Pertimbangan Utama untuk Mengelola Permintaan Komersial Berbasis COVID-19
Karena kejatuhan ekonomi akibat COVID-19 terus berdampak pada produsen dan pemasok mereka di seluruh dunia, banyak perusahaan menghadapi hambatan keuangan yang signifikan.
Perusahaan yang mengalami kesulitan seperti itu akan sering mencari cara untuk mendapatkan nilai tambah dari, atau menekan biaya ke rantai pasokan mereka, terutama jika ada ketidakseimbangan dalam kekuatan negosiasi yang menguntungkan pelanggan.
Upaya tersebut umumnya jatuh ke dalam dua kategori:konsesi komersial dan klaim kewajiban. Artikel ini membahas kedua kategori ini, dan memberikan gambaran umum untuk beberapa pertimbangan utama yang harus diingat pemasok ketika mereka menerima permintaan seperti itu dari pelanggan mereka.
Konsesi Komersial
Kategori pertama terdiri dari permintaan — atau, dalam beberapa kasus, tuntutan — untuk konsesi komersial. Meskipun persyaratan komersial dari kontrak pasokan apa pun dapat dinegosiasikan, artikel ini berfokus pada permintaan untuk mengubah pengaturan yang ada di antara para pihak, bukan diskusi yang mungkin terjadi untuk kontrak baru atau bisnis baru.
Permintaan semacam itu bisa bermacam-macam bentuknya. Misalnya, pelanggan dapat meminta pengurangan harga, perpanjangan jangka waktu pembayaran, atau keringanan dari kewajiban pembelian minimum. Sementara permintaan ini dapat mengambil banyak bentuk, karakteristik umum yang mereka semua miliki adalah bahwa mereka mengubah status quo dengan cara yang menguntungkan pelanggan dengan mengorbankan pemasok, baik dengan mengurangi pembayaran kepada pemasok, atau mengalihkan biaya atau risiko ke pemasok.
Setelah menerima permintaan untuk konsesi komersial, pemasok pertama-tama harus melihat kontrak mereka untuk memastikan mereka sepenuhnya memahami hak dan kewajiban masing-masing pihak. Meskipun sebagian besar kontrak tidak mengizinkan perubahan sepihak pada persyaratan komersial, ketentuan yang memungkinkan perubahan tersebut dalam beberapa keadaan tidak pernah terdengar sebelumnya, terutama dalam kasus di mana kontrak bergantung pada persyaratan dan ketentuan standar pelanggan.
Jika kontrak yang berlaku mengizinkan pelanggan untuk membuat perubahan yang diminta pada hubungan secara sepihak, pilihan pemasok mungkin terbatas. Namun, hanya karena pelanggan menunjuk pada ketentuan tertentu dari kontrak untuk mendukung permintaannya tidak berarti bahwa pemasok harus menuruti kata pelanggan. Pemasok tetap harus berhati-hati untuk meninjau kontrak, dan mengonfirmasi apakah ketentuan yang dipermasalahkan secara jelas mendukung hak yang diklaim oleh pelanggan, atau apakah pemasok memiliki alasan untuk membantah klaim tersebut.
Sekalipun kontrak yang dipermasalahkan tidak memberikan hak yang jelas kepada pelanggan atas konsesi yang diminta, hal ini tidak serta merta mengakhiri diskusi. Pertimbangan dan bentuk pengaruh lain sering kali akan ikut berperan karena pemasok harus mempertimbangkan "gambaran besar" dari hubungan pelanggan. Bahkan jika pemasok memenangkan pertempuran dan berhasil menolak permintaan konsesi dari pelanggan, pemasok dapat kalah dalam perang pepatah jika keberhasilannya berakhir dengan merugikan bisnisnya.
Misalnya, dalam situasi di mana pelanggan memiliki kemampuan untuk mendapatkan sumber daya bisnis dengan mudah — apakah karena menjalankan bisnis berdasarkan serangkaian perjanjian jangka pendek atau karena kontrak memberi pelanggan hak penghentian dini — pelanggan mungkin dapat dengan mudah mengganti pemasok yang tidak bersedia memenuhi persyaratan komersial yang direvisi yang mungkin bersedia ditawarkan oleh pesaingnya. Pemasok "komoditas" yang sepadan bisa sangat rentan terhadap sumber daya semacam itu.
Kehilangan bisnis yang segera seperti itu mungkin tidak terlalu menjadi perhatian bagi pemasok yang produknya lebih sulit diperoleh dalam jangka pendek, baik karena persyaratan kontrak atau karena hambatan lain untuk mendapatkan sumber daya, seperti hak kekayaan intelektual atau waktu tunggu yang lama/ biaya tinggi untuk sumber daya. Namun, bahkan pemasok yang produknya sulit diperoleh sumber dayanya dapat mengalami kerugian bisnis dalam jangka menengah hingga jangka panjang jika mereka tidak disukai oleh pelanggan, dan kehilangan bisnis baru atau perpanjangan kontrak di masa mendatang.
Selain risiko kehilangan bisnis di masa depan jika mereka menolak untuk memenuhi permintaan pelanggan, pemasok harus mempertimbangkan masalah lain apa yang mungkin ada dalam hubungan dan apakah pemasok dapat memanfaatkannya untuk keuntungannya. Misalnya, jika pemasok menghadapi klaim potensial dari pelanggannya (lihat pembahasan di bawah), pemasok mungkin dapat memperdagangkan perjanjian konsesi komersial untuk pelepasan klaim tersebut. Sebagai alternatif, jika pemasok menawar bisnis baru dengan pelanggan, pemasok mungkin dapat memanfaatkan kesepakatan konsesi komersial menjadi keuntungan dalam mengamankan bisnis baru, seperti hak penolakan terakhir. Dalam kedua kasus tersebut, praktik terbaik adalah memastikan bahwa perjanjian semacam itu direduksi menjadi tulisan yang sesuai — tidak bergantung pada niat baik pelanggan, atau pemahaman atau kesepakatan tidak tertulis. Jaminan yang kurang nyata ini seringkali tidak dapat ditegakkan secara hukum, dan kurang tahan lama karena ingatan memudar dan karyawan meninggalkan bisnis.
Klaim Pelanggan
Terpisah dari permintaan untuk pertimbangan komersial adalah situasi di mana pelanggan mungkin memiliki klaim hukum afirmatif untuk kinerja yang kurang (atau diduga kurang) berdasarkan pemulihan oleh pemasok. Klaim tersebut dapat mengambil berbagai bentuk. Namun, beberapa masalah yang paling umum sering melibatkan klaim garansi untuk produk yang cacat, keterlambatan pengiriman, atau kekurangan dalam penghematan produktivitas tahunan. Di masa yang lebih baik, pelanggan mungkin telah mengabaikan masalah seperti itu, atau mengabaikannya, demi kesehatan hubungan. Namun, di masa yang lebih ramping, beberapa pelanggan mungkin melihat klaim semacam itu sebagai sarana untuk mengekstraksi dolar tambahan dari pemasok mereka dan meningkatkan laba mereka sendiri. Masalah tersebut dapat menjadi perhatian khusus jika didorong oleh manajer pembelian atau eksekutif di pelanggan yang mungkin menghadapi tekanan internal untuk memperkuat metrik pribadi mereka untuk kuartal atau tahun tersebut.
Upaya pelanggan untuk mengejar klaim historis tersebut dapat melibatkan masalah tambahan yang mungkin tidak ada saat menangani klaim lain yang diajukan secara lebih tepat waktu. Misalnya, pemasok mungkin terhambat dalam kemampuan mereka untuk membela terhadap klaim tersebut karena meningkatnya kesulitan dalam mengumpulkan informasi yang diperlukan. Mengingat berlalunya waktu, kenangan memudar, karyawan pindah, dan dokumen mungkin tidak lagi tersedia. Meskipun masalah yang sama ini juga dapat memengaruhi informasi yang tersedia bagi pelanggan untuk mendukung klaimnya, masalah tersebut dapat menjadi sangat akut bagi pemasok yang mencoba menetapkan mengapa mereka tidak bersalah secara hukum atas produk yang mungkin rusak, atau gagal, saat digunakan.
Namun, tidak semua masalah yang muncul sehubungan dengan klaim lama menimbulkan kerugian bagi pemasok. Menyadari kesulitan-kesulitan yang mungkin ada ketika membela terhadap klaim-klaim tersebut, undang-undang sering kali memberikan pembelaan hukum tambahan kepada pemasok. Misalnya, dalam kasus kontrak yang melibatkan penjualan barang, Bagian 2-607 Uniform Commercial Code (yang telah diberlakukan di seluruh 50 negara bagian) mewajibkan pembeli untuk memberikan pemberitahuan klaim pelanggaran "dalam waktu yang wajar" setelah menemukan pelanggaran, atau kehilangan pemulihan yang seharusnya menjadi haknya. Sementara apa yang dimaksud dengan "waktu yang wajar" untuk memberikan pemberitahuan dapat disengketakan, jika pelanggan gagal memberikan pemberitahuan yang memadai tentang pelanggaran ketika masalah pertama kali terjadi, pemasok mungkin dapat berargumen bahwa pelanggan sekarang tidak dapat melanjutkan klaimnya.
Selain persyaratan pemberitahuan apa pun, sebagian besar yurisdiksi memberlakukan undang-undang pembatasan yang mengharuskan klaim diajukan dalam jangka waktu tertentu, terlepas dari apakah pemberitahuan diberikan saat masalah pertama kali muncul. Jumlah waktu yang diperbolehkan berdasarkan undang-undang pembatasan yang berlaku sangat bervariasi tergantung pada yurisdiksi dan jenis klaim. Namun, dalam kasus kontrak untuk penjualan barang yang diatur oleh Uniform Commercial Code, undang-undang pembatasan biasanya adalah empat tahun.
Selain pembelaan hukum, mungkin ada masalah tambahan yang kurang nyata yang menguntungkan pemasok. Meskipun bukan aturan mutlak dengan cara apa pun, klaim historis sering kali tidak pasti. Sederhananya, sebagian besar klaim di mana tanggung jawab pemasok jelas diselesaikan dalam perjalanan bisnis, dan tidak duduk di rak pepatah selama bertahun-tahun sebelum diajukan. Selain manfaat, pemasok harus mempertimbangkan motif pelanggan. Jika motivasi utama pelanggan untuk mengajukan klaim tampaknya didasarkan pada upaya untuk meningkatkan kinerja keuangan, pemasok mungkin dapat menyelesaikan klaim dengan diskon yang lebih besar jika mereka bersedia menyelesaikan klaim dengan cepat.
Semua perselisihan harus ditangani dengan mempertimbangkan kontrak dan keadaan khusus yang terlibat. Namun, masalah yang disajikan dalam artikel ini merupakan pertimbangan utama yang harus dipertimbangkan oleh pemasok dan pelanggan, ketika mencoba mengelola dampak COVID-19 pada hubungan komersial mereka.
Nicholas Ellis adalah pengacara di Foley &Lardner LLP.
