Komponen Kunci Komunikasi yang Baik dalam Krisis

Jika Anda terlibat dalam manajemen rantai pasokan, kemungkinan Anda meninjau kembali beberapa rencana kesinambungan Anda sendiri untuk menopang kemungkinan kerentanan. Saat Anda melakukannya, satu area yang harus diperhatikan adalah proses komunikasi krisis Anda.

Rencana operasional yang baik tidak berbicara sendiri. Organisasi memerlukan proses komunikasi yang proaktif dan efektif untuk memastikan orang-orang berada di tempat yang mereka butuhkan, melakukan apa yang perlu mereka lakukan, dan mengetahui apa yang perlu mereka ketahui untuk membuat semuanya berhasil.

Secara internal dan eksternal, orang yang tepat harus diberi tahu tentang masalah sebelum atau ketika masalah itu muncul, dan kemudian terus diberi informasi saat masalah itu terpecahkan. Jika tidak, tekanan eksternal yang terkait dengan aliran informasi yang buruk hanya memperburuk situasi yang sudah tegang.

Kesiapan Komunikasi

Proses komunikasi krisis yang baik bersifat komprehensif dan disesuaikan dengan organisasi, tetapi ada beberapa pertimbangan utama yang harus diperhatikan oleh siapa pun yang bertanggung jawab atas manajemen rantai pasokan:

• Memiliki rencana komunikasi krisis yang dapat ditindaklanjuti dalam satu jam pertama setelah pemberitahuan bahwa kemungkinan krisis atau yang akan segera terjadi.
• Pastikan rencana komunikasi krisis menyertakan penugasan tim komunikasi, yang akan mencakup anggota organisasi yang biasanya tidak terlibat dalam masalah komunikasi. Ini penting untuk pengumpulan informasi, pemantauan situasional, dan pengambilan keputusan yang cepat.
• Jauh sebelum krisis, sebutkan kapten tim komunikasi krisis. Ini tidak perlu menjadi CEO atau bahkan kepala komunikasi, melainkan seseorang yang bertanggung jawab untuk mendorong kesiapsiagaan komunikasi krisis setiap saat.
• Memiliki proses untuk menunjuk juru bicara. Terkadang bisa menjadi CEO, sementara di lain waktu, bisa jadi seseorang yang lebih dekat dengan situasi tersebut. Yang pasti, ini adalah keputusan situasional, tetapi harus ada kriteria untuk membuatnya. Kebutuhan kritis di sini adalah untuk memastikan konsistensi pesan melalui konsistensi suara. Pemangku kepentingan utama Anda perlu mendapatkan informasi secara konsisten dari sumber yang mereka anggap kredibel tentang masalah ini.
• Buat sistem untuk mengumpulkan dan memeriksa informasi, dan untuk menyusun pesan penting untuk setiap audiens.
• Pertahankan sistem saat ini dan informasi kontak untuk semua kelompok pemangku kepentingan yang penting sehingga Anda dapat menghubungi mereka dalam waktu singkat.
• Pastikan bahwa infrastruktur implementasi komunikasi krisis Anda dirancang untuk memanfaatkan kekuatan setiap dan setiap saluran komunikasi yang diperlukan, mulai dari teks dan email darurat, hingga peringatan media berita dan postingan media sosial. Dalam banyak kasus, rantai telepon kuno dan pertemuan tatap muka masih diperlukan.
• Pastikan juru bicara dan pembuat keputusan Anda telah dilatih jauh sebelum mereka diminta tentang cara menerapkan respons komunikasi krisis. Tidak banyak gunanya bagi organisasi jika rencana komunikasi krisis dibuat, disetujui, dan disimpan hanya untuk dilupakan saat dibutuhkan.

Tim O'Brien adalah pendiri perusahaan komunikasi korporat O'Brien Communications yang berbasis di Pittsburgh.