Membangun Business Case yang Kuat untuk CMMS: Meningkatkan Efisiensi Perawatan dan ROI

Manajer perawatan sangat menyadari bagaimana software CMMS aka software perawatan dapat meningkatkan operasi perawatan dan mengurangi biaya. Namun, sulit untuk mendapatkan dukungan dari manajemen senior atau pemilik bisnis untuk membeli software tersebut dan menggunakannya.

Pernahkah Anda mengalami hal ini?

Di sisi lain…

Dari sudut pandang manajemen, ada beberapa area lain selain software perawatan di mana pengeluaran modal semacam itu dapat dilakukan. Hampir semua ini juga dapat meningkatkan operasi bisnis.

Jadi bagaimana kita membenarkan pengeluaran dana anggaran yang terbatas untuk software perawatan versus menghabiskannya di tempat lain?

Dampak Software Perawatan terhadap Keputusan Bisnis

Perawatan adalah salah satu area operasional yang tidak dikenal. Sering diabaikan ketika tidak ada krisis besar!

Namun, ada sejumlah laporan dan fitur yang tersedia dalam software CMMS. Mereka dapat membantu manajemen senior dan pemilik bisnis untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan. Gunakan untuk menyampaikan kasus Anda dan mendapatkan anggaran untuk program software CMMS.

Kami akan melihat beberapa ini menggunakan FastMaint CMMS sebagai contoh. Laporan dan fitur serupa ada dalam software perawatan lainnya.

Banyak jenis bisnis dapat menggunakan software perawatan. Misalnya, kita dapat mempertimbangkan dua jenis bisnis yang berbeda. Pertama operasi manufaktur kecil hingga menengah. Kedua fasilitas komersial kecil hingga menengah yang menyediakan layanan kepada pelanggan yang berbeda. Ini bisa seperti hotel atau resort, kompleks perkantoran, restoran dan sebagainya. Namun, ini juga bisa berlaku untuk operasi lain yang memiliki banyak peralatan atau fasilitas. Misalnya operator utilitas, pengolahan minyak dan sebagainya.

1. Laporan Statistik

Salah satu laporan yang paling berguna adalah laporan Statistik dalam FastMaint CMMS. Ini telah dirancang khusus untuk dibagikan dengan manajemen senior atau pemilik bisnis. Mereka tidak perlu memiliki akses ke FastMaint. Manajer perawatan dapat mencetaknya dan memberikannya kepada mereka. Ini tidak mengandung statistik yang kompleks dan sulit dipahami.

Laporan menunjukkan performa dalam periode saat ini (Last 30 Days) versus performa di dua periode sebelumnya yang serupa. Ini membuat lebih mudah untuk menangkap masalah atau tren yang mungkin. Beberapa item yang perlu diperhatikan adalah:

a) Work order tertunda dari periode sebelumnya

Kami harus melihat apakah ada jumlah work order yang dibuat di periode sebelumnya yang masih tertunda. Jika salah satunya untuk aset penting (peralatan atau lokasi) ada alasan untuk khawatir. Perawatan yang tidak lengkap pada aset dapat berarti kualitas produk atau layanan yang buruk atau bahkan kehilangan pendapatan jika produk atau layanan tidak dapat disampaikan.

b) Perbandingan waktu perawatan mencegah vs. kerusakan

Rasio ini dinyatakan sebagai persentase. Persentase rendah berarti sebagian besar perawatan adalah jenis kerusakan. Ini mahal karena berarti aset (peralatan atau lokasi) secara tidak terduga tidak layak layanan. Dalam operasi manufaktur kami mungkin kehilangan produksi atau kualitas produk. Dalam fasilitas komersial kami mungkin memiliki pelanggan yang kecewa atau kehilangan pendapatan karena kami tidak dapat menyewakan fasilitas (misalnya kamar hotel) kepada pelanggan.

c) Peralatan dengan waktu work order kerusakan terbanyak

Bahkan jika rasio Waktu Perawatan Mencegah vs. Waktu Kerusakan terlihat bagus, periksa dan lihat apakah peralatan yang sama terus muncul sebagai memiliki work order kerusakan terbanyak. Kami harus memastikan bahwa ini bukan aset kritis yang ketersediaannya akan menghambat pengiriman produk atau layanan. Jika ini aset kritis, kami mungkin perlu berbicara dengan manajer perawatan dan operasi untuk melihat apakah sudah saatnya untuk menggantinya atau melakukan pembangun total.

Lihat “3 Quick Maintenance Metrics For Maintenance Planners” untuk pemahaman yang lebih mendalam.

2. Laporan Analisis Work Order

Ini adalah laporan lain yang kami dapat cetak dan berikan kepada manajemen. Kami ingin itu menggunakan template laporan Biaya & Variansi Durasi yang menunjukkan agregat berdasarkan Bulan. Laporan ini menunjukkan kepada Anda bagaimana biaya dan durasi berbagai kelas work order telah bervariasi dari estimasi.

Jika kami melihat variansi yang tidak dapat dijelaskan biasanya berarti ada masalah dengan perawatan dan operasi. Kami perlu menelusuri lebih dalam dan menemukan penyebab mendasar.

Ini bisa jadi perawatan dan operasi tidak bekerja sama dengan baik. Atau mungkin beberapa aset telah mencapai akhir umur mereka dan memerlukan lebih banyak perawatan dari yang direncanakan. Keduanya selain meningkatkan biaya perawatan mungkin akan mengakibatkan kehilangan pendapatan dan pelanggan karena keterlambatan dalam pengiriman produk atau layanan.

3. Kalender Perawatan Peralatan

Ini bukan laporan yang biasanya perlu dilihat oleh manajemen eksekutif. Namun, memiliki implikasi penting untuk kerja sama antara staf perawatan dan operasi.

Ini menunjukkan kapan peralatan diprediksi tidak tersedia karena perawatan mencegah yang terencana. Waktu segala sesuatu karena peralatan atau fasilitas yang tidak tersedia selama periode puncak tidak akan dapat diterima.

Kami ingin memastikan informasi dalam laporan ini dibagikan antara departemen dan penyesuaian dilakukan pada jadwal perawatan sesuai kebutuhan.

4. Register Aset & Penggantian Aset

Sebagian besar pabrik industri dan fasilitas komersial memiliki cukup banyak peralatan dan aset lain yang telah dibeli selama beberapa tahun. Seringkali tidak ada daftar terpusat dari aset dan biaya mereka. Inilah tempat program pemeliharaan aset untuk fasilitas & peralatan ini bisa sangat membantu.

Kami dapat menggunakan FastMaint CMMS untuk memelihara daftar aset dan juga melacak biaya perawatan yang sedang terjadi pada mereka.

Pembelian peralatan biasanya merupakan pengeluaran modal yang signifikan. Kami akan mengimbangi biaya ini dengan menyediakan penyusutan berdasarkan umur pakai peralatan yang diharapkan.

Apa yang terjadi jika peralatan perlu diganti lebih awal dari yang diharapkan karena perawatan yang terlewat? Di sisi sebaliknya apa manfaat yang dapat kita harapkan jika misalnya peralatan bertahan 10% lebih lama secara rata-rata karena praktik perawatan yang lebih baik yang dimungkinkan dengan dukungan dari software CMMS?

Item-item semacam ini akan mempengaruhi neraca dan laporan laba rugi kami.

Selain itu Anda dapat mendapatkan ide tentang penghematan biaya & manfaat potensial dari “CMMS Benefits & CMMS ROI Calculator”.

Panduan Pemilihan Software Perawatan

Jika Anda mempertimbangkan software manajemen perawatan dan tidak tahu harus memulai dari mana, panduan pemilihan software CMMS gratis ini akan sangat berguna. Dengan berbagai pertanyaan dan daftar periksa ini dapat membantu Anda mengidentifikasi produk yang tepat untuk organisasi Anda. Atau Anda dapat memberikan panduan PDF ini kepada orang lain yang mungkin bertanggung jawab atas proses pemilihan.