Hindari Wisata RPA: Terapkan Manajemen Perubahan yang Kuat untuk Keberhasilan Otomatisasi

Perusahaan tidak mematuhi protokol yang diperlukan untuk memastikan RPA dapat diimplementasikan secara efektif.

Dengan mata mereka pada masa depan, perusahaan membeli RPA dan bentuk otomatisasi cerdas lain dengan tingkat eksponensial. Namun, didorong oleh harapan meningkatkan produktivitas, mengurangi ketidakefisienan dan menghemat uang, apakah mereka gagal melihat hutan untuk pohon?

Sementara banyak vendor dan penyedia layanan memasarkan solusi RPA sebagai low-code dan mudah diinstal, mereka sebenarnya tidak.

Menurut laporan KPMG dan HFS Research, ada celah signifikan antara harapan dan kenyataan di ruang RPA. Sementara perusahaan memahami manfaat RPA, studi menemukan bahwa banyak belum siap untuk mengimplementasikannya secara efektif, dengan hanya 13% inisiatif RPA perusahaan yang mencapai skala di seluruh organisasi, menurut survei mereka.

"Panggung sedang disiapkan untuk bencana RPA dan perusahaan harus bertindak sekarang untuk mencegahnya," memperingatkan Maria Terekhova, Senior Research Analyst di HFS Research, dalam pos blog terbaru, memperhatikan temuan laporan.

"Dalam kata lain, hingga kini, proyek RPA masih nascence dan eksploratif," jelasnya. "Tetapi kini, saat mereka mulai mencapai satu tahun, lebih banyak perusahaan mencoba menerapkan RPA di seluruh organisasi. Pada titik ini, kurangnya talenta berpengalaman baik di dalam organisasi klien maupun di antara penyedia layanan mereka akan terasa sangat jelas."

"Saat lebih banyak perusahaan mulai mencoba menskalakan RPA tanpa talenta yang diperlukan, skor kepuasan rata-rata 77% yang diberikan klien dalam studi layanan RPA kami akan mulai menurun, mengakibatkan klien kehilangan dana investasi dan penyedia layanan kontrak. Dalam kata lain, kekecewaan dan perhitungan RPA besar akan datang untuk kedua sisi pasar."

"Wisata RPA"

Bercakap dengan Information Age, Elena Christopher, research vice president di HFS Research, memperluas laporan dan temuan-temuannya. Menurutnya, kesulitan dalam menskalakan RPA adalah multiaspek.

Nomor satu, untuk Christopher, adalah sejumlah besar tantangan di sekitar manajemen perubahan. Dia merasa banyak perusahaan tidak mematuhi protokol yang diperlukan untuk memastikan RPA dapat diimplementasikan secara efektif.

"Gagasan untuk menciptakan tenaga kerja digital yang sepenuhnya baru yang perlu diintegrasikan dan dapat bekerja sama dengan tenaga kerja manusia Anda adalah raksasa," memperingatkannya. "Sebuah organisasi akan membutuhkan sejumlah besar prosedur yang tersedia hanya untuk mencerna itu."

Dia menambahkan: "Cukup untuk memperkenalkan RPA di bawah protokol TI normal. Di HFS Research, kami melawak ini sebagai wisata RPA."

Untuk Christopher, jika perusahaan benar-benar ingin menskalakan RPA itu harus lebih dari sekadar eksperimen.

"Perusahaan perlu berpikir lebih luas tentang bagaimana RPA akan mempengaruhi mereka, dari level junior hingga level senior," katanya. "Inisiatif RPA perlu sponsor dan kepemilikan; suite senior harus mendukung. Mereka perlu membangun kasus bisnis dan bukti konsep, dan mereka perlu melakukannya dengan pemikiran skala."

Kurangnya talenta RPA

Menggema Terekhova, Christopher berpendapat: "Meskipun apa yang mungkin disarankan oleh megah pemasaran, Anda sebenarnya membutuhkan keahlian teknis yang kuat di dalam organisasi Anda untuk mengimplementasikan RPA; Anda membutuhkan insinyur dan pengembang yang baik."

Untuknya, gagasan untuk hanya melatih ulang profesional non-teknis sebagai ahli RPA adalah tugas yang berat. Akibatnya, pemimpin bisnis harus menyelaraskan inisiatif RPA dengan merekrut di pikiran.

Namun juga penting untuk memahami bahwa staf TI dan teknis hanya mengimplementasikan RPA, mereka tidak terutama menggunakannya.

Memang, sehari-hari, solusi RPA terutama digunakan dalam operasi bisnis — fungsi seperti keuangan dan layanan pelanggan. Oleh karena itu, harus ada pemahaman pengguna bisnis.

Christopher menambahkan: "Anda harus membantu karyawan bersedia menggunakan RPA dan tidak takut padanya. Konsep kecemasan otomatisasi adalah hal yang nyata. Saya selalu berkata 'semakin cepat kita berhenti menunjukkan semua foto robot ini dalam artikel dan blog semakin baik karena itu membuat semua orang ketakutan'; plus, itu bukan gambaran yang realistis tentang apa itu RPA. RPA adalah perangkat lunak. (Catatan — ed.)

Tetapi masih, dengan setiap pengembangan RPA karyawan akan perlu menyesuaikan.

Bergantung pada proses, beralih dari tugas manual menjadi tugas yang dijalankan, atau sebagian dijalankan, oleh perangkat lunak dapat cukup kompleks.

Keahlian teknis baru mungkin timbul, pelatihan yang sesuai, oleh karena itu, adalah esensial.