Mengurangi Risiko Melalui Sistem Manajemen Tenaga Kerja Lanjutan
Manajemen tenaga kerja di manufaktur, atau sector bisnis lainnya di seluruh rantai pasokan, adalah permainan seimbang bagi pemimpin bisnis dan profesional sumber daya manusia.
Sekarang lebih dari pada sebelumnya, lokasi kerja hati-hati dan secara simultan mengelola jadwal shift, dan membantu memastikan keselamatan karyawan dengan melacak manajemen tenaga kerja untuk meningkatkan kemampuan mereka untuk mematuhi peraturan kesehatan dan keselamatan yang ditingkatkan.
Banyak organisasi mengandalkan rencana kontinjensi bisnis untuk mengatasi peraturan kesehatan dan keselamatan baru dan berkembang saat terjadi, yang dapat menyebabkan kesenjangan dalam proses kunci dan mengekspos perusahaan pada berbagai risiko kepatuhan. Saat bisnis memasuki fase normalitas berikutnya, sangat penting bagi mereka untuk terus melindungi karyawan dan mengurangi gangguan potensial terhadap rantai pasokan dengan meningkatkan prosedur operasional standar.
Saat produsen berjuang dengan keterbatasan anggaran selama pandemi, manajemen tenaga kerja mengurangi risiko lokasi kerja dan juga mengatasi biaya. Secara spesifik, sistem manajemen tenaga kerja:
- Mengurangi kesalahan. Lembar kerja, jam waktu manual, dan lembar waktu kertas rentan terhadap kesalahan manusia. Otomatisasi fungsi manajemen tenaga kerja membuat kesalahan jauh lebih jarang terjadi. Pencatatan waktu yang akurat dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan keuntungan organisasi.
- Meningkatkan efisiensi. Profesional HR dan gaji sudah menghadapi beban kerja yang sangat kompleks. Fitur manajemen tenaga kerja yang terotomatisasi dapat meringankan beban administratif dengan mengurangi waktu pemrosesan gaji, menyederhanakan manfaat dan pendaftaran, dan menyederhanakan proses manajemen tenaga kerja. Pengurangan tugas yang memakan waktu ini melepaskan staf HR untuk fokus pada gambaran besar.
- Memelihara kepatuhan. Otomatisasi manajemen tenaga kerja memungkinkan pelacakan dan pencatatan pemeriksaan suhu (jika berlaku), dan menjamin bahwa tingkat kapasitas dipatuhi. Dengan berinvestasi dalam solusi manajemen tenaga kerja, pemberi kerja mengoutsourcing risiko kepatuhan mereka. Mereka dapat bergantung pada teknologi yang dipimpin oleh ahli untuk menerapkan perhitungan yang tepat pada waktu yang tepat.
- Mengurangi kontak fisik. Solusi manajemen tenaga kerja bebas sentuhan mengurangi risiko transmisi virus seperti COVID-19 dan flu. Saat dipadukan dengan teknologi keselamatan dan kesehatan tambahan untuk mengukur jarak dan interaksi karyawan, organisasi dapat mengoptimalkan tata letak ruang kerja secara efisien, untuk memastikan langkah-langkah menjaga karyawan aman tanpa menghambat produksi.
- Menyediakan alat pemeriksaan kesehatan. Pemberi kerja kini memiliki opsi untuk menerapkan alat pemindaian suhu langsung dalam jam waktu mereka, tetapi harus memilih sistem yang tidak menyimpan atau menampilkan informasi suhu, karena itu akan mengekspos pemberi kerja pada potensi litigasi HIPAA.
Selama pandemi, menjadi fleksibel dengan jadwal shift telah menjadi krusial untuk mematuhi protokol jarak sosial. Itu lebih mudah dikatakan daripada dilakukan, meskipun. Mengingat kompleksitas jadwal manufaktur, penting untuk membuka saluran komunikasi dan mengandalkan otomatisasi yang solid.
Tanpa strategi yang jelas untuk jadwal shift, mungkin berjalan 24 jam sehari, rantai pasokan akan mengalami keterlambatan, gagal mematuhi aturan serikat, atau mengancam nyawa karyawan. Misalnya, karyawan yang dijadwalkan untuk bekerja pada pekerjaan tertentu yang mereka tidak layak untuknya berisiko terhadap keselamatan mereka sendiri serta orang lain.
Selain memastikan orang yang tepat berada dalam peran yang tepat, strategi jadwal shift yang efektif dapat melibatkan incorporasi shift yang bergantian, waktu istirahat yang cukup, atau jam kerja yang diperpanjang.
Jadi bagaimana pemimpin bisnis dapat mengatasi tantangan baru ini? Salah satu caranya mungkin adalah menetapkan jadwal berbasis aturan melalui alat otomatisasi yang memiliki dasbor yang dapat disesuaikan. Dengan teknologi ini, sistem jadwal organisasi dapat secara otomatis mempertimbangkan sertifikasi dan keterampilan yang diperlukan, lalu menjadwalkan karyawan yang memenuhi persyaratan tersebut. Selanjutnya, otomatisasi memudahkan untuk mengikuti aturan negara, lokal, federal, dan serikat yang berlaku bagi organisasi tertentu.
Teknologi jadwal juga dapat membantu menjamin bahwa setiap shift dipenuhi oleh karyawan yang terlayak dan memenuhi regulasi pengadaan tenaga kerja. Alat jadwal berbasis aturan membatasi lembur dan mengisi kesenjangan yang disebabkan oleh sakit atau ketidakhadiran. Pada akhirnya, ini membantu situs manufaktur dengan menghindari jadwal berlebih atau kekurangan, meminimalkan biaya dan turnover, dan memaksimalkan produktivitas serta kepuasan karyawan.
Sistem manajemen tenaga kerja dengan pemberitahuan karyawan menjaga setiap karyawan tetap terinformasi, mengurangi dampak perubahan jadwal terakhir saat dan pada akhirnya membantu mempertahankan karyawan terbaik dengan mengurangi gangguan pada kehidupan profesional dan pribadi mereka. Pemberitahuan memungkinkan karyawan untuk mengelola perawatan anak dan transportasi, sambil mematuhi hukum ketenagakerjaan kota dan bagian negara.
Sementara jadwal dapat menjadi keseimbangan yang sulit, menggunakan perangkat lunak jadwal yang terotomatisasi dan dapat disesuaikan dapat menjaga organisasi tetap pada jalurnya dengan shift yang dipenuhi dengan orang yang terlayak dan puas.
Melindungi karyawan dan mengurangi risiko kepatuhan kesehatan dan keselamatan dapat meningkatkan kemampuan perusahaan untuk tumbuh setelah tahun yang turbulen. Dengan menggunakan sistem manajemen tenaga kerja, organisasi dapat meningkatkan kebijakan dan mengurangi gangguan potensial terhadap rantai pasokan.
Jenna Dobrovolny is group product manager at Ascentis.
