Bagaimana RPA & Robot Perangkat Lunak Melindungi Kesehatan Karyawan Selama COVID-19

David Neo adalah global services leader untuk wilayah Asia Pacific (APAC) di UiPath.

Di kantor UiPath Beijing, banyak pemberitahuan WeChat mulai berdering di seluruh lantai kerja. Ini adalah pengingat bagi semua orang untuk mengisi survei kesehatan harian—proses yang cepat dan mudah yang hanya membutuhkan beberapa menit.

UiPath adalah salah satu dari banyak perusahaan di seluruh wilayah APAC yang mengikuti nasihat pemerintah untuk mendokumentasikan suhu tubuh karyawan setiap hari. Banyak pemerintah di wilayah APAC telah menasihati perusahaan untuk mendokumentasikan suhu karyawan setiap saat mereka memasuki kantor atau karyawan yang bekerja dari rumah untuk melaporkan rencana perjalanan dan gejala kesehatan apa pun kepada pemberi kerja mereka.

Bagi yang melewatkan pemberitahuan di kantor UiPath Beijing, pemberitahuan itu bunyi lagi satu jam kemudian—mendorong karyawan untuk mengisi formulir kesehatan segera mungkin. Dengan wabah virus corona (COVID-19) saat ini mencapai titik puncak, ada kebutuhan mendesak bagi semua orang untuk memperbarui status kesehatan mereka setiap hari.

Di balik layar, volume besar data kesehatan (dari survei) dikumpulkan, diorganisir menjadi laporan, dan dianalisis oleh robot perangkat lunak yang tidak terlihat. Robot ini dapat menjadi penghemat waktu yang krusial, meningkatkan prosedur pemeriksaan kesehatan untuk perusahaan di China—negara di epicenter virus COVID-19 yang telah menyebar ke seluruh dunia.

Dalam tiga bulan sejak berita tentang epidemi pertama kali muncul, COVID-19 telah menyebar ke lebih dari 50 negara, dengan hampir 84.000 orang terinfeksi dan lebih dari 2.800 meninggal pada 28 Februari 2020. Ekonomi global juga menderita, dengan bisnis menurun drastis di berbagai industri, dari pariwisata hingga logistik. Chief IMF Kristalina Georgieva mengatakan virus adalah "ketidakpastian paling mendesak" yang dihadapi ekonomi global saat ini. IMF "menurunkan proyeksi pertumbuhan global karena virus."

Penting untuk dicatat bahwa kita lebih siap untuk menangani masalah kesehatan global hari ini daripada pada 2003, saat epidemi Severe Acute Respiratory Syndrome coronavirus (SARS-CoV) menyebabkan kekacauan global.

Enam belas tahun setelah epidemi SARS-CoV, langkah-langkah dengan cepat diluncurkan untuk membantu mencegah penyebaran virus COVID-19. Langkah-langkah tersebut meliputi penerapan karantina, pembatasan perjalanan, dan pemeriksaan suhu di bandara, stasiun kereta api, pusat perbelanjaan, dan lebih banyak di seluruh Asia. Beberapa negara dan kota menutup batas mereka untuk pengunjung dari China, termasuk Hong Kong, yang menangguhkan layanan kereta api berkecepatan tinggi antara kota dan daratan China, serta semua layanan ferry lintas batas.

Teknologi juga telah berkembang dengan cepat pasca-SARS-CoV untuk membantu mengurangi penyebaran penyakit. Salah satu alat yang kini tersedia di dunia adalah UiPath Health Screening Bot yang telah diluncurkan di beberapa negara APAC. Dengan keahlian luas kami dalam menerapkan Robotic Process Automation (RPA) untuk memecahkan masalah bisnis dan sosial yang menantang, kami menciptakan robot Health Screening untuk membuat pemeriksaan kesehatan perusahaan menjadi tidak melelahkan. Robot mengirim dan mengumpulkan kuesioner melalui perangkat lunak dan dapat digunakan atau disesuaikan oleh staf sumber daya manusia (HR) untuk sesuai dengan kebutuhan organisasi mereka. Bagi mereka yang tidak memerlukan penyesuaian, ada template siap pakai yang dapat dengan mudah diimplementasikan. Ini membantu organisasi yang tersebar secara geografis dengan sumber daya terbatas, memungkinkan mereka untuk mendapat manfaat dari implementasi yang cepat.

Ingin menggunakan robot untuk organisasi Anda sendiri? Dapatkan UiPath Health Screening Bot hari ini.

Respons otomatis terhadap krisis kesehatan

Robot Health Screening kami menyediakan solusi untuk tempat kerja di Asia, di mana jumlah organisasi yang semakin banyak telah mulai mengizinkan karyawan untuk bekerja dari rumah untuk meminimalkan kontak antara staf. Meminimalkan kontak antara anggota staf sangat penting untuk membantu mengurangi risiko infeksi.

Dalam langkah yang lebih ketat, pemerintah Singapura telah mengumumkan "stay-home notice," yang melarang warganya dan pemegang izin jangka panjang yang kembali dari daratan China untuk keluar dari rumah mereka selama 14 hari. Meskipun lebih aman untuk bekerja dari rumah, memantau kesehatan karyawan dalam pengaturan seperti itu dapat menjadi tugas yang membebani sumber daya bagi HR—terutama di perusahaan yang lebih besar, termasuk UiPath.

Sebelumnya, staf UiPath diharapkan mengisi formulir setiap hari untuk memperbarui status kesehatan mereka. Mereka harus secara manual memeriksa kotak masuk email mereka, yang merepotkan dan formulir mungkin terlewatkan di tengah deretan email mereka. Kadang-kadang, karyawan mungkin lupa untuk menyelesaikan survei, membuatnya memakan waktu bagi HR untuk mengingatkan karyawan untuk mengajukan survei mereka. Keterlambatan dalam pengajuan mungkin juga secara tidak sengaja mengakibatkan pelanggaran kepatuhan.

Tetapi hari ini, robot mengirim survei dan melacak siapa yang (dan yang tidak) telah menyelesaikan survei. Bot akan secara proaktif mengikuti setiap jam melalui berbagai alat komunikasi seperti Slack, WeChat, dan WhatsApp. Ini melepaskan waktu untuk anggota staf HR untuk bekerja pada tugas lain, sambil juga memastikan lingkungan kerja yang aman.

Dengan menggunakan otomatisasi, status kesehatan semua karyawan dapat ditangkap dengan cara yang sistematis. Robot memberi peringatan kepada pemberi kerja tentang siapa pun yang memiliki suhu tubuh yang secara tidak biasa tinggi, yang membantu perusahaan bereaksi lebih cepat untuk mengelola dan mengatasi situasi.

Pada saat yang sama, pelanggan UiPath seperti AIA, Beijing Hyundai Information Technology, Deloitte, Dongfeng Nissan, dan Doosan Group telah menyatakan bahwa UiPath menyediakan solusi profesional dan andal untuk perusahaan selama epidemi COVID-19. Pentingnya lagi, dari perspektif jangka panjang, perusahaan telah menemukan solusi end-to-end yang membantu mengotomatisasi operasi manual dan menghubungkan aplikasi internal dan eksternal—UiPath Enterprise RPA Platform.

Menjaga data tetap terorganisir

Untuk membantu memahami data dari survei suhu tubuh harian yang saat ini diisi oleh karyawan di APAC, Health Screening Bot mengorganisir semua data dalam laporan ringkasan di akhir hari. Ringkasan data disajikan dalam visual yang mudah dibaca seperti diagram pie dan bar—mudah untuk melihat di mana karyawan bekerja (di rumah atau di kantor) dan suhu mereka. Dan, karena prosesnya diotomatisasi, tugas karyawan HR untuk meninjau hasil dan melaporkan anomali menjadi jauh lebih mudah.

Dengan menerapkan robot ini, kami bertujuan untuk menyederhanakan langkah kesehatan proaktif bagi perusahaan, memungkinkan perusahaan untuk fokus pada pertempuran yang lebih penting, seperti memastikan kesejahteraan karyawan dan menjaga operasi berjalan. Waktu yang dihemat dari tugas melelahkan dapat lebih baik digunakan untuk membantu Anda menavigasi perusahaan Anda melalui waktu yang turbulen ini. Dengan robot UiPath, kami terus mendorong inovasi dan kepatuhan korporat untuk menjaga orang dan perusahaan tetap sehat dan produktif—bahkan dalam waktu epidemi kesehatan global. Kami berharap kontribusi kecil kami dapat membantu mendorong respons yang lebih cepat untuk pencegahan dan pengobatan sekarang dan di masa depan.