Memilih CMMS yang Tepat: Software Gratis, Open Source, atau Trial
Software manajemen pemeliharaan datang dalam semua bentuk dan ukuran, termasuk versi CMMS gratis, open source, dan trial. Dan masing-masing memiliki sejumlah keuntungan dan kerugian yang terkait tidak hanya dengan harga tetapi juga kemudahan implementasi dan penggunaan.
Bagaimana Anda dapat memastikan Anda mendapatkan yang paling sesuai untuk Anda?
Triknya adalah mengetahui perbedaan antara software gratis, open source, dan trial.
Langkah pertama untuk memutuskan antara software gratis, open source, dan trial adalah memahami opsi Anda, jadi mari kita pertama-tama mengklarifikasi kebingungan yang mungkin terjadi.
Definisi software CMMS gratis, trial, dan open source
Sebelum melihat keuntungan dan kerugian masing-masing, kita perlu menentukan beberapa definisi yang jelas.
Software CMMS gratis
Secara aneh, definisi “gratis” bergantung pada siapa yang Anda tanyakan.
Bagi sebagian, kata tersebut terkait langsung dengan kebebasan, dan software hanya gratis jika pengguna dapat menikmati kebebasan untuk menggunakannya dengan cara apa pun yang mereka suka, dengan mudah memeriksa dan memodifikasi kode sumber, dan mendistribusikan versi asli dan yang dimodifikasi. Di sini, gratis bukan tentang harga. Itu tentang kebebasan.
Untuk sisanya, gratis adalah tentang harga. Jika kita tidak perlu membayar untuk software, itu gratis.
Tetapi ini membawa pertanyaan: Mengapa seseorang akan memberikan software secara gratis?
Ada banyak alasan yang mungkin. Ini mungkin adalah proyek hobi. Seseorang sedang mencari cara baru untuk melakukan sesuatu, membangunnya, dan sekarang ingin berbagi.
Atau itu bisa menjadi perusahaan yang berharap untuk mendapatkan orang ke dalam ekosistem software mereka. Jika orang menyukai versi gratis, mereka mungkin mengupgrade ke versi berbayar. Dalam banyak kasus, software gratis karena Anda adalah produk perusahaan itu. Misalnya, Facebook membiarkan Anda menggunakan software mereka secara gratis karena mereka kemudian dapat menjual data pengguna Anda kepada pengiklan. Dan itu bukan hanya media sosial yang bekerja dengan cara ini. Kapan terakhir kali Anda membayar untuk akun email?
Software CMMS open source
Mudah untuk bingung antara gratis dan open source karena banyak software open source juga gratis. Tetapi ada perbedaan penting.
“Open” dalam open source terkait dengan lisensi, yang memungkinkan siapa saja untuk secara bebas menggunakan, memodifikasi, dan membagikan software. Ada sebenarnya proses untuk menjadi resmi open source, dan organisasi dapat memilih dari daftar panjang lisensi open source, termasuk yang berasal dari MIT, Apache, dan Mozilla.
Jadi, software bisa gratis tetapi bukan open source jika Anda tidak diizinkan untuk memodifikasi atau membagikannya secara bebas.
Fitur umum dari software open source adalah dikembangkan dan dipelihara oleh komunitas pendukung yang berdedikasi. Tetapi itu tidak selalu terjadi. Ada banyak contoh software open source yang merupakan hasil dari keinginan dan usaha satu orang.
Software CMMS trial
Trial datang dalam berbagai bentuk, tetapi ide inti sama: coba sebelum beli. Ini pada dasarnya sama seperti mengemudikan mobil untuk tes berkendara. Fitur penting lainnya dari trial adalah mereka berakhir. Anda dapat menendang ban dan mengemudikan mobil untuk putaran, tetapi pada suatu titik, Anda harus mengembalikannya.
Di luar dua fitur umum ini, dapat ada banyak perbedaan antara trial. Dalam beberapa kasus, Anda hanya dapat menggunakan beberapa fitur selama trial. Dalam kasus lain, Anda dapat menggunakan semua fitur tetapi hanya dalam jumlah terbatas. Jadi, pada versi trial software manajemen inventaris, Anda mungkin dapat membuat work order tetapi tidak dapat menyimpannya. Atau Anda dapat menyimpannya tetapi kemudian tidak dapat menugaskannya.
Keuntungan dan kerugian software CMMS gratis, trial, dan open source
Sekarang setelah kita tahu apa itu dan bagaimana mereka berbeda satu sama lain, mari kita lihat keuntungan dan kerugiannya. Pada akhirnya, tidak ada satu solusi terbaik untuk semua orang. Ini tergantung pada situasi, kebutuhan, dan toleransi Anda terhadap setiap kumpulan kerugian.
Manfaat software manajemen pemeliharaan gratis
Ini semua bagian terbaik dari software manajemen pemeliharaan gratis.
Yang terbaik, itu gratis
Ini adalah poin penjualan yang bagus, terutama ketika sebagian besar software CMMS berbayar.
Jadi, biaya apa yang Anda hindari saat mendapatkan software pemeliharaan secara gratis? Pertama, Anda dapat melewati biaya implementasi, yang terkait dengan memasukkan data Anda ke dalam software dan melatih tim Anda pada software. Kedua, tidak ada pembayaran berkelanjutan. Secara umum, penyedia CMMS menggunakan model bisnis software as a service (SaaS): alih-alih membeli software dari mereka, Anda berlangganan. Ini sama dengan Netflix, tempat Anda membayar setiap bulan untuk akses ke layanan mereka.
Risiko yang direndahkan “terdapat,” lebih mudah untuk mengubah pikiran
Dan karena gratis, terasa lebih mudah untuk memulai, dan jika Anda tidak suka, keluar dan berhenti menggunakan software.
Sebagian besar daya tarik software gratis adalah risiko “terdapat” yang rendah. Ada hubungan langsung antara biaya yang terkait dengan keputusan dan seberapa banyak itu menstreskan kita. Tidak masalah untuk berisiko beberapa dolar mencoba jenis cokelat baru atau merek cereal sarapan. Anda tidak kehilangan banyak jika tidak berhasil untuk Anda. Tetapi sedikit orang yang akan membeli rumah tanpa melihatnya terlebih dahulu.
Kerugian software manajemen pemeliharaan gratis, yaitu Anda mendapat apa yang Anda bayar
Software gratis datang dengan kerugian yang perlu Anda pertimbangkan dengan hati-hati. Dengan software gratis, Anda dapat akhirnya bertabrakan dengan fakta bahwa “Tidak ada yang namanya makan siang gratis.”
Tidak ada dukungan untuk penyiapan, pelatihan, bantuan berkelanjutan saat Anda mengalami masalah
Salah satu manfaat software manajemen pemeliharaan gratis adalah Anda tidak perlu membayar untuk implementasi. Tetapi alasan Anda tidak perlu membayar untuk itu adalah bahwa Anda tidak mendapatkannya.
Dan pada akhirnya, itu berarti Anda harus mengembangkan dan menyampaikannya sendiri.
Itu terlihat seperti apa? Sendirian saja, Anda perlu memuat semua data ke dalam software, memastikan Anda mengikuti praktik terbaik saat ini untuk konsistensi, akurasi, dan arsitektur informasi. Dan kemudian, Anda perlu mulai melatih tim pemeliharaan.
Bahkan untuk software CMMS paling dasar, Anda memerlukan manual dan video pelatihan. Dan kemudian Anda memerlukan seseorang untuk menggelar sesi pelatihan untuk semua orang di organisasi yang menggunakan software. Dan tidak hanya satu set. Karena orang menggunakan CMMS berbeda sesuai peran mereka, Anda memerlukan materi pelatihan yang disesuaikan. Misalnya, satu set untuk teknisi dan yang berbeda untuk CEO.
Software CMMS gratis tetapi database berbayar
Bahkan jika Anda mendapatkan software secara gratis, Anda perlu membayar agar data Anda tinggal di mana saja. Opsi pertama Anda adalah server on-premises, yang berarti Anda membayar untuk hardware awal dan kemudian biaya berkelanjutan untuk upgrade dan penggantian. Di atas itu, jika Anda tidak tahu cara menyiapkan dan memelihara server, Anda perlu membayar seseorang yang tahu.
Opsi kedua Anda adalah server berbasis cloud, yang berarti menyewa ruang dari penyedia komersial. Keuntungannya adalah seseorang lain merawat beberapa overhead IT untuk Anda. Tetapi itu adalah biaya tambahan yang datang dari software gratis Anda.
Manfaat software preventive maintenance open source
Ingat, perbedaan antara gratis dan open source bukanlah harga sebaliknya cara Anda dapat memodifikasi dan menggunakan software, menciptakan seperangkat keuntungan dan kerugian yang berbeda.
Akses langsung ke kode sumber
Jika Anda ingin, Anda dapat menyesuaikan software dan mendapatkan apa yang Anda butuhkan tepat. Setiap fitur akan disesuaikan halus dengan spesifikasi Anda yang tepat.
Itu terdengar bagus di kertas, tetapi itu sama dengan mengatakan salah satu manfaat mobil Anda adalah Anda dapat membuka kap dan memperbaikinya sendiri. Itu bagus untuk orang yang tahu cara memperbaiki mobil tetapi nol nilai nyata untuk orang yang akan mempercayakan semua pekerjaan kepada montir yang berkualifikasi.
Keselamatan dan keamanan
Software open source cenderung dikembangkan oleh komunitas besar sukarelawan yang berdedikasi, yang bisa menjadi keuntungan besar ketika mempertahankan software dan data Anda agar aman dan terlindungi. Ideannya adalah dengan begitu banyak orang yang melihat dan bekerja pada software, semua bug dan kerentanan tertangkap lebih cepat. Dan itu bukan hanya saat komunitas pertama kali mengembangkan software. Dukungan dan upgrade berkelanjutan membantu menjaga semuanya aman dan stabil selama masa pakai software.
Kerugian software preventive maintenance open source
Sama seperti dengan software gratis, ada kerugian yang seiring dengan semua keuntungan.
Keselamatan dan keamanan
Bukankah ini salah satu manfaat?
Layak untuk tetap pada topik ini sedikit lebih lama. Untuk alasan yang sama open source diyakini lebih aman, itu juga potensial lebih berbahaya.
Dengan software proprietary (jenis yang Anda bayar), ada kelompok pengembang yang lebih kecil, sehingga jauh lebih mudah bagi perusahaan untuk menilai pengembang secara cermat dan melacak siapa yang melakukan apa pada kode sumber. Dengan open source, karena begitu terbuka, jauh lebih mudah bagi seseorang untuk menyisipkan kode berbahaya, merusak sistem Anda, dan mencuri data Anda.
Model pendanaan berarti Anda akhirnya tetap membayar
Sama seperti dengan software gratis, ada biaya yang terlibat. Pertama, Anda perlu membayar untuk penyiapan dan pelatihan. Ingat, itu bukan hanya satu set materi. Karena Anda memiliki berbagai jenis pengguna, Anda memerlukan berbagai jenis pelatihan.
Dengan program open source yang lebih populer, Anda mungkin dapat menemukan materi pelatihan yang sudah ada yang dikembangkan oleh komunitas software. Dan mungkin bahkan ada perusahaan yang menyediakan pelatihan. Tetapi, lagi, Anda perlu membayar mereka.
Katakanlah Anda menyukai software tersebut tetapi benar-benar berharap memiliki fitur spesifik ini. Misalnya, software CMMS gratis memungkinkan Anda menyiapkan PM, tetapi Anda tidak dapat membedakan antara floating dan fixed atau berbasis meter dan waktu.
Bagaimana Anda akan mendapatkan fitur wajib tersebut?
Dalam beberapa kasus, Anda perlu mengembangkannya sendiri, yang hanya mungkin jika Anda memiliki departemen IT yang dipekerjakan oleh orang yang tepat dan dibiayai dengan level yang tepat. Berapa biaya yang Anda keluarkan untuk memimpin IT menghabiskan jam mengode dan menguji fitur baru?
Opsi lainnya Anda adalah menggunakan feature bounties. Post permintaan Anda di halaman seperti BountySource dan kemudian tunggu seseorang untuk menciptakan atau menyesuaikan fitur untuk Anda. Di sini lagi, Anda perlu membayar uang. Tetapi itu hanya jika Anda beruntung sehingga ada seseorang yang memutuskan untuk bekerja pada permintaan Anda.
Manfaat software inventory management trial
Berbeda dengan dua pertama, software trial adalah penampilan terbatas waktu dari software proprietary yang Anda pertimbangkan untuk diadopsi. Tetapi sama seperti dua pertama, itu memiliki keuntungan dan kerugiannya sendiri.
Dapatkan perasaan nyata tentang software
Ingat pertama kali Anda duduk di belakang stir mobil dan mencoba mengemudi? Campuran keesokan dan ketegangan. Hampir tahu apa yang Anda lakukan…
Itu aneh karena pertama kali Anda mengemudi mobil kemungkinan juga adalah kalian ke-sejuta Anda berada di dalamnya. Faktanya, pikirkan semua kali Anda sudah melihat orang lain mengemudi mobil dalam film, di TV, dan dalam kehidupan nyata. Dan dengan semua penonton itu, Anda masih tidak 100% yakin cara melakukannya.
Itu sama dengan software. Anda mungkin sudah melihat video online dan bahkan demonstrasi langsung tetapi melakukan sendiri selalu berbeda. Satu-satunya cara untuk benar-benar tahu apakah software mudah dipelajari adalah dengan mencoba mempelajarinya. Dan satu-satunya cara untuk tahu apakah itu memenuhi kebutuhan Anda adalah dengan mencoba menggunakannya. Tidak ada yang mengalahkan pengalaman langsung.
Jika Anda ingin gambaran yang lebih baik tentang bagaimana software akan bekerja untuk Anda dalam praktik, bukan hanya dalam teori, trial adalah cara bebas risiko yang bagus untuk mengetahuinya.
Dapatkan lebih banyak mata pada software
Demo adalah cara yang bagus untuk melihat software secara langsung dan dalam tindakan. Tetapi dapat menantang untuk menyelaraskan jadwal orang sehingga semua orang memiliki kesempatan untuk hadir. Juga, ada batas berapa banyak orang yang dapat Anda tumpuk di sekitar layar.
Tetapi banyak software trial berjalan dua minggu atau lebih, yang sudah cukup waktu untuk semua orang di tim pemeliharaan untuk mencoba software. Anda memiliki kesempatan untuk menyiapkan beberapa work order on-demand dan inspeksi serta tugas preventive maintenance, dan teknisi memiliki kesempatan untuk bekerja dengan software di lapangan.
Kerugian software inventory management trial
Trial bagus, tetapi tidak tanpa beberapa masalah kecil.
Sebagian mungkin adalah data dummy
Database yang baik memakan waktu, yang merupakan salah satu alasan software gratis tidak bebas biaya, termasuk biaya untuk memasukkan data Anda ke dalam database. Bahkan untuk operasi kecil tanpa banyak aset dan peralatan, Anda tidak ingin menghabiskan banyak dari 14 hari Anda untuk mempersiapkan database.
Jadi, penyedia CMMS mungkin memuat software dengan sedikit data dummy. Dengan cara itu, Anda memiliki kesempatan untuk mencoba software segera.
Masalahnya adalah Anda tidak dapat melihat semua data dan alur kerja Anda terkemas dan dibangun seperti yang akan terjadi setelah implementasi yang komprehensif. Tetapi berita baiknya adalah Anda dapat mulai bermain dengan software segera, dan Anda dapat menambahkan cukup data Anda sendiri untuk mendapatkan perasaan nyata tentang CMMS dan fitur-fiturnya, termasuk manajemen aset, manajemen work order dan preventive maintenance, dan kontrol inventaris.
Segala hal yang baik harus berakhir, bahkan trial software CMMS
Bergantung pada penyedia, tidak seberapa lama trialnya, akhirnya berakhir. Untuk mendapatkan manfaat maksimal dari trial Anda dan memastikan tidak terasa berakhir terlalu cepat, penting untuk merencanakan sedikit di depan.
Pastikan Anda memiliki ide tentang fitur spesifik yang ingin Anda coba dan alur kerja pemeliharaan yang ingin Anda siapkan. Mungkin ide yang baik untuk membuat checklist untuk memastikan Anda mencakup semuanya.
Juga, pastikan Anda berkoordinasi dengan anggota kunci lain dari tim. Jangan memulai trial tepat saat teknisi senior yang paling Anda percaya sedang libur satu minggu. Anda ingin orang yang tepat memiliki cukup waktu dengan software.
Dan pastikan Anda memiliki kontak yang dapat diandalkan di penyedia CMMS jika Anda memiliki pertanyaan apa pun. Ingat, bahkan software CMMS termudah digunakan datang dengan pelatihan, jadi sangat wajar bagi Anda untuk memiliki pertanyaan selama trial. Saat Anda memiliki seseorang di penyedia yang mampu memandu Anda melalui semua hambatan, Anda mendapatkan banyak lebih banyak nilai dari periode trial.
Langkah selanjutnya
Jika Anda ingin beralih dari kertas dan spreadsheet, sekarang saatnya untuk menghubungi penyedia CMMS dan memulai percakapan. Mereka akan dapat menjelaskan opsi Anda dan membantu Anda menemukan yang paling sesuai untuk Anda.
Setelah Anda menyederhanakan daftar Anda, Anda dapat menyiapkan software trial, mencoba fitur-fiturnya, dan mengambil beberapa data untuk putaran.
