Tiga Praktik Terbaik untuk Integrasi Sistem MRO
Teknologi sangat penting bagi rantai pasokan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO). Dari pemantauan kondisi hingga hierarki aset, pelacakan inventaris, dan manajemen pengeluaran, peran teknologi sangat vital.
Tanpa kemampuan untuk berkomunikasi secara efisien, integrasi penuh dari rantai pasokan menjadi semakin menantang. Perusahaan dapat menggabungkan proses yang, di permukaan, mungkin tampak terintegrasi, tetapi sebenarnya tidak. Mereka dapat menyebabkan informasi dimasukkan ke dalam dua sistem yang berbeda, meningkatkan kemungkinan kesalahan manusia dan memicu laporan ketidaksesuaian faktur (IDR) yang memerlukan waktu dan sumber daya untuk ditangani.
Sebaliknya, menerapkan integrasi sistem MRO memaksa peninjauan proses bisnis yang ada, dan mengungkap peluang untuk mengoptimalkan jika memungkinkan. Idenya adalah untuk menghilangkan kesalahan dan memungkinkan teknologi, melalui integrasi sistem, untuk bekerja sebagaimana dimaksud. Manfaatnya mencakup visibilitas data dan inventaris, pemrosesan pemesanan yang lebih akurat dan lebih cepat, biaya transaksi yang lebih rendah, dan efisiensi tenaga kerja yang lebih besar.
Tujuan utamanya adalah untuk mengambil yang terbaik dari masing-masing sistem yang terlibat, dan membuat MRO sebebas mungkin dari kesalahan secara berurutan. Berikut adalah tiga praktik terbaik untuk membantu Anda mencapainya.
Kenali dan pahami kebutuhannya. Saat Anda meninjau proses bisnis dan menentukan data yang perlu mengalir di antara sistem, Anda harus mengidentifikasi sistem pencatatan untuk inventaris. Hal ini penting untuk memastikan bahwa transaksi dilakukan dalam sistem pencatatan, bukan berasal dari sistem lain dan kemudian mencoba menghubungkan data tersebut ke sistem pencatatan.
Misalnya, jika Anda melakukan penerimaan barang dalam satu sistem, pengeluaran barang harus dilakukan dalam sistem yang sama. Jika tidak, hal ini dapat mengakibatkan perbedaan saldo persediaan.
Selain itu, Anda harus menentukan sebelumnya volume transaksi yang diharapkan, seperti jumlah SKU di gudang, kemungkinan jumlah jalur pesanan pembelian yang akan ditransaksikan, dan frekuensi transfer data, untuk menentukan I.T. infrastruktur yang dibutuhkan untuk antarmuka. Jika sistem tidak mampu mengelola volume, sistem tidak akan memenuhi tujuan yang ditentukan.
Identifikasi dan libatkan pemangku kepentingan penting. Elemen terpenting dalam implementasi integrasi sistem MRO adalah memiliki pemangku kepentingan utama, khususnya I.T. tim, terlibat di seluruh proyek. I.T. tim harus dilibatkan di awal proses ketika diskusi perencanaan dimulai. Tim bisnis harus sama-sama terlibat untuk memastikan antarmuka selaras dengan harapan bisnis. Pembelian, rantai pasokan, keuangan, operasi, dan pemeliharaan semua harus dilibatkan dalam diskusi dan perencanaan.
Faktur adalah ujung dari aliran proses MRO, dan paling menyakitkan jika antarmuka tidak dirancang dengan benar. Perwakilan hutang usaha dari tim keuangan harus dikonsultasikan untuk menentukan dan mendokumentasikan transmisi faktur dan persyaratan rekonsiliasi, sehingga alur proses AP akan lancar.
Pelatihan pengguna akhir juga penting. Anda dapat membangun antarmuka paling efisien di dunia, tetapi jika pengguna tidak terlatih dengan baik, itu akan menjadi upaya yang sia-sia.
Pengguna akhir harus dilatih dalam sistem tempat mereka bertransaksi, serta cara transfer data antar sistem. Selain itu, disarankan agar panduan referensi cepat satu halaman diberikan kepada pengguna akhir, yang mencakup poin-poin utama pelatihan. Memahami cara kerja aliran proses data membantu pengguna akhir dalam memanfaatkan kemampuan sistem secara penuh.
Pengujian penerimaan pengguna (UAT) adalah tahap dalam rencana proyek yang menawarkan pengguna bisnis kesempatan untuk menguji antarmuka dan mengidentifikasi penyesuaian apa pun. Tahap ini dimaksudkan untuk memastikan antarmuka melakukan apa yang dirancang untuk itu. Waktu yang cukup harus dialokasikan untuk tugas ini, dan bisnis harus memanfaatkan sepenuhnya kesempatan ini untuk memastikan hasil yang sukses.
Sertakan sumber daya untuk pemantauan dan peningkatan antarmuka. Terakhir, Anda tidak bisa begitu saja pergi begitu antarmuka sistem ditayangkan. Waktu harus dialokasikan untuk hyper care post go-live, untuk memastikan bahwa pengguna akhir benar-benar nyaman dengan antarmuka. Setidaknya dua minggu untuk tugas ini biasanya direkomendasikan. Selain itu, mekanisme penanganan kesalahan dan laporan otomatis harus dikembangkan untuk mengelola masalah apa pun secara proaktif, dan meminimalkan beban bagi pengguna. Seluruh tujuan antarmuka baru adalah untuk membantu bisnis, bukan menambah beban tambahan.
Untuk antarmuka yang memengaruhi saldo inventaris, proses rekonsiliasi inventaris mingguan harus diterapkan untuk memastikan bahwa kedua sistem tidak keluar dari keseimbangan. Sebagai contoh, snapshot inventaris dari sistem pencatatan akan dikirim secara elektronik ke sistem eksternal untuk membandingkan dan mengidentifikasi setiap perbedaan. Pengguna bisnis kemudian harus menindaklanjuti untuk mendamaikan dan membuat penyesuaian yang diperlukan. Sejalan dengan itu, rekonsiliasi serupa harus dilakukan untuk P.O. garis antara dua sistem.
Jika dilakukan dengan benar, integrasi sistem MRO menambahkan elemen signifikan dari prosedur otomatisasi dan penghematan waktu yang semakin menurunkan biaya rantai pasokan.
Stanley Perli adalah direktur senior aplikasi bisnis perusahaan untuk Synovos.
