Bagaimana Surat Muatan Elektronik Mentransformasi Rantai Pasok: 4 Keuntungan Utama
Surat muatan adalah salah satu dokumen terpenting di industri logistik. Ia melindungi kebutuhan dari tiga pihak utama dalam transaksi — pengirim, pengangkut dan ritel — selama semua tahap proses. Surat muatan fisik, tuttavia, meningkatkan waktu berkendara dan waktu diam, dan dapat mengakibatkan ketidakakuratan dalam pengiriman.
Sementara kertas fisik telah lama menjadi bentuk komunikasi utama di industri rantai pasok, surat muatan elektronik diperkirakan akan menjadi standar melanjutnya. Mereka menciptakan visibilitas dan efisiensi di antara pengirim, pengangkut dan ritel, serta mengurangi risiko kesehatan dan keselamatan sopir, membebaskan ruang, dan mengurangi dampak lingkungan.
Visibilitas
Kehilangan pandangan paket dalam proses pengiriman bisa menakutkan bagi konsumen. Pemasok dan ritel merasa sama ketika mereka tidak dapat menemukan truk yang mengangkut beban yang diantisipasi. Selama rantai pasok terus bergantung pada surat muatan fisik untuk menyampaikan informasi kritis, seperti lokasi sopir dan waktu diam, latensi informasi tersebut akan terus ada. Surat muatan elektronik memastikan informasi yang jelas dan akurat dari pengambilan sampai pengiriman. Dengan menyediakan informasi real-time, pengirim, pengangkut dan ritel dapat membuat keputusan real-time tentang pengalihan bahan ke pabrik manufaktur, terlibat dalam perencanaan pengisian ulang, menangani keluhan pelanggan, dan memastikan pembayaran tepat waktu. Namun untuk mempertahankan visibilitas, integrasi surat muatan elektronik harus diadopsi oleh setiap mitra dalam rantai pasok. Tanpa standarisasi industri, kompleksitas sistem, manajemen data dan interoperabilitas akan semakin tantang.
Efisiensi
Sama seperti lampu lalu lintas atau macet selama perjalanan jalan raya, surat muatan fisik mempengaruhi jumlah waktu berkendara pengangkut. Jika diharuskan keluar dan masuk kabin untuk menyampaikan surat muatan fisik, sopir bisa merasa mereka menghabiskan lebih banyak waktu mengejar kertas daripada di jalan menuju tujuan berikutnya. Penggunaan surat muatan elektronik, sebaliknya, memungkinkan sopir untuk tetap berada di kabin saat menyampaikan dan menerima informasi yang diperlukan, mengurangi waktu yang dihabiskan menunggu surat muatan fisik disetujui dan ditandatangani. Keuntungan ini bermanfaat tidak hanya bagi sopir, tetapi juga bagi pengangkut, pengirim dan penerima.
Selain itu, surat muatan elektronik menghasilkan data penting melalui indikator kinerja kunci (KPI), termasuk jam di jalan, waktu rata-rata untuk memuat, dan tingkat inventaris. Sementara banyak perusahaan melacak KPI untuk memantau pengalaman pelanggan secara keseluruhan, data ini juga penting dalam menjaga operasi yang lancar. Seringkali manajer pengiriman menggunakannya untuk mengurangi kemungkinan fasilitas ditutup karena pelanggaran kepatuhan, atau untuk mencegah tim kehabisan persediaan di gudang.
Keberlanjutan
Frasa "tenggelam dalam kertas kerja" pasti berasal dari industri rantai pasok. Sementara surat muatan adalah lembar kertas kerja terpenting, mereka seringkali akhirnya dibuang dalam kotak, di rak, atau di gudang di akhir hari. Akibatnya, perusahaan dipaksa membeli ruang ekstra untuk menyimpan ribuan kotak yang tertumpuk sepanjang tahun. Sebaliknya, surat muatan elektronik dapat disimpan di komputer, hard disk eksternal atau bahkan di cloud, menghemat ruang yang dapat berfungsi lebih besar bagi perusahaan atau komunitas. Lebih lagi, eliminasi kertas menghasilkan dampak lingkungan yang sangat terkurangi.
Kesehatan dan Keselamatan
Di tengah pandemi saat ini, interaksi tatap muka tidak dianjurkan. Namun, penggunaan surat muatan fisik memaksa sopir ke dalam situasi berisiko, mengancam diri mereka sendiri dan orang lain. Setiap berhenti memerlukan sopir untuk bertemu dengan banyak orang, termasuk mereka di kantor penjaga, kantor utama dan dok pemuatan. Seiring waktu, interaksi yang bertumpuk ini secara signifikan meningkatkan faktor risiko bagi sopir. Dengan menggunakan surat muatan elektronik, sopir dapat tetap berada di kabin sambil terus bertukar informasi yang diperlukan, tanpa kebutuhan interaksi tatap muka.
Dalam beberapa tahun terakhir, surat muatan elektronik semakin populer, dan dengan alasan yang baik. Dengan dampak COVID-19 pada industri, pengirim, pengangkut dan ritel mencari cara untuk menjaga karyawan mereka tetap aman, dan pengiriman tetap berjalan. Surat muatan elektronik menyediakan visibilitas, efisiensi, kesehatan dan keselamatan yang lebih besar. Namun hanya waktu yang akan menentukan berapa lama sebelum mereka menjadi standar industri.
Will Chu adalah cofounder dan CEO dari Vector, platform pengambilan dan pengiriman tanpa kontak.
