan utama berada di halaman yang sama.

Siapa yang harus dikonsultasikan saat memilih CMMS

Berkonsultasi dengan orang yang tepat pada tahap awal penelitian Anda akan membantu Anda selangkah lebih dekat untuk memilih CMMS berdasarkan pendekatan pemeliharaan yang lebih holistik.

Administrator sistem dan manajer pemeliharaan :Orang-orang ini akan mengawasi penggunaan CMMS sehari-hari, jadi sangat penting untuk melibatkan mereka di awal proses untuk membantu mendapatkan dukungan dan meningkatkan adopsi sistem.

Teknisi :Ini adalah orang-orang yang akan paling sering menggunakan CMMS, jadi pendapat mereka tentang fitur, kegunaan, dan keterbukaan untuk mengadopsi perangkat lunak sangat penting.

Operator :Operator harus memainkan peran besar dalam perintah kerja dan proses permintaan kerja, oleh karena itu masukan mereka perlu dipertimbangkan.

Insinyur keandalan :Teknisi yang andal adalah kunci untuk menggunakan CMMS secara maksimal dan mencapai program pemeliharaan preventif yang berhasil.

Manajer inventaris :Manajemen inventaris adalah bagian besar dari fungsi CMMS, itulah sebabnya manajer inventaris harus berkonsultasi saat memilihnya.

Petugas kesehatan dan keselamatan :Sangat penting untuk berbicara dengan anggota tim ini saat memilih CMMS jika Anda berada di industri yang sangat diaudit.

Tim TI :Tim TI Anda akan memiliki banyak wawasan tentang apakah dan bagaimana CMMS dapat menyatu dengan infrastruktur teknologi yang ada di fasilitas Anda.

Eksekutif :CEO, CFO, dan manajemen tingkat eksekutif lainnya sering menggunakan perangkat lunak CMMS untuk membuat keputusan berdasarkan data tentang masa depan perusahaan.

Pertanyaan untuk mendapatkan wawasan dan dukungan pemangku kepentingan

1. Jawab pertanyaan “Apa untungnya bagi saya?” untuk setiap pengguna sistem. Tanyakan kepada semua orang yang terpengaruh oleh CMMS bagaimana mereka membayangkan menggunakan perangkat lunak dan tantangan apa pun yang mereka perkirakan dalam mengadopsinya.
2. Apakah budaya organisasi Anda akan mendukung perpindahan ke CMMS? Dukungan, dari atas ke bawah, sangat penting untuk implementasi CMMS yang sukses. Identifikasi penentangan terhadap perangkat lunak pemeliharaan dan temukan solusi untuk masalah ini.
3. Sistem, proses, dan sumber daya apa yang dapat membuat adopsi CMMS lebih mudah? Sangat penting untuk mendidik dan memungkinkan semua orang di fasilitas Anda sehingga mereka memahami nilai CMMS. Membuat kebijakan pengelolaan aset, membagikan artikel yang bermanfaat, dan menyertakan pemangku kepentingan dalam demo dan uji coba gratis adalah beberapa cara untuk mencapainya.

Memilih CMMS yang terbaik untuk tim Anda

CMMS hanya seefektif orang yang menggunakannya. Jika perangkat lunak tidak memiliki alat yang dibutuhkan tim Anda atau pengguna menolak untuk beradaptasi dengan cara baru dalam melakukan sesuatu, investasi Anda akan sia-sia. Itulah mengapa penting untuk memutuskan siapa yang harus dikonsultasikan saat memilih CMMS dan apa yang mereka butuhkan dari perangkat lunak pemeliharaan. Dengan wawasan ini, Anda dapat mengevaluasi berbagai opsi dengan pandangan menyeluruh tentang bagaimana CMMS akan memengaruhi operasi Anda.

Memilih CMMS yang tepat dapat berarti perbedaan antara mengendalikan pemeliharaan Anda, dan membuang banyak waktu dan uang.

Fase #2:Tentukan tujuan Anda

Anda tidak dapat menemukan solusi yang tepat jika Anda tidak tahu masalah apa yang sedang Anda hadapi. Pencarian CMMS dimulai dengan mendefinisikan masalah yang ingin Anda pecahkan dan menetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang.

Pertanyaan untuk menentukan tujuan Anda

1. Apa tujuan jangka panjang departemen pemeliharaan dan perusahaan Anda?
2. Apa masalah atau frustrasi terbesar bagi tim pemeliharaan Anda?
3. KPI pemeliharaan atau tujuan apa yang ingin Anda capai?
4. Apakah operasi Anda memiliki banyak situs? Berapa banyak aset dan suku cadang yang Anda miliki?
5. Strategi pemeliharaan apa yang Anda gunakan sekarang dan apa yang ingin Anda gunakan di masa mendatang?
6. Apa beban kerja harian tim pemeliharaan Anda?
7. Peraturan kesehatan dan keselamatan apa yang harus dipatuhi oleh perusahaan Anda?

Kiat untuk memahami tujuan Anda

1. Bicaralah dengan pengambil keputusan di perusahaan Anda tentang bagaimana mereka mendefinisikan kesuksesan jangka pendek dan jangka panjang dan ke mana arah industri Anda.
2. Kuantifikasi performa Anda sebanyak mungkin, identifikasi kelemahan (seperti terlalu banyak waktu henti atau pemeliharaan yang tidak direncanakan), dan cari tahu apa yang menyebabkan titik lemah ini.
3. Audit sistem dan proses pemeliharaan Anda. Cari tahu apa yang berhasil dengan baik dan apa yang tidak. Bicaralah dengan tim pemeliharaan Anda tentang hambatan harian yang mereka hadapi.
4. Buat daftar lima sasaran teratas Anda untuk satu, tiga, dan lima tahun ke depan.

CMMS apa yang akan membantu Anda mencapai tujuan Anda?

Masih terlalu dini untuk memilih CMMS terbaik, tetapi proses ini membantu Anda mengetahui apakah Anda membutuhkannya. Solusi Anda saat ini mungkin cukup, terutama jika operasi Anda kecil, berhasil, dan dapat ditingkatkan untuk masa depan. Di sisi lain, bagian dari proses ini akan memperjelas jika ada celah teknologi di tim pemeliharaan Anda, dan membuat Anda berada di jalur untuk mengisi celah tersebut.

Fase #3:Mengevaluasi opsi CMMS Anda

Sampai sekarang, kami telah mengambil pandangan 10.000 kaki dalam memilih CMMS. Bagian berikut akan membawa Anda turun ke bumi sehingga Anda dapat memeriksa detail setiap opsi perangkat lunak, mulai dari kesesuaiannya dengan fasilitas Anda hingga berapa biayanya, fitur apa yang dimilikinya, dan bagaimana penerapannya.

Memilih CMMS yang sesuai dengan kebutuhan Anda

Pertanyaan dan tips ini dapat membantu Anda mempersempit lapangan permainan dan mengidentifikasi beberapa solusi yang dapat membantu Anda mencapai tujuan (kita akan membahas lebih lanjut tentang mengurangi daftar ini di langkah berikutnya).

Pertanyaan untuk membantu menentukan kebutuhan Anda

1. Berapa paling banyak yang dapat Anda belanjakan, setiap tahun, untuk CMMS?
2. Apakah Anda dapat mengukur kinerja aset Anda?
3. Apa linimasa Anda untuk membeli dan menerapkan CMMS?
4. Apakah Anda memiliki sumber daya dan sistem TI yang dapat mendukung CMMS lokal?
5. Sistem dan proses apa yang tersedia untuk mendukung adopsi perangkat lunak baru?

Kiat untuk menetapkan persyaratan Anda

1. Uraikan anggaran lima tahun untuk CMMS guna melihat apa yang dapat Anda belanjakan secara realistis.
2. Menginventarisir aset Anda dan menilai kekritisan, mode kegagalan, dan kemampuan untuk berintegrasi dengan teknologi.
3. Tetapkan tenggat waktu untuk memilih dan menerapkan sistem. Uraikan apa yang ingin Anda capai dalam 30, 60, dan 90 hari pertama.
4. Bicaralah dengan tim TI Anda tentang kemampuan fasilitas Anda untuk menginstal software lokal atau berbasis cloud.
5. Periksa SOP, kebijakan, saluran komunikasi, dan sistem serta proses lainnya yang ada. Cantumkan pembaruan atau sumber daya baru yang diperlukan untuk adopsi CMMS.
6. Coba jawab pertanyaan, “Apa untungnya bagi saya?” untuk setiap orang yang akan berinteraksi dengan perangkat lunak. Ini termasuk manajer pemeliharaan, teknisi, operator, teknisi keandalan, manajer inventaris, personel kesehatan dan keselamatan, dan eksekutif.

CMMS mana yang memenuhi kebutuhan operasi Anda?

Sekarang, Anda harus memiliki gambaran yang lebih jelas tentang apa yang Anda inginkan dalam CMMS. Pada titik ini, Anda dapat menghilangkan opsi apa pun yang tidak realistis secara finansial dan menentukan apakah lokal atau berbasis cloud adalah solusi ideal untuk Anda. Jika Anda tidak memiliki sumber daya untuk menerapkan solusi lokal, seperti dukungan TI internal, Anda dapat menghapus opsi tersebut dari daftar.

Memahami biaya sebenarnya dari CMMS

Sebagian besar platform CMMS menghemat uang Anda dalam jangka panjang, tetapi platform yang tepat akan membantu Anda memaksimalkan ROI sekarang dan seiring pertumbuhan perusahaan Anda. Bagian ini membantu Anda mengetahui harga sebenarnya dari perangkat lunak sehingga Anda dapat menemukan CMMS terbaik.

Pertanyaan untuk memahami biaya CMMS

1. Berapa anggaran Anda untuk CMMS? Faktor apa yang akan mempengaruhi jumlah ini di masa depan?
2. Berapa banyak orang yang akan menggunakan CMMS dan bagaimana jumlah ini akan tumbuh selama lima tahun?
3. KPI apa yang akan digunakan untuk mengukur laba atas investasi?
4. Berapa total biaya setiap opsi CMMS (pembelian, langganan, pelatihan, dukungan, dan peningkatan versi)?
5. Bagaimana struktur harga dari setiap opsi CMMS? Apakah penetapan harga fleksibel atau Anda terikat kontrak?
6. Berapa biaya tidak langsung dari setiap opsi CMMS? (waktu, infrastruktur TI, karyawan baru)?

Kiat untuk memahami biaya CMMS

1. Platform CMMS gratis ada dan banyak penyedia menawarkan versi gratis dari perangkat lunak CMMS mereka. Namun, seringkali ada batasan pada pengguna, aset, perintah kerja, fitur, dan dukungan. Pahami batasan ini dan pengaruhnya terhadap operasi Anda saat memilih CMMS.
2. Karena sebagian besar struktur harga CMMS didasarkan pada jumlah pengguna, penting untuk mengetahui siapa yang akan menggunakan sistem dan bagaimana jumlah ini akan berkembang di masa mendatang.
3. Pastikan Anda memahami biaya penyiapan, infrastruktur TI, dukungan, pelatihan, peningkatan, integrasi, peralatan (seperti perangkat keras tambahan atau perangkat seluler seperti tablet), dan waktu yang diperlukan untuk menerapkan sistem dengan benar. Beberapa penyedia CMMS menyertakan dukungan dalam biaya berlangganan dan beberapa tidak. Dukungan tak terduga dan biaya penerapan dapat dengan mudah menggelincirkan anggaran Anda.
4. Menggunakan perangkat lunak pemeliharaan sering kali dapat menghemat uang di tempat lain, seperti inventaris dan tenaga kerja. Metrik yang Anda gunakan untuk mengukur nilai CMMS akan membantu Anda menetapkan anggaran dan menentukan fitur mana yang sepadan dengan biayanya.

Memilih CMMS untuk anggaran Anda

Di sinilah Anda benar-benar dapat mulai mengurangi pilihan. CMMS kemungkinan tidak akan berjalan jika biayanya melebihi anggaran Anda. Hal yang sama berlaku untuk CMMS yang tidak berkelanjutan secara finansial seiring pertumbuhan organisasi Anda.

Anda tidak dapat menemukan solusi yang tepat jika Anda tidak tahu masalah apa yang sedang Anda hadapi. Pencarian CMMS dimulai dengan mendefinisikan masalah yang ingin Anda pecahkan dan menetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang.

Menilai fitur dan manfaat CMMS

Setiap CMMS memiliki lusinan fitur dengan tingkat kemampuan dan kustomisasi yang berbeda. Cukup membaca daftar semua alat tidak akan membuat Anda lebih dekat untuk memilih CMMS yang terbaik untuk operasi Anda. Bagian ini membantu Anda mengevaluasi fitur CMMS secara strategis dan mengidentifikasi perangkat lunak mana yang paling sesuai untuk operasi Anda.

fitur CMMS mencetak template

Templat penilaian fitur CMMS kami yang komprehensif dapat membantu Anda mengevaluasi setiap penyedia CMMS berdasarkan fitur yang tersedia, nilainya, dan kinerjanya berdasarkan sasaran dan prioritas fasilitas Anda. Klik gambar di bawah untuk mengunduh template penilaian fitur CMMS kami.

Hal lain yang perlu dipertimbangkan saat mengevaluasi fitur CMMS

1. Jangan ragu untuk menghubungi penyedia jika Anda memiliki pertanyaan tentang suatu fitur. Mereka dapat menjelaskan apakah fitur tersebut tersedia dan seperti apa aksinya.
2. Periksa untuk melihat apakah setiap opsi CMMS memiliki versi seluler. Aplikasi CMMS seluler memungkinkan Anda melakukan pekerjaan di mana saja dan dapat menjadi alat yang sangat berharga.
3. Pikirkan tentang sistem lain yang perlu diintegrasikan dengan CMMS Anda (seperti sistem perangkat lunak di departemen lain) dan cari tahu apakah integrasi tersebut dimungkinkan dengan setiap opsi.
4. Setiap tingkat harga CMMS dilengkapi dengan fitur tambahan. Pastikan fitur yang Anda evaluasi tersedia di tingkat yang sesuai dengan anggaran Anda.
5. Beberapa penyedia CMMS memungkinkan Anda untuk menyesuaikan fitur tertentu, seperti dasbor atau laporan. Cari tahu apakah setiap solusi menawarkan opsi itu.
6. Bersikaplah realistis. Anda mungkin membutuhkan atau menginginkan fitur tertentu, tetapi itu tidak berarti Anda akan berhasil menggunakannya dengan sumber daya dan keahlian yang tersedia.
7. Pikirkan tentang fitur di luar platform CMMS, seperti pelatihan dan dukungan.

CMMS mana yang memberikan nilai terbaik untuk uang?

Setiap CMMS yang mendapat skor jauh lebih sedikit daripada kandidat lain pada bagan evaluasi harus dihapus dari daftar Anda. Anda mungkin tergoda untuk menyimpan beberapa opsi dengan skor lebih rendah jika harganya lebih murah. Namun, jika mereka tidak memiliki fitur yang Anda butuhkan, mereka tidak akan bernilai investasi dengan harga berapa pun. Pangkas daftar CMMS terdepan Anda menjadi dua hingga lima teratas. Langkah selanjutnya adalah melihat apakah ada finalis Anda yang terlalu bagus untuk menjadi kenyataan. Itulah pertanyaan yang ingin kami jawab di bagian berikutnya.

Menentukan cakupan penerapan CMMS Anda

Memilih CMMS bukan hanya soal angka. Ya, harga penting dan begitu juga fitur, tetapi faktor manusia juga harus dipertimbangkan saat memilih CMMS terbaik. Bagian ini mengeksplorasi bagaimana Anda dapat menavigasi elemen manusia saat memilih CMMS.

Lima hal yang perlu dipertimbangkan untuk implementasi CMMS

1. Seberapa mudah menggunakan CMMS? Teknisi, operasi, dan lainnya tidak akan menggunakan perangkat lunak dengan benar (atau sama sekali) jika tidak ramah pengguna. Minta vendor CMMS untuk uji coba gratis dan temukan sendiri betapa mudahnya mengoperasikannya.
2. Seperti apa proses implementasi, pelatihan, dan dukungan itu? Anda dan tim Anda akan memerlukan bantuan untuk menyiapkan dan menggunakan perangkat lunak. Teliti seberapa banyak bantuan yang ditawarkan oleh penyedia CMMS untuk penyiapan, pelatihan, dan sumber daya dukungan (pusat bantuan digital, video pelatihan, dukungan pelanggan, dll.).
3. Apa yang bisa salah? Jalan menuju kesuksesan CMMS bukan tanpa tantangan. Mengetahui hambatan apa yang ada di depan akan membantu Anda mempersiapkannya. Tanyakan kepada penyedia CMMS tentang tantangan umum dalam menerapkan sistem mereka. Bicaralah dengan perusahaan yang menggunakan perangkat lunak tersebut dan tanyakan tentang kendala yang mereka hadapi.
4. Apa selanjutnya? Tentukan seperti apa langkah selanjutnya jika Anda memilih CMMS besok. Pikirkan tentang siapa yang perlu diberi tahu dan tentukan garis waktu untuk penerapannya.
5. Apa yang terjadi setelah implementasi? Menerapkan perangkat lunak hanyalah awal dari perjalanan Anda menuju kesuksesan CMMS. Anda perlu memutuskan bagaimana melacak hasil, memastikan sistem digunakan dengan benar, merekrut karyawan baru, dan skala untuk pertumbuhan. Tanyakan kepada calon vendor tentang dukungan dan sumber daya yang mereka tawarkan pada implementasi sebelumnya.

CMMS mana yang menjadi pemenangnya?

Ini adalah ujung jalan. Tindakan terakhir. Waktu keputusan. Anda telah melakukan penelitian Anda, mengajukan pertanyaan yang tepat dan berbicara dengan semua orang yang Anda butuhkan. Panggilan terakhir adalah memilih CMMS untuk memenuhi kebutuhan bisnis jangka pendek dan jangka panjang Anda yang paling mendesak, dengan layanan dan tim untuk mendukung Anda melalui transisi.

Intinya

Memilih CMMS mungkin tampak menakutkan pada awalnya. Menatap tanda dolar dan memikirkan implementasi selama berminggu-minggu bisa menjadi salah satu sakit kepala besar. Ketika semuanya tampak terlalu berlebihan, ambil saja lebih dalam dan ikuti tiga langkah sederhana:

1. Berkonsultasi dengan pemain kunci sambil mendapatkan dukungan
2. Tentukan tujuan Anda
3. Mengevaluasi perangkat lunak berdasarkan kecocokan, biaya, fitur, dan implementasi.

Dengan semua informasi dan wawasan ini, awan badai akan berpisah dan Anda dapat yakin bahwa CMMS yang Anda pilih paling sesuai untuk operasi Anda.