RPA Dijelaskan: Mengapa Mengubah Singkatan Tidak Akan Menyelesaikan Kesalahpahaman

Apakah kita harus mengubah huruf R atau P dalam istilah RPA?

Mungkin singkatan itu sendiri, istilah RPA yang menyebabkan kebingungan.

Prioritas pemimpin TI biasanya terdiri dari meningkatkan organisasi tempat mereka bekerja dengan berinovasi, membuat perusahaan lebih efisien dan memberikan nilai melalui teknologi. Namun di semua bisnis, selalu ada gelombang teknologi baru yang membuat karyawan bertanya-tanya apakah peran mereka akan terancam sebagai hasil dari pengennya. Beberapa tahun yang lalu adalah komputasi cloud yang memberikan ketakutan ini, dan kini adalah kecerdasan buatan (AI).

Otomatisasi proses robotik (RPA), adalah perangkat lunak robot yang meniru tindakan manusia, sedangkan AI adalah simulasi kecerdasan manusia oleh mesin. Namun, keduanya biasanya saling diragukan, atau lebih mungkin, RPA dianggap sebagai subset atau perluasan AI. Ini sendiri membawa masalah karena AI yang sering kali menjadi dosa atas kehilangan pekerjaan.

Seperti yang dikatakan Dean McGlone, direktur di perusahaan teknologi otomatisasi V1, masalahnya adalah orang-orang diberi berita tentang robot yang mengambil pekerjaan mereka. "Itu adalah penakut-nakutan – RPA perlu dilihat sebagai gangguan positif," katanya.

Namun penakut-nakutan itu sepertinya berhasil; survei OpenText terhadap 2.000 orang yang bermukim di Inggris menemukan bahwa jumlah signifikan (42%) percaya pekerjaan mereka dapat digantikan oleh robot pada tahun 2066, sementara seperempat pikir ini dapat terjadi dalam 10 tahun ke depan.

Tetapi RPA, meskipun memiliki 'robotik' dalam namanya, tidak berarti robot nyata akan datang untuk mengambil pekerjaan Anda, dan itulah alasan beberapa bisnis memilih untuk mengubah istilah RPA, misalnya mengatakan 'otomatisasi proses', untuk menjelaskan bahwa teknologi digunakan untuk mendorong efisiensi, tetapi bukan untuk mengambil pekerjaan.

Contohnya produsen roti dan tepung terigu populer Hovis, direktur perencanaan rantai pasok dan IS Dominic Howson menyarankan bahwa mengelola pesan tentang apa itu teknologi, adalah krusial untuk membuatnya berhasil. "Orang pikir Anda akan memiliki tentara pria logam yang akan duduk di meja dan melakukan pekerjaan untuk Anda tetapi itu jauh dari kenyataan, kami mengambil tugas-tugas yang membosankan dan monoton dari orang dan membuat mereka lebih efisien," katanya, menambahkan bahwa perusahaan lebih suka menggunakan istilah 'otomatisasi proses'.

"Selama bertahun-tahun SAP, Oracle dan vendor ERP besar, semuanya yang mereka coba lakukan jika Anda menghilangkan semua blurb adalah membuat proses lebih efisien dan itu pada dasarnya apa itu otomatisasi proses," tambahnya.

Menghapus istilah 'robotik' dapat membantu mengurangi ketakutan tentang robot yang mengambil alih; namun menurut Jon Clark, pengembangan proposisi di ActiveOps, kata 'proses' yang merupakan masalah.

"Sebuah proses dapat sangat luas dan kompleks dan jenis robot yang kita lihat mengotomatisasi 'tugas' dalam 'proses', jadi saya pikir 'P' dalam RPA adalah bagian dari masalah, bukan 'R'. Ini adalah perbedaan halus tetapi menciptakan tantangan dalam hal persepsi," katanya.

Proses pengajuan kartu kredit misalnya, terdiri dari serangkaian langkah seperti memeriksa detail, skor kredit, memperbarui sistem, mengirim email konfirmasi dan menginstruksikan printer kartu.

"Itu penting karena orang cenderung mendengar 'otomatisasi proses' dan pikir keseluruhan hal akan diotomatisasi. Sayangnya, itu tidak begitu sederhana karena robot belum mampu melakukan setiap tugas dalam proses," katanya.

Namun, banyak di dalam industri percaya bahwa istilah RPA harus tetap, dan mengubah kata-katanya dapat menyebabkan lebih banyak masalah daripada yang diselesaikannya.

Ciara MacCooey, chief operating officer di perusahaan RPA Human+ menyarankan bahwa bisnis hanya harus terlibat dengan karyawan mereka secepat mungkin pada proyek otomatisasi sehingga mereka dapat memahami dampak nyata terhadap pekerjaan dan manfaat RPA yang akan dibawa bagi tenaga kerja.

"Masalahnya terletak pada perusahaan yang benar-benar hanya perlu menghemat uang atau mendorong efisiensi baru, tetapi tidak mengkomunikasikannya secara jujur kepada tenaga kerja mereka. Ketidakpuasan yang dihasilkan membuat organisasi lain takut untuk jujur, tetapi dalam kenyataan sebagian besar perusahaan yang kami temui mendekati otomatisasi dari sudut pandang manusia," katanya.

Untuk Matt Cockbill, kepala praktik kepemimpinan TI dan digital di Berwick Partners, menghubungkan manusia, proses dan teknologi saat memikirkan RPA adalah kunci.

"Pitch sebagai 'robot sedang datang' dan orang akan panik, karena persepsi ketinggalan zaman tentang apa yang robotik telah menjadi dan kurangnya pemahaman tentang potensi penambahan nilainya," katanya.

"Robot fisik di masa lalu menggantikan tenaga kerja yang serikat dalam volume besar, sehingga respons fight or flight yang mungkin diinspirasi oleh elemen 'robotik' dari RPA. Namun, kita tidak lagi dalam situasi itu dan RPA membuka peluang untuk memanfaatkan tenaga kerja dengan lebih baik, bukan menurunkan jumlah, jika disampaikan dengan cara yang tidak membuat tenaga kerja lari ke bukit," tambahnya.

Cockbill mengatakan organisasi seperti Coinbase, Mondelez dan Npower telah menggunakan AI dan RPA untuk menyampaikan aspek layanan pelanggan dan dukungan, keuangan dan pengadaan, dan telah mendapat manfaat dari efisiensi yang diciptakan.
Kunci kemudian, adalah untuk memastikan bahwa apa pun istilah yang digunakan CIO dan CTO – RPA, otomatisasi proses, otomatisasi robotik, atau proses robotik — mereka menjelaskan apa yang dapat diberikan teknologi kepada tenaga kerja sebelum implementasi, dan menghilangkan ketakutan (atau kesalahpahaman) yang mungkin dimiliki karyawan sejak awal. Yang terpenting, mereka harus menjelaskan bahwa RPA bukan tentang robot datang untuk mengambil alih.