CIO Ungkap Bagaimana Otomatisasi Mendorong Strategi Bisnis
Di FORWARD IV bulan lalu, tiga chief information officers (CIOs) yang merupakan praktisi otomatisasi terkemuka bergabung dengan Michael Heric dari Bain Research Company untuk membahas segala hal terkait otomatisasi. Prakash Kota dari Autodesk, Naveen Zutshi dari Palo Alto Networks, dan Peter Tsahalis dari Wells Fargo berbicara dengan Heric tentang:
Bagaimana otomatisasi memungkinkan strategi bisnis mereka
Bagaimana mendorong program otomatisasi yang sukses
Bagaimana bekerja dengan CIO dalam inisiatif otomatisasi
CIOs terlibat dalam kedua strategi bisnis dan TI. Itu menjadikan mereka calon yang sempurna untuk membahas bagaimana otomatisasi dapat mengubah cara pemimpin TI dan bisnis bekerja bersama. CIOs juga adalah orang yang sangat sibuk, jadi sesi FORWARD IV adalah kesempatan langka untuk pembicaraan jujur dengan pemimpin yang berada di garis depan era bisnis baru ini.
Ini adalah ringkasan singkat topik yang dibahas.
Robotic process automation (RPA)— penggerak nilai atau cat emplast?
Zutshi berbagi bahwa persepsinya awal adalah robotic process automation (RPA) hanyalah mesin berbasis aturan. Saat Palo Alto Networks melalui periode pertumbuhan yang cepat, prosesnya berubah secara dramatis—bersama dengan apresiasinya terhadap kekuatan RPA. UiPath membantu perusahaan meresmikan ulang proses inti dalam operasi, dan sekarang menargetkan kasus penggunaan di sales ops, akuntansi, dan hukum.
Kota mencatat bagaimana RPA menciptakan nilai tambah yang signifikan untuk Autodesk. Ide otomatisasi sangat menarik. Dan sebagai perusahaan perangkat lunak, insting pertama timnya adalah bereksperimen dengan RPA untuk melihat apa yang mungkin. Itulah mengapa Kota menekankan kebutuhan untuk secara jelas mendefinisikan bagaimana perusahaan akan menggunakan RPA. Dia percaya penting untuk memiliki struktur tata kelola untuk penggunaan RPA. Autodesk menemukan bahwa RPA ideal untuk kasus penggunaan dengan proses yang kompleks yang melibatkan banyak aplikasi dan intervensi manusia.
Bagaimana membangun program otomatisasi yang sukses?
Menurut Tsahalis, semuanya dimulai dengan memahami bottleneck. Mudah untuk bersemangat dengan portofolio bisnis besar yang matang untuk otomatisasi—dengan potensi untuk menghemat puluhan juta dolar. Namun, sama mengecewakan untuk menemukan bahwa memakan waktu untuk mengumpulkan tim yang tepat.
“Tidak cukup untuk memiliki pasukan citizen developers,” kata Tsahalis. “Tidak cukup untuk memiliki center of excellence (CoE). Anda membutuhkan hal-hal itu. Mereka kritis. Namun pada akhirnya, alat otomatisasi seperti RPA menyederhanakan, memodifikasi, dan memperbaiki alur kerja. Dan Anda membutuhkan para ahli materi (SMEs) untuk terlibat.”
Tsahalis juga menjelaskan bahwa SMEs cenderung menjadi orang yang paling sibuk dalam organisasi, jadi waktu dan perhatian mereka terbatas. Anda perlu sabar dan cerdas dalam cara menggunakan bandwidth terbatas dari keahlian proses. Process SMEs memainkan peran kritis sebagai master pengetahuan yang memandu tim otomatisasi.
Tetapi tidak semua industri beroperasi pada jadwal yang sama dengan prioritas yang sama.
Seperti yang diungkapkan Zutshi, “Untuk kami, mata uang adalah kecepatan. Jika kita tidak bergerak cukup cepat, startup di bidang keamanan akan mengganggu kami.”
Tanggung jawab pemimpin proses bisnis untuk berbagi strategi dan tantangan mereka dengan TI dari awal. TI bertanggung jawab untuk bekerja dengan ahli bisnis untuk mengotomatisasi dengan kecepatan yang diperlukan untuk tetap bersaing. Dia merekomendasikan untuk membuat komite pengarah yang terdiri dari pemimpin bisnis dan profesional TI. Tugas komite adalah memprioritaskan antrian pekerja dan mengidentifikasi kasus penggunaan untuk otomatisasi. CoE kemudian dapat menyampaikan direktif tersebut.
Untuk Autodesk, program yang sukses berarti perubahan pola pikir. Kota membahas bagaimana pendekatan tradisional untuk sebagian besar grup TI adalah fokus pada melakukan semua pekerjaan teknis untuk divisi bisnis. Namun ketika kecepatan bisnis meningkat, TI dapat menjadi bottleneck yang memperlambat inovasi.
“Peran yang perlu dimainkan TI adalah menjadi fungsi pendukung,” kata Kota. “Anda perlu membuat tata kelola dan batas pengaman untuk memungkinkan berbagai grup fungsional untuk menjadi mandiri. TI tidak perlu membangun segalanya. Anda dapat terlibat dalam pengambilan keputusan dan solusi.”
Apa yang telah Anda pelajari dalam perjalanan otomatisasi Anda?
Seperti dalam banyak bisnis, COVID berarti banyak perubahan segera dan mengganggu bagi Wells Fargo. Hampir semalam, perusahaan harus mengembangkan proses untuk mendukung program yang dianjuri pemerintah federal untuk United States (U.S.) Small Business Administration (SBA) dan Paycheck Protection Program (PPP) pinjaman. Seperti yang dijelaskan Tsahalis, biasanya memakan waktu untuk menyalin mesin untuk mengelola program baru. Namun respons yang cepat adalah prioritas utama. Jika Wells Fargo lambat bereaksi, pelanggan bisnis mereka tidak dapat mengajukan pinjaman dengan secepat itu, yang buruk bagi pelanggan dan bagi Wells Fargo. Jadi Wells Fargo memanfaatkan kekuatan otomatisasi.
CoE Wells Fargo menciptakan otomatisasi yang panjang dan terhubung untuk memudahkan agen dalam melalui proses pinjaman lebih cepat. Ini juga mengembangkan pengalaman auto-approval end-to-end yang membantu lebih dari 25% aplikasi diproses tanpa intervensi manusia.
“Anda harus memperluas cakupan Anda saat memikirkan toolset otomatisasi,” nasihat Tsahalis. “Itu bukan hanya tentang bot yang mengotomatisasi tiga sistem yang kurang baik sehingga lebih sedikit orang yang harus menggunakannya. Otomatisasi dapat digunakan untuk respons cepat. Namun, itu juga dapat digunakan sebagai alat risiko dan kontrol saat Anda perlu membawa konsistensi ke dalam alur kerja.”
Saat Autodesk memulai dengan RPA, tim TI ingin mengotomatisasi segalanya. Kota berbicara tentang bagaimana timnya penuh semangat untuk melompat ke dalam mengotomatisasi proses baru sebelum proses selesai. “Kunci pelajaran yang kami dapat adalah kami perlu memastikan kami memperlambat. Anda perlu memperlambat untuk pergi cepat. Anda perlu menghabiskan lebih banyak waktu untuk memiliki proses yang digarisbangkan dengan baik dan memiliki pemilik proses yang jelas untuk area tersebut sebelum Anda fokus pada mengotomatisasi.”
Zutshi membahas bagaimana pandemi membalikkan asumsi tentang produktivitas tempat kerja.
“Orang lebih produktif, sama bekerja keras, dan sama berkomitmen serta terlibat dalam pengaturan jarak jauh,” amati Zutshi. “Dan apa yang Anda lihat sekarang dalam tenaga kerja hibrid akan ada secara permanen.”
Tim Zutshi membangun stack alat baru dari nol untuk menyediakan pembelajaran pengalaman untuk mendukung model kerja hibrid. Ini juga melaksanakan program kerja fleksibel dengan perusahaan lain di area San Francisco untuk membantu karyawan memilih manfaat dan menyelesaikan tugas lainnya.
Model kerja hibrid akan ada selamanya, dan itu berarti lebih banyak tantangan dalam keamanan siber, serta peran baru untuk TI dan otomatisasi. “Kami terus belajar. Bagaimana kami melibatkan karyawan dalam pengaturan kerja hibrid adalah sesuatu yang kami akan terus kerjakan,” kata Zutshi.
Bacaan disarankan: Why The Hybrid Work Model Needs A New Tech Stack
Apa model tata kelola yang tepat untuk program otomatisasi?
Tsahalis percaya membutuhkan seluruh desa.
Seorang CIO memahami cara kerja teknologi dan dapat mengidentifikasi di mana bisnis perlu mengotomatisasi dan memodernisasi. TI juga dapat memandu tata kelola otomatisasi untuk mengatur kapan dan bagaimana menggunakan bot dan berapa lama masa pakainya. Namun kolaborasi yang erat antara TI dan ahli proses bisnis esensial. “Banyak hal yang kami coba otomatisasi adalah alur bisnis warisan, jadi Anda perlu mitra bisnis Anda dalam permainan dengan cara yang signifikan,” kata Tsahalis.
Bacaan disarankan: How to Achieve Business-IT Alignment for Automation Success
Pemimpin bisnis harus berpartisipasi dalam komite pengarah yang didedikasikan untuk menemukan cara untuk membebaskan waktu untuk process SMEs. Sangat penting bagi pemangku kepentingan untuk memahami cakupan proyek otomatisasi. Menerapkan bot relatif mudah. Bagian yang lebih sulit adalah membangun konsensus pemangku kepentingan dan mendidik mereka tentang apa yang dapat dicapai otomatisasi.
Kota menjelaskan bahwa aspek non-fungsi otomatisasi sama pentingnya untuk keberhasilan seperti membangun bot. Organisasi membutuhkan rencana untuk memelihara, mempertahankan, dan mencabut otomatisasi yang mereka buat. TI selalu menambahkan aplikasi dan alat baru, tetapi tidak banyak memikirkan untuk mencabut bot yang sudah ada yang mungkin telah melayani tujuannya. “Itu bukan hanya tentang membangunnya. Itu tentang memeliharanya. Dan pada suatu titik Anda perlu rencana untuk mencabutnya,” menekankan Kota.
Untuk Zutshi, itu adalah pertanyaan yang salah untuk ditanyakan. “Semua kami di sini percaya otomatisasi harus terjadi awal dalam perjalanan daripada akhir dalam perjalanan. Kami percaya ada sejumlah besar pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai otomatisasi di mana saja,” kata Zutshi. “Kami berada di tahap awal dari misi itu. Anda memiliki banyak peluang yang kaya sasaran untuk diselesaikan. Tapi itu kurang tentang siapa yang memilikinya dan lebih tentang bagaimana Anda menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Apakah Anda menyelesaikannya dalam skala besar dan dengan proses yang tepat?”
Dia menekankan bahwa pemantauan performa otomatisasi, pemeliharaan, dan manajemen perubahan adalah tanggung jawab kolektif yang harus dibagikan secara setara oleh TI dan pemilik proses bisnis.
Saran terakhir untuk bekerja sama lebih efektif dengan TI
Otomatisasi dengan bijak. Itu adalah pesan dari Tsahalis.
“Setiap kali Anda mengotomatisasi alur kerja, Anda harus memahami hasilnya dengan sangat jelas. Dan hasil tersebut harus disetujui oleh pemimpin bisnis, pemimpin TI, dan kadang-kadang pemimpin risiko dan kontrol.”
Dia juga menekankan kebutuhan untuk jujur apakah Anda mencoba memperpanjang umur sistem atau proses yang seharusnya dicabut.
Saran terakhir Kota: “Jangan mengotomatisasi jika proses tidak didefinisikan dengan jelas dan Anda tidak memiliki pemilik proses yang diidentifikasi dengan baik.” Jangan langsung terjun dan mengotomatisasi demi otomatisasi.
Terakhir, Zutshi merekomendasikan, “Bawa TI sejak awal dalam perjalanan otomatisasi strategis.”
Semakin cepat Anda melakukannya, semakin cepat Anda dapat menyelesaikan masalah yang bisa meledak menjadi hambatan lebih lanjut dalam proses.
Terima kasih banyak kepada Tsahalis, Zutshi, dan Kota untuk berbagi wawasan mereka dalam sesi yang unik ini. Anda dapat mendaftar untuk menonton replay sesi atau peserta FORWARD dapat menemukan rekaman sesi langsung di aplikasi UiPath Events.
Dan jika Anda ingin mendapatkan ringkasan poin-poin teratas dari acara bulan lalu di Las Vegas, daftar untuk UiPath FORWARD IV ‘The Best Bits’ untuk mendapatkan konten eksklusif dari konferensi.
