Menguasai Utang Otomatisasi: Panduan Praktis untuk Menghilangkan Ketidakefisienan

Apa itu utang otomatisasi?

Otomatisasi tidak hanya tentang solusi konkret yang memberikan nilai nyata bagi bisnis, tetapi juga gagasan tentang bagaimana kehidupan dan pekerjaan dapat berubah. Program otomatisasi yang berhasil membutuhkan keduanya:

• Setiap karyawan di organisasi merasa berdaya dan mampu menemukan pekerjaan yang dapat diotomatisasi
• Terdapat model operasional yang memastikan solusi tersebut tercapai

Ketika kesempatan otomatisasi teridentifikasi namun tidak terselesaikan, mereka menjadi utang—utang otomatisasi.

Selama sebagian besar karir saya di IT, utang teknologi bukan hal yang asing. Saya telah melihat puluhan ide solusi, baik besar maupun kecil, yang tertunda dalam backlog tak berujung yang memacu peta jalan perubahan dan peningkatan bertahun-tahun. Solusi sementara, perbaikan cepat, upaya manual, dan penyerahan kemampuan yang tertunda adalah dampak umum.

Dengan utang otomatisasi, saya tidak hanya berbicara tentang bagian proses yang tidak diotomatisasi, tetapi juga seluruh proses yang bahkan belum dievaluasi atau diprioritaskan untuk diotomatisasi. Khususnya proses-proses umum yang sebagian besar organisasi rekan seindustri Anda telah mulai diotomatisasi, diskalakan, dan diperkuat secara strategis untuk mendapatkan keunggulan kompetitif di pasar.

Dampak memiliki utang otomatisasi

Seringkali diangkot dalam pikiran kita: utang adalah buruk.

Tapi mengapa utang buruk?

Utang menempatkan kita pada posisi kurang menguntungkan—tempat di mana kita ‘bekerja’ untuk masa lalu dan bukan masa depan. Tempat di mana kita tidak dapat fokus energi penuh pada pertumbuhan, inovasi, dan meraih kesempatan. Bagi organisasi Anda, utang otomatisasi memiliki dampak yang sama dan bisa membatasi organisasi Anda dari mencapai potensi penuhnya.

Biaya pertama dan paling umum dari tidak mengotomatisasi proses yang bisa diotomatisasi adalah biaya kesempatan (saya membahas ini pada salah satu tulisan saya sebelumnya tahun ini). Dengan kata sederhana, dengan menunggu untuk mengotomatisasi proses krusial bisnis, Anda menempatkan organisasi Anda pada posisi kurang menguntungkan secara kompetitif. Organisasi yang menerapkan otomatisasi di seluruh perusahaan akan dapat diskalakan lebih cepat, lebih efisien, dan dengan kualitas yang lebih tinggi.

Baca juga: Perusahaan Secara Penuh Otomatisasi Telah Hadir (dan Ini Tampak Seperti Apa)

Budaya perusahaan dan keterlibatan karyawan sangat penting bagi organisasi yang berhasil, tetapi keduanya juga berisiko jika program otomatisasi tidak dapat diskalakan dengan cukup cepat.

Jika Anda tahu bahwa setiap ide yang akan Anda ajukan hanya akan menunggu dalam backlog selamanya, seberapa termotivasi Anda untuk mengajukan ide otomatisasi baru?

Jika asosiasi di seluruh unit bisnis Anda tidak merasa ide otomatisasi mereka akan mendapatkan solusi, mereka akan berhenti mengajukan ide dan disengajakan. Program otomatisasi, lebih dari program teknologi lainnya yang saya saksikan, sepenuhnya bergantung pada keterlibatan bisnis. Akhirnya, kita mengotomatisasi tugas yang dilakukan karyawan saat ini.

Karyawan memiliki ide otomatisasi hebat akan menjadi frustrasi jika program otomatisasi tidak dapat membantu mereka mendapatkan solusi tersebut dengan cepat atau dalam beberapa kasus sama sekali karena “penghematan” terlalu kecil dibandingkan kesempatan lain dalam pipeline. Ini diperparah oleh karyawan yang mendengar dari rekan industri mereka tentang apa yang dilakukan organisasi mereka untuk mendukung mereka dengan otomatisasi.

Backlog otomatisasi Anda dibangun oleh bisnis; tidak dibangun oleh tim pengembangan otomatisasi. Salah satu proposisi nilai utama dari otomasi proses robotik (RPA) dan semua bagian platform UiPath adalah kemampuan untuk membuat solusi otomatisasi dengan cepat dan membantu pengguna bisnis menjadi lebih efisien, efektif, dan puas dalam peran mereka.

Anda harus menemukan cara untuk mengotomatisasi mayoritas kesempatan yang diusulkan bisnis jika Anda ingin memenuhi janji otomatisasi sepenuhnya bagi komponen bisnis Anda.

Menjadi bebas utang

Hubungan antara program otomatisasi Anda dan komponen bisnis Anda akan menjadi salah satu penentu utama keberhasilan Anda dalam mencapai perusahaan sepenuhnya otomatisasi™. Untuk menjadi bebas utang akan memerlukan Anda bertindak dengan cepat dan sengaja, dengan praktik terbaik yang teruji. Tidak akan mengejutkan bahwa Anda harus memiliki investasi yang tepat dalam ukuran tim pengiriman untuk terus membangun proses-proses besar dalam pipeline otomatisasi Anda dengan cepat.

Saat saya pelanggan, saya tidak ingin apa pun menunggu dalam pipeline saya lebih dari enam bulan. Kadang-kadang, saya bahkan mendapatkan proses yang terselesaikan dalam satu kuartal karena mereka adalah kesempatan sensitif waktu. Memiliki model resourcing yang fleksibel dengan mitra adalah kunci untuk mengotomatisasi proses dengan cepat. Saya dapat menambahkan pengembang/penguji RPA yang terampil dengan cepat ketika ada lonjakan permintaan dalam pipeline saya.

Setiap pemimpin program otomatisasi harus memiliki rencana yang didefinisikan tentang bagaimana mereka akan diskalakan kapasitas pengiriman untuk menangani peningkatan permintaan yang signifikan.

Anda harus menangan proses-proses bernilai tinggi yang teruji industri seperti pengolahan faktur, utang dagang, onboarding karyawan, pengaturan akun baru, dll. Ini adalah proses yang kemungkinan besar telah diotomatisasi oleh rekan seindustri Anda masing-masing. Ini adalah bagian dari utang yang perlu Anda hilangkan untuk mengejar persaingan Anda, dan untuk melakukannya, Anda harus tahu di mana mencari. Saya merekomendasikan menghubungi mitra konsultan UiPath yang bersertifikat atau akun executive UiPath Anda untuk mendapatkan wawasan lebih lanjut tentang hal ini.

Pengembangan warga adalah menang, menang, menang

Banyak karyawan Anda di seluruh unit bisnis tahu di mana kesempatan otomatisasi berada. Mereka merasakan monotoni dan ketidakefisienan dalam pekerjaan harian mereka, dan mereka ingin mempelajari keterampilan dan teknologi baru. Pengembangan warga memungkinkan Anda menemukan kesempatan otomatisasi yang kokoh, mengurangi titik nyeri, dan meningkatkan keterampilan pengguna bisnis dengan membiarkan mereka membangun robot mereka sendiri.

Baca juga: Memahami Pengembang Warga: Senjata Rahasia Anda dalam Menskala Otomatisasi

Kita harus ingat bahwa banyak asosiasi yang melakukan proses saat ini memiliki pandangan terbatas tentang proses tersebut. Mereka tahu langkah-langkah spesifik yang mereka lakukan. Ini berarti terkadang ide otomatisasi terbatas pada cakupan tersebut dan bisa kecil dibandingkan beberapa ide proses end-to-end yang diajukan.

Ide otomatisasi yang lebih kecil tidak akan menempati peringkat tinggi dalam backlog untuk tim otomatisasi menyelesaikan, itulah mengapa ini adalah jenis ide yang merupakan kesempatan sempurna untuk pengembangan warga.

Saya akan memberikan panduan tambahan tentang praktik terbaik untuk mendirikan dan menjalankan program pengembangan warga yang berhasil di tulisan saya berikutnya, jadi tetaplah menyimak.

Dalam rangkuman, bebas dari utang otomatisasi bukan hal yang rumit, tetapi akan membutuhkan langkah berani dan dukungan dari tim eksekutif Anda untuk mewujudkannya.

Sekarang waktunya Anda untuk melunasi utang itu dengan cepat. Sesuaikan ukuran dan pastikan skalabilitas tim pengiriman Anda, masukkan proses-proses teruji industri ke dalam backlog Anda, dan mulai pilota serta peluncuran program pengembangan warga Anda. Semua orang lebih bahagia saat bebas utang.

Bergabunglah dalam obrolan dan bagikan cara organisasi Anda menghilangkan utang otomatisasi.