Lima Pelajaran Rantai Pasokan yang Dapat Dipelajari Rumah Sakit Dari COVID-19
Pandemi COVID-19 telah menunjukkan kepada dunia bahwa rantai pasokan layanan kesehatan terputus. Akibatnya, kurangnya pasokan kritis menempatkan pasien dan staf dalam risiko dan menyebabkan kematian yang tidak perlu; bisnis hancur dan triliunan dolar terbuang sia-sia karena kami harus menutup negara kami agar rumah sakit dapat bersiap; dan layanan yang dibatalkan merugikan rumah sakit jutaan dan membahayakan kesehatan pasien.
Dalam prosesnya, kami belajar dengan susah payah bahwa rantai pasokan saat ini tidak mampu mengelola pasokan penting, termasuk alat pelindung diri (APD), dalam keadaan luar biasa seperti itu. Akibatnya, rumah sakit harus menggunakan solusi darurat dan dukungan masyarakat, yang pada akhirnya menempatkan staf rumah sakit dan pasien pada risiko yang lebih besar.
Pengalaman ini menjelaskan bahwa manajemen rantai pasokan, meskipun merupakan salah satu pengeluaran rumah sakit yang paling signifikan, tidak selalu mendapatkan perhatian yang layak. Untuk sebagian besar, rumah sakit mengandalkan pendapat dan pengetahuan kelembagaan staf — daripada data keras — untuk membuat keputusan tentang inventaris. Mereka tidak memiliki wawasan tentang persediaan apa yang ada, siapa yang menggunakannya, dan seberapa cepat mereka dikonsumsi. Di saat-saat terbaik, pendekatan itu mengarah pada pemborosan besar-besaran, penimbunan, dan kehabisan stok yang tidak nyaman. Dalam masa-masa terburuk, seperti pandemi global baru-baru ini, hal itu menyebabkan hilangnya nyawa dan membahayakan keselamatan pasien dan dokter.
Rumah sakit belajar bahwa mereka membutuhkan visibilitas rantai pasokan yang memungkinkan mereka melacak data di luar gudang, mengidentifikasi apa yang mereka miliki dan siapa yang menggunakannya, dan menunjukkan potensi pencurian atau penimbunan. Seperti yang dikatakan oleh seorang profesional rantai pasokan:Persediaan menghilang secepat mereka masuk ke gudang tanpa indikasi yang jelas ke mana mereka pergi.
Berikut adalah lima pelajaran yang harus dipelajari rumah sakit dan industri perawatan kesehatan dari peristiwa dunia ini.
1. Berusaha keras untuk visibilitas . Rumah sakit tidak lagi cukup baik untuk membeli gudang besar dan mengisinya dengan persediaan. Strategi manajemen rantai pasokan yang sebenarnya memberikan visibilitas di luar gudang dan di sepanjang kontinum rantai pasokan, sementara juga memberikan data tentang seberapa cepat persediaan dikonsumsi dan siapa yang menggunakannya. Ini membantu rumah sakit menghindari kehabisan stok dan memberi mereka alat untuk memerangi penimbunan dan pencurian, yang merupakan kemungkinan nyata ketika departemen melihat risiko persediaan kritis mengering. Semakin banyak visibilitas yang dimiliki rumah sakit ke dalam rantai pasokan mereka, semakin baik kesiapan mereka untuk menghadapi keadaan luar biasa.
2. Andalkan data, bukan opini . Keputusan rantai pasokan terlalu sering didasarkan pada pengetahuan dan intuisi staf rantai pasokan. Tidak hanya itu tidak akurat, tetapi ketika anggota staf itu sakit atau pergi, pengetahuan itu pergi bersama mereka. Visibilitas ke dalam data waktu nyata — baik di satu rumah sakit atau di seluruh sistem kesehatan — memberdayakan rumah sakit untuk secara proaktif mengelola persediaan penting dengan menyesuaikan konsumsi, beralih ke pemasok sekunder, dan bekerja sama dengan produsen untuk menemukan lebih banyak persediaan.
3. Lupakan hitungan fisik . Pengisian PAR dengan penghitungan fisik harus diakhiri. Mengandalkan hitungan fisik menyisakan terlalu banyak ruang untuk interpretasi dan opini. Rumah sakit harus memantau tingkat PAR secara teratur dan melakukan penyesuaian berdasarkan data tentang kecepatan. Data ini memungkinkan pendeteksian permintaan dan mendukung prakiraan yang penting dalam pandemi. Banyak rumah sakit tidak memiliki data kecepatan untuk melakukan penyesuaian tersebut sebelum COVID-19, dan banyak yang masih kekurangan data tersebut hingga saat ini.
4. Berkolaborasi . Pandemi ini telah memperjelas bahwa menanggapi darurat kesehatan global memerlukan pendekatan kolaboratif. Rumah sakit harus dapat berbagi data tentang pemanfaatan dan ketersediaan pasokan di seluruh sistem mereka, di seluruh kota dan negara bagian mereka, dan dengan lembaga pemerintah. Mereka juga membutuhkan visibilitas ke atas dan ke bawah rantai pasokan dengan produsen dan distributor, belum lagi sarana untuk melacak pasokan yang disumbangkan dari sumber daya komunitas.
5. Libatkan dokter . Strategi rantai pasokan terbaik di dunia tidak akan berhasil jika dokter tidak ikut serta. Temukan solusi rantai pasokan yang terintegrasi secara mulus dengan EMR atau ERP Anda dan yang menawarkan antarmuka titik penggunaan yang sederhana, aman, dan hemat biaya untuk diterapkan di lebih dari satu departemen atau lokasi.
Di dunia pasca-COVID, rumah sakit harus berpikir keras tentang proses apa yang mereka pertahankan dan apa yang mereka ubah. Dan sekaranglah saatnya untuk menghadapi gelombang potensial berikutnya yang diproyeksikan terjadi saat pembatasan pada prosedur bedah elektif dicabut.
John Freund adalah pendiri dan CEO Jump Technologies, perusahaan perangkat lunak sebagai layanan yang menata ulang rantai pasokan rumah sakit.
