Empat Cara Bills of Lading Elektronik Menguntungkan Rantai Pasokan
Bill of lading adalah salah satu dokumen terpenting dalam industri logistik. Ini melindungi kebutuhan tiga pihak utama dalam suatu transaksi — pengirim, operator, dan pengecer — di semua tahap proses. Namun, BOL fisik meningkatkan drive dan waktu tunggu, dan dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam pengiriman.
Sementara dokumen fisik telah lama menjadi bentuk komunikasi utama dalam industri rantai pasokan, BOL elektronik diharapkan menjadi standar untuk bergerak maju. Mereka menciptakan visibilitas dan efisiensi di antara pengirim, operator, dan pengecer, serta mengurangi risiko kesehatan dan keselamatan pengemudi, mengosongkan ruang, dan mengurangi dampak lingkungan.
Visibilitas
Kehilangan paket dalam proses pengiriman dapat membuat konsumen frustasi. Pemasok dan pengecer merasakan hal yang sama ketika mereka tidak dapat menemukan truk yang membawa muatan yang diantisipasi. Selama rantai pasokan terus mengandalkan BOL fisik untuk menyampaikan informasi penting, seperti lokasi pengemudi dan waktu tunggu, latensi informasi itu akan terus ada. BOL elektronik memastikan informasi yang jelas dan akurat dari pengambilan hingga pengantaran. Dengan memberikan informasi real-time, pengirim, operator dan pengecer dapat membuat keputusan real-time tentang pengiriman bahan ke pabrik, terlibat dalam perencanaan pengisian, penanganan keluhan pelanggan, dan memastikan pembayaran tepat waktu. Tetapi untuk menjaga visibilitas, integrasi BOL elektronik harus diadopsi oleh setiap mitra dalam rantai pasokan. Tanpa standarisasi industri, kompleksitas sistem, manajemen data, dan interoperabilitas akan menjadi lebih menantang.
Efisiensi
Sama seperti lampu berhenti atau kemacetan lalu lintas selama perjalanan, BOL fisik memengaruhi jumlah waktu perjalanan operator. Jika diharuskan masuk dan keluar kabin untuk mengirimkan BOL fisik, pengemudi dapat merasa seperti mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengejar kertas daripada di jalan menuju pemberhentian berikutnya. Penggunaan BOL elektronik, sebaliknya, memungkinkan pengemudi untuk tetap berada di dalam kabin sambil mengirimkan dan menerima informasi yang diperlukan, mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk menunggu BOL fisik disetujui dan ditandatangani. Keuntungan ini terbukti bermanfaat tidak hanya bagi pengemudi, tetapi juga kepada pengangkut, pengirim, dan penerima.
Selain itu, BOL elektronik menghasilkan data penting melalui indikator kinerja utama (KPI), termasuk jam di jalan, waktu rata-rata untuk memuat, dan tingkat inventaris. Sementara banyak perusahaan melacak KPI untuk memantau pengalaman pelanggan secara keseluruhan, data juga penting dalam menjaga kelancaran operasi. Seringkali manajer pengiriman menggunakannya untuk mengurangi kemungkinan penutupan fasilitas karena pelanggaran kepatuhan, atau untuk mencegah tim kehabisan persediaan di gudang.
Keberlanjutan
Ungkapan "tenggelam dalam dokumen" pasti berasal dari industri rantai pasokan. Meskipun BOL adalah dokumen yang paling penting, mereka sering berakhir di dalam kotak, di rak, atau di gudang di penghujung hari. Akibatnya, perusahaan terpaksa membeli ruang ekstra untuk menyimpan ribuan kotak yang terkumpul sepanjang tahun. Sebaliknya, BOL elektronik dapat disimpan di komputer, hard drive eksternal atau bahkan di cloud, menghemat ruang yang dapat melayani tujuan yang lebih besar bagi perusahaan atau komunitas. Terlebih lagi, penghapusan kertas menghasilkan dampak lingkungan yang jauh berkurang.
Kesehatan dan Keamanan
Dalam pandemi saat ini, interaksi tatap muka tidak disarankan. Namun, penggunaan BOL fisik memaksa pengemudi ke dalam situasi genting, menempatkan diri mereka sendiri dan orang lain dalam risiko. Setiap pemberhentian mengharuskan pengemudi untuk bertemu dengan banyak orang, termasuk mereka yang berada di gubuk jaga, kantor utama, dan dok pemuatan. Seiring waktu, interaksi pemasangan ini secara signifikan meningkatkan faktor risiko bagi pengemudi. Dengan memanfaatkan BOL elektronik, pengemudi dapat tetap berada di dalam kabin sambil terus bertukar informasi yang diperlukan, tanpa perlu interaksi tatap muka.
Dalam beberapa tahun terakhir, BOL elektronik menjadi lebih populer, dan dengan alasan yang bagus. Dengan dampak COVID-19 pada industri, pengirim, operator, dan pengecer mencari cara untuk menjaga keselamatan karyawan mereka, dan pengiriman tetap pada jalurnya. BOL elektronik memberikan visibilitas, efisiensi, kesehatan, dan keselamatan yang lebih besar. Tetapi hanya waktu yang akan menentukan berapa lama sebelum mereka menjadi standar industri.
Will Chu adalah salah satu pendiri dan CEO Vector, platform penjemputan dan pengiriman tanpa kontak.
