Manajemen Komersial Strategis untuk Mengurangi Tantangan Rantai Pasokan Akibat COVID-19
Seiring dampak ekonomi COVID-19 terus mempengaruhi produsen dan pemasok mereka di seluruh dunia, banyak perusahaan menghadapi angin melawan keuangan yang signifikan.
Perusahaan yang mengalami kesulitan tersebut sering mencari cara untuk mengekstrak nilai tambah, atau mendorong biaya ke bawah, ke rantai pasokan mereka, terutama di mana terdapat ketidakseimbangan kekuatan negosiasi yang menguntungkan pelanggan.
Upaya tersebut umumnya terbagi menjadi dua kategori: konsesi komersial dan klaim tanggung jawab. Artikel ini memeriksa kedua kategori tersebut, dan memberikan gambaran umum tentang beberapa pertimbangan utama yang harus diingat pemasok saat menerima permintaan tersebut dari pelanggan mereka.
Konsesi Komersial
Kategori pertama terdiri dari permintaan — atau, dalam beberapa kasus, tuntutan — untuk konsesi komersial. Sementara syarat komersial dari setiap kontrak pasokan tunduk pada negosiasi, artikel ini difokuskan pada permintaan untuk mengubah aturan yang sudah ada antara para pihak, bukan diskusi yang mungkin sedang berlangsung untuk kontrak baru atau bisnis baru.
Permintaan tersebut dapat bervariasi. Misalnya, pelanggan dapat meminta pengurangan harga, persyaratan pembayaran yang diperpanjang, atau kewajiban pembelian minimum. Meskipun permintaan ini dapat bervariasi, ciri umum yang mereka miliki adalah mereka mengubah status quo dengan cara yang menguntungkan pelanggan dengan mengorbankan pemasok, baik dengan mengurangi pembayaran ke pemasok, atau memindahkan biaya atau risiko ke pemasok.
Setelah menerima permintaan konsesi komersial, pemasok pertama-tama harus melihat kontrak mereka untuk memastikan mereka sepenuhnya memahami hak dan kewajiban masing-masing pihak. Meskipun sebagian besar kontrak tidak mengizinkan perubahan sepihak pada syarat komersial, ketentuan yang mengizinkan perubahan tersebut dalam beberapa hal tidak jarang, terutama dalam kasus di mana kontrak bergantung pada syarat dan ketentuan standar pelanggan.
Jika kontrak yang berlaku memungkinkan pelanggan untuk melakukan perubahan yang diminta pada hubungan secara sepihak, opsi pemasok mungkin terbatas. Namun, hanya karena pelanggan menunjukkan ketentuan tertentu dari kontrak untuk mendukung permintaannya tidak berarti pemasok harus menerima kata pelanggan. Pemasok masih harus meninjau kontrak dengan hati-hati, dan mengonfirmasi apakah ketentuan yang bersangkutan secara jelas mendukung hak yang diklaim pelanggan, atau apakah pemasok memiliki alasan untuk menentang klaim tersebut.
Bahkan jika kontrak yang bersangkutan tidak memberikan pelanggan hak yang jelas terhadap konsesi yang diminta, ini tidak berarti diskusi berakhir. Pertimbangan lain dan bentuk pengaruh seringkali akan terlibat saat pemasok harus mempertimbangkan "gambaran besar" hubungan pelanggan. Bahkan jika pemasok menang pertempuran dan berhasil menolak permintaan pelanggan untuk konsesi, pemasok mungkin kehilangan perang prasangka jika keberhasilannya akhirnya memberinya bisnis di jalan.
Misalnya, dalam situasi di mana pelanggan memiliki kemampuan untuk dengan mudah mencari sumber bisnis — baik karena mereka melakukan bisnis dengan serangkaian perjanjian jangka pendek atau karena kontrak memberikan pelanggan hak untuk pemutusan dini — pelanggan dapat dengan mudah mengganti pemasok yang tidak bersedia memenuhi syarat komersial yang direvisi yang mungkin ditawarkan pesaing mereka. Pemasok barang "komoditas" yang dapat dipertukarkan dapat sangat rentan terhadap pemetaan ulang sumber daya ini.
Kehilangan bisnis yang segera terjadi mungkin kurang menjadi perhatian bagi pemasok yang produknya lebih sulit untuk dicari sumbernya dalam jangka pendek, baik karena syarat kontrak atau karena hambatan lain untuk pencarian sumber daya, seperti hak kekayaan intelektual atau waktu procurement yang lama/biaya tinggi untuk pencarian sumber daya. Namun, bahkan pemasok yang produknya sulit untuk dicari sumbernya dapat kehilangan bisnis dalam jangka menengah hingga panjang jika mereka kehilangan sukarelawan pelanggan, dan kehilangan bisnis baru atau perpanjangan kontrak di masa depan.
Selain risiko kehilangan bisnis di masa depan jika mereka menolak untuk tunduk pada tuntutan pelanggan, pemasok harus mempertimbangkan apakah ada masalah lain dalam hubungan dan apakah pemasok dapat memanfaatkan ini untuk keuntungannya. Misalnya, jika pemasok menghadapi klaim potensial dari pelanggannya (lihat diskusi di bawah), ia mungkin dapat menukar persetujuan atas konsesi komersial dengan pelepasan klaim tersebut. Atau, jika pemasok menawar bisnis baru dengan pelanggan, pemasok mungkin dapat memanfaatkan persetujuan atas konsesi komersial menjadi keuntungan dalam mengamankan bisnis baru, seperti hak penolakan terakhir. Dalam kedua kasus, praktik terbaik adalah memastikan bahwa setiap persetujuan tersebut dituangkan dalam bentuk tertulis yang sesuai — tidak bergantung pada keikhlasan pelanggan, atau pemahaman atau persetujuan tertulis. Jaminan yang tidak nyata ini seringkali tidak dapat dihakimi secara hukum, dan kurang tahan lama seiring memudarnya ingatan dan karyawan meninggalkan bisnis.
Klaim Pelanggan
Terpisah dari permintaan konsesi komersial adalah situasi di mana pelanggan mungkin memiliki klaim hukum afirmatif untuk pemulihan berdasarkan kinerja yang kurang (atau yang dikatakan kurang) oleh pemasok. Klaim tersebut dapat bervariasi. Namun, beberapa masalah paling umum seringkali melibatkan klaim garansi untuk produk yang cacat, keterlambatan pengiriman, atau kekurangan dalam tabungan produktivitas tahunan. Dalam masa baik, pelanggan mungkin telah melewati masalah tersebut, atau menunda, untuk kesehatan hubungan. Namun, dalam masa sulit, beberapa pelanggan mungkin melihat klaim tersebut sebagai cara untuk mengekstrak dolar tambah dari pemasok mereka dan meningkatkan laba sendiri mereka. Masalah tersebut dapat menjadi perhatian khusus jika mereka didorong oleh manajer pembelian atau eksekutif di pelanggan yang mungkin menghadapi tekanan internal untuk memperkuat metrik pribadi mereka untuk kuartal atau tahun.
Upaya pelanggan untuk mengejar klaim historis dapat melibatkan masalah tambahan yang mungkin tidak ada saat menangani klaim yang diajukan lebih tepat waktu. Misalnya, pemasok mungkin terhambat dalam kemampuan mereka untuk bertahan dari klaim tersebut karena kesulitan yang meningkat dalam mengumpulkan informasi yang diperlukan. Seiring berjalannya waktu, ingatan pudar, karyawan pindah, dan dokumen mungkin tidak lagi tersedia. Meskipun masalah yang sama juga dapat mempengaruhi informasi yang tersedia bagi pelanggan untuk mendukung klaimnya, mereka dapat menjadi sangat akut bagi pemasok yang mencoba mendaftarkan mengapa mereka tidak secara hukum bersalah atas produk yang mungkin pecah, atau gagal, saat digunakan.
Namun, tidak semua masalah yang muncul dalam hubungan dengan klaim lama menimbulkan kerugian bagi pemasok. Mengenali kesulitan yang mungkin ada saat bertahan dari klaim tersebut, hukum seringkali memberikan pemasok pertahanan hukum tambahan. Misalnya, dalam kasus kontrak yang melibatkan penjualan barang, Pasal 2-607 dari Kode Dagang Serikat (yang telah diizinkan di semua 50 bagian negara) mengharuskan pembeli untuk memberikan pemberitahuan atas klaim pelanggaran "dalam waktu yang wajar" setelah menemukan pelanggaran, atau kehilangan setiap upaya yang sebelumnya berhak diterimanya. Sementara apa yang merupakan "waktu yang wajar" untuk memberikan pemberitahuan dapat berselisih, jika pelanggan gagal memberikan pemberitahuan yang memadai tentang pelanggaran saat masalah pertama kali terjadi, pemasok mungkin dapat berpendapat bahwa pelanggan tidak dapat sekarang mengejar klaimnya.
Selain persyaratan pemberitahuan, sebagian besar yurisdiksi menetapkan batas waktu yang mengharuskan klaim diajukan dalam periode waktu tertentu, terlepas dari apakah pemberitahuan diberikan saat masalah pertama kali timbul. Jumlah waktu yang diizinkan di bawah batas waktu yang berlaku sangat bervariasi tergantung pada yurisdiksi dan jenis klaim. Namun, dalam kasus kontrak untuk penjualan barang yang diatur oleh Kode Dagang Serikat, batas waktu biasanya akan empat tahun.
Selain pertahanan hukum, mungkin ada masalah tambahan yang kurang nyata yang menguntungkan pemasok. Meskipun bukan aturan mutlak, klaim historis seringkali dapat memiliki keabsahan yang tidak pasti. Sederhananya, sebagian besar klaim di mana tanggung jawab pemasok jelas diselesaikan dalam proses bisnis, dan tidak menumpuk di rak prasangka selama bertahun-tahun sebelum diajukan. Selain keabsahan, pemasok harus mempertimbangkan motivasi pelanggan. Jika motivasi utama pelanggan untuk mengajukan klaim tampaknya didasarkan pada upaya untuk meningkatkan kinerja keuangan, pemasok mungkin dapat menyelesaikan klaim dengan diskon yang lebih dalam jika bersedia menyelesaikan klaim dengan cepat.
Semua sengketa harus diatasi dalam cahaya kontrak dan situasi yang spesifik yang terlibat. Namun, masalah yang disajikan dalam artikel ini mewakili pertimbangan utama yang harus dipertimbangkan oleh pemasok dan pelanggan saat mencoba mengelola dampak COVID-19 pada hubungan komersial mereka.
Nicholas Ellis is an attorney with Foley & Lardner LLP.
