Cara Mengurangi Biaya Pengiriman Truk

Untuk menjalankan perusahaan truk yang menguntungkan, sangat penting untuk memotong biaya armada truk sebanyak mungkin, namun tetap memenuhi pengiriman dengan efisiensi maksimal. Faktanya, mengendalikan biaya operasional armada truk melibatkan serangkaian langkah di berbagai tingkat staf. Misalnya, jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara mengurangi biaya angkutan truk di tingkat manajerial, pertama-tama lihat area di mana perusahaan Anda menghabiskan paling banyak. Kemungkinannya adalah, ada area di mana Anda dapat memotong biaya asing dari persamaan.

Untuk ide lebih lanjut tentang cara menurunkan biaya perusahaan angkutan truk Anda, pertimbangkan 10 tindakan berikut.

Lacak Anggaran Anda

Saat Anda menjalankan perusahaan truk, salah satu kesalahan terbesar yang dapat Anda lakukan adalah gagal melacak anggaran Anda dengan segera. Biasanya, perusahaan akan mempekerjakan seorang akuntan untuk membuat laporan laba rugi pada setiap penutupan tahun fiskal, dan kemudian memeriksa trennya.

Pengeluaran perusahaan Anda dapat berubah setiap minggu, seringkali sebagai akibat dari keputusan yang Anda buat selama beberapa hari pengiriman. Oleh karena itu, pelacakan yang efektif berarti memantau pengeluaran Anda setiap minggu, dan memeriksa anggaran Anda secara menyeluruh pada akhir setiap bulan.

Dalam kasus di mana margin keuntungan perusahaan di bawah standar, respons tipikal adalah menembak untuk mendapatkan pendapatan yang lebih tinggi sebagai sarana untuk menutup kerugian. Namun, sebenarnya lebih mudah untuk meningkatkan margin keuntungan dengan memotong biaya. Karena itu, sangat penting untuk melacak pengeluaran Anda dari minggu ke minggu dan bulan ke bulan, dan memangkas pengeluaran overhead Anda sesuai dengan kebutuhan operasi Anda.

Ambil inventaris barang-barang asing di daftar pengeluaran bulanan Anda. Jika ada sesuatu yang tidak Anda gunakan — terutama jika itu memakan biaya overhead Anda — potong barang atau layanan tersebut dari anggaran Anda. Jika Anda dapat mengurangi biaya sebesar $100 atau lebih per minggu, itu akan meningkatkan margin keuntungan tahunan Anda secara signifikan.

Menjaga Pengemudi Terdidik dan Bertanggung Jawab

Kelemahan umum dalam industri truk adalah kurangnya keahlian manajerial di antara operator. Dalam industri yang besar dan penting ini, setiap manajer pengemudi yang mengepalai armada yang terdiri dari 40 atau lebih pengemudi sebenarnya berfungsi sebagai kepala bisnis bernilai jutaan dolar. Karena banyak sekali petugas operator yang dipromosikan ke peran itu setelah melayani waktu sebagai pengemudi, beberapa masalah manajemen yang lebih kompleks adalah hal yang asing bagi manajer-pengemudi.

Misalnya, perusahaan pengemudi sering kehilangan uang saat petugas operator menetapkan sasaran pada jarak tempuh total, daripada jarak tempuh yang dapat ditagih. Pendekatan ini memberi insentif pada prioritas yang salah, di mana pengemudi berusaha keras untuk jarak tempuh tertentu dengan pertimbangan efisiensi yang lebih sedikit. Dalam skenario terburuk, sebuah perusahaan akan menetapkan jarak tempuh mingguan sewenang-wenang yang melampaui jarak total pengiriman pengemudi untuk minggu tertentu, dan petugas operator hanya memasukkan kelebihan jarak tempuh ke dalam persamaan pengemudi.

Perusahaan yang telah mengenali kesalahan ini telah berhasil mengurangi kerugian dan meningkatkan margin keuntungan dengan memberi insentif pada efisiensi yang dapat ditagih atas jarak tempuh mentah setiap minggu. Obat ini juga dapat diterapkan ke berbagai fungsi yang lebih tinggi pada rantai komando. Contoh sempurna adalah ketika sebuah perusahaan menawarkan kepada direktur pemeliharaan 10 persen dari jumlah berapa pun yang dapat mereka hemat dari anggaran tahunan. Jika perusahaan akhirnya menghemat $500.000 pada akhir tahun fiskal, direktur mendapatkan tambahan $50.000.

Akuntansi Outsource dan Sumber Daya Manusia

Perusahaan terpintar adalah mereka yang fokus pada kekuatan mereka dan mendelegasikan tugas lain ke entitas yang lebih lengkap. Dalam kasus perusahaan truk kecil, pilihan paling bijaksana adalah bagi manajemen untuk fokus pada apa yang mereka lakukan dan ketahui dengan baik — seperti armada yang beroperasi, menangani pesanan, dan mengatur pengiriman — dan mempekerjakan pihak ketiga untuk menangani tugas-tugas seperti penagihan, penggajian, asuransi, dan sumber daya manusia.

Salah satu opsi outsourcing terbaik untuk perusahaan angkutan truk kecil adalah mendaftar ke organisasi pemberi kerja profesional (PEO), yang akan menangani tugas-tugas yang terkait dengan manajemen karyawan dan memungkinkan perusahaan untuk fokus sepenuhnya pada operasi armada. PEO, pada dasarnya, akan bertindak sebagai majikan dari staf perusahaan truk untuk tujuan asuransi dan perpajakan.

Pilihan lain untuk perusahaan kecil adalah bekerja sama dengan operator truk yang lebih besar. Dengan cara ini, operator yang lebih kecil mengangkut di bawah otoritas perusahaan yang lebih besar, dan mendapat manfaat dari infrastruktur manajerial yang lebih lengkap dan terorganisir. Operator yang lebih besar menangani asuransi dan penagihan untuk perusahaan yang lebih kecil, sedangkan yang terakhir berfokus pada operasi armada.

Pilihan ketiga, dan mungkin yang terbaik, adalah pendekatan gabungan, di mana operator kecil menandatangani PEO untuk masalah pekerja dan bermitra dengan operator yang lebih besar untuk kewajiban otomatis. Meskipun opsi ini mungkin tampak seperti penyerahan kendali kepada yang belum tahu, outsourcing sebenarnya memberi perusahaan truk yang lebih kecil kendali lebih besar atas apa yang mereka lakukan dengan sebaik-baiknya.

Insource dan Multitask

Sementara beberapa operator dapat menghemat uang dengan melakukan outsourcing tugas-tugas tertentu, perusahaan truk lain dapat menghemat uang dengan membatalkan layanan pihak ketiga dan multitasking in-house. Salah satu area di mana perusahaan sering salah membelanjakan uang adalah tugas menghasilkan prospek, yang sering didelegasikan oleh perusahaan truk kepada pihak ketiga. Namun, manfaat biaya dari pembuatan prospek yang dialihdayakan sering kali gagal ditambahkan untuk operator biasa.

Cara terbaik bagi perusahaan truk untuk memanfaatkan kekuatan internalnya adalah dengan mengevaluasi keahlian setiap orang di staf dan mendelegasikan multitasking sesuai dengan tingkat keahlian. Dengan cara ini, Anda dapat mencapai lebih banyak dari dalam perusahaan dan menjaga ukuran manajemen proporsional dengan armada.

Seperti yang dipikirkan oleh Presiden Heartland Express Mike Gerdin, perusahaan yang bijaksana mempekerjakan tidak lebih dari satu non-pengemudi untuk setiap lima truk. Sebaliknya, perusahaan biasa mempekerjakan satu non-pengemudi untuk setiap tiga truk.

Jika tidak ada karyawan Anda saat ini yang memiliki keterampilan yang diperlukan, dorong staf Anda untuk memperluas wawasan mereka dengan mengikuti kursus online. Misalnya, tidak ada alasan perusahaan tidak boleh menangani pengambilan survei dan berbagai tugas layanan administrasi lainnya. Semakin banyak keterampilan yang diperoleh di antara staf yang kompak, semakin sedikit uang yang harus Anda keluarkan untuk karyawan asing dan layanan pihak ketiga.

Buat Protokol Keamanan

Operator yang lebih kecil akan sering menganggap cedera hanyalah bagian dari bisnis truk, tetapi ini adalah asumsi berbahaya yang dapat membuat perusahaan rentan terhadap klaim kompensasi pekerja. Oleh karena itu, sangat penting bagi semua perusahaan truk, terlepas dari ukurannya, untuk mengadopsi kebijakan tanpa toleransi terhadap kecelakaan dan cedera, di mana mereka tidak meninggalkan kebutuhan bisnis yang terlewat dalam upaya memaksimalkan keselamatan di semua tahap operasi.

Menurut Departemen Perhubungan AS, tahun 2012 terjadi 333.000 bencana di jalan dan 4.000 kematian yang melibatkan truk. Kecelakaan di jalan biasanya terjadi selama rute panjang di medan berliku dan dalam cuaca yang tidak bersahabat. Untuk menurunkan risiko ini, sangat penting bagi manajer pengemudi untuk melatih pengemudi dalam mengemudi di cuaca buruk. Perusahaan Anda dapat melakukannya dengan mengadakan seminar yang mengajarkan keterampilan tentang keselamatan pengemudi, pelaporan kecelakaan, pemeriksaan kendaraan, dan pencegahan cedera.

Mendorong Kesehatan Pengemudi

Salah satu kenyataan yang lebih disayangkan dari gaya hidup truk adalah bahwa makanan sehat seringkali sulit didapat selama rute panjang di sepanjang jalan raya pedesaan. Akibatnya, banyak pengemudi mengembangkan kebiasaan makan yang buruk, yang mengakibatkan kekurangan gizi dan berbagai efek buruknya, seperti kelelahan, lekas marah, dan perubahan suasana hati.

Kurangnya energi yang sering diakibatkan oleh pola makan yang buruk dapat mengakibatkan kelelahan pengemudi, yang meningkatkan risiko kecelakaan di pinggir jalan. Demi kesehatan, mental/fisik, dan keselamatan pengemudi, sangat penting untuk mendorong diet seimbang dan istirahat yang layak di antara pengemudi.

Agar tetap bersemangat saat bepergian, pengemudi dapat memuat aplikasi motivasi kesehatan ke perangkat seluler mereka. Aplikasi juga dapat membantu pengemudi menemukan sumber makanan sehat di sepanjang rute panjang. Bagaimanapun, armada lebih efisien, dan dengan demikian lebih menguntungkan, ketika pengemudi energik dan sehat.

Gunakan Bahan Bakar Berkualitas

Selain depresiasi truk bermesin diesel, bahan bakar merupakan beban terbesar yang dikeluarkan perusahaan truk setiap tahunnya. Meskipun harga bahan bakar tidak dapat dikendalikan, pengemudi dapat melakukan bagian mereka untuk menghemat bahan bakar dengan mempraktikkan mengemudi yang baik. Demikian juga, manajer armada dapat meningkatkan efisiensi bahan bakar dengan melakukan inspeksi rutin dan perawatan tepat waktu untuk semua kendaraan dalam armada.

Meskipun Anda dapat — dan harus — mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan penghematan bahan bakar, daftar jawaban atas kenaikan biaya bahan bakar tidak termasuk bahan bakar yang lebih murah. Sebaliknya — bahan bakar yang lebih murah dapat menghemat uang Anda dalam jangka pendek, tetapi menimbulkan banyak biaya tambahan dalam jangka panjang.

Sebagai permulaan, bahan bakar murah tidak memiliki aditif penyulingan. Dengan demikian, bahan bakar murah akan sering mengirimkan endapan melalui ruang bakar, injektor, dan katup truk. Endapan dan ketidaksempurnaan lainnya dapat menyebabkan kerusakan suku cadang dini dan penurunan performa mesin secara keseluruhan.

Biaya perbaikan untuk truk yang sakit dapat menguras margin keuntungan perusahaan truk, namun Anda dapat sangat mengurangi biaya ini dengan pilihan bahan bakar yang lebih baik. Dengan bahan bakar berkualitas tinggi, Anda bisa mendapatkan jarak tempuh yang lebih baik, mesin yang lebih bersih, dan performa yang lebih tangguh dari kendaraan di armada Anda.

Kurangi Waktu Idling

Salah satu kebiasaan pengemudi yang boros, namun sering diabaikan, adalah idle, yang menghabiskan bahan bakar dan tenaga mesin meskipun kendaraan bahkan tidak bergerak. Ketika Anda mempertimbangkan sejauh mana biaya pemalasan dapat bertambah, bahkan untuk pengemudi mobil kompak, masalahnya serius ketika Anda mempertimbangkan truk komersial. Sederhananya, pemalasan mempercepat konsumsi bahan bakar dan menambah keausan pada mesin, yang keduanya dapat memakan margin keuntungan perusahaan truk.

Memang, ada saat-saat pemalasan tidak mungkin dihindari, seperti ketika truk terjebak dalam lalu lintas atau berhenti di persimpangan. Jika tidak, tidak ada alasan bagi pengemudi untuk meninggalkan truk dalam keadaan diam, bahkan ketika dia menepi untuk berhenti sebentar atau untuk istirahat sejenak di pinggir jalan.

Bahkan, jika kendaraan harus diam selama lebih dari 10 detik — baik di jalan atau di tempat parkir — matikan mesin. Pemalasan sepuluh detik membakar lebih banyak bahan bakar daripada proses penyalaan. Selama satu tahun, menyalakan mesin beberapa kali dalam satu hari hanya akan menyebabkan keausan dan konsumsi bahan bakar yang minimal, sedangkan pemalasan beberapa menit per hari dapat menyebabkan biaya yang jauh lebih besar, terutama bila beberapa pengemudi dalam armada mengalami pemalasan. kebiasaan.

Rencanakan Rute dengan Bijak

Perusahaan truk dapat menghemat sejumlah besar uang dengan merencanakan rute yang paling efisien ke setiap tujuan. Seringkali, perusahaan mengirimkan truk secara eksklusif di sepanjang rute utama ke lokasi pengiriman tertentu. Dalam beberapa kasus, rute alternatif mungkin lebih pendek dan terdiri dari lebih sedikit pemberhentian, tetapi rute ini tidak ada dalam radar manajer armada.

Setiap kali armada truk komersial menemukan rute yang lebih cepat untuk mengirim truk, perusahaan memperoleh manfaat berikut:

• Konservasi bahan bakar
• Emisi gas berkurang
• Mengurangi keausan mesin
• Penyelesaian pengiriman lebih cepat

Selain itu, rute yang lebih cepat seringkali lebih aman karena lebih sedikit lalu lintas, yang mengurangi kemungkinan kecelakaan. Pengurangan lalu lintas itu sendiri juga lebih baik untuk mesin dan efisiensi bahan bakar, karena lebih sedikit pemalasan di sepanjang rute yang bersangkutan.

Saat ini, efisiensi perutean lebih mudah dicapai, berkat berbagai aplikasi perutean yang sekarang tersedia. Aplikasi pengoptimal perutean akan memandu setiap pengemudi di sepanjang rute terpendek dan paling hemat bahan bakar ke dan dari setiap tujuan pengiriman.

Periksa Ban dan Mesin Secara Rutin

Inspeksi rutin terhadap ban truk dan suku cadang mesin sangat penting untuk keselamatan dan pengoperasian semua truk yang membentuk armada. These steps will help ensure a more reliable performance from each truck and reduce the frequency of sudden, unforeseen breakdowns. Preventive maintenance can be a huge money saver, as emergency repair costs are typically anywhere from three to nine times that of planned repairs.

When tires are improperly aligned or unevenly inflated, a truck ends up burning more fuel, as the engine works harder to pick up the slack. With regular tire inspections, a truck will have greater fuel efficiency, because you can detect and resolve problems early before they become costly.

Ideally, drivers should give their tires a once-over between each dispatch. For best performance at maximum savings, have tires retreaded on a periodic basis. Retreaded tires can last up to 120,000 additional miles at only a third of the cost of new tires.

Summary on How to Reduce Trucking Costs

Cutting fleet costs is more than just fixating on one area of overspending, because you’re liable to miss several others. You can only hope to significantly lower your trucking company costs if you constantly examine the quality of your trucks and establish the best training methodologies for your drivers. Meanwhile, controlling operational costs of truck fleets requires optimal routing and competent handling of all the tasks associated with billing, insurance and human resources.

For commercial vehicle repair services, contact NMC Truck Center for more information.