Manfaatkan Kata untuk Menavigasi Krisis: Jalur Terbukti Menuju Sukses Manufaktur

Ditulis Oleh: Sarah Burlingame

Ada lebih dari manufaktur lean daripada memperbaiki beberapa proses. Sukses lean berkelanjutan memerlukan budaya perusahaan seluruhnya dari perbaikan berkelanjutan harian. Perusahaan yang mengembangkan orang mereka untuk berpikir secara ilmiah, menggunakan fakta dan data untuk mendorong keputusan mereka, adalah yang seringkali mencapai tujuan mereka dengan paling sukses. Praktik kata mempromosikan cara berpikir ini, yang dapat membantu perusahaan menjadi lebih lincah dan kompetitif tidak hanya untuk bertahan, tetapi juga berkembang di tengah krisis pandemi saat ini.

Kata adalah kata Jepang yang merujuk pada cara terstruktur melakukan sesuatu atau pola perilaku. Sebagai manajer proyek senior untuk TDO (Train Develop Optimize), bagian dari New York Manufacturing Extension Partnership Center dan Jaringan Nasional MEP, saya bekerja dengan produsen kecil dan menengah untuk praktik kata, atau perilaku, dan menerapkan alat serta teknik manufaktur lean tambahan untuk mengatasi tantangan bisnis. Ini memberikan mereka keunggulan kompetitif di wilayah metro Philadelphia yang lebih luas.

Selama situasi stres seperti pandemi, merupakan fitur manusia untuk menjadi kewalahan dan kehilangan fokus. Namun coaching kata dapat menjaga manajemen dan karyawan tetap pada jalur. Kerangka kerja kata Toyota dapat menjadi kekuatan stabilisasi untuk memandu produsen melalui medan yang kasar dan ketidakpastian, sambil membantu mereka menjadi lincah cukup untuk merespons perubahan di lingkungan mereka.

Improvement kata

Model improvement kata, berdasarkan Toyota Kata oleh Mike Rother (McGraw-Hill Education, 2009), dirancang untuk membantu produsen mengembangkan keterampilan berpikir ilmiah yang penting pada orang mereka. Model ini didasarkan pada empat langkah yang didorong oleh pertanyaan coaching untuk memandu manajemen dan karyawan selama perjalanan perbaikan berkelanjutan mereka.

Improvement kata berfungsi sebagai dasar bagi produsen yang menavigasi krisis, seperti mematuhi perintah pemerintah federal dan lokal untuk membuka fasilitas dengan aman selama pandemi. Membangun dasar ini dimulai dengan fokus tanpa henti pada arah. Gunakan pertanyaan model di bawah ini untuk menilai kemajuan Anda pada setiap langkah.

1. Setel tantangan

Melalui praktik kata dan penerapan berpikir ilmiah, perusahaan dapat memikirkan tantangan mereka tidak hanya dengan menggunakan metrik kuantitatif seperti angka dan cara operasi rutin, tetapi juga dalam hal di mana mereka perlu berada sebagai perusahaan.

Tanyakan pada diri Anda: Di mana bisnis Anda perlu berada dalam 12 hingga 18 bulan ke depan? Tetapkan tujuan yang jelas, yang dapat mencakup metrik kinerja yang diinginkan, pola operasi spesifik, atau hasil terkait bisnis lainnya yang perlu dicapai.

2. Pahami kondisi saat ini

Setelah tantangan telah diidentifikasi, langkah berikutnya adalah untuk dengan jelas memahami kondisi saat ini, pada dasarnya “di mana Anda sekarang.” Ini adalah rahasia keberhasilan kata: mendapatkan klarifikasi tentang di mana Anda sekarang, di mana Anda perlu berada, dan apa hambatan yang ada di jalur Anda.

Ini dapat dicapai melalui berbagai pendekatan. Peta proses rinci adalah alat yang kadang-kadang digunakan untuk mengumpulkan dan memvisualisasikan data serta pola operasi yang diamati. Pergi secara fisik ke gemba—tempat di mana tindakan terjadi—akan memastikan informasi yang paling terkini dan akurat dikumpulkan.

Untuk mencapai kondisi saat ini, jelaskan bagaimana bisnis Anda beroperasi hari ini. Bagaimana kinerja Anda? Bagaimana proses dan lingkungan kerja Anda terlihat? Bagaimana Anda menggunakan sumber daya?

Pemahaman yang menyeluruh tentang kondisi saat ini akan membantu dalam menetapkan kondisi target pertama. Bayangkan kondisi target sebagai apa yang perlu terjadi di masa depan yang tidak terjadi sekarang, atau sebaliknya, apa yang seharusnya tidak terjadi di masa depan yang terjadi sekarang. Ketika menentukan kondisi target yang relevan, penting untuk mempertimbangkan tujuan yang mungkin perlu dicapai untuk mendekati Anda pada tantangan keseluruhan.

Setelah kondisi target ditetapkan dan Anda memiliki tujuan yang jelas, sekarang bagian menyenangkan dimulai. Menemukan cara untuk sampai ke tujuan dapat dipenuhi dengan tidak diketahui, dan itu wajar. Jika semuanya sudah diketahui, maka Anda sudah berada di sana.

3. Tetapkan kondisi target berikutnya

Tetapkan tujuan untuk diri sendiri yang satu hingga dua minggu ke depan. Tujuan (kondisi target) harus sesuatu yang, jika dicapai, akan membantu Anda mendekati tujuan akhir Anda.

Saat menetapkan kondisi target berikutnya Anda, pertimbangkan hal-hal yang terjadi hari ini yang tidak boleh terjadi di masa depan, atau hal-hal yang tidak terjadi hari ini yang perlu terjadi di masa depan. Setelah Anda menetapkan kondisi target pertama Anda, tanyakan pada diri Anda: Mengapa saya belum sampai di tujuan saya? Jawaban atas pertanyaan Anda akan mengungkap hambatan yang mencegah Anda sudah berada di kondisi target yang diinginkan.

4. Bereksperimen menuju kondisi target

Pilih salah satu hambatan yang mencegah Anda sudah berada di kondisi target Anda. Tentukan tindakan untuk dicoba yang akan memungkinkan Anda untuk mempelajari sesuatu yang baru mengenai hambatan yang Anda pilih, dan cobalah!

Setelah Anda menyelesaikan eksperimen, Anda akan baik mempelajari sesuatu yang baru untuk membantu Anda menghapus hambatan, atau Anda akan mengungkap hambatan tambahan yang mungkin perlu ditangani. Beda apa pun, Anda telah belajar dan akan mendekati pencapaian kondisi target Anda.

Terus ulangi siklus ini sampai Anda telah menghapus semua hambatan yang sebelumnya ada di jalur Anda. Pastikan untuk merenungkan kondisi target Anda dan menilai kondisi saat ini di antara eksperimen untuk membantu menjaga Anda tetap fokus pada hambatan yang tepat pada waktu yang tepat.

Pikiran kata

Praktik kata mendorong pendekatan terstruktur di mana satu hambatan dihilangkan satu per satu melalui eksperimen. Mirip dengan permainan golf, golf harus memindahkan bola lebih dekat ke lubang, satu pukulan pada satu waktu. Setiap kali golf memukul bola, dia akan mempelajari sedikit lebih banyak tentang apa yang bekerja dan apa yang tidak dan kemungkinan akan semakin dekat ke lubang dengan setiap pukulan. Beberapa kali golf mungkin akhirnya berada dalam posisi yang lebih buruk dari sebelumnya (Pernahkah Anda mencoba keluar dari jerat pasir?), tetapi dia masih belajar melalui eksperimen dan akhirnya akan melewati setiap hambatan sampai dia tiba di lubang.

Praktik kata paling efektif ketika seorang coach ada untuk memberikan bimbingan halus kepada pembelajar untuk memastikan dia mempraktikkan pola yang benar dan tetap pada jalur. Pembelajar adalah orang yang berusaha mencapai tantangan dan melakukan eksperimen di sepanjang jalan. Daripada mengarahkan pembelajar menuju langkah apa yang harus diambil selanjutnya, coach memandu pembelajar untuk menerapkan berpikir ilmiah melalui eksperimen dan pengambilan keputusan berbasis data. Ini memungkinkan setiap orang untuk fokus pada tujuan daripada mencoba untuk mengatasi setiap hambatan kecil yang dihadapinya di sepanjang jalan. Dan bagian terbaik adalah ini juga mengembangkan kemampuan seseorang untuk berpikir secara ilmiah tentang setiap tantangan masa depan yang dihadapinya.

Mempertahankan pikiran ini sangat menantang di lingkungan Covid-19 yang tidak stabil saat ini. Gangguan rantai pasokan, perubahan permintaan produksi, pergantian karyawan… kata dapat berfungsi sebagai “pegangan aman” produsen di roller coaster pandemi. Ketika emosi berjalan tinggi, berpikir ilmiah dapat menjaga semua orang tetap fokus pada tugas yang sedang dihadapi.

Contoh kata dalam tindakan

Baru-baru ini saya bekerja dengan produsen logam Philadelphia yang harus menutup karena krisis coronavirus. Untuk membuka kembali, produsen harus menemukan cara baru untuk menjaga karyawan tetap aman—seperti memindahkan stasiun kerja untuk jarak sosial—sambil memenuhi kuota produksi. Produsen harus mengatasi hambatan, seperti karyawan yang takut yang ragu untuk kembali bekerja selama pandemi.

Menggunakan pendekatan kata, saya membantu produsen membuat storyboard langkah-langkah untuk mengatasi hambatan ini, termasuk:

• Setel tantangan, termasuk tiga pencapaian dalam minggu pertama.
• Pastikan lingkungan yang aman untuk semua karyawan.
• Nilai hambatan untuk membuka kembali.
• Tentukan cara memastikan jarak sosial yang diwajibkan.
• Ciptakan lingkungan yang aman dan terdistribusi sosial dengan memindahkan stasiun kerja, dll.
• Buat rencana komunikasi untuk semua karyawan untuk membantu mereka memahami kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang untuk kembali bekerja.
• Pastikan semua perintah pemerintah diikuti, bahkan saat peraturan berubah.

Hasilnya? Produsen logam membuka kembali fasilitas Philadelphia mereka. Sekarang mereka menggunakan kata untuk memastikan mereka tetap mematuhi peraturan sambil mempertahankan budaya perbaikan berkelanjutan mereka.

Kata membantu Anda tetap fokus untuk hasil yang sukses

Pemikiran ilmiah berbasis Kata dapat membantu Anda tetap fokus dan tetap tenang selama krisis. Beberapa perusahaan gagal di kata karena tidak dapat menyesuaikan jadwal operasional mereka selama krisis. Selama pandemi, Anda melihat implementasi perubahan beberapa minggu ke depan, berlawanan dengan jadwal 12 hingga 18 bulan yang biasanya.

Saat Anda tenang dan fokus, Anda siap menetapkan tujuan. Saya mendorong produsen untuk membatasi tujuan mereka menjadi tiga per minggu. Jika Anda mulai mencari di mana-mana untuk membuang air, Anda akan kehilangan fokus pada bahan kunci untuk kelangsungan bisnis Anda: orang Anda, sumber daya Anda, dan keuangan Anda. Sertakan tujuan yang dapat dicapai yang dapat diselesaikan harian. Bahkan jika jadwal Anda harus dipercepat, tetapkan pola eksperimen dan patuhi.

Saat karyawan Anda merasa kewalahan, kata dapat mengingatkan mereka untuk menarik nafas dalam dan melihat setiap tantangan dengan pendekatan sistematis dan terstruktur. Di mana kita perlu berada? Di mana kita sekarang? Dan apa yang ada di jalan kita? Anda tidak akan memiliki semua jawaban sekaligus, karena kita semua manusia. Biarkan pola kata membawa Anda ke tempat yang Anda butuhkan. Mereka bekerja.

Mencari dukungan kata di perjalanan lean organisasi Anda? Hubungi DVIRC untuk berbicara dengan ahli lean atau spesialis manufaktur lain yang memahami kebutuhan dan tantangan produsen kecil di wilayah Philadelphia yang lebih luas.

 

Sumber Asli: https://www.qualitydigest.com/inside/management-article/when-crisis-manufacturers-can-look-kata-102820.html