Otomasi Akun Bayar: Memperkuat Ketahanan dan Efisiensi Rantai Pasokan

Manajer rantai pasokan lama menghadapi tantangan ketika datang ke akun bayar dan proses procure-to-pay (P2P). Meskipun pergeseran ke digital yang terjadi di seluruh industri, banyak organisasi masih bergantung pada proses AP manual berbasis kertas untuk menyetujui dan membayar faktur. Ini menciptakan serangkaian masalah, seperti kurangnya kontrol atas waktu pembayaran ke supplier, pengecualian faktur yang mengambil waktu berharga staf, dan visibilitas yang buruk untuk chief financial officer serta supplier.

Dengan bergerak menuju digital dalam proses akun bayar organisasi Anda, Anda dapat menghilangkan proses yang lambat dan rawan kesalahan yang merupakan akar penyebab banyak masalah dengan supplier Anda. Dengan melakukannya, Anda dapat memotong biaya, mengoptimalkan arus kas, memperoleh visibilitas real-time ke utang yang belum dibayar, dan mencegah gangguan rantai pasokan potensial sebelum terjadi.

Dari meningkatkan profitabilitas dan mengoptimalkan arus kas hingga menciptakan rantai pasokan yang lebih stabil, otomatisasi AP/P2P memberikan sejumlah manfaat bagi manajer rantai pasokan. Berikut adalah tiga yang lebih memukau.

Hilangkan pengecualian faktur.

Dalam dunia yang ideal, pengecualian faktur akan jarang terjadi. Namun untuk banyak organisasi yang masih bergantung pada proses AP ketinggalan zaman, itu tidak demikian. Studi terbaru dari Ardent Partners menemukan 62% profesional AP yang setuju bahwa pengecualian faktur memberikan mereka sakit kepala terbesar dalam pekerjaan sehari-hari mereka.

Tidak hanya pengecualian faktur memakan waktu banyak untuk diselesaikan, mereka juga menghasilkan siklus pembayaran yang tidak konsisten. Bayangkan bahwa faktur supplier ditahan karena barang belum diterima dan AP tidak dapat melakukan three-way match. Dalam skenario ini, banyak supplier akan menempatkan pelanggan pada credit hold. Beberapa bahkan akan berhenti mengirimkan barang tambahan sama sekali.

Bahkan jika hal-hal tidak sampai ke parah itu, supplier Anda tidak dibayar dengan tepat waktu. Dalam skenario terbaik, ini menghasilkan hubungan supplier yang buruk dan ketidakstabilan bagi mereka yang berada dalam posisi kas yang sulit.

Skala peluang diskon pembayaran awal.

Selama pandemi global, tidak setiap perusahaan merasakan tingkat kesakitan yang sama. Mereka yang memiliki proses otomatis menggunakan platform software-as-a-service (SaaS) dapat dengan cepat beralih ke tenaga kerja jarak jauh dengan sedikit masalah. Dalam area AP, itu berarti karyawan dapat menangani faktur dari mana saja, dan dalam skala besar.

Secara tradisional, jika manajer keuangan ingin membayar ratusan atau ribuan supplier awal untuk memanfaatkan diskon pembayaran awal, itu bukan masalah. Di sisi lain, jika mengoptimalkan arus kas adalah tujuan, menahan pembayaran hingga hari terakhir yang mungkin dalam syarat mudah dijadwalkan.

Berikan visibilitas ke proses AP dan P2P.

Semakin banyak visibilitas yang Anda miliki ke dalam rantai pasokan Anda, semakin mudah untuk memprediksi arus kas, mengidentifikasi gangguan potensial sebelum terjadi, dan membuat keputusan berbasis data. Tapi saat Anda bergantung pada alur kerja faktur berbasis kertas, hampir mustahil untuk melihat di mana sesuatu berada pada setiap titik waktu.

Dengan membawa transformasi digital ke departemen AP Anda dalam bentuk otomatisasi AP/P2P, Anda mendapatkan visibilitas 24/7 ke seluruh proses faktur. Ini menghilangkan kejutan, meningkatkan intelijen bisnis dan memungkinkan Anda untuk terus mengoptimalkan operasi Anda dengan memanfaatkan wawasan real-time.

Jika organisasi Anda masih menggunakan alur kerja AP berbasis kertas, mustahil bagi rantai pasokan Anda untuk seefisien mungkin. Dengan berinvestasi dalam alat yang mengotomatisasi proses AP, Anda dapat membuat koneksi digital ke supplier Anda yang memungkinkan Anda untuk:

• Menghindari gangguan rantai pasokan dengan menghindari diletakkan pada credit hold, atau dipotong sama sekali.
• Menyederhanakan manajemen data supplier dengan memiliki semua data yang relevan (seperti W-9 dan informasi rekening bank) di satu tempat, dengan kemampuan pelaporan yang efisien.
• Meningkatkan hubungan supplier dengan memberikan supplier visibilitas ke status pembayaran dan memastikan mereka dibayar tepat waktu.
• Meningkatkan efisiensi dalam proses P2P dengan mendigitalisasi transaksi untuk menyederhanakan operasi dan mengurangi kesalahan manusia.
• Hilangkan pengecualian faktur untuk mengoptimalkan proses lebih lanjut dan memastikan bahwa AP, pembeli internal, dan manajer departemen hanya menghabiskan waktu pada kegiatan yang menambahkan nilai.

Pada akhirnya, otomatisasi AP adalah cara mudah untuk memastikan rantai pasokan Anda terus berjalan dengan efisien, sambil meningkatkan produktivitas dan profitabilitas.

Shan Haq adalah vice president of corporate strategy and development dengan Transcepta, sebuah platform procure-to-pay berbasis cloud.