Bagaimana Sistem ERP Modern Meningkatkan Efisiensi Operasi Manufaktur

Solusi ERP modern membantah reputasi perangkat lunak yang 'kompleks dan sulit diatur'

Pada awalnya, yang dibutuhkan hanyalah ide inovatif dan sedikit pengetahuan manufaktur. Namun, dengan keberhasilan datang pertumbuhan, dan dengan pertumbuhan bisnis membutuhkan lebih banyak struktur.

"[Produsen] memulai dengan spreadsheet Excel dan mungkin itu satu atau dua orang," ucap Fred Tillman, vice president pengembangan produk di divisi manufaktur ECI Software Solutions, Fort Worth, Texas. "Tiba-tiba mereka mempekerjakan orang tambahan dan perlu menyelaraskan instruksi rangkaian, mereka perlu menyelaraskan basis pengetahuan. Sangat sulit dilakukan tanpa sistem ERP," katanya merujuk pada perangkat lunak enterprise resource planning.

"Dan jika Anda melewati satu shift, Anda tidak bisa berada di sana sepanjang waktu," lanjut Tillman. "Ini baik selama segala berjalan baik dengan operasi sehari-hari Anda, tetapi hal yang besar adalah saat ada pengecualian—bahan tiba terlambat atau pelanggan mengubah pesanan. Jika Anda melakukan semuanya melalui kertas, sangat memakan waktu untuk menangani pengecualian tersebut."

Setelah beberapa waktu, startup menjadi perusahaan kecil atau menengah. Mereka mungkin sedang menawar pekerjaan atau melakukan pekerjaan produksi.

"Untuk bersaing dan menghemat biaya, Anda sebaiknya memiliki sistem yang baik," ucap Mike Melzer, vice president operasi di Global Shop Solutions, The Woodlands, Texas. "Jika Anda memiliki sistem yang baik, Anda dapat tidur lebih nyenyak mengetahui apa yang terjadi daripada mengatakan, 'Jika saya mengambil kontrak ini dengan John Deere atau dengan GM, apa yang akan terjadi pada saya'?"

"Satu atau dua orang" tersebut siap untuk membeli sistem ERP, tetapi mereka memiliki pertanyaan: Seberapa relevan perangkat lunak ERP untuk operasi manufaktur kecil dan menengah? Perangkat lunak ERP memiliki reputasi sebagai kompleks dan sulit diatur. Bagaimana cara membuatnya lebih sederhana dan mudah digunakan untuk operasi manufaktur? Bagaimana cara solusi perangkat lunak yang luas dapat dimodifikasi dan disesuaikan secara khusus untuk operasi manufaktur?

Beberapa kustomisasi untuk manufaktur sudah selesai. "Titik-titik perbedaan utama (dalam perangkat lunak ERP Epicor) terletak pada fakta bahwa kita memiliki proses produksi untuk manufaktur," ucap Christine Hansen, direktur pemasaran produk manufaktur untuk Epicor Software Corp., Austin, Texas, yang baru-baru ini merebrand perangkat lunak ERP manufaktur mereka Kinetic. "Anda akan menemukan bahwa kita memiliki estimasi berbasis biaya, teknik dengan integrasi CAD, kemampuan manajemen produksi dan pesanan kerja atau manajemen pekerjaan, kualitas dan MES (manufacturing execution system). Itu adalah inti yang kami fokuskan dalam produk manufaktur."

Namun, jika pengguna ingin kustomisasi yang lebih banyak, perusahaan Hansen dan lainnya telah mengembangkan solusi yang membantah reputasi "kompleks dan sulit diatur". ECI bahkan memiliki perangkat lunak ERP yang dikonfigurasi untuk bengkel kecil, yang disebut JobBOSS2.

Kustomisasi Melalui Konfigurasi, Tidak Melalui Coding

Fitur konfigurasi Epicor, Application Studio, menggunakan proses drag-and-drop untuk merancang aplikasi ERP Kinetic-nya di lapisan yang berada di atas fungsi internal aplikasi dan mudah diubah, ucap Hansen. Application Studio memungkinkan pelanggan menyesuaikan apa yang dilihat oleh sekelompok pekerja saat mereka membuka komputer mereka. Pekerja individu dapat menyempurnakan apa yang ditampilkan di layar mereka lebih jauh dari sana.

Misalnya, jika pekerja perlu melihat data yang dikumpulkan dari lantai produksi, mereka dapat mengurutkan bidang yang paling relevan. Mereka dapat menavigasi ke bawah untuk melihat gambar produk yang selesai, menambahkan informasi yang ditangkap selama produksi dan meninggalkan informasi untuk shift berikutnya. "Ada banyak kesempatan di sini bagi pengguna untuk menyelaraskan alur kerja mereka dalam sistem pengumpulan data dengan cara bisnis mereka yang unik bekerja," ucap Hansen.

Juga dapat dikonfigurasi untuk berbagai kategori pekerja adalah dasbor, alat visibilitas yang digunakan untuk menyaring informasi dengan cara untuk melihat pengecualian yang memerlukan perhatian, seperti pekerjaan yang terlambat atau pekerjaan yang menunggu bahan.

"Dasbor membantu memastikan Anda menyadari masalah sebelum mereka menjadi masalah yang lebih besar," katanya.

Alternatif yang mungkin untuk dasbor adalah Epicor Collaborate, alat pesan yang dapat disesuaikan. Dalam fungsi manajemen hubungan pelanggan (CRM), karyawan yang sedang membawa pelanggan baru dapat secara otomatis meminta departemen keuangan untuk melakukan pemeriksaan kredit. Dia juga dapat menyiapkan notifikasi otomatis untuk mengikuti penawaran atau memberitahu pelanggan saat pesanan mereka dikirim.

"Alih-alih memanfaatkan dasbor untuk semua indikator ini, Anda dapat diberi tahu tentang peristiwa yang Anda pilih," ucap Hansen.

"Wawasan unik bagi bisnis Anda yang ingin Anda peroleh dari operasi Anda, dan itulah tempat paket pelaporan yang baik," ucap Tillman. Dia mendorong untuk bertanya apakah produk memiliki struktur pelaporan di mana pelanggan dapat menghasilkan laporan atau mempekerjakan tim layanan profesional untuk menyiapkannya.

"Laporan dan KPI (indikator kinerja kunci) yang ingin Anda ukur dan wawasan yang ingin Anda peroleh mungkin spesifik untuk operasi manufaktur Anda," ucap Tillman. "Jadi, Anda ingin memiliki paket pelaporan yang baik."

Tidak dapat diragukan lagi adalah kemampuan untuk integrasi pihak ketiga. "Pemasok yang memiliki banyak integrasi yang sudah dibuat adalah cara untuk memperluas atau memodifikasi ERP," ucap Tillman.

Misalnya, jika Anda adalah produsen yang menjual ke publik, Anda mungkin membutuhkan paket e-commerce karena itu akan membuat Anda lebih efisien, ucap Tillman. Atau bengkel mungkin ingin menggunakan perangkat lunak pemantauan aktivitas bisnis (BAM) seperti KnowledgeSync, yang berasal dari perusahaan yang dimiliki ECI.

"KnowledgeSync memungkinkan Anda untuk terus-menerus memperingatkan atau memeriksa kondisi yang mungkin terjadi dan kemudian mengambil tindakan yang sesuai," ucap Tillman. "Ini benar-benar memperluas ERP di luar tujuannya."

Misalnya, BAM mungkin merasakan faktur yang jatuh tempo di ERP dan mengotomatisasi alur kerja ke departemen keuangan untuk menahan kredit pelanggan tersebut.

Tim penjualan yang menggunakan aplikasi CRM Salesforce mungkin perlu mengeluarkan informasi pesanan dari ERP. Tim dapat memanggil antarmuka pemrograman aplikasi (API) dari ERP untuk mengekstrak data dan mengimpornya ke Salesforce.

"Lapisan API adalah cara untuk secara aman memasukkan dan mengeluarkan data dari sistem dan menggunakannya untuk mengintegrasikan atau memperluas sistem," ucap Tillman. "Kami mencoba untuk menyediakan semua integrasi pihak ketiga, tetapi selalu ada sistem lain yang ingin diintegrasikan oleh seseorang, dan API memungkinkannya."

Cara mudah lain untuk membuat kustomisasi efektif mungkin memerlukan penulisan beberapa baris kode untuk menandai hari libur melayang seperti Memorial Day dan Labor Day.

"Itu mungkin enam baris kode, memeriksa terhadap kalender libur; Anda menekannya dan itu mengatakan, 'Labor Day, kami tidak akan mengirimkannya pada hari itu'," ucap Melzer. "Anda menuliskannya di [bahasa coding internal Global Shop Solutions] GAB yang sangat mirip dengan Visual BASIC," merujuk pada nama pendek Global Application Builder untuk perangkat lunak.

Dokumen kualitas disimpan dalam sistem kontrol dokumen Global. "Mereka tidak memasang bagian pada pesawat tanpa mengetahui asal bahan, jadi saat Anda membeli bahan dari vendor, itu akan memiliki nomor lot atau nomor panas yang terkait dengannya," ucap Melzer. "Anda dapat memindai nomor bahan Anda dan saat Anda menggunakannya pada pesanan kerja atau pekerjaan dan Anda mengirim bagian Anda ke Boeing, SpaceX, atau GM, Anda dapat menghasilkan paket sertifikasi sehingga mereka tahu tepat seluruh garis di mana itu berasal."

Sistem kontrol dokumen berguna di industri yang dikenal karena pelacakan kualitas—penerbangan, otomotif dan medis. Namun, pemain baru yang bergantung pada pelacakan bahan dan proses adalah industri minyak dan gas, yang mulai fokus pada kualitas lebih setelah pencurian minyak Deepwater Horizon di Teluk Meksiko pada tahun 2010.

"Itu terbalik dalam semalam," ucap Melzer.

Situasi Tidak Terduga

Ingat "satu atau dua orang" yang memulai perusahaan manufaktur? Bagaimana jika mereka puas untuk tetap kecil dan mempertanyakan relevansi ERP untuk bengkel mereka? Apakah mereka tidak bisa cukup dengan menggunakan spreadsheet? "Banyak persaingan kami adalah spreadsheet," ucap Tillman dari ECI.

Namun, menjadi kecil tidak berarti bisnis Anda sederhana. "Kami dapat memiliki produsen yang kecil dalam hal pendapatan, tetapi mereka sangat kompleks dalam proses manufaktur mereka," ucap Hansen dari Epicor.

ERP bahkan mungkin secara tidak sengaja membantu dengan masalah sumber daya manusia dengan cara yang tidak terduga. Ini dapat melibatkan langkah sederhana seperti menyorot bidang dengan warna kuning untuk menunjukkan kepada pengguna informasi apa yang harus diisi di layar, ucap Melzer. "Jika Anda berada di bisnis di mana Anda mengganti orang atau orang mengisi peran yang berbeda sepanjang waktu, itu akan membantu untuk mengatakan, 'Ini adalah bidang yang pasti perlu diisi'," katanya.

Dalam contoh lain dari Melzer, ERP dapat membantu mengidentifikasi karyawan mana yang mungkin perlu pelatihan bahkan ketika angka produksi keseluruhan terlihat bagus. Itu terjadi di bengkel pelanggan Global Shop Solutions di industri otomotif di Tennessee yang mendapatkan peningkatan produksi 20 persen sebenarnya, ucap Melzer. Perusahaan memasang monitor di lantai bengkel dengan layar yang melacak produksi karyawan individu. Meskipun sebagian besar karyawan memiliki angka yang baik, satu orang kesulitan.

"Yang terjadi adalah mereka pergi ke ruang istirahat dan yang lain mengatakan, 'Apa yang terjadi'?" ucap Melzer. "Jika mereka dapat mengajari dia sesuatu, mereka akan melakukannya. Kantor depan tidak perlu melakukan apa pun dan, sungguh, dalam semalam mereka mendapatkan peningkatan 20 persen."

Tidak Memenuhi Reputasi Mereka

Perangkat lunak ERP mungkin memiliki reputasi sebagai kompleks dan sulit diatur, tetapi juga menawarkan proses otomatis dan akses. Misalnya, Epicor memiliki alat manajemen pemeliharaan terintegrasi yang dapat memungkinkan produsen untuk melacak peralatan dari sudut pandang pemeliharaan. Ini dapat menghitung berapa banyak bagian yang diproduksi pada mesin dan memberikan peringatan saat membutuhkan pemeliharaan.

Ada juga otomatisasi dalam alur kerja. "Ada sejumlah besar otomatisasi di seluruh bisnis dari pengguna ke pengguna," ucap Hansen. "Misalnya, satu pengguna mungkin memasukkan penawaran atau pesanan. Itu kemudian mengalir ke produksi, yang kemudian mengalir ke pengadaan untuk mengatakan, 'Ini adalah apa yang kita perlukan untuk membeli', yang kemudian mengalir ke proses faktur serta akun pembayaran."

Perangkat lunak Global Shop Solutions melakukan sesuatu yang serupa.

"Kami membenci entri data ganda," ucap Melzer. "Memiliki sistem ERP yang mulus memungkinkan Anda untuk memasukkan informasi satu kali dan semuanya mengalir. Itu membuat hidup Anda jauh lebih mudah."

ERP juga memudahkan berbisnis dengan Anda, ucap Tillman. "Jika saya seorang pelanggan, ERP dapat membantu saya menentukan waktu procrastination dengan lebih baik," katanya. "Ini dapat menyediakan informasi online di mana pelanggan dapat masuk dan melihat status pesanannya dan apakah berjalan tepat waktu. Ini dapat secara proaktif memberitahu pelanggan saat pekerjaannya selesai."

"Kemampuan CRM sangat memungkinkan Anda untuk melihat apa yang telah dibeli orang ini di masa lalu, apa riwayat mereka, sehingga saat mereka menelepon kembali Anda memiliki semua informasi itu di ujung jari Anda," lanjutnya. "Itu sangat sulit dilakukan dengan sistem berbasis kertas."

Hampir sebelum mereka menyadarinya, "satu atau dua orang" dengan ide dan pengetahuan telah menjadi bengkel yang lengkap dengan bisnis yang berjalan lancar.