5 Pelajaran Penting Rantai Pasokan yang Harus Diterapkan Rumah Sakit Pasca-COVID-19
Pandemi COVID-19 telah menunjukkan kepada dunia bahwa rantai pasokan kesehatan rusak. Akibatnya, kekurangan persediaan kritis membahayakan pasien dan staf dan menyebabkan kematian yang tidak perlu; bisnis hancur dan triliunan dolar sia-sia karena kita harus menutup negara kita sehingga rumah sakit dapat bersiap; dan layanan yang dibatalkan membiayai rumah sakit jutaan dolar dan membahayakan kesehatan pasien.
Dalam prosesnya, kita belajar dengan cara yang sulit bahwa rantai pasokan saat ini tidak siap untuk mengelola persediaan kritis, termasuk perlengkapan pelindung diri (PPE), dalam keadaan luar biasa ini. Akibatnya, rumah sakit harus menggunakan solusi darurat dan dukungan komunitas, yang pada akhirnya membahayakan staf dan pasien rumah sakit lebih besar.
Pengalaman ini telah menjelaskan bahwa manajemen rantai pasokan, meskipun merupakan salah satu biaya terbesar rumah sakit, tidak selalu mendapatkan perhatian yang layak. Sebagian besarnya, rumah sakit telah bergantung pada pendapat dan pengetahuan institusional staf—daripada data yang keras—untuk membuat keputusan tentang inventori. Mereka kehilangan wawasan tentang persediaan apa yang ada, siapa yang menggunakannya, dan seberapa cepat dikonsumsi. Pada saat terbaik, pendekatan ini menyebabkan pemborosan besar, penyimpanan berlebih, dan stockout yang tidak nyaman. Pada saat terburuk, seperti pandemi global terbaru, ini menyebabkan kehilangan jiwa dan keamanan yang terpengaruh untuk pasien dan klinisi.
Rumah sakit sedang belajar bahwa mereka memerlukan visibilitas rantai pasokan yang memungkinkan mereka untuk melacak data di luar gudang, mengidentifikasi apa yang mereka miliki dan siapa yang menggunakannya, dan menentukan pencurian atau penyimpanan berlebih potensial. Seperti yang dikatakan oleh seorang profesional rantai pasokan: Persediaan hilang secepat mereka masuk ke gudang tanpa indikasi jelas ke mana mereka pergi.
Ini adalah lima pelajaran yang harus dipelajari rumah sakit dan industri kesehatan dari peristiwa dunia ini.
1. Berusaha untuk visibilitas. Tidak cukup lagi bagi rumah sakit untuk membeli gudang besar dan mengisinya dengan persediaan. Strategi manajemen rantai pasokan yang sebenarnya memberikan visibilitas di luar gudang dan sepanjang kontinuitas rantai pasokan, sambil juga menyediakan data tentang seberapa cepat persediaan dikonsumsi dan siapa yang menggunakannya. Ini membantu rumah sakit menghindari stockout dan memberi mereka alat untuk melawan penyimpanan berlebih dan pencurian, yang merupakan kemungkinan nyata saat departemen melihat risiko persediaan kritis akan kering. Semakin banyak visibilitas rumah sakit ke dalam rantai pasokan mereka, semakin siap mereka akan menghadapi keadaan luar biasa.
2. Bergantung pada data, bukan pendapat. Keputusan rantai pasokan terlalu sering didasarkan pada pengetahuan dan intuisi staf rantai pasokan. Tidak hanya tidak akurat, tetapi saat staf tersebut sakit atau pergi, pengetahuan itu pergi bersama mereka. Visibilitas ke data real-time—baik di satu rumah sakit atau di seluruh sistem kesehatan—memberdayakan rumah sakit untuk secara proaktif mengelola persediaan kritis dengan menyesuaikan konsumsi, beralih ke pemasok sekunder, dan bekerja sama dengan produsen untuk menemukan lebih banyak persediaan.
3. Lupakan hitungan fisik. Pengisian PAR dengan hitungan fisik harus berakhir. Bergantung pada hitungan fisik meninggalkan terlalu banyak ruang untuk interpretasi dan pendapat. Rumah sakit harus memantau tingkat PAR secara teratur dan menyesuaikan berdasarkan data tentang kecepatan. Data ini memungkinkan demand sensing dan mendukung peramalan yang esensial dalam pandemi. Banyak rumah sakit tidak memiliki data kecepatan untuk menyesuaikan ini sebelum COVID-19, dan banyak masih tidak memiliki data ini sampai hari ini.
4. Bekerja sama. Pandemi ini telah menjelaskan bahwa merespons darurat kesehatan global memerlukan pendekatan kolaboratif. Rumah sakit perlu dapat berbagi data tentang utilizasi dan ketersediaan persediaan di seluruh sistem mereka, di seluruh kota dan negara bagian mereka, dan dengan lembaga pemerintah. Mereka juga membutuhkan visibilitas ke atas dan ke bawah rantai pasokan dengan produsen dan distributor, tidak perlu disebutkan sarana untuk melacak persediaan yang disumbangkan dari sumber komunitas.
5. Libatkan klinisi. Strategi rantai pasokan terbaik di dunia tidak akan berhasil jika klinisi tidak ikut serta. Temukan solusi rantai pasokan yang terintegrasi dengan lancar dengan EMR atau ERP Anda dan menawarkan antarmuka point-of-use yang sederhana, aman, dan hemat biaya untuk diimplementasikan di lebih dari satu departemen atau lokasi.
Di dunia pasca-COVID, rumah sakit akan harus memikirkan keras tentang proses apa yang akan mereka pertahankan dan apa yang akan mereka ubah. Dan saat ini adalah waktu untuk berada di depan gelombang potensial berikut yang diperkirakan akan terjadi seiring pembatasan prosedur bedah pilihan diangkat.
John Freund adalah pendiri dan CEO di Jump Technologies, sebuah perusahaan software-as-a-service yang merekayasa ulang rantai pasokan rumah sakit.
