5 Strategi Terbukti untuk Pengirim dalam Melacak dan Mengurangi Biaya Pengiriman UPS

Setelah beberapa bulan negociasi kontrak antara United Parcel Service dan International Brotherhood of Teamsters, pengambil keputusan serikat mengumumkan bahwa serikat telah mencapai kesepakatan sementara.

Pembaruan kontrak UPS menawarkan gaji awal $13 per jam, tanpa kenaikan tambahan bagi bagian waktu bagian waktu saat ini. Ini meskipun pada saat memasuki negociasi, permintaan terbesar dari pekerja bagian waktu dalam yang mayoritas adalah gaji awal $15, dengan kenaikan pengejaran bagi orang yang telah kurang dibayar selama bertahun-tahun. Meskipun 54 persen pekerja UPS memilih "tidak" untuk mencegah kesepakatan sementara disetujui, Direktur Divisi Paket Teamsters Denis Taylor menciptakan kebingungan besar dengan mengumumkan bahwa kontrak UPS disetujui.

Sementara keberedaran pembaruan kontrak UPS belum selesai, tampaknya UPS mencoba menebus kenaikan upah dari pengirim. Perusahaan pengiriman mengumumkan kenaikan tarif umum 5,9 persen untuk tahun 2019 dan meningkatkan beberapa biaya tambahan. Berikut adalah sorotan dari tarif baru UPS.

• Biaya Melebihi Batas Maksimum meningkat $200 untuk paket yang beratnya lebih dari 150 lbs., melebihi 108 inci panjang, atau melebihi total 165 inci panjang dan keliling gabungan.

• Biaya tambahan penanganan meningkat hampir 19 persen, tergantung pada jenis penanganan tambahan yang ditimbulkan (panjang, lebar atau berdasarkan kemasan).

• Biaya penagihan pihak ketiga meningkat dari 2,5 persen menjadi 4,5 persen, kenaikan 80 persen tahun demi tahun.

• Biaya paket besar meningkat untuk alamat pengiriman komersial, dari $80 menjadi $95, kenaikan 19 persen. Biaya paket besar untuk pengiriman residential naik dari $90 menjadi $115, kenaikan 28 persen.

Di dunia di mana pengiriman gratis menentukan dengan siapa konsumen berbelanja, tarif baru ini dapat mengakibatkan biaya pengiriman yang tinggi dan pada akhirnya pengabaian keranjang belanja. Oleh karena itu, untuk mempertahankan pelanggan Anda dan tetap bersaing, Anda perlu merenegosiasikan kontrak UPS Anda. Karena kontrak UPS kompleks dan rumit, berikut adalah lima tips negociasi kontrak untuk memastikan Anda mendapatkan tarif terbaik dari UPS.

Tinjau Biaya Tambahan

Sementara biaya tambahan merupakan bagian besar dari pendapatan UPS, hal baiknya adalah mereka dapat direkosi. Langkah pertama untuk mencegah biaya tambahan merusak keuntungan Anda adalah untuk menyadari jenis-jenis biaya tambahan yang dimiliki UPS, dan memahami bagaimana biaya tambahan ini mempengaruhi biaya pengiriman Anda.

Lakukan audit untuk memahami berapa banyak yang Anda bayar untuk biaya tambahan, apa saja biaya tambahan itu, dan kapan mereka diterapkan. Perhatikan biaya tambahan yang memiliki dampak biaya terbesar pada biaya Anda, dan targetkan untuk pengabaian atau pengurangan. Jika ada biaya tambahan yang tidak jelas, minta klarifikasi dari perwakilan pengiriman Anda.

Biaya tambahan UPS sering ditambahkan ke faktur Anda setelah pengiriman dilakukan, jadi mereka dapat sulit dipantau. Untuk mengawasi biaya tambahan Anda, tinjau faktur pengiriman Anda untuk melihat berapa banyak komponen tambahan yang terdapat dalam tagihan pengiriman Anda, identifikasi biaya tambahan yang tidak berlaku, dan saring saat merenegosiasikan kontrak Anda. Karena melacak biaya tambahan sendiri dapat memakan waktu, pertimbangkan untuk melepas tugas ini kepada penyedia logistik pihak ketiga.

Punyai Benchmark

Sementara Anda tidak dapat mencegah perwakilan pengiriman dari berbicara tentang seberapa baik tarif UPS, Anda dapat mengukur seberapa baik syarat dan struktur kontrak Anda dengan melakukan benchmarking. Benchmarking memungkinkan Anda membandingkan komponen kontrak Anda dengan rekan Anda, dan memberikan ide tentang apa yang merupakan tarif yang adil. Ini mencegah Anda meninggalkan uang di meja, dan meningkatkan kemungkinan untuk merenegosiasikan tarif terendah yang mungkin.

Meskipun informasi benchmarking UPS tidak tersedia dengan mudah untuk pengirim, Anda dapat mengetahui jenis harga atau diskon yang telah direkosi oleh orang lain dengan berinteraksi dengan rekan di industri Anda, masukan dari pengiriman, atau menghubungi perusahaan logistik pihak ketiga yang menawarkan informasi dan konsultasi benchmarking.

Diskon yang diberikan UPS sebagian besar didasarkan pada analisis perusahaan pengiriman terhadap profil pengirim, dan faktor-faktor lain yang langsung terkait dengan penggerak biaya perusahaan pengiriman. Jadi gunakan analitik data untuk mengidentifikasi pengirim di industri Anda dengan profil pengiriman yang serupa, dan gunakan mereka untuk menentukan benchmark yang tepat. Selain itu, pilih indikator kinerja kunci tertentu untuk dibenchmark untuk memastikan pertanyaan yang tepat diajukan, dan pengukuran yang relevan digunakan.

Ketahui Profil Pengiriman Anda

Untuk tetap menguntungkan, UPS bergantung pada analitik canggih dan kecerdasan buatan untuk menganalisis profil pengiriman Anda dan menentukan diskon apa yang akan ditawarkan kepada Anda. Namun, Anda dapat melebihi perusahaan pengiriman dengan memiliki lebih banyak pengetahuan tentang profil pengiriman Anda daripada UPS, dan menggunakan wawasan Anda untuk menemukan peluang negociasi yang cocok dengan profil pengiriman Anda.

Saat membangun profil pengiriman Anda, gunakan alat analitik canggih untuk mengumpulkan titik data seperti distribusi berat, densitas pengiriman, dan pengeluaran biaya tambahan. Selain itu, pastikan data Anda akurat dan lengkap, dan lacak sumber data Anda secara real time untuk membuat potret detail dari kebiasaan pengiriman perusahaan Anda. Untuk menerjemahkan titik data dalam faktur perusahaan pengiriman Anda, dan kesepakatan harga pada tingkat granular, gunakan alat analitik canggih. Ini akan memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan data Anda, memiliki pandangan 360 derajat dari pengiriman Anda, dan mengidentifikasi aspek mana dari kontrak Anda yang tidak bekerja untuk bisnis Anda.

Setelah Anda memiliki gambaran yang jelas tentang profil pengiriman Anda, cari tahu faktor apa yang dipertimbangkan UPS saat menentukan seberapa jauh mereka dapat Bergerak pada harga, dan sesuaikan negociasi Anda dengan cara yang menunjukkan kepada UPS bahwa pengiriman Anda berharga. Misalnya, ukuran tidak selalu penting bagi UPS. Perusahaan pengiriman lebih tertarik pada bagaimana paket Anda bepergian melalui jaringannya dan seberapa efektif mereka dapat mengantarnya dari titik A ke titik B. Jadi jika profil pengiriman Anda menunjukkan bahwa lokasi Anda cocok dengan rute pengiriman dan hub distribusi kritis, Anda dapat merenegosiasikan harga.

Gunakan Perusahaan Pengiriman Lain sebagai Palanca

Perusahaan pengiriman mengklasifikasikan permintaan harga ke dalam salah satu dari tiga kategori pelanggan:

• Retention: Perusahaan pengiriman saat ini mempertahankan sebagian besar bisnis yang tersedia.
• Penetration: Perusahaan pengiriman sudah memiliki mayoritas bisnis, tetapi memiliki kesempatan untuk mendapatkan volume lebih banyak.
• Conversion: Pelanggan baru, di mana perusahaan pengiriman memiliki sedikit atau tidak ada kehadiran.

Karena loyalitas seringkali tidak diberi imbalan dalam hubungan perusahaan pengiriman-pengirim, Anda perlu membuat UPS bekerja untuk mempertahankan bisnis Anda. Ini berarti bertindak seperti pelanggan konversi. Karena pelanggan konversi siap memindahkan volume mereka dari satu perusahaan pengiriman ke perusahaan lain, perusahaan pengiriman memberikan mereka diskon besar sebagai cara untuk menggoda mereka untuk memindahkan bisnis mereka. Dalam rangka di atas, gunakan palanca penyedia pengiriman alternatif seperti U.S. Postal Service, dan perusahaan pengiriman regional saat merenegosiasikan kontrak Anda dengan UPS. Memiliki banyak perusahaan pengiriman dalam tawaran Anda memberi Anda palanca saat merenegosiasikan, dan dapat menciptakan tekanan yang diperlukan untuk mengubah UPS ke mode akuisisi bisnis dan mendapatkan tarif terbaik untuk pengiriman Anda.

Anda dapat meminta penawaran dari perusahaan pengiriman atau menggunakan situs perbandingan pengiriman untuk menemukan penyedia pengiriman alternatif yang mana yang mengenakan biaya untuk pengiriman, dan gunakan variansi untuk merenegosiasikan kesepakatan yang lebih kuat dari UPS. Misalnya, Anda dapat meminta UPS untuk mencocokkan biaya bahan bakar FedEx atau mengabaikan biaya penagihan pihak ketiga Anda. Sementara UPS mungkin tidak segera dapat mencocokkan beberapa layanan atau alternatif jaringan yang dimiliki perusahaan pengiriman, Anda dapat membuat UPS memberikan harga khusus untuk menimbulkan kesenjangan layanan yang dirasakan. Saat menggunakan strategi negociasi ini, ingatlah bahwa Anda mungkin tidak dapat mendapatkan perbandingan apel-ke-apel. Jadi lihat gambaran lengkap dari setiap kontrak, dan penilaikan mana yang akan paling menguntungkan untuk bisnis Anda.

Dapatkan Bantuan Eksternal

Sementara pendekatan DIY adalah ide yang baik untuk kerajinan, ini bukan strategi terbaik untuk diadopsi saat merenegosiasikan kontrak Anda. Perusahaan pengiriman dilatih untuk menjual kesepakatan pengiriman yang memaksimalkan keuntungan dan mengalihkan fokus ke layanan nilai tambah yang tidak berlaku untuk profil pengiriman Anda. Jadi memiliki karyawan tanpa latar belakang yang memadai dalam negociasi kontrak untuk menangani kontrak Anda tidak akan membantu banyak dalam membuka pengurangan biaya pengiriman Anda.

Alih-alih menyerahkan negociasi kontrak Anda kepada karyawan, pertimbangkan untuk membawa konsultan pihak ketiga untuk membantu negociasi Anda. Dilengkapi dengan pengalaman industri, konsultan merenegosiasi puluhan kontrak setiap tahun dan dapat membantu Anda mengidentifikasi bagian terbaik dari kesepakatan Anda untuk menargetkan biaya tambahan atau lantai harga tertentu. Sebelas persen dari pengirim paket teratas di AS telah meng-upah konsultan rantai pasok untuk merenegosiasi kontrak FedEx, UPS dan DHL mereka. Pengirim ini melaporkan bahwa konsultan paket mengurangi biaya pengiriman hingga 49 persen dari apa yang dapat direkosi perusahaan sendiri.

Saat memilih konsultan, cari satu yang menggunakan pendekatan berbasis data dalam menganalisis kesepakatan paket dan pengeluaran freight. Juga, pertimbangkan konsultan yang dapat membantu Anda memilih perusahaan pengiriman baru, mengeksekusi kontrak baru dan memvalidasi keakuratan kontrak baru Anda jika Anda memutuskan untuk berpindah perusahaan pengiriman.

Jangan Meninggalkan Uang di Meja

Selain tips di atas, baca huruf kecil, tinjau pengeluaran maksimum Anda dan bangun hubungan yang kuat dengan perwakilan perusahaan pengiriman Anda. Ingatlah bahwa merenegosiasikan kontrak yang menguntungkan hanyalah awal. Pastikan UPS tetap memenuhi syarat kontrak baru Anda dengan meninjau setiap faktur untuk memastikan bahwa tarif dan biaya benar, dan setiap paket diterima tepat waktu.

Hariesh Manaadiar adalah penulis kontributor dan konsultan pengiriman dan freight dengan Shipware.