3 Strategi Terbaik untuk Integrasi Sistem MRO yang Lancar
Teknologi memiliki pentingnya besar bagi rantai pasok pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO). Dari pemantauan kondisi hingga hierarki aset, pelacakan inventaris, dan manajemen pengeluaran, peran teknologi sangatlah vital.
Tanpa kemampuan untuk berkomunikasi secara efisien, integrasi penuh rantai pasok semakin menantang. Perusahaan bisa menggabungkan proses-proses yang, di permukaan, mungkin tampak terintegrasi, tetapi pada kenyataannya tidak. Hal itu dapat mengakibatkan informasi dimasukkan ke dalam dua sistem yang berbeda, meningkatkan kemungkinan kesalahan manusia dan memicu laporan ketidaksesuaian faktur (IDR) yang memerlukan waktu dan sumber daya untuk ditangani.
Di sisi lain, implementasi integrasi sistem MRO memaksa tinjauan atas proses bisnis yang ada, dan mengungkap peluang untuk mengoptimalkan jika memungkinkan. Ide-nya adalah menghilangkan kesalahan dan membiarkan teknologi, melalui integrasi sistem, bekerja sesuai dengan yang diinginkan. Manfaatnya meliputi visibilitas data dan inventaris, pemesanan yang lebih akurat dan lebih cepat, biaya transaksi yang lebih rendah, dan efisiensi tenaga kerja yang lebih besar.
Tujuan akhir adalah mengambil yang terbaik dari masing-masing sistem yang terlibat, dan membuat MRO semakin bebas dari kesalahan agar tersusun rapi. Berikut adalah tiga praktik terbaik untuk membantu Anda mencapai itu.
Kenali dan pahami kebutuhan.
Saat meninjau proses bisnis dan menentukan data yang perlu mengalir antara sistem, Anda harus mengidentifikasi sistem catatan untuk inventaris. Ini sangat penting untuk memastikan transaksi dilakukan dalam sistem catatan, bukan berasal dari sistem lain lalu mencoba menghubungkan data tersebut ke sistem catatan.
Misalnya, jika Anda melakukan penerimaan barang dalam satu sistem, penerbitan barang harus dilakukan dalam sistem yang sama. Jika tidak, hal itu dapat mengakibatkan ketidaksesuaian saldo inventaris.
Selain itu, Anda harus menentukan sejak awal volume transaksi yang diharapkan, seperti jumlah SKU di gudang cadangan, jumlah potensi baris pesanan pembelian yang akan ditransaksikan, dan frekuensi transfer data, untuk menentukan infrastruktur TI yang optimal yang dibutuhkan untuk antarmuka. Jika sistem tidak mampu mengelola volume, sistem tersebut tidak akan melayani tujuan yang ditetapkan.
Identifikasi dan libatkan pemangku kepentingan vital.
Elemen paling kritis dalam implementasi integrasi sistem MRO adalah memiliki pemangku kepentingan kunci, khususnya tim TI, terlibat selama proyek. Tim TI harus terlibat sejak awal proses saat diskusi perencanaan dimulai. Tim bisnis harus sama terlibatnya untuk memastikan antarmuka selaras dengan harapan bisnis. Pembelian, rantai pasok, keuangan, operasi, dan pemeliharaan semuanya harus terlibat dalam diskusi dan perencanaan.
Penerbitan faktur adalah ujung belakang alur proses MRO, dan menyebabkan kesulitan paling besar jika antarmuka tidak dirancang dengan benar. Perwakilan akun bayar dari tim keuangan harus dikonsultasikan untuk menentukan dan mendokumentasikan persyaratan transmisi dan rekonsiliasi faktur, sehingga alur proses AP akan lancar.
Pelatihan pengguna akhir juga penting. Anda dapat membangun antarmuka paling efisien di dunia, tetapi jika pengguna tidak terlatih dengan baik, itu adalah usaha yang sia-sia.
Pengguna akhir harus dilatih dalam sistem tempat mereka bertansaksi, serta dalam cara transfer data antara sistem. Selain itu, disarankan agar panduan referensi cepat satu halaman diberikan kepada pengguna akhir, yang mencakup poin-poin kunci pelatihan. Memahami cara kerja alur proses data membantu pengguna akhir dalam memanfaatkan kemampuan sistem penuh.
Pengujian penerimaan pengguna (UAT) adalah tahapan dalam rencana proyek yang menawarkan peluang bagi pengguna bisnis untuk menguji coba antarmuka dan mengidentifikasi penyesuaian apa pun. Tahapan ini dimaksudkan untuk memastikan antarmuka melakukan apa yang dirancangnya. Waktu yang cukup harus dialokasikan untuk tugas ini, dan bisnis harus memanfaatkan sepenuhnya kesempatan ini untuk memastikan hasil yang berhasil.
Sertakan sumber daya untuk pemantauan dan perbaikan antarmuka.
Terakhir, Anda tidak bisa hanya pergi setelah antarmuka sistem live. Waktu harus dialokasikan untuk perawatan pasca live, untuk memastikan bahwa pengguna akhir sepenuhnya nyaman dengan antarmuka. Setidaknya dua minggu untuk tugas ini biasanya disarankan. Selain itu, mekanisme penanganan kesalahan dan laporan otomatis harus dikembangkan untuk mengelola masalah secara proaktif, dan meminimalkan beban bagi pengguna. Tujuan keseluruhan dari antarmuka baru adalah untuk membantu bisnis, bukan menambahkan beban tambahan.
Untuk antarmuka yang mempengaruhi saldo inventaris, proses rekonsiliasi inventaris mingguan harus diimplementasikan untuk memastikan bahwa dua sistem tidak keluar dari keseimbangan. Sebagai contoh, snapshot inventaris dari sistem catatan akan dikirim secara elektronik ke sistem eksternal untuk membandingkan dan mengidentifikasi ketidaksesuaian apa Pengguna bisnis kemudian harus menindaklanjuti untuk merekonsiliasi dan melakukan penyesuaian yang diperlukan. Sejalan dengan itu, rekonsiliasi serupa harus diterapkan untuk baris pesanan pembelian terbuka antara dua sistem.
Saat dilakukan dengan benar, integrasi sistem MRO menambahkan elemen otomatisasi dan prosedur hemat waktu yang semakin menekan biaya rantai pasok.
Stanley Perli adalah senior director of enterprise business applications untuk Synovos.
