Memitigasi Risiko Dengan Sistem Manajemen Tenaga Kerja
Manajemen tenaga kerja di bidang manufaktur, atau sektor bisnis lainnya di seluruh rantai pasokan, adalah tindakan penting bagi para pemimpin bisnis dan profesional sumber daya manusia.
Sekarang, lebih dari sebelumnya, tempat kerja secara hati-hati dan bersamaan mengelola penjadwalan shift, dan membantu memastikan keselamatan pekerja dengan melacak manajemen tenaga kerja untuk meningkatkan kemampuan mereka mematuhi peraturan kesehatan dan keselamatan yang lebih ketat.
Banyak organisasi mengandalkan rencana kontinjensi bisnis untuk mengatasi peraturan kesehatan dan keselamatan yang baru dan berkembang saat terjadi, yang dapat meninggalkan celah dalam proses utama dan memaparkan perusahaan pada berbagai risiko kepatuhan. Saat bisnis memasuki fase normal berikutnya, mereka harus terus melindungi pekerja dan mengurangi potensi gangguan pada rantai pasokan dengan meningkatkan prosedur operasi standar.
Saat produsen bergulat dengan keterbatasan anggaran selama pandemi, manajemen tenaga kerja mengurangi risiko di tempat kerja dan juga mengatasi biaya. Secara khusus, sistem manajemen tenaga kerja:
- Mengurangi kesalahan . Spreadsheet, penunjuk waktu manual, dan lembar waktu kertas sudah matang untuk kesalahan manusia. Otomatisasi fungsi manajemen tenaga kerja membuat kesalahan lebih kecil kemungkinannya. Ketepatan waktu yang akurat dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan profitabilitas organisasi.
- Tingkatkan efisiensi. Profesional SDM dan penggajian sudah menghadapi beban kerja kompleks yang belum pernah terjadi sebelumnya. Fitur manajemen tenaga kerja otomatis dapat meringankan beban administrasi dengan mengurangi waktu pemrosesan penggajian, merampingkan tunjangan dan pendaftaran, serta menyederhanakan proses manajemen tenaga kerja. Pengurangan tugas yang memakan waktu ini membebaskan staf SDM untuk berkonsentrasi pada gambaran yang lebih besar.
- Pertahankan kepatuhan. Otomatisasi manajemen tenaga kerja memungkinkan pelacakan dan pencatatan pemeriksaan suhu (jika berlaku), dan menjamin bahwa tingkat kapasitas dipatuhi. Dengan berinvestasi dalam solusi manajemen tenaga kerja, pemberi kerja mengalihkan risiko kepatuhan mereka. Mereka dapat mengandalkan teknologi yang dipimpin oleh pakar untuk menerapkan perhitungan yang tepat pada waktu yang tepat.
- Kurangi kontak fisik. Solusi manajemen tenaga kerja tanpa sentuhan mengurangi risiko penularan virus seperti COVID-19 dan flu. Jika dipasangkan dengan teknologi keselamatan dan kesehatan tambahan untuk mengukur jarak dan interaksi karyawan, organisasi dapat mengoptimalkan tata letak ruang kerja secara efisien, untuk memastikan bahwa tindakan tersebut menjaga keselamatan pekerja tanpa menghambat produksi.
- Sediakan perangkat pemeriksaan kesehatan. Perusahaan sekarang memiliki opsi untuk menerapkan perangkat penyaringan suhu secara langsung dalam jam waktu mereka, tetapi harus memilih sistem yang tidak menyimpan atau menampilkan informasi suhu, karena akan membuat perusahaan menghadapi kemungkinan litigasi HIPAA.
Selama pandemi, menjadi fleksibel dengan penjadwalan shift menjadi penting untuk mematuhi protokol jarak sosial. Itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Mengingat kerumitan penjadwalan manufaktur, sangat penting untuk membuka saluran komunikasi dan mengandalkan otomatisasi yang solid.
Tanpa strategi yang jelas untuk penjadwalan shift, mungkin setiap saat, rantai pasokan mengalami penundaan, gagal mematuhi aturan serikat pekerja, atau membahayakan kehidupan pekerja. Misalnya, karyawan yang dijadwalkan untuk bekerja pada pekerjaan tertentu yang tidak memenuhi kualifikasi mereka berisiko terhadap keselamatan mereka sendiri dan orang lain.
Selain memastikan orang yang tepat berada di peran yang tepat, strategi penjadwalan shift yang efektif dapat melibatkan penggabungan shift yang bertahap, waktu istirahat yang cukup, atau jam kerja yang diperpanjang.
Jadi bagaimana para pemimpin bisnis dapat mengatasi tantangan baru ini? Salah satu caranya adalah dengan melembagakan penjadwalan berbasis aturan melalui alat otomatis yang menampilkan dasbor yang dapat disesuaikan. Dengan teknologi ini, sistem penjadwalan organisasi dapat secara otomatis mempertimbangkan sertifikasi dan keterampilan yang diperlukan, kemudian menjadwalkan karyawan yang memenuhi persyaratan tersebut. Selain itu, otomatisasi memudahkan untuk mengikuti aturan negara bagian, lokal, federal, dan serikat pekerja yang berlaku untuk organisasi tertentu.
Teknologi penjadwalan juga dapat membantu menjamin bahwa setiap shift dikelola dengan baik oleh pekerja berkualitas yang memenuhi peraturan kepegawaian. Alat penjadwalan berbasis aturan membatasi waktu lembur dan mengisi kekosongan yang disebabkan oleh sakit atau ketidakhadiran. Pada akhirnya, ini membantu lokasi manufaktur dengan menghindari penjadwalan yang berlebihan atau kurang, meminimalkan biaya dan perputaran, serta memaksimalkan produktivitas dan kepuasan karyawan.
Sistem manajemen tenaga kerja dengan pemberitahuan karyawan membuat setiap karyawan tetap terhubung, mengurangi dampak perubahan jadwal di menit-menit terakhir dan pada akhirnya membantu mempertahankan pekerja terbaik dengan mengurangi gangguan kehidupan profesional dan pribadi mereka. Notifikasi memungkinkan karyawan mengelola pengasuhan anak dan transportasi, sekaligus mematuhi undang-undang ketenagakerjaan di kota dan negara bagian.
Meskipun penjadwalan bisa menjadi keseimbangan yang sulit, menggunakan perangkat lunak penjadwalan otomatis yang dapat disesuaikan dapat menjaga organisasi tetap pada jalurnya dengan shift yang dikelola dengan baik dengan orang-orang yang memenuhi syarat dan puas.
Melindungi pekerja dan mengurangi risiko kepatuhan kesehatan dan keselamatan dapat meningkatkan kemampuan perusahaan untuk tumbuh setelah tahun yang penuh gejolak. Dengan menggunakan sistem manajemen tenaga kerja, organisasi dapat meningkatkan kebijakan dan mengurangi potensi gangguan pada rantai pasokan.
Jenna Dobrovolny adalah manajer produk grup di Pendakian .
