Pendekatan Lima Langkah untuk Kelincahan Inventaris

Investasi persediaan sering dianggap sebagai kejahatan yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan layanan pelanggan dan memaksimalkan pendapatan. Jika dikelola dengan benar, inventaris dapat menjadi aset strategis untuk mendorong pertumbuhan pendapatan yang menguntungkan dan keunggulan kompetitif. Tantangannya adalah membangun fondasi berkelanjutan untuk manajemen inventaris yang efektif yang dengan cepat beradaptasi dengan dinamika bisnis yang berubah dan mendorong peningkatan berkelanjutan yang diprioritaskan.

Banyak perusahaan mengejar solusi "peluru perak" dengan menerapkan perangkat lunak pengoptimalan inventaris yang canggih, tetapi terkadang mereka tidak memiliki akurasi data yang memadai, keterampilan pengguna, kepatuhan proses, atau penyelarasan tujuan yang diperlukan untuk mencapai — apalagi mempertahankan — hasil yang diinginkan. Pengalaman menunjukkan bahwa solusi sempurna 80% yang diterapkan 100% menghasilkan hasil yang lebih baik daripada solusi sempurna 100% yang hanya 80% diterapkan. Oleh karena itu, disarankan untuk menggunakan pendekatan evolusioner dan metodis untuk pengoptimalan inventaris.

Menyeimbangkan Layanan, Biaya, dan Modal

Prioritas manajemen inventaris biasanya bervariasi di antara departemen organisasi berdasarkan metrik kinerja fungsional dan insentif. Tim komersial cenderung berfokus pada layanan sebagai pendorong pertumbuhan pendapatan dan lebih memilih persediaan yang melimpah di dekat pelanggan. Tim keuangan cenderung berfokus pada modal kerja sebagai pengungkit untuk mendanai investasi bisnis dan lebih memilih inventaris minimal. Tim operasi cenderung bertanggung jawab atas biaya dan berupaya mengelola inventaris secara efisien — mungkin membeli inventaris dalam jumlah besar untuk memaksimalkan skala ekonomi atau mengurangi inventaris untuk meminimalkan biaya pergudangan.

Tantangan — dan kunci keberhasilan — dalam menavigasi prioritas yang berbeda ini adalah untuk membangun keseimbangan yang berkelanjutan antara layanan, biaya dan modal. Dimensi mana pun dapat ditingkatkan dalam jangka waktu yang relatif singkat, tetapi ini sering kali merupakan resep untuk hasil yang membawa malapetaka (misalnya, mengurangi tingkat persediaan secara dramatis dapat mengikis layanan pelanggan dan penjualan, sambil meningkatkan biaya pengisian dan pemenuhan yang mempercepat). Menyeimbangkan dua dimensi dapat dicapai dengan perhatian terfokus pada prinsip-prinsip dasar, tetapi tidak selalu memberikan hasil yang berkelanjutan (misalnya, menyimpan setiap item di setiap lokasi dapat meningkatkan layanan pelanggan dan menurunkan biaya pengiriman, tetapi memerlukan investasi inventaris yang lebih tinggi).

Diperlukan pola pikir dan pendekatan yang berbeda untuk menyeimbangkan ketiga dimensi tersebut. Pertimbangkan analogi bangku berkaki tiga, di mana tujuannya adalah untuk menjaga ketinggian kursi melalui keseimbangan layanan, biaya, dan modal.

Terlalu sering, perusahaan mencoba mengambil lompatan besar menuju solusi praktik terbaik (proses atau aplikasi perangkat lunak) yang baru-baru ini menjadi berita utama. Meskipun ini sering benar secara teknis dan mungkin berhasil diimplementasikan di perusahaan lain, mereka tidak banyak berguna jika organisasi tidak menerima rekomendasi yang dihasilkan oleh solusi. Akibatnya, investasi ini dapat hilang saat orang kembali ke proses lama yang mereka pahami.

Sama seperti solusi praktik terbaik, sangatlah penting untuk merencanakan dan mengelola inventaris berdasarkan analitik berbasis data dan alat pendukung keputusan. Pendekatan yang paling efektif adalah dengan memanfaatkan konsep sederhana, perhitungan dan alat simulasi yang memungkinkan analisis interaktif bagaimana-jika dan pembelajaran sebab-akibat oleh pengguna. Kompleksitas hanya ditambahkan ke solusi karena organisasi “menuntut” kemampuan tambahan berdasarkan tantangan atau kekurangan yang diidentifikasi melalui pengalaman. Organisasi kemudian dapat lebih memahami alasan di balik target inventaris dan karakteristik unik bisnis mereka yang memiliki dampak terbesar pada produktivitas inventaris.

Pendekatan Evolusioner

Kembali ke analogi bangku, tugas pertama adalah "meratakan kursi", kemudian bekerja untuk "memperpendek ketiga kaki" — lakukan lebih banyak dengan lebih sedikit sambil menjaga keseimbangan. Dengan kata lain, mencapai apa yang mungkin dalam lingkungan saat ini, kemudian memprioritaskan perbaikan terus-menerus. Konsep tersebut diterapkan menggunakan kurva statistik yang familiar bagi praktisi manajemen inventaris, yang menggambarkan hubungan antara layanan yang diinginkan dan investasi inventaris.

Berikut pendekatan lima langkah:

Hitung kurva garis dasar. Dengan menggunakan persamaan yang umum diterima, hitung target inventaris berdasarkan atribut permintaan dan penawaran saat ini untuk setiap kombinasi lokasi item. Garis dasar ini menetapkan target untuk bisnis berdasarkan kemampuan saat ini.

Dapatkan kurva. Bandingkan kinerja historis (layanan dan investasi inventaris) dengan baseline untuk mengukur peluang peningkatan jangka pendek guna mengurangi investasi inventaris dan/atau meningkatkan layanan. Ubah proses manajemen inventaris dan metrik kontrol ke investasi inventaris "ukuran yang tepat" sesuai dengan target yang dihitung. Dalam beberapa kasus, peningkatan investasi diperlukan untuk "mengukur tepat" inventaris.

Menggeser kurva. Lakukan analisis sensitivitas bagaimana-jika untuk mengevaluasi efek dari perubahan atribut permintaan dan pasokan, termasuk pengurangan waktu tunggu, peningkatan keandalan pasokan, dan peningkatan frekuensi pengisian ulang. Ini akan mengidentifikasi poin leverage utama untuk meningkatkan produktivitas inventaris dan mengukur potensi manfaat.

Mengecilkan kurva. Tugas yang logis tetapi sulit adalah mengurangi jumlah barang yang terjual dan jumlah lokasi penyimpanan, tetapi manfaatnya bisa signifikan. Banyak item mungkin tidak membenarkan investasi persediaan mereka dan harus dievaluasi untuk kemungkinan eliminasi. Selain itu, menggabungkan inventaris ke dalam lebih sedikit lokasi penyimpanan dapat membantu mengurangi investasi secara keseluruhan.

Bergerak sepanjang kurva. Tidak semua item memiliki nilai strategis yang sama bagi perusahaan, dan oleh karena itu tidak boleh memiliki tujuan tingkat layanan yang sama. Mengevaluasi (menantang) sasaran tingkat layanan saat ini dengan mengelompokkan produk dan membedakan sasaran untuk pelanggan yang diprioritaskan. Untuk setiap item, menentukan titik di mana biaya tingkat layanan yang tinggi melebihi manfaat dari penjualan inkremental adalah kunci produktivitas inventaris.

Evolusi Sebelum Revolusi

Sangat mudah untuk menyadari pentingnya mengoptimalkan investasi persediaan dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Tantangannya adalah menentukan bagaimana mencapai dan mempertahankan hasil — keseimbangan layanan, biaya, dan modal.

Besarnya manfaat cenderung sebanding dengan penerapan dan penyelarasan organisasi di sekitar pendekatan sederhana, praktis, berbasis data dan semangat untuk peningkatan berkelanjutan yang gesit. Hal ini dimungkinkan oleh pemahaman yang kuat tentang hubungan sebab-akibat dan pendorong utama produktivitas inventaris. Mengizinkan organisasi untuk "menarik" evolusi kompleksitas solusi versus "mendorong" sebuah revolusi mendorong hasil yang berkelanjutan.

Gary Jones adalah partner di River Rock Advisors.