Elemen Penting dalam Komunikasi Krisis yang Efektif

Jika Anda terlibat dalam manajemen rantai pasokan, besar kemungkinan Anda sedang meninjau kembali beberapa rencana kelangsungan bisnis Anda untuk menutup kerentanan potensial. Saat melakukan hal tersebut, satu area yang perlu diperhatikan adalah proses komunikasi krisis Anda.

Rencana operasional yang baik tidak bisa bicara dengan sendirinya. Organisasi memerlukan proses komunikasi yang proaktif dan efektif untuk memastikan orang-orang berada di tempat yang mereka butuhkan, melakukan apa yang harus dilakukan, dan mengetahui apa yang harus diketahui agar semuanya berjalan.

Secara internal dan eksternal, orang yang tepat harus diberitahu tentang masalah sebelum atau saat timbul, dan kemudian harus tetap diberi informasi saat masalah diatasi. Jika tidak, tekanan eksternal yang terkait dengan aliran informasi yang buruk hanya akan memperparah situasi yang sudah memanas.

Persiapan Komunikasi Krisis

Proses komunikasi krisis yang baik adalah komprehensif dan disesuaikan dengan organisasi, namun ada beberapa pertimbangan utama yang harus diingat oleh siapa pun yang bertanggung jawab atas manajemen rantai pasokan:

• Punyai rencana komunikasi krisis yang dapat dilaksanakan dalam jam pertama setelah pemberitahuan bahwa krisis yang mungkin atau akan terjadi mungkin terjadi.
• Pastikan rencana komunikasi krisis mencakup penugasan tim komunikasi, yang akan mencakup anggota organisasi yang biasanya tidak terlibat dalam hal komunikasi. Hal ini penting untuk pengumpulan informasi, pemantauan situasi, dan pengambilan keputusan cepat.
• Lampau sebelum krisis terjadi, tentukan kapten tim komunikasi krisis. Ini tidak perlu menjadi CEO atau bahkan kepala komunikasi, melainkan seseorang yang diharapkan mendorong kesiapan komunikasi krisis setiap saat.
• Punyai proses untuk menunjuk penutur resmi. Kadang-kadang itu bisa menjadi CEO, sementara pada waktu lain, itu bisa menjadi seseorang yang lebih dekat dengan situasi. Tentu saja, ini adalah keputusan yang bersifat situasional, namun harus ada kriteria untuk membuatnya. Kebutuhan krusial di sini adalah untuk memastikan konsistensi pesan melalui konsistensi suara. Pemegang kepentingan utama Anda perlu mendapatkan informasi secara konsisten dari sumber yang mereka anggap terpercaya pada isu tersebut.
• Buat sistem untuk mengumpulkan dan memverifikasi informasi, serta untuk menyusun pesan penting untuk setiap audiens.
• Jaga sistem dan informasi kontak yang terkini untuk semua grup pemegang kepentingan penting sehingga Anda dapat menghubungi mereka pada waktu kapan saja.
• Pastikan infrastruktur pelaksanaan komunikasi krisis Anda dirancang untuk menggali kekuatan dari setiap saluran komunikasi yang diperlukan, dari pesan teks dan email darurat, hingga peringatan media berita dan postingan media sosial. Dalam sejumlah kasus yang tidak kecil, rantai telepon konvensional dan pertemuan tatap muka masih diperlukan.
• Pastikan penutur resmi dan pengambil keputusan Anda mendapat bimbingan lama sebelum mereka diperlukan tentang bagaimana melaksanakan respons komunikasi krisis. Tidak ada gunanya bagi organisasi jika rencana komunikasi krisis disusun, disetujui, dan disimpan hanya untuk dilupakan saat dibutuhkan.

Tim O'Brien adalah pendiri perusahaan komunikasi korporat O'Brien Communications berbasis Pittsburgh.