Mendorong Sukses Otomasi: Buku Panduan Manajemen Perubahan Cision & Morgan Stanley

Susan Steele, direktor sumber daya manusia (HR) global untuk Cision, dan Katherine Wetmur, direktur informasi (CIO) internasional Morgan Stanley, bergabung dengan kami di FORWARD III, pertemuan terbesar para ahli dan praktisi Robotic Process Automation (RPA). Sebagai peserta panel, mereka membahas strategi manajemen perubahan yang telah membantu membuat otomatisasi sukses di perusahaan mereka.

Di banyak perusahaan, manajemen perubahan bersifat reaktif. Teknologi baru menimbulkan tantangan baru dan perusahaan bereaksi, mencoba menyeimbangkan keuntungan alat baru dengan perubahan yang mungkin dianggap karyawan sebagai tidak nyaman.

Mengadopsi teknologi otomatisasi memerlukan pendekatan yang berbeda

Perusahaan yang ingin tetap kompetitif perlu mengembangkan mindset 'otomatisasi dulu'. Memikirkan otomatisasi dulu, bagaimanapun, juga berarti mengembangkan strategi manajemen perubahan yang proaktif.

Memberdayakan karyawan yang paling khawatir untuk memimpin RPA

Visi otomatisasi dulu adalah inspiratif, tetapi dapat abstrak untuk pekerjaan harian dan stres harian. Berbeda dengan teknologi lain, RPA memiliki kekuatan untuk mengambil alih seluruh tugas. Itu dapat menakutkan.

Di Cision, Steele mengatasi ketakutan ini dengan transparansi saat dia "melibatkan orang-orang whose peran secara langsung terpengaruh melalui RPA dan membuat mereka bagian dari tim yang sebenarnya memimpin."

Membangun tim pemimpin dengan orang-orang yang paling terpengaruh oleh otomatisasi memberi Cision sekelompok evangelis yang kuat.

"Tiba-tiba, banyak tantangan manajemen perubahan yang kita pikir mungkin akan kita hadapi telah hilang."

Timnya mengubah kecemasan menjadi kegembiraan. Mereka kemudian dapat mendistribusikan perasaan itu di seluruh organisasi.

Saat karyawan mulai merasa diberdayakan oleh robot perangkat lunak, mereka mulai mengidentifikasi kasus penggunaan otomatisasi dalam alur kerja normal mereka. Dengan robotic center of excellence (CoE) untuk memandu karyawan, robot dapat berguna bagi karyawan tanpa menakutkan.

Wetmur mengatakan bahwa tanggung jawab CoE seharusnya bukan untuk "menerapkan segalanya." Sebaliknya, "mereka harus menjadi mereka yang menempatkan batas pengaman di sekitar otomatisasi."

Dengan mengawasi manajemen perubahan, manajemen risiko, dan tantangan kebijakan, CoE Anda dapat "mudahkan orang lain untuk menerapkan apa yang mereka butuhkan dan memungkinkan bagian yang lebih luas organisasi untuk menangani implementasi."

Faktor krusial sukses, menurut Wetmur, adalah menunjukkan kepada karyawan "jalan mereka maju setelah mereka menyelesaikan otomatisasi" dan "hal berikutnya yang dapat mereka tangani" karena itu.

Memberdayakan karyawan bukan acara satu kali. Manajemen perubahan yang efektif memerlukan organisasi untuk menutup lingkaran, menunjukkan kepada karyawan di mana memulai, siapa yang harus ditanya untuk bantuan, dan cara untuk tetap terlibat.

Ideally, beberapa karyawan yang diberdayakan itu juga mulai mengagendakan otomatisasi di departemen mereka sendiri. Tonton webinar on-demand kami Uncovering Automation Champions with Automation Hub untuk membantu mengidentifikasi juara di organisasi Anda.

Menghubungkan otomatisasi dengan sejarah perubahan teknologis

Di Morgan Stanley, teknologi selalu esensial untuk keberhasilan bisnis. "Apa yang sebenarnya terjadi di Morgan Stanley," kata Wetmur, "adalah bahwa kami terus-menerus bertransformasi dan memanfaatkan teknologi lebih banyak." Dia menekankan bahwa robot perangkat lunak bukanlah segalanya; mereka adalah bagian dari "kotak alat teknologi."

Otomatisasi, seberapa transformatif pun seharusnya, harus jelas selaras dengan tujuan bisnis Anda. Sebagai hasilnya, pemeriksaan menyeluruh terhadap proses Anda harus mendahului pengenalan teknologi baru. Alih-alih satu-satunya seperti mengotomatisasi tugas individual, merancang ulang seluruh proses seringkali terbukti lebih bermanfaat.

Semakin banyak Anda dapat menyederhanakan proses sebelum memperkenalkan robot, semakin baik proses otomatisasi akan menjadi. "Kadang-kadang itu melambatkan Anda," kata Wetmur, "tetapi hasil yang Anda dapatkan jauh lebih baik."

Di UiPath, kami merekomendasikan pendekatan bertahap di seluruh siklus hidup otomatisasi, dimulai dengan pendekatan ilmiah untuk perencanaan otomatisasi.

Dengan alat seperti UiPath Task Mining, memilih proses terbaik tidak harus bergantung pada anggapan atau studi yang memakan waktu. Sebaliknya, Task Mining memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang didasari data dan memastikan program otomatisasi Anda dimulai pada fondasi yang kokoh.

Mempersiapkan strategi manajemen perubahan untuk generasi pekerja berikutnya

Dengan program seperti UiPath Academic Alliance, saat generasi berikutnya bergabung dengan tenaga kerja, mereka akan berharap untuk menggunakan robot perangkat lunak.

Baca terkait: How Schools Are Enabling a Robot for Every Student

Karyawan saat ini Anda layak mendapatkan hak istimewa yang sama, meskipun itu akan memerlukan mereka untuk mempelajari beberapa hal. Pelatihan tambahan itu sering disebut peningkatan keterampilan.

Perusahaan seperti Amazon berinvestasi ratusan juta dolar dalam peningkatan keterampilan.

Wetmur mengatakan peningkatan keterampilan ini harus melebihi menawarkan karyawan alat baru yang canggih.

Untuk mengambil keuntungan penuh dari otomatisasi, perusahaan harus meningkatkan keterampilan bahkan mereka yang bertanggung jawab atas peningkatan keterampilan.

Menurut Steele, setiap perusahaan seharusnya bertanya: "Apakah fungsi HR siap untuk membantu memimpin perubahan ini dan membantu memastikan itu berjalan lancar?" Sebagian besar, belum. Belum saat ini.

Survei Willis Tower Watson menunjukkan 86% tim HR belum mengidentifikasi cara untuk meningkatkan keterampilan karyawan whose peran dipengaruhi oleh otomatisasi. Seperti yang dikatakan Steele, "masih banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk mempersiapkan sisi manusia."

Dengan RPA, profesional HR memiliki waktu untuk melakukan pekerjaan ini.

Robot perangkat lunak dapat mengambil alih tugas berulang yang dapat mengganggu profesional HR dari pekerjaan kreatif yang berpusat pada manusia yang sebenarnya ingin mereka lakukan. Memproses permintaan cuti sakit dan waktu liburan, mengajukan laporan pengeluaran dan reimbursement, dan onboarding dan offboarding karyawan adalah semua kasus penggunaan ideal untuk robot perangkat lunak.

Bebas dari tugas tersebut, profesional HR dapat menghabiskan lebih banyak waktu berinteraksi dengan karyawan serta mengembangkan—dan berpartisipasi dalam—program peningkatan keterampilan yang memungkinkan perusahaan otomatisasi dulu yang berkembang.

Kemitraan internal adalah fondasi manajemen perubahan

Organisasi otomatisasi dulu membutuhkan strategi manajemen perubahan yang sesuai dengan skala strategi otomatisasi mereka. Itu berarti membentuk kemitraan di atas dan bawah organisasi Anda.

Steele menekankan bahwa mengembangkan visi otomatisasi Anda tergantung terutama pada mengembangkan "kemitraan baru." Saat Anda mengelola perubahan, satu hal yang harus tetap stabil adalah komitmen Anda untuk bekerja sama dengan rekan kerja Anda.

Saat berbicara tentang CIO organisasinya secara khusus, Steele mengatakan: "Kami sekarang teman terbaik dan erat. Saya tidak melihat itu akan berubah segera."

Ini adalah jenis kemitraan erat yang membuat perubahan memungkinkan. Saat Anda mengadopsi RPA dan berevolusi menjadi perusahaan otomatisasi dulu, hubungan Anda akan menjadi penentu penting keberhasilan Anda.

Apakah Anda ketinggalan mendengar dari pemimpin industri seperti Cision, Morgan Stanley, dan Blue Cross Blue Shield di FORWARD III? Dapatkan paket acara gratis kami untuk melihat bagaimana perusahaan terkemuka di dunia membangun strategi manajemen perubahan dengan otomatisasi dalam pikiran.